前職の資料は持ち込ませてはいけない｜会社を守る受け入れ方

「同業から採用した人が、前の職場の資料を持ってきた」「すぐ使えそうなので、断る理由が思いつかない」——経験者を迎えた会社で起きる場面です。これは、受け取った個人だけの問題ではありません。使わせた会社の側にも責任が及びます。この記事では、何が線引きになるのかと、入社時に取り交わす備えを整理します。

なぜ採用した側の問題になるのか

最初に、構図を整理します。情報を持ち出したのは、転職してきた本人です。採用した会社は、頼んだわけではありません。それなのに、なぜ会社が責任を問われるのか。

理由は、法律が「取得して使用または開示した者」も対象にしているためです。不正に取得された情報だと知りながら受け取り、それを使えば、受け取った側も違反になります。

知らなかった場合でも、重大な過失があれば同じです。重大な過失とは、取引上要求される注意を尽くせば容易に分かったのに、その注意を怠った場合を指します。

同業から経験者を採用し、その人が顧客の名簿を持ってきた。この状況で「不正に持ち出したとは思わなかった」という主張が通るかどうかは、状況によります。

何も確かめずに受け取って使えば、注意を怠ったと見られる可能性があります。逆に、きちんと確認と説明を行っていれば、評価は変わります。

責任の内容も重いものです。使用の差止めや損害賠償の請求を受ける可能性があります。刑事の罰則も定められており、10年以下の懲役、2,000万円以下の罰金、またはその両方とされています。

会社としての信用も失います。同業の間で話が広まれば、採用そのものが難しくなることもあります。

営業秘密として守られる情報の要件

責任の構図が分かったところで、何が対象になるのかを確かめます。すべての情報が営業秘密になるわけではありません。法律が定める3つの要件をすべて満たすものだけが保護されます。

この要件を知っておくと、持ち込まれた資料が危ないかどうかの当たりが付きます。同時に、自社の情報が守られる状態にあるかの点検にも使えます。

• 3つの要件をすべて満たす必要がある。1つでも欠ければ営業秘密には当たらない
• 顧客の名簿と仕入先の名簿は、要件を満たすことが多い典型例
• 判断が難しい場面では、自己判断せず法務や専門家に確かめる

では、どんな情報が対象になるのか。法律は3つの要件を定めています。この3つをすべて満たすものが、営業秘密として保護されます。

ひとつめが、秘密として管理されていることです。誰でも見られる状態に置かれていた情報は、この要件を満たしません。アクセスできる人が限られていること、秘密である旨が分かる表示があることなどが判断の材料になります。

ふたつめが、事業に有用であることです。顧客の名簿、仕入先の名簿、製造の方法、販売の手引き。事業に役立つ情報であれば、この要件は満たされます。

みっつめが、公然と知られていないことです。刊行物に載っていたり、誰でも入手できる状態であれば、この要件を欠きます。

実務でいちばん多い対象が、顧客の名簿です。多くの会社が、秘として管理し、退職時に返却を求めています。3つの要件を満たすことが多い情報です。

提案の雛形や、価格の設定の考え方も対象になり得ます。その会社が独自に作り、外に出していない資料であれば、要件を満たす可能性があります。

逆に、業界で一般に知られている知識や、本人が身につけた技能は対象になりません。この区別が、実務では難しいところです。

経験と営業秘密の境目

要件が分かっても、実際の判断は簡単ではありません。経験者を採用する以上、その人の持つ知識を使ってもらうのが目的だからです。すべてを使わせないのでは、採用の意味がなくなります。

線を引く手がかりは、その情報が本人の頭の中にあるものか、会社が作って管理していたものかという点にあります。完全な線引きは難しいものの、この観点で見ると判断が付きやすくなります。

ここが、いちばん判断に迷う部分です。経験者を採用する目的は、その人の知識と経験にあります。それを使ってはいけないとなると、採用の意味がなくなります。

原則として、本人の頭の中にある一般的な知識や技能は、その人自身のものです。どの業界にどんな課題があるか。どう提案すれば通りやすいか。こうした理解は、使って構いません。

問題になるのは、具体的な情報です。特定の会社の担当者の名前と連絡先。特定の案件の価格。前職が独自に作った資料そのもの。

情報の種類	扱い	考え方
業界の一般的な動向の理解	使ってよい	本人が身につけた知識
提案の進め方の勘所	使ってよい	経験として蓄積された技能
特定の顧客の担当者と連絡先の一覧	使えない可能性が高い	秘密として管理された名簿
前職の提案書や価格表そのもの	使えない可能性が高い	会社が作成し管理する資料
前職の仕入先と単価の情報	使えない可能性が高い	秘密として管理される情報

形のある資料は、原則として持ち込ませないのが安全です。紙も、電子のファイルも同じです。頭の中にある理解と、持ち出した資料は、区別してください。

判断に迷う場面は必ず出ます。そのときは、法務や外部の専門家に確かめてください。個別の判断は、情報の性質と管理の状況によって変わります。

採用した会社が責任を負う条件

線引きが分かったところで、会社の責任の話に戻ります。ここを理解すると、対策に手間をかける理由が納得できます。

結論から言うと、対策を取っていた会社と取っていなかった会社では、同じ事態が起きても評価が変わります。この差が、対策の価値です。

責任を負うのは、悪意または重大な過失がある場合です。この2つの言葉の意味を押さえておきます。

悪意とは、その情報が不正に取得されたものだと知っていた場合です。本人から「前職から持ち出した」と聞いていて、それでも使えば、これに当たります。

重大な過失とは、取引上要求される注意を尽くせば容易に分かったのに、その注意を怠った場合です。

ここに、会社が取れる対策の余地があります。注意を尽くしていたと言える状態を作っておけば、重大な過失があったとは言いにくくなります。

実際、予防の措置を講じていたにもかかわらず転職者が会社を欺いた場合には、故意や重大な過失が否定される余地があるとされています。

つまり、対策を取ることには2つの意味があります。事故そのものを防ぐこと。そして、万一起きたときに会社を守ることです。

この2つ目の意味を理解しておくと、対策に手間をかける理由が社内で説明しやすくなります。

採用の面接で確かめること

ここから、実際の対策に入ります。最初の接点である面接の段階が、いちばん効果の高い場面です。入社してからでは遅い場面があります。

理由は単純で、面接の段階で伝えておけば、本人が資料を持ち出す前に止められるからです。内定を出してから伝えても、すでに持ち出した後かもしれません。

対策は、採用の段階から始まります。入社してからでは遅い場面があります。

面接で確かめるのは、前職での秘密保持の取り決めの内容です。誓約書を書いているか。競業を避ける取り決めがあるか。その範囲と期間はどうなっているか。

あわせて、こちらの方針を伝えます。前職の資料は一切持ち込まないでほしい。前職の顧客の情報を使った営業は行わない。この2点を、面接の段階で明確に伝えてください。

伝え方も重要です。抽象的に「秘密を守ってください」と言うだけでは足りません。所管の官庁の指針でも、前職との関係で問題になりそうな典型例を示して具体的に説明する必要があるとされています。

そして、説明と確認の内容を書面に残します。面接の記録に残す、あるいは議事のメモを作る。後から「説明していた」ことを示せる形にしておきます。

この記録が、重大な過失がなかったことを示す材料になります。口頭で伝えただけでは、後から証明できません。

入社時に取る誓約書

面接で伝えた内容を、入社の時点で書面にします。口頭の説明だけでは、後から示すことができないためです。

多くの会社には、すでに秘密保持の誓約書があります。ただし、その多くは自社の情報を守る内容だけです。前職の情報を持ち込まないという条項は、別に必要です。

入社の際には、誓約書を取ります。一般的な秘密保持の誓約書とは別に、前職に関する内容を含めます。

盛り込む内容は3つです。前職の営業秘密に当たる情報を持ち込んでいないこと。今後も持ち込まないこと。そして、業務において前職の営業秘密を使用しないことです。

記載は具体的にします。「秘密情報」という一般的な言葉だけでなく、顧客の名簿、仕入先の名簿、販売の手引きといった具体例を挙げる形が有効とされています。

具体例があると、本人の理解が変わります。抽象的な文言だと、自分の持っている資料が該当すると気づかないことがあります。

誓約書は、形式的に署名させるだけでは意味が薄くなります。内容を読み合わせ、質問があれば答える時間を取ってください。

誓約書の控えは、人事の記録として保管します。本人にも1部渡し、いつでも確かめられるようにしておきます。

入社後の運用

書面を交わしたら、日々の運用に移ります。誓約書を取っただけで安心する会社が多いのですが、書面は、運用が伴って初めて意味を持ちます。

運用といっても、大がかりな仕組みは要りません。規程に1行足す、既存の記録に欄を1つ足す。その程度の積み重ねで足ります。

誓約書を取って終わりではありません。入社後の運用が、実効性を左右します。

まず、私物の記録媒体の扱いを決めます。業務での利用と、社内への持ち込みを禁じる。指針でも、この措置が挙げられています。

次に、業務の内容を定期的に確認します。どの顧客に、どういう経緯で接触したか。前職の顧客に集中していないか。

この確認は、疑うためではなく守るために行います。本人にとっても、後から疑われるより、経緯が記録に残っているほうが安全です。

接触の経緯を記録に残す運用にすると、問題が起きたときに説明ができます。展示会で名刺を交換した、問い合わせがあった、公開情報から連絡した。こうした経緯が残っていれば、疑いは晴れます。

全従業員への教育も、指針で挙げられています。転職者だけを対象にすると、本人が監視されていると感じます。全員を対象にした情報管理の教育の中に組み込むほうが、受け入れられやすくなります。

持ち込まれてしまった場合

予防を尽くしても、事態が起きることはあります。そのときに慌てないよう、対応の順序を決めておきます。ここでの初動が、その後の展開を左右します。

いちばんやってはいけないのが、その場で判断して動くことです。良かれと思った行動が、後から不利に働くことがあります。

防いでいても、持ち込まれることはあります。そのときの対応を決めておきます。

最初にやるのは、使わせないことです。その資料を業務に使わない。複製しない。共有しない。この3点を、直ちに徹底します。

次に、資料の状態を記録します。何を、いつ、どういう経緯で受け取ったか。この記録が、後の対応の基礎になります。

そして、法務または外部の専門家に相談します。自己判断で処分すると、証拠を隠したと見られる可能性があります。返却するのか、廃棄するのか、保管するのかは、専門家の助言を得て決めてください。

前職の会社に連絡するかどうかも、専門家と相談して決めます。連絡することで解決に向かう場合もあれば、問題を大きくする場合もあります。

本人への対応も慎重に行います。悪意なく持ち込んだ場合も多く、頭ごなしに処分するのは適切とは限りません。説明と、今後の運用の確認を優先してください。

逆の立場も考える

ここまでは、人を受け入れる側の話でした。同じ枠組みは、自社から人が出ていく場面にも当てはまります。しかも、こちらは自社の資産を失う話です。

守られるかどうかは、日頃の管理の状態で決まります。持ち出された後に慌てても、要件を満たしていなければ保護されません。

ここまでは、受け入れる側の話でした。自社から人が出ていく側の対策も、同じ枠組みで考えられます。

自社の情報が営業秘密として保護されるには、3つの要件を満たす必要があります。特に、秘密として管理されているかどうかが問われます。

誰でも見られる場所に顧客の名簿が置かれ、アクセスの制限もなく、秘密である旨の表示もない。この状態では、保護されない可能性があります。

つまり、日頃の管理が、いざというときの保護につながります。アクセスできる人を限る。秘密である旨を表示する。持ち出しの記録を残す。

退職の際の手続きも整えます。貸与した機器の返却。個人の記録媒体に業務の情報が残っていないかの確認。そして、秘密保持に関する誓約の確認です。

マーケの部門は、顧客の名簿や配信の名簿を扱います。これらは、まさに営業秘密の典型例です。自部門の管理の状態を、一度確かめてみてください。

受け入れの手順

1番目と2番目を、面接の段階で行うのが要点です。内定を出してから伝えると、本人がすでに資料を持ち出している可能性があります。

5番目は、負担にならない形にしてください。詳細な報告を毎週求めると、現場の抵抗が大きくなります。既存の商談の記録に、接触の経緯の欄を1つ足すだけで足ります。

同業からの採用をやめる必要はない

ここまで危険の話が続いたので、誤解のないよう補足しておきます。この記事は、同業からの採用を避けるべきだという主張ではありません。

むしろ逆です。対策を整えている会社のほうが、安心して採用できます。方針が曖昧な会社ほど、事故が起きたときに守るものがありません。

ここまで読むと、同業からの採用そのものが危険に思えるかもしれません。そうではありません。

経験者の採用は、正当な事業活動です。本人が身につけた知識と技能を使うことも、何ら問題ありません。職業を選ぶ自由は保障されています。

問題になるのは、形のある資料の持ち込みと、秘密として管理されていた具体的な情報の使用です。この線を守れば、採用を避ける理由はありません。

むしろ、対策を整えている会社のほうが採用に強くなります。転職する側も、前職との争いに巻き込まれることは避けたいはずです。明確な方針がある会社のほうが、安心して移れます。

面接で方針を伝えることを、採用の妨げだと考える必要はありません。むしろ、法令を守る会社だという印象につながります。

この点を、採用の担当にも共有してください。「厳しいことを言うと辞退される」という懸念から、説明を省く例があります。

やってはいけない対応

• 前職の資料を持ってきたことを歓迎し、そのまま使う
• 前職の顧客の名簿を、そのまま配信の名簿に取り込む
• 採用の面接で、前職の顧客の情報を持ってこられるかを尋ねる
• 説明を口頭だけで済ませ、記録を残さない
• 持ち込まれた資料を、自己判断で廃棄する
• 転職者だけを対象にした監視の運用を作る

3番目は、その質問自体が問題になり得ます。会社が持ち出しを期待していたと受け取られる可能性があるためです。

2番目は、実務で起きやすい事故です。配信の名簿は電子のファイルなので、取り込むのが簡単です。取り込んでしまうと、後から分離するのが難しくなります。

6番目は、別の問題を生みます。特定の従業員だけを監視する運用は、本人の尊厳に関わります。全員を対象にした運用の中で行ってください。

マーケの部門で特に注意する場面

最後に、自部門に引き寄せて考えます。マーケの部門は、顧客の情報と資料を日常的に扱います。つまり、この問題に触れる機会が多い部署です。

しかも、悪意なく起きる場面がほとんどです。良かれと思った行動が、そのまま事故になります。具体的な場面を知っておくことが、最大の予防になります。

マーケの部門は、この問題に触れる機会が多い部署です。具体的な場面を挙げておきます。

ひとつめが、配信の名簿の追加です。新しく入った担当者が、自分の持っている連絡先を追加しようとする場面があります。その出所を確かめてください。

ふたつめが、資料の雛形です。「前職ではこういう形式でした」と、そのままの雛形が持ち込まれることがあります。参考にするのと、そのまま使うのは別です。

みっつめが、競合の情報です。前職が同業だった場合、その会社の内部の情報を持っています。公開されていない情報を競合分析に使うのは、避けてください。

よっつめが、価格の情報です。前職の価格の設定を知っている人が、それを前提に見積りを作る。この行為が問題になる可能性があります。

いずれも、悪意なく起きます。だからこそ、入社時の説明で具体例を挙げる必要があります。

外部の協力者にも同じ考え方が要る

従業員だけの話ではありません。外部の書き手やデザイナー、支援の会社にも、同じ考え方が当てはまります。

同業の複数社と取引している支援の会社が、他社で作った資料をそのまま持ってくることがあります。受け取る側も、注意が必要です。

契約に、他社の秘密情報を使用しない旨を入れておきます。秘密保持の取り決めは、自社の情報を守る条項だけになりがちですが、逆方向の条項も入れておくのが安全です。

成果物の権利の所在も確かめます。他社向けに作ったものを流用していないか。流用していれば、その他社との関係で問題が生じます。

この点は、発注の際に一言確かめるだけで済みます。「他社向けの成果物の流用ではないこと」を契約に明記しておいてください。

社内で整えておくもの

• 採用の面接で伝える方針の文面（具体例つき）
• 面接での説明と確認を記録する様式
• 入社時の誓約書（前職に関する条項を含む）
• 私物の記録媒体に関する規程
• 顧客への接触の経緯を記録する仕組み
• 情報管理に関する全従業員向けの教育の資料
• 問題が起きたときの相談先と手順

この7点がそろっていれば、注意を尽くしていたと言える状態に近づきます。全部を一度に作る必要はありません。

優先度が高いのは、上から3つです。採用の場面で使うものなので、次の採用までに用意してください。

様式や文面は、法務に確認してもらいます。自社で作った文面が法的に有効かどうかは、専門家の確認が要ります。

既存の従業員についても、同業から採用した人がいれば、同じ確認を行っておくことを検討してください。遡って誓約書を取ることもできます。

よくある質問

本人が「前職の許可を得た」と言っています

書面で確かめてください。口頭の許可では、後から証明できません。また、許可を出した人に権限があったかどうかも問題になります。書面がない場合は、使わない判断が安全です。

すでに使ってしまった場合はどうすればよいですか

直ちに使用を止め、経緯を記録し、法務または外部の専門家に相談してください。自己判断で資料を廃棄すると、証拠を隠したと見られる可能性があります。対応の順序は、専門家の助言を得て決めてください。

業界で一般に知られている情報は使えますか

公然と知られている情報は、営業秘密の要件を満たしません。ただし、一般に知られているかどうかの判断は容易でない場合があります。迷う場合は、公開されている資料で裏付けが取れるかを確かめてください。

転職者を採用する前に、前職に確認すべきですか

通常は行いません。本人の同意なく前職に連絡することは、別の問題を生む可能性があります。確認すべきは本人に対してであり、その内容を記録に残すことが対策になります。

まとめ

経験者を採用したとき、前職の資料を持ち込まれると、採用した会社も責任を問われる可能性があります。悪意がある場合だけでなく、重大な過失がある場合も同じです。

対策は、採用の面接から始まります。前職の取り決めを確かめ、こちらの方針を具体例つきで伝え、その内容を書面に残す。入社時には、具体例を挙げた誓約書を取ります。

入社後は、私物の記録媒体の扱いを定め、顧客への接触の経緯を記録する運用にします。これらは疑うためではなく、本人と会社の両方を守るための措置です。予防の措置を講じていれば、万一のときに会社の責任が否定される余地が生まれます。

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