テキスト版を同送する4つの理由｜届き方が変わる仕組み

装飾のあるメールを作って送ったが、一部の相手には文字が並んだだけの状態で届いている。あるいは何も表示されず空白のメールとして届いている。この差は、テキストの版を添えているかどうかで生まれます。1通のメールの中に二つの形式を入れて送り、受信の側の環境で表示が切り替わる仕組みが用意されています。手間はほとんどかかりません。この記事では、その仕組みと添える理由を整理します。

装飾のあるメールが崩れて届く

配信の成果を上げるために装飾のあるメールを使う会社が増えました。見出しを大きくし、押す部分を目立たせ、画像で内容を伝える。画面で見れば、文字だけのメールより伝わります。

ところが、受信の側の環境は一つではありません。使っている道具、設定、接続の状態。これらによって同じメールが違って見えます。

装飾を表示しない設定にしている人もいます。業務の環境で画像の読み込みを止めている場合もあります。この状態で装飾だけのメールが届くと、内容が伝わりません。

最も困るのは、何も表示されない状態で届く場合です。装飾の記述しか入っていないメールが表示できない環境に届くと、空白のメールになります。

この状態では、開いてもらっても何も伝わりません。送った側は届いたと思っていますが、相手は何も読んでいません。

この問題を解くために、1通の中に二つの形式を入れて送る形があります。以下では、その仕組みと添える理由を順に見ていきます。設定の作業はほとんどありません。

この問題が見えにくい理由もあります。配信の担当は自分の環境で確かめるため、崩れる環境を見ていません。自分の画面では正しく表示されるので、問題があるとは思いません。崩れた状態で受け取った人が、わざわざ知らせてくることは稀です。開かれた割合が低いという数字だけが残り、内容の問題だと解釈されます。この経路で、本当の原因が見過ごされます。確かめる工程を持つことが最初の一手になります。

1通の中に二つの形式を入れる

この形は、マルチパートと呼ばれています。複数の部分が含まれ、各部分が同じ内容を異なる形式で表現している構造です。装飾のある版と文字だけの版を並べて入れます。

メールの先頭にある指定の部分で、複数の形式を並べていることを示します。受信の側の道具はこの指定を読み、表示できる形式を選びます。

装飾を表示できる環境では、装飾のある版が表示されます。表示できない環境では、文字だけの版が表示されます。切り替えは受信の側で行われます。

送る側は、どちらが表示されるかを制御できません。両方を用意して送り、選ばれるのを待つ形になります。相手の環境を把握する必要がないのが利点です。

この仕組みは古くからあるもので、特別な技術ではありません。配信の道具の多くが対応しています。設定として有効にするだけの場合が多いです。

つまり、実務での作業は設定を確かめることと、文字だけの版の内容を整えることの二つだけになります。以下でそれぞれを見ていきます。

なお、この形にしても装飾のある版の作り方が悪ければ、表示できる環境でも崩れます。二つの形式を入れることは、表示できない環境への備えであって、装飾の作り方の問題を解くものではありません。端末ごとの見え方の違いは、別に確かめる必要があります。この記事で扱うのは表示できない場合の備えです。両方を混ぜて考えると、どちらの対処も中途半端になります。分けて進めるのが確実です。

理由の一つ目は表示できない環境への備え

最も分かりやすい理由がこれです。装飾を表示できない環境でも内容が伝わる。備えとしての意味があります。

表示できない環境は、思っているより残っています。業務の端末で設定が制限されている場合、古い道具を使っている場合、読み上げの仕組みを使っている場合。

法人向けの配信では、この点が特に重要になります。相手は業務の環境でメールを開きます。個人の環境と違い、設定を自分で変えられないことがあります。

読み上げの仕組みを使う人にとっても、文字だけの版があることは意味を持ちます。装飾の記述が多いメールは読み上げにくい場合があります。文字だけの版があれば読み上げが素直に進みます。

この観点は、誰にでも届く形を作るという話につながります。特別な配慮ではなく、1通に二つの形式を入れるだけで対応できる部分です。

備えとしての効果は、数字には出にくいものです。文字だけの版で読んだ人が何人いるかは分かりません。しかし空白のメールを受け取る人をなくせる、という点で価値があります。

理由の二つ目は迷惑メールの判定への効き方

二つ目の理由は、判定への影響です。テキストの版を含む形で送ると、迷惑メールとして判定されにくくなると説明されています。

理由として挙げられているのは、悪質な送信者の傾向です。判定の仕組みを欺くために、装飾のあるメールに不審な記述や画像だけを多用することがあります。

そのため、判定の仕組みは画像だけで構成されたメールや不審な記述を警戒します。文字の内容がないメールは疑わしいものとして扱われやすくなります。

文字だけの版が入っていれば、判定の仕組みが読める文字があることになります。内容が読めるメールは、判定の面で有利になります。

この効果は、確実に働くとは言えません。判定の仕組みは公開されておらず、多くの要素で判断されています。テキストの版を添えただけで必ず届くようになるわけではありません。

しかし、不利にはならない対処です。手間がほとんどかからず、有利に働く可能性がある。この条件であれば採らない理由がありません。

理由の三つ目は転送や引用のとき

三つ目は、受け取った後の扱いです。メールが転送されたり、返信で引用されたりする場面があります。この場面で差が出ます。

法人向けの配信では、受け取った人が社内の別の人に転送することが珍しくありません。検討の材料として上司や関係者に回されます。

装飾のあるメールを転送すると、装飾が崩れることがあります。転送の途中で記述が変わる場合があるためです。崩れた状態で社内に回ることになります。

文字だけの版があれば、転送の際にそちらが使われる場合があります。崩れずに内容が伝わる可能性が高まります。

返信で引用される場面も同じです。引用されるのは文字の部分になります。文字だけの版が整っていれば、引用された内容も読めます。

この観点は、法人向けの配信で特に効きます。1人に届いたメールが社内で複数の人に読まれる。この経路を想定すると、文字だけの版の質が成果に影響することが分かります。

転送されることを前提にすると、文面の書き方そのものも変わります。「先日お問い合わせいただいた件で」という書き出しは、転送された先の人には通じません。誰から誰への案内なのかが分かる書き方にしておくと、転送されても意味が通ります。文字だけの版を整える作業は、この観点で文面を見直す機会にもなります。崩れないだけでなく、伝わる文面になるかを併せて確かめられます。

理由の四つ目は記録として残ること

四つ目は、記録の面です。送ったメールの内容を後から確かめる場面があります。文字だけの版があるとこの作業が楽になります。

装飾のあるメールの記述は、そのままでは読みにくいものです。何を送ったかを確かめるために記述を読み解く必要があります。

文字だけの版があれば、そのまま読めます。「あの案内で何と書いたか」を確かめる作業が短時間で終わります。

この点は、問い合わせへの対応でも効きます。「メールに書いてあった条件」について問われたときに、文字だけの版を見れば即座に確かめられます。

社内での共有にも使えます。営業に「今週こういう案内を送りました」と伝えるときに、文字だけの版を貼れば済みます。

こうした副次的な効果も含めると、文字だけの版を持っておく価値は配信の到達だけの話ではなくなります。運用の記録としても働きます。

自動生成に任せると崩れる

配信の道具には、文字だけの版を自動で作る機能があることが多いです。便利ですが、そのまま使うと読みにくくなる場合があります。

自動で作られた文字だけの版では、装飾のある版の構造が失われます。見出しと本文の区別がなくなり、文字が続いた状態になります。

押す部分の扱いも問題になります。装飾のある版では「詳しくはこちら」という文字が押せる形になっています。文字だけの版ではその所在が文字として並びます。

項目	自動で作った場合	手を入れた場合
見出し	本文と区別が付かない	記号や空行で区切る
押す部分	長い所在が文字として並ぶ	何の所在かを添えて置く
箇条書き	記号が失われる場合がある	記号を付けて整える
表	並びが崩れる	文章に書き換える
画像	代わりの文字がないと消える	内容を文章で書く

表を見ると、自動で作った版はそのままでは読ませられないことが多いと分かります。手を入れる工程が必要になります。

手を入れる手間は、1通あたり10分から20分程度です。毎回の配信でこの時間を確保できるかが運用の分かれ目になります。できない場合の対処も後で扱います。

文字だけの版の書き方

手を入れるときの方針を整理します。装飾のある版をそのまま文字にするのではなく、文字だけで読める形に書き直すのが要点です。

構造を記号で示します。見出しの前後に空行を入れ、記号で囲む。こうすると文字だけでも区切りが分かります。

所在の扱いは工夫が要ります。長い所在をそのまま置くと行が折り返して読みにくくなります。何の所在かを一行書き、次の行に所在を置く形が読みやすいです。

画像で伝えていた内容は、文章に書き換えます。図で示していた流れを番号を付けた文章にする。画像がない前提で内容が完結する形にします。

表は、文章に書き換えるか簡単な並びにします。文字だけで表を作ると環境によって崩れます。無理に表の形を保たないほうが確実です。

長さについては、装飾のある版より短くなって構いません。文字だけで読む人にとって長い文章は負担になります。要点を残し、詳しくは所在の先で読んでもらう形にします。

手を入れる時間がない場合

毎回の配信で手を入れる時間が取れない場合もあります。その場合でも、自動で作った版を送るほうが送らないよりよいと考えられます。

何もない状態では、表示できない環境で空白になります。自動で作った版があれば、読みにくくても内容は伝わります。判定の面でも文字があることに意味があります。

そのうえで、手を入れる範囲を絞る方法があります。全部を整えるのではなく、冒頭の数行と押す部分だけを直す。

冒頭の数行が読めれば、何のメールかは伝わります。押す部分が整っていれば、行動につながる経路は確保できます。この二か所に絞れば5分程度で終わります。

型を作っておく方法も有効です。毎回同じ構造で作るなら、文字だけの版の型も同じ構造で作れます。型に内容を入れ替えるだけになります。

型を作る作業は一度で済みます。定期の配信であれば、この投資は数回で回収できます。毎回作り直している状態から抜け出す価値があります。

設定を確かめる

そもそも自社の配信で文字だけの版が送られているかを確かめる必要があります。設定が有効になっていない場合、装飾のある版だけが送られています。

確かめ方は単純です。自分に向けて試しに送り、装飾を表示しない設定で開いてみます。内容が読めれば文字だけの版が入っています。

この5工程は、初回に1時間程度で終わります。以後は型に内容を入れ替えるだけになります。投じる時間としては十分に見合うものです。

設定の場所は道具によって違います。見つからない場合は道具の案内を確かめるか、提供元に問い合わせます。対応していない道具は現在では少ないはずです。

画像だけのメールを避ける

関連する注意として、画像だけで構成されたメールがあります。案内の内容を1枚の画像にして送る形です。作るのは簡単ですが不都合が多くあります。

まず、画像が表示されない環境では何も伝わりません。文字が画像の中にあるため、文字だけの版を作っても内容を書き出せません。

判定の面でも不利になります。画像だけで構成されたメールは警戒されると説明されています。文字の内容がないためです。

読み上げの仕組みでも伝わりません。画像の中の文字は読み上げられません。代わりの文字を入れても、内容全部を伝えるのは無理があります。

実務としては、文字は文字として書き、画像は補助として使う形にします。画像を消しても内容が伝わる状態を保ちます。

この方針は、文字だけの版を作る作業も楽にします。文字として書かれた内容があれば、そのまま文字だけの版に使えます。画像に頼らない作り方が結果として手間を減らします。

仕組みから自動で送るメールも同じ

配信の道具から送るメールだけでなく、仕組みから自動で送るメールも同じ扱いが必要です。問い合わせの受付の通知、資料の送付、申し込みの確認。これらも装飾のある形で送られていることがあります。

自動で送るメールは、設定した後に見直されることが少ないものです。数年前に設定した文面がそのまま送られ続けている場合があります。

この種のメールは、受け取る側にとって重要度が高いものです。申し込みが受け付けられたかを確かめるために開きます。表示できずに空白だと、不安を与えます。

確かめ方は案内の配信と同じです。自分で申し込んでみて、装飾を表示しない設定で届いたメールを開きます。

直す作業は、仕組みの側の設定になることが多いです。配信の道具ではなく自社の仕組みや外部の受付の仕組みで設定されています。担当が違う場合があります。

そのため、配信の担当だけでは直せないことがあります。誰が設定を持っているのかを確かめる工程から始める必要があります。この確認を一度しておけば、次に直すときは早く進みます。

配信の記録との突き合わせ

文字だけの版を送るようになると、記録の見方に注意が必要になります。開かれたかどうかの判定に影響する場合があります。

開かれたかどうかは、多くの場合装飾のある版に埋め込んだ仕組みで測ります。文字だけの版で読まれた場合、この仕組みは働きません。

つまり、文字だけの版で読んだ人は開いていない扱いになる可能性があります。実際には読まれているのに数字に出ません。

この構造を知らないと、開かれた割合が低いことを内容の問題だと誤解します。文字だけの版で読む人が多い名簿では、数字が低く出ます。

対処としては、押された割合を併せて見ます。押す行動はどちらの版でも記録されます。開かれた割合より確かな指標になります。

報告の際にもこの点を添えておくと誤解が防げます。「文字だけの版で読まれた分は開封として記録されません」という一行があるだけで、数字の読み方が変わります。

やってしまいがちな失敗

この論点で起きやすい失敗を並べます。設定を確かめていないことから生まれるものが中心です。

最も多いのは、自動で作られた版をそのまま送り、読めない状態のまま気づかないことです。自分では確かめていないため問題が見えません。

• 文字だけの版を同送する設定を確かめていない
• 自動で作られた版をそのまま送り、読める状態か確かめていない
• 案内の内容を1枚の画像にして送る
• 文字だけの版に長い所在をそのまま並べて、行が折り返して読めない
• 開かれた割合が低いことを内容の問題だと結論づける
• 本番の名簿で試しに送って、誤って配信してしまう

六番目は、確認の作業で起きる事故です。試しに送るときは自分の宛先だけにする。名簿を選ぶ画面で誤って本番を選ぶと取り返しがつきません。

四番目については、所在を短くする仕組みを使う選択もあります。ただし短くした所在は判定の面で不利に働く場合もあると言われます。何の所在かを一行書いてから置く形が無理のない対処です。

配信の型に組み込む

最後に、運用として定着させる方法です。毎回思い出して作業するのではなく、型に組み込むことが定着の条件になります。

組み込む場所は二つあります。一つは配信の道具の設定。一度有効にすれば以後は自動で送られます。

もう一つは、配信の前の確認の一覧です。「文字だけの版を確かめた」という項目を入れておく。これで抜けが防げます。

• 文字だけの版を同送する設定を有効にする（一度で済む）
• 配信の前の確認の一覧に、文字だけの版の確認を入れる
• 整えた文字だけの版を型として保存し、次回は入れ替えるだけにする
• 画像を消しても内容が伝わる作り方にする
• 開かれた割合の読み方について、報告に注記を入れる

一覧の三番目が、作業の時間を最も減らします。型があれば1通あたり数分で終わります。毎回作り直している状態から抜け出すことが目標です。

なお、判定の仕組みや受信の側の環境は変わります。この記事の内容は現在広く説明されている考え方に基づく整理です。自社の配信については実際に試して確かめてください。

確かめる項目

最後に、確認の項目を並べます。初回に一通り確かめ、以後は配信ごとに三つだけ見る形が現実的です。

• 配信の道具で、文字だけの版を同送する設定が有効になっているか
• 自分の宛先に試しに送り、装飾を表示しない設定で開いて読めたか
• 見出しと本文の区別が付く形になっているか
• 押す部分の所在が読める形で置かれているか
• 画像で伝えていた内容が文章になっているか
• 表が崩れずに読める形になっているか
• 整えた形を型として保存したか
• 配信の前の確認の一覧に項目を入れたか
• 開かれた割合の読み方を社内で共有したか

配信ごとに見るのは三番目から五番目の三つで足ります。型があればこの三つも自然に満たされます。型を作ることが、確認の手間を減らす道でもあります。

この対処は、配信の成果を大きく変えるものではありません。しかし、届いているのに読まれていない人をなくす効果があります。手間が小さく、不利にならない対処として採っておく価値があります。

まとめ

装飾のあるメールには、文字だけの版を添えて1通で送る形があります。受信の側の環境で表示が切り替わるため、装飾を表示できない相手にも内容が伝わります。判定の面でも文字の内容があることが有利に働くと説明されています。

実務でやることは三つです。同送の設定を有効にする。自分の宛先に試しに送り、装飾を表示しない設定で読めるかを確かめる。そして整えた形を型として保存する。初回に1時間、以後は数分で回る運用になります。

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