計測用のリンクが不審に見える原因｜自社の名前で届ける

「配信したメールのリンクが、自社とは無関係な文字列になっている」「受け取る人から不審に見えていないか気になる」——メールの配信を始めた会社が後から気付く問題です。これは配信の設定を間違えたわけではありません。クリックを数えるために、リンクが計測用の住所に書き換えられているためです。この記事では、書き換えの仕組みと、自社の名前で計測する設定の手順を整理します。

自分のメールのリンクを確かめたことがあるか

配信の仕組みを使ってメールを送ると、誰が何をクリックしたかが分かります。この数字は、配信の効果を測る基本の材料です。

計測の仕組みは単純です。本文に書いたリンクを、いったん計測用の住所に置き換える。受け取った人がその住所を開くと、記録を残してから本来の場所へ送る。

問題は、その計測用の住所が既定では配信の仕組みの提供元のものになる点です。自社の名前とはまったく違う文字列が表示されます。

受け取る人の立場で考えます。取引先からのメールだと思って開き、リンクにあてると見覚えのない名前が出る。警戒するのが自然です。

近年は、怪しいメールへの警戒が強まっています。研修で「リンク先を確かめてから開く」と教えられている会社も多い。その確かめ方をすると、自社のメールが疑わしく見えます。

この記事では、見え方の問題と届きやすさの問題を整理したうえで、自社の名前で計測する設定の入れ方を扱います。なお、各提供元の仕様は変わるため、公式の案内で確かめてください。

リンクが書き換わる仕組み

書き換えの仕組みを理解しておくと、何を変えれば直るのかが分かります。

配信の仕組みは、送信の直前に本文を走査します。リンクを見つけると、計測用の住所に、本来の宛先を含めた形へ書き換えます。

受け取った人がその住所を開くと、配信の仕組みの設備に届きます。そこで、誰がいつどのリンクを開いたかを記録し、記録した後に本来の場所へ転送します。

この往復は一瞬で終わるため、開いた人は気づきません。気づくのは、リンクにあてて表示を確かめたときだけです。

書き換えは、本文中のすべてのリンクに及びます。案内のリンク、画像に貼ったリンク、そして解除の案内。個別に除外できる仕組みもあります。

画像の表示にも同じ仕組みが使われます。開封を数えるために、小さな画像が埋め込まれ、その画像も提供元の住所から読み込まれます。

この画像は、多くの受信の環境で既定では読み込まれません。だから開封の数字は、実際より小さく出ます。画像を表示した人だけが数えられる仕組みです。近年は自動で読み込む環境も増え、逆に実際より大きく出ることもあります。

見え方の問題

最初の問題は、受け取る人からどう見えるかです。信頼に直接関わります。

法人向けの配信では、相手は業務としてメールを読んでいます。不審なリンクを開かないよう、社内で指導されている場合が多い。

リンクにあてて確かめる習慣がある人は、そこで手を止めます。開かれなければ、どれだけ良い内容でも届きません。

さらに、情報の担当が社内に注意を出すこともあります。「この送信元のメールは不審なリンクを含む」と共有されると、会社ごと届かなくなります。

自社の名前で計測していれば、この問題は起きません。リンクにあてても、自社の名前が表示されます。副の名前を使うため、見慣れた名前の一部が見えます。

見え方の改善は、数字には表れにくい効果です。しかし、開かれない理由を1つ減らすことには確かな意味があります。

届きやすさの問題

もうひとつの問題は、迷惑メールと判定されやすくなることです。こちらは、数字に表れます。

受信の側は、本文に含まれるリンクの名前も判定の材料にしています。送信元の名前とリンクの名前が違うと、不審の材料になり得ます。

加えて、計測用の住所を共有で使っている場合、同じ住所を使っている他の利用者の送信が、評価に影響することがあります。

配信の仕組みは、多くの会社が同時に使っています。その中に、受信の側から悪い評価を受けている送信者がいれば、同じ住所を使う自社も影響を受け得ます。

自社の名前で計測すれば、評価は自社の送信だけで決まります。良い送信を続ければ、その分が自社の評価になります。

この点は、送る量が多い会社ほど効いてきます。月に数千通なら影響は小さいかもしれませんが、数万通の規模になると到達の差が見えてきます。

設定の考え方

自社の名前で計測するには、名前の管理の側に記述を追加します。作業そのものは単純です。

多くの提供元は、設定の画面で追加すべき記述を示してくれます。自社の副の名前を、提供元の設備に向ける記述です。

副の名前は、配信のために新しく作ります。既に使っている名前を流用すると、その名前の他の用途に影響が出る可能性があります。

名前の付け方は、自社の名前の一部が見えることを意識します。受け取る人がリンクにあてたときに、自社だと分かる形にするのが目的です。

記述を追加した後、提供元の画面で確認の操作を行います。反映までに時間がかかることがあり、すぐには確認が通らない場合もあります。

設定が終わったら、自分に1通送って確かめます。リンクにあてて、自社の名前が表示されるかを見る。この確認は必ず自分で行います。

確かめる相手は、自分の会社の宛先だけでは足りません。無料のメールの宛先でも見ます。環境によって、表示の仕方が違うことがあります。

設定の手順

実際の作業を順に整理します。名前の管理を外部に任せている場合は、依頼の手配も含めて考えます。

3つ目で時間がかかることが多い。名前の管理を外部に任せている会社では、依頼から反映まで数日かかります。

既定のままだと何が起きるかの一覧

設定を変える前と変えた後で、何がどう違うのか。一覧にしておくと、社内での説明に使えます。

観点	既定のまま	自社の名前にした後
リンクにあてたときの表示	提供元の名前が出る	自社の名前の一部が見える
受け取る人の印象	見覚えのない場所に見える	送り主と一致して見える
評価の帰属	同じ住所を使う他の利用者と共有	自社の送信だけで決まる
仕組みを乗り換えたとき	住所がまた変わる	自社の名前のまま引き継げる
設定の手間	不要	名前の管理に記述を1つ追加する

4つ目の利点は、見落とされがちです。自社の名前で計測していれば、配信の仕組みを乗り換えても住所は変わりません。

既に送ったメールの中のリンクも、自社の名前のままです。過去のメールから開かれても、計測が続きます。提供元の名前を使っていると、乗り換えた時点で過去のリンクが切れます。

5つ目の手間は、1回だけです。一度設定すれば、以後の配信すべてに効きます。費用に対する効果は大きい。

乗り換えのときに効いてくる

配信の仕組みは、数年で見直すことがあります。費用、機能、他の仕組みとのつながり。見直す理由はいくつもあります。

乗り換えるとき、自社の名前で計測していれば名前の向き先を新しい仕組みに変えるだけで済みます。

過去に送ったメールのリンクも、同じ住所のまま生き続けます。古いメールから訪れる人を、取りこぼしません。

提供元の名前を使っていた場合、乗り換えた時点で過去のメールのリンクが機能しなくなります。催しの案内や資料の受け渡しのリンクが、すべて切れます。

この影響は、乗り換えの検討のときには意識されません。移行の作業の一覧に「過去のメールのリンク」を入れておく会社は少ない。

だから、乗り換えの予定があるかどうかに関わらず、早めに自社の名前にしておくのが得策です。後から変えても、それ以前のメールは救えません。

配信専用の名前を分けるかどうか

計測の住所とは別に、送信そのものに使う名前を分けるかどうかという判断もあります。

会社の代表の名前で送ると、配信の評価が業務のメールの届きやすさにも影響し得ます。大量に送って評価を落とすと、日常の連絡まで届きにくくなる可能性があります。

分ける場合は、副の名前を配信に使います。配信の評価と業務の連絡の評価を切り離せます。

一方、分けると副の名前の評価を一から育てる必要があります。新しい名前は、受信の側から見れば実績がありません。

送る量が多い会社は分ける、少ない会社は分けない。この判断が一般的です。月に数千通の規模なら、分けなくても大きな問題は生じにくい。

計測の住所と送信の名前は、別々に設定できます。まず計測の住所だけを自社の名前にする、という順番でも構いません。

どちらから手を付けるか迷うなら、計測の住所を先にします。受け取る人の目に触れる部分なので、効果が分かりやすい。送信の名前を分ける判断は、送る量が増えてから考えても間に合います。

短縮の仕組みは使わない

リンクを短くする仕組みをメールの中で使うのは避けます。計測の話とは別に、判定で不利に働きます。

短縮の仕組みは、本来の宛先を隠す働きをします。受け取る人にも、受信の側の判定にも、どこへ行くのか分かりません。

怪しいメールでよく使われる手口でもあるため、短縮された住所を含むメールは、判定で不利になりやすい。

短くしたい理由は、多くの場合「計測用の住所が長くて不格好だから」です。自社の名前で計測すれば、この不格好さは大きく減ります。

文字だけの版を同送する場合、長い住所がそのまま並ぶと読みにくい。この場合は、住所をそのまま書くのではなく案内の文と組み合わせて書きます。

どうしても短くしたいなら、自社の名前の短い副の名前を作ります。外部の短縮の仕組みを使うより、自社の名前のほうが安全です。

計測を止める選択もある

リンクの書き換えを止めれば、見え方の問題は根本から消えます。その代わり、クリックの数は分からなくなります。

多くの配信の仕組みでは、書き換えを止める設定があります。計測が不要な配信では、止めておくのも合理的です。

たとえば、手続きの完了を知らせるメール、申込の受付の確認。こうしたメールでクリックの数を測る意味は薄い。止めておけば、リンクは本来の姿で届きます。

反対に、販促の配信では計測が要ります。どのリンクが押されたかが分からないと、次の改善ができません。

計測を止めても、リンク先の頁への訪問は解析の側で数えられます。経路を示す情報をリンクに付けておけば、配信からの訪問として区別できます。誰が押したかは分かりませんが、何人が来たかは分かります。個人まで追う必要がない配信では、この形で足ります。

だから、配信の種類ごとに計測するかどうかを決めます。手続きの通知は計測なし、販促の配信は計測あり。この分け方が扱いやすい。

開封の計測も同じです。近年は開封の数字の信頼性が下がっているため、止めても失うものは少ない場面があります。測る意味があるかを、一度考えてみる価値があります。

何を確かめればよいか

自社の配信が今どうなっているかを、確かめる項目にまとめます。1回確かめれば、次からは変更のときだけ見ればよい。

• 本文のリンクにあてたとき、自社の名前が表示されるか
• 画像の読み込み元が、自社の名前になっているか
• 解除の案内のリンクも、自社の名前になっているか
• 短縮の仕組みを使っていないか
• 計測用の住所が共有のものになっていないか
• 計測の要否を、配信の種類ごとに決めているか

3つ目は見落とされます。解除の案内が不審に見えると、解除できずに迷惑メールとして報告されます。

迷惑メールとして報告されるのは、解除されるより悪い結果です。報告が積み重なると、送信元の評価が下がります。解除しやすくすることは、評価を守ることでもあります。

2つ目の画像は、設定が別になっている仕組みもあります。リンクだけ自社の名前にして、画像は提供元のままという状態が起こり得ます。

確かめるのは、受け取ったメールの詳細を表示して画像の読み込み元を見る形になります。画面上では分からないため、詳細を開く必要があります。手間はかかりますが、1回確かめれば以後は変わりません。

送信の名前と表示の名前を揃える

計測の住所と並んで確かめたいのが、送信元として表示される名前と実際に送っている名前の関係です。

受け取る人が見るのは、表示名と送信元の住所です。この住所と、認証に使われている名前が対応していないと、判定で不利になります。

配信の仕組みを使うと、表示は自社の名前なのに実際の送信は提供元の名前という状態が起こります。この不一致は、受け取る側から見れば騙りと区別がつきません。

直し方は、計測の住所と同じです。提供元が示す記述を名前の管理の側に追加します。多くの場合、同時に設定できます。

表示名も整えます。会社名だけでなく、部署やサービスの名前を添えると何のメールか分かりやすい。ただし、長すぎると途中で切られます。

返信の宛先も確かめます。返信できない住所になっていると、問い合わせの機会を失います。計測の設定と一緒に見直しておきます。

やりがちな失敗

現場で見かける失敗を挙げます。どれも、自分のメールを確かめていないところから始まります。

• 自社の配信を自分で受け取って、リンクを確かめたことがない
• 計測用の住所を既定のままにし、提供元の名前で送り続ける
• 既に使っている名前を流用して設定し、他の用途に影響を出す
• 見た目を整えるために、外部の短縮の仕組みを使う
• 解除の案内だけ提供元の名前のまま残す
• 配信の仕組みを乗り換えたときに、設定を入れ直すのを忘れる

1つ目が、すべての出発点です。送った本人が確かめていないメールは、誰も確かめていません。配信のたびに自分に1通送る運用にします。

6つ目は、移行のときに起きます。新しい仕組みでは計測用の住所が既定に戻っています。移行の作業の一覧に、この設定を入れておきます。

あわせて、古い名前の向き先も整理します。使わなくなった記述を残しておくと、いつか第三者に使われる危険が生じます。乗り換えの作業の最後に、不要な記述を外す工程を入れます。

• 計測用の住所は自社の副の名前にできる
• 外部の短縮の仕組みは、判定で不利に働きやすい
• 各提供元の仕様は変わるため、公式の案内で確かめる

社内に説明するときの言い方

この設定を通すには、名前の管理を担う人の作業が要ります。情報の担当に依頼するときの説明の仕方を考えます。

技術の話から入ると、話が長くなります。「配信のメールのリンクが自社の名前になっていない」という事実から入ります。

実際に自分に届いたメールを見せるのが、いちばん早い。リンクにあてた画面を見せれば、説明は要りません。見た人は、その場で問題を理解します。

依頼する内容も具体的にします。「この記述を、この名前に追加してください」。提供元の画面に示された記述をそのまま渡します。

作業の影響も伝えます。既存の名前には影響しないこと、追加するだけで削除は伴わないこと。情報の担当が心配するのは、既存の仕組みへの影響です。

反映の確認まで含めて依頼します。追加しただけでは終わりません。提供元の側で確認を通す必要があるため、その連絡も取り合います。

依頼が通らない会社もあります。名前の管理を厳格にしている場合、追加の申請に手続きが要ります。その場合は、申請の様式に沿って正式に依頼します。急いでいても、手続きを飛ばすと通りません。

よくある質問

設定に費用はかかりますか

提供元によります。上位の契約でのみ使える機能としている場合もあります。契約の内容を確かめてください。

名前を分けると評価を一から作り直しますか

新しい名前は実績がないため、送る量を少しずつ増やす期間が要ります。急に大量に送ると、不審な送信元として扱われます。

計測を止めると何が分からなくなりますか

どのリンクが何回押されたかが分からなくなります。リンク先の頁への訪問は、解析の側で計測できます。経路の情報を付けておけば、配信からの訪問として数えられます。

画像の設定も必要ですか

開封の計測に使う画像や、本文に埋め込んだ画像の読み込み元も確かめておきます。設定が別の項目になっていることがあります。

受け取る側の会社で書き換えられることもありますか

あります。受信の側に検査の仕組みが置かれている場合、リンクがさらに書き換えられることがあります。この書き換えは、送る側では止められません。

文字だけの版でも書き換わりますか

書き換わります。文字だけの版では、長い住所がそのまま並ぶため読みにくくなります。自社の名前にしておくと、見た目もいくらか改善します。

設定を変えると過去の数字はどうなりますか

既に記録された数字は残ります。ただし、設定を変えた前後で計測の住所が違うため、集計の際に分かれることがあります。変更した日を記録しておきます。

複数の配信の仕組みを併用している場合は

仕組みごとに別の副の名前を用意します。同じ名前を複数の仕組みに向けることはできません。名前の付け方に規則を作っておくと、どれがどの仕組みか分かります。

まとめ

配信の仕組みでクリックを計測すると、本文のリンクは計測用の住所に書き換えられます。既定では、その住所は提供元のものになります。受け取る人がリンクにあてて確かめると、自社と無関係な名前が表示される。リンク先を確かめる習慣がある相手には、不審なメールとして映ります。加えて、共有の計測用住所を使っていると、他の利用者の送信が評価に影響し得ます。対処は、計測用の住所を自社の副の名前にすることです。提供元が示す記述を名前の管理の側に追加するだけで、作業そのものは単純です。見落としやすいのは、解除の案内のリンクと、画像の読み込み元です。解除の案内が不審に見えると、解除されずに迷惑メールとして報告されます。外部の短縮の仕組みは、判定で不利に働きやすいため使いません。そして、配信の種類ごとに計測の要否を決めます。手続きの通知で計測する必要は薄い。何より大切なのは、自社の配信を自分で受け取って確かめることです。各提供元の仕様は変わるため、公式の案内で確かめてください。

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