取引を始める前に調べる項目一覧｜相手を確かめる順番

「問い合わせからの受注が伸びている」「相手の会社について、社名と住所しか知らない」——新規の取引が増えている会社で起きている空白です。相手を確かめる作業は、疑うための手続きではありません。納品したのに支払われない事態の多くは、契約前の30分で防げます。この記事では、何をどの順で確かめるかを整理します。

なぜ相手を確かめるのか

マーケの部門にとって、新規の引き合いは成果です。件数を増やすことが目標になっていることも多いはずです。その流れの中で、相手を選ぶという発想は出にくくなります。

しかし、取引には相手方があります。納品したのに支払われない。支払いが遅れ続ける。後から、取引すべきでない相手だったと分かる。こうした事態は、実際に起きています。

損失は、売上を失うだけでは終わりません。回収のための時間と手間がかかり、場合によっては法的な手続きの費用も発生します。その間、営業の担当者は他の案件に集中できません。

反社会的勢力に関わる相手だった場合は、さらに深刻です。会社の信用に関わり、金融機関との関係にも影響することがあります。

こうした事態を防ぐのが、取引の前の確認です。確かめるのは3点だけです。実在する会社か。支払える会社か。そして、取引してよい相手か。

いずれも、無料で使える手段でかなりの部分が確かめられます。手順を決めておけば、1件あたり30分程度で終わります。

以下では、この3点をそれぞれ見ていきます。

実在するかを確かめる

では、具体的に何をどう確かめるか。3点のうち、いちばん簡単なものから始めます。費用はかからず、数分で終わります。この最初の確認だけでも、明らかに危ない取引は避けられます。

実在の確認は、疑っているから行うものではありません。記載の誤りを見つける機会にもなります。商号の表記が違っていれば、請求書や契約書の記載も直す必要があります。

• 商号は、株式会社の位置や表記の揺れで一致しないことがある
• 所在地が登記と違う場合、本店とは別の事業所である可能性がある
• 個人で事業を営んでいる場合は、法人の登記がないのが通常

最初の確認は、その会社が実在するかどうかです。基本的なことに思えますが、確かめていない会社は多くあります。

いちばん確実なのは、国税庁が公表する法人の番号の仕組みで確かめる方法です。商号と所在地が登記されている情報と一致するかを見ます。

ここで確かめられるのは、その名前の法人が登記されているという事実です。商号が一致していても、所在地が違えば別の会社である可能性があります。

登記されていない場合は、慎重に扱ってください。個人で事業を営んでいる場合は登記がないこともありますが、会社を名乗っているのに登記がないのは不自然です。

次に、登記の内容をより詳しく確かめる方法があります。登記の事項の証明書を取得すれば、設立の時期、資本金、役員の構成、目的が分かります。手数料はかかりますが、大きな取引では取得する価値があります。

サイトの記載も確かめます。会社の概要の頁に、所在地、代表者、設立の時期、事業の内容がきちんと書かれているか。情報が極端に少ない場合は、確認を厚くします。

電話番号にかけてみるのも、簡単で有効な確認です。つながらない、会社名を名乗らないといった場合は、注意が要ります。

支払えるかを確かめる

実在が確かめられたら、次は支払いの能力です。ここは、取引の規模によって確かめる深さを変える部分になります。小口の取引で信用の調査を依頼するのは、費用に見合いません。

判断の目安は、回収できなかった場合の損失と、調査にかかる費用の比較です。損失が小さいなら、調査も軽くて構いません。

2つ目の確認が、支払いの能力です。取引の規模によって、確かめる深さを変えます。

上場している会社であれば、開示の資料で財務の状況が分かります。無料で閲覧でき、精度も高い情報です。

上場していない会社の場合は、決算の公告を探します。会社法は株式会社に決算の公告を義務づけており、電子の公告を選んでいる会社なら、自社のサイトに貸借対照表が掲載されています。

ただし、義務を果たしていない会社も少なくありません。見つからない場合もあります。その場合は、他の手段で判断します。

官報に掲載される情報も、確認の材料になります。破産や再生の手続きの開始は、官報に公告されます。会社名で検索できる仕組みが用意されています。

取引の規模が大きい場合は、信用の調査を行う会社に依頼する方法もあります。費用はかかりますが、決算の内容や取引の実績を含む報告が得られます。

小口の取引であれば、ここまでの調査は過剰です。取引の金額に応じて、確認の深さを段階的に決めておいてください。

取引してよい相手かを確かめる

3つ目の確認は、性格が違います。支払いの能力は程度の問題ですが、こちらは可否の問題です。該当すれば、取引の規模に関わらず取引できません。

そして、確かめる手段が限られているのが特徴です。公的な名簿が公開されているわけではないため、完全に判定することはできません。その前提で、できることを組み合わせます。

3つ目が、反社会的勢力との関係の確認です。これは、規模に関わらず行うべき確認です。

背景を押さえておきます。2007年に公表された政府の指針では、反社会的勢力を「暴力、威力と詐欺的手法を駆使して経済的利益を追求する集団又は個人」と定義しています。

企業に求められるのは、相手方が反社会的勢力であるかどうかについて常に通常必要と思われる注意を払うこと。そして、関係を遮断するための取り組みを支援する対応の部署を整備することです。

加えて、各都道府県には暴力団の排除に関する条例があります。2011年4月に福岡県で全国初の条例が施行され、同年10月には47の都道府県すべてで施行されました。

実務としてできる確認は、限られています。公的な名簿が公開されているわけではないためです。

現実的な方法は3つです。報道の記事を検索する。専門の調査の仕組みを使う。そして、契約に条項を置いて表明と確約を得ることです。

このうち、契約の条項が実務の中心になります。次の節で詳しく見ます。

契約に置く条項

完全に判定できない以上、実務の中心は契約の側の備えになります。調べて分からなかった場合でも、条項があれば、後から判明したときに手を打てます。

この条項は、多くの会社の契約書に入っています。まずは自社の契約書を開いて、入っているかどうかを確かめてください。古い雛形のままだと、入っていないことがあります。

反社会的勢力の排除に関する条項は、多くの会社の契約書に入っています。自社の契約書に入っているかを、まず確かめてください。

条項の中身は、大きく3つの要素で構成されます。相手方が反社会的勢力でないことの表明と確約。将来にわたって関係を持たないことの確約。そして、違反が判明した場合に直ちに契約を解除できる旨です。

解除の条項が重要です。後から判明したときに、契約を続けなければならない状態になると、会社が窮地に立ちます。

解除に伴う損害を賠償しない旨も、あわせて定めます。解除によって相手に損害が生じても、こちらが賠償する必要がない形にしておきます。

小口の取引で契約書を交わさない場合は、取引の約款や注文の書式に条項を入れます。画面から申し込む形であれば、利用の条件の中に入れておく方法もあります。

この条項があることで、注意を払っていたことを示せます。何もしていない状態とは、評価が変わります。

条項の文面は、法務に確認してもらってください。自社の契約の形態に合わせた調整が必要です。

確認の深さを取引の規模で決める

3つの確認の中身が分かったところで、運用の形に落とします。全部の取引で全部を行うのは現実的ではありません。段階を決めておくと、毎回迷わずに済みます。

段階を作る利点は、もうひとつあります。小口の取引でも最低限の確認は必ず行う、という下限を決められることです。基準がないと、忙しいときにゼロになります。

取引の規模	実在の確認	支払いの能力	反社会的勢力の排除
小口（都度の取引）	法人の番号の仕組みで照合	前払いまたは短い支払い条件	契約または約款の条項
中規模（継続の取引）	登記の事項の証明書を取得	決算の公告か開示の資料を確認	条項に加えて報道の検索
大口（長期の契約）	同上に加えて訪問	信用の調査の会社に依頼	専門の調査の仕組みを利用

この表のように段階を決めておくと、毎回どこまで調べるかを迷わずに済みます。

基準となる金額は、自社の事情で決めます。1件あたりの取引額でもよいですし、年間の見込み額で区切ってもよいでしょう。

大事なのは、基準を文書にしておくことです。担当者の判断に任せると、忙しいときに省略されます。

小口の取引で確認を薄くする代わりに、支払いの条件で守る方法もあります。前払いにする、支払いの期間を短くする、分割にして少額から始める。

この考え方は、確認の手間と回収の危険を天秤にかける発想です。小口なら、確認を薄くして条件で守るほうが効率的です。

危険の兆候を知っておく

手順による確認とは別に、商談の過程で見える兆候があります。調査では出てこない情報なので、現場の担当者に共有しておく価値があります。

兆候に気づいたときの行動も決めておきます。自分で判断するのではなく、管理の部門に伝える。この一手が、担当者を守ることにもなります。

調査の結果だけでなく、商談の過程で見える兆候もあります。担当者が気づけるよう、共有しておく価値があります。

• 会社の情報を尋ねると、話をそらす
• 所在地が、実体のない場所や共有の事務所である
• 設立から間もないのに、不自然に大きな取引を求める
• 支払いの条件について、極端に長い期間を求める
• 急いで契約を結ぼうとし、確認の時間を与えない
• 連絡先が携帯の番号だけで、代表の番号がない
• 取引の内容と、その会社の事業の目的が一致しない

いずれも、それ単独では問題とは限りません。設立して間もない会社が大きな取引を求めることは、正当にあり得ます。

複数が重なる場合に、確認を厚くします。1つ2つなら通常の確認で進め、3つ以上なら追加の調査を行う。この程度の基準で足ります。

5番目は、特に注意が必要です。確認の時間を与えないという行動そのものが、何かを隠している可能性を示します。急かされても、手順は省略しないでください。

確認の手順

1番目と2番目は、5分から10分で終わります。この2つだけでも、実在しない会社との取引は防げます。

4番目の報道の検索は、費用がかからず効果が高い手段です。会社名だけでなく、代表者の名前でも検索してください。会社名を変えていても、代表者の名前で過去が出てくることがあります。

誰が担うかを決める

手順ができても、担当が決まっていなければ回りません。そして、誰に担わせるかで運用の実効性が大きく変わります。ここは、組織の設計の問題です。

政府の指針でも、対応の部署を整備することが求められています。小さな会社でも、誰が担当かを決めておく必要があります。

この確認を、営業の担当者に任せると省略されます。受注を急ぐ立場にあるためです。

実務では、営業とは別の部署が担うのが望ましい形です。管理の部門、法務、あるいは経理。取引の開始の承認の中に、確認の工程を組み込みます。

マーケの部門が関わる場面もあります。問い合わせの段階で、明らかに不自然な相手を見分けられることがあります。

ただし、マーケが判断を下す立場になるのは避けてください。気づいた点を管理の部門に伝える、という役割にとどめるのが適切です。

政府の指針でも、対応の部署を整備することが求められています。相談先が決まっていないと、気づいた人が抱え込むことになります。

小さな会社で専任の部署を置けない場合は、経営者または管理の責任者が担当します。誰が担うかを決めておくことが重要です。

既存の取引先も見直す

ここまでは、新しく取引を始める場面の話でした。しかし、危険は既存の取引先からも生じます。契約した時点では問題がなくても、状況は変わるためです。

実際、回収できなくなる相手の多くは既存の取引先です。新規の相手より、長く付き合った相手のほうが警戒が緩みます。

新規の取引だけを確認しても、片手落ちです。既存の取引先の状況も、時間とともに変わります。

見直しの頻度は、年に一度で足ります。取引額の大きい上位の取引先から順に確かめます。

見るのは、支払いの遅れが増えていないか。商号や所在地が変わっていないか。そして、報道に何か出ていないか。

支払いの遅れは、いちばん早く出る兆候です。経理が把握している情報なので、定期的に共有してもらう仕組みを作ってください。

契約の更新の時期は、見直しの好機です。反社会的勢力の排除の条項が入っていない古い契約は、更新の際に条項を追加します。

すべての取引先を一度に見直す必要はありません。上位の20社から始めて、翌年に範囲を広げる形で構いません。

問い合わせの段階でできること

マーケの部門が関わるのは、主に入口の部分です。ここでできることを整理します。

問い合わせの形で、会社名と所在地を必須にする。これだけで、後の確認が楽になります。会社名が空欄の問い合わせは、確認の起点がありません。

会社用の連絡先を求めるのも有効です。無料の連絡先しか記入できない相手は、実在の確認が難しくなります。

ただし、入口を厳しくしすぎると引き合いが減ります。個人で事業を営む人や、立ち上げたばかりの会社を排除することになりかねません。

実務的なのは、入口は広く取り、商談に進む段階で確認を厚くする形です。問い合わせの時点で選別する必要はありません。

明らかに不自然な問い合わせに気づいた場合は、その旨を営業に申し送ります。判断は営業と管理の部門が行いますが、情報を渡すことには意味があります。

やってはいけない進め方

• 受注を急いで、確認の手順を省略する
• 営業の担当者だけの判断で、取引の開始を決める
• 反社会的勢力の排除の条項を、契約書に入れていない
• 確認した内容を記録に残さない
• 既存の取引先を、一度も見直さない
• 疑わしい相手について、担当者が1人で抱え込む

1番目は、いちばん多い失敗です。月末に受注を積みたい、相手が急いでいる、という状況で省略されます。手順を決めていても、省略できる状態だと省略されます。

4番目は、後から効いてきます。問題が起きたとき、確認していたことを示せなければ、何もしていなかったのと同じ扱いになります。

6番目を防ぐには、相談先を明示することです。気づいたときに誰に言えばよいかが分かっていないと、言い出しにくくなります。

記録の残し方

確認を行ったら、必ず記録に残します。この作業を省く会社が多いのですが、記録がなければ、確認しなかったのと同じ扱いになります。手間はほとんどかかりません。

確認した内容は、記録に残します。取引先の管理の記録に、欄を足すだけで足ります。

残す項目は5つです。確認した日付。確認した人。法人の番号。確認に使った手段。そして、判断の結果です。

この記録が、注意を払っていたことの証拠になります。何もしていない状態と、手順に沿って確認した状態では、後から問われたときの評価が違います。

記録は、取引先の管理の仕組みの中に置きます。別の場所に作ると、更新されずに古くなります。

契約書の控えも、同じ場所から参照できるようにします。反社会的勢力の排除の条項が入っているかを、後から確かめられる状態にしておいてください。

見直しの日付も記録します。年に一度の見直しを行った記録がないと、運用が形骸化していても気づけません。

負担を軽くする工夫

手順を作っても、負担が重ければ続きません。軽くする工夫を入れておきます。

ひとつめが、様式を用意することです。確認の項目が並んだ様式を作り、埋めていくだけで終わる形にします。

ふたつめが、規模による段階を明確にすることです。小口の取引で毎回すべてを調べていては、現場が回りません。

みっつめが、確認の作業を承認の工程に組み込むことです。取引の開始の申請の中に、確認の欄を作る。欄があると、埋めないと申請が出せなくなります。

よっつめが、繰り返しの取引では省略できる形にすることです。同じ相手との2回目以降は、年に一度の見直しに含めれば足ります。毎回ゼロから調べる必要はありません。

この4つを入れておけば、1件あたりの負担は10分程度に収まります。続けられる水準です。

この確認が営業にもたらす利点

最後に、視点を変えておきます。ここまで、危険を避けるための手続きとして書いてきました。しかし、同じ作業には別の側面があります。相手を調べる作業は、そのまま商談の準備になります。

この見方を共有できると、現場の受け止め方が変わります。義務として押しつけるより、利点を示すほうが定着します。

最後に、この確認が守りだけでないことに触れます。

相手の会社を調べる過程で、事業の内容や規模、どんな取り組みをしているかが分かります。これは、商談の材料になります。

開示の資料を読めば、その会社が対処すべき課題として何を挙げているかが分かります。そこに自社の提案を結び付けられます。

つまり、確認の作業は営業の準備でもあります。この点を伝えると、現場の受け止め方が変わります。

「面倒な手続き」ではなく「商談の準備」として位置づける。同じ作業でも、続きやすさが変わります。

実際、相手のことを調べてから商談に臨む担当者のほうが、成約の率は高くなります。確認の手順は、その習慣を作る仕組みでもあります。

よくある質問

小口の取引でも、毎回確認が必要ですか

実在の確認と、契約や約款の条項は必要です。支払いの能力の詳しい調査は、取引の規模に応じて省略して構いません。小口なら、前払いや短い支払い条件で危険を抑える方法もあります。

反社会的勢力かどうかを、確実に調べる方法はありますか

公的な名簿が公開されているわけではないため、確実に判定する方法はありません。報道の検索、専門の調査の仕組み、そして契約の条項による表明と確約を組み合わせるのが実務です。注意を払っていた事実を残すことが重要になります。

既存の取引先に、後から条項を追加できますか

契約の更新の際に、条項を追加した新しい契約を締結する方法があります。更新の予定がない場合は、覚書を交わす形も考えられます。具体的な進め方は、法務に確認してください。

確認の結果、取引を断る場合の伝え方は

理由を詳しく説明する義務はありません。「社内の基準により、お取引を見送らせていただきます」という形で足ります。詳細な理由を伝えると、かえって争いになることがあります。断り方については、法務に相談してください。

まとめ

取引を始める前に確かめるのは3点です。実在する会社か。支払える会社か。そして、取引してよい相手か。いずれも、無料で使える手段でかなりの部分が確かめられます。

実在の確認は、法人の番号の仕組みで数分です。支払いの能力は、取引の規模に応じて開示の資料、決算の公告、信用の調査を使い分けます。反社会的勢力の排除は、契約に条項を置くのが実務の中心になります。

手順を決め、規模による段階を設け、確認の作業を承認の工程に組み込む。そして、確認した内容を記録に残す。この形にすれば、1件あたり10分から30分で終わり、会社を守る仕組みとして続きます。

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