【2026年】電子で受け取った書類の保存｜紙に戻せない記録の扱い

「電子で受け取った請求書を、印刷して保管していた」「紙に戻して保存する形が認められないと聞いた」——取引の書類を扱う部門から広がってきた論点です。電子で受け取った記録は、電子のまま保存することが求められます。印刷して綴じる運用は、要件を満たさなくなります。この記事では、扱いの前提と、整えておく点を整理します。

マーケの支払いは、ほとんど電子で届く

マーケの業務には、多くの支払いが伴います。広告の費用、道具の利用料、外注の費用です。調査の費用、催しの会場の費用も含まれます。そして、その書類のほとんどは電子で届きます。紙の請求書は、むしろ少数派になりました。この変化が、保存の決まりに関わります。

届き方も、さまざまです。メールに添付されて届くもの。画面から、自分で落としてくるもの。メールの本文に、金額が書かれているものもあります。形が違っても、電子で受け取ったことに変わりありません。

以前は、これらを印刷して保管していました。紙のほうが、扱いやすかったためです。しかし、その運用は認められなくなりました。2024年1月から、扱いが変わっています。電子で受け取ったものは、電子のまま残します。

この変更は、経理だけの話ではありません。書類を受け取るのは、現場の担当者です。広告の画面から落とすのは、運用の担当者です。そこで正しく扱わなければ、後から復元できません。現場が、仕組みを知っている必要があります。

この記事では、その仕組みを扱います。何が対象で、どう保存すればよいか。そして、費用をかけずに済ませる方法です。税務の細かい論点には、立ち入りません。現場が押さえるべき範囲に、絞ります。

2024年1月に、何が変わったのか

変更の中身を、はっきりさせます。変わったのは、保存の方法です。2024年1月1日から、データのまま保存することが義務になりました。それ以前は、印刷して紙で保存することが認められていました。この選択肢が、なくなりました。順に、確かめます。

以前の運用は、単純でした。電子で届いた請求書を、印刷します。それを、紙の書類と一緒に綴じます。元のデータは、消しても構いませんでした。紙が、正式な保存物として扱われていたためです。

現在は、この形が認められません。元のデータが、保存の対象です。印刷した紙は、参考の資料という位置づけになります。紙だけを残して、データを消すのは違反です。この点が、最も大きな変更です。

印刷そのものが、禁止されたわけではありません。紙で持っていても、構いません。確認や、回覧のために便利な場合もあります。ただし、それに加えてデータも残します。紙とデータの、両方を持つ形になります。

この変更は、すべての事業者が対象です。規模による例外は、ありません。小規模な会社も、同じ義務を負います。ただし、後で扱う猶予の措置があります。その中身も、正確に知っておく必要があります。

対象になるのは、電子で行った取引の記録

次に、対象の範囲です。すべての書類が対象になるわけではありません。対象は、電子で行った取引の記録です。紙で受け取ったものは、これに当たりません。この区別が、出発点になります。順に、確かめます。

紙で届いた請求書は、対象外です。従来どおり、紙で保存できます。読み取って電子化する制度も、別にあります。ただし、それは選択できる制度です。紙のまま保存しても、問題ありません。

電子で受け取ったものが、対象です。メールに添付された書類。画面から自分で落としてきた明細も含まれます。取引の場を通じてやり取りした書類も、同じです。受け取り方ではなく、電子であるかどうかで決まります。

送った側も、対象になります。自社が電子で送った請求書や見積書です。受け取る側だけの話では、ありません。送った控えも、データで保存します。この点も、あわせて押さえます。

メールの本文に、金額が書かれている場合もあります。添付がなく、本文だけで完結している形です。この場合は、そのメール自体が記録になります。本文を残す必要があります。見落としやすい形なので、注意します。

この分野で、対象になる書類の例

具体例を、挙げます。マーケの現場で、日常的に出てくるものです。思った以上に、多くが対象になります。順に、確かめていきます。自社の支払いと、照らし合わせてください。抜けが見つかるはずです。

最初に、広告の費用の明細です。運用の画面から、月ごとに落とす形が一般的です。自分で落としてくるため、経理を経由しません。そのため、最も抜けやすい書類です。担当者が、そのまま消してしまう例もあります。

次に、道具の利用料の領収書です。解析の道具、配信の道具、生成の道具です。毎月、自動で決済されるものが多い。領収書は、メールで届くか、画面に置かれています。こちらも、経理が把握していないことがあります。

外注の費用も、対象です。記事の制作、資料の作成、撮影の費用です。請求書がメールで届く形が、標準になっています。個人に依頼した場合も、同じです。受け取った形が電子なら、対象になります。

催しの費用も、忘れがちです。会場の費用、配信の道具の費用です。そして、交通費や宿泊費の領収書もあります。画面から落とす形が、増えています。立替の精算に紛れて、消えやすい書類です。

書類	届き方	抜けやすさ	誰が受け取るか
広告の費用の明細	画面から落とす	高い	運用の担当者
道具の利用料の領収書	メールか画面	高い	利用の担当者
外注の請求書	メールに添付	中程度	発注の担当者
交通と宿泊の領収書	画面から落とす	高い	本人
自社が送った請求書	メールで送信	中程度	経理

印刷して保管する運用は、もう通らない

従来の運用が、なぜ通らないか。理由を、押さえておきます。紙は、内容を確かめる手段にならないためです。印刷の過程で、内容を変えることができます。元のデータと同じである保証が、ありません。この点が、変更の理由とされています。

元のデータには、改ざんを見つける手がかりがあります。保存の日時、更新の記録などです。紙にすると、これらが失われます。そのため、元のまま残すことが求められます。理屈としては、明快です。

実務では、この変更が現場に影響します。従来は、印刷して回覧していました。その紙が、承認の記録も兼ねていました。電子で保存すると、この流れが変わります。承認の記録を、別に残す必要が出ます。

そして、保存の場所も決める必要があります。各自の端末に置いたままでは、管理できません。担当者が退職すれば、そのまま失われます。共有の場所に、集める仕組みが要ります。この設計が、実務上の課題になります。

つまり、単に消さなければよい話ではありません。決められた条件で、探せる状態にします。その条件が、次の項の内容です。条件を満たしていなければ、保存とは認められません。順に、見ていきます。

求められる条件は、大きく2つ

保存に求められる条件は、2つに整理できます。1つが、改ざんを防ぐ措置です。もう1つが、探せる状態にすることです。この2つを、両方満たす必要があります。片方だけでは、足りません。順に、中身を見ていきます。

改ざんを防ぐ措置とは、後から書き換えられない状態です。受け取ったデータを、そのまま保つ仕組みです。あるいは、書き換えた記録が残る仕組みです。どちらでも、条件は満たされます。方法は、複数から選べます。

探せる状態とは、条件で絞り込めることです。膨大なデータの中から、目的のものを見つけられる。税務の調査で、その場で出せる必要があります。探すのに何日もかかる状態では、認められません。そのため、検索の条件が定められています。

この2つは、独立した条件です。探せても、書き換えられる状態では足りません。書き換えられなくても、探せなければ足りません。両方を、同時に満たします。順に、具体的な方法を見ます。

なお、この2つを満たせない場合の措置もあります。後の項で扱う、猶予の措置です。ただし、これは条件付きの例外です。原則は、2つを満たすことです。まず、原則の側から理解します。

改ざんの防止は、4つの方法から選ぶ

改ざんを防ぐ方法は、4つあります。どれか1つを選べば、条件を満たします。費用も手間も、方法によって大きく違います。自社に合うものを、選びます。順に、内容を見ていきます。最初は、時刻の証明を付ける方法です。

1つ目が、時刻を証明する印を付ける方法です。その時点で存在したことを、証明する仕組みです。外部の事業者が、提供しています。確実ですが、費用がかかります。件数が多い会社では、負担になります。

2つ目が、訂正や削除の記録が残る仕組みを使う方法です。誰がいつ変更したかが、記録される仕組みです。会計の道具に、備わっていることが多い。すでに使っている道具があれば、この方法が早い。確かめる価値があります。

3つ目が、訂正や削除ができない仕組みを使う方法です。一度保存したら、変更できない場所に置きます。専用の仕組みが、提供されています。こちらも、道具の費用がかかります。件数と、費用を比べて判断します。

4つ目が、規程を定めて運用する方法です。この方法だけは、道具の費用がかかりません。社内の決まりを作り、それに従って運用します。小さな組織では、現実的な選択肢になります。次の項で、詳しく扱います。

規程を定める方法が、費用をかけずに済む

4つ目の方法を、詳しく見ます。費用をかけずに条件を満たせるためです。社内の決まりを、書面で定めます。そして、そのとおりに運用します。作る書面は、数枚で足ります。順に、書く内容を挙げます。

最初に、対象になる書類の範囲です。どの取引の記録を、この決まりで扱うか。請求書、領収書、見積書、注文の書類などです。自社で発生するものを、列挙します。抜けがあると、その書類は対象外になります。

次に、保存の場所と方法です。どこに保存するかを、具体的に書きます。共有の場所の、特定の場所まで指定します。そして、ファイル名の付け方も定めます。この点は、検索の条件にも関わります。

そして、訂正や削除の手続きです。この部分が、規程の中核になります。原則として、訂正や削除は行わない。やむを得ない場合は、承認を得て記録を残す。この流れを、具体的に書きます。

記録の様式も、決めておきます。いつ、誰が、何を、なぜ訂正したか。この4項目を残す様式を、1枚作ります。そして、その記録も一緒に保存します。ここまで整えば、条件は満たされます。

検索の条件は、3つの項目

もう1つの条件が、探せる状態です。こちらは、条件がはっきり定められています。3つの項目で、探せるようにします。取引の年月日、取引の金額、取引の相手です。この3つで絞り込めれば、条件を満たします。順に、確かめます。

以前は、もっと多くの項目が求められていました。現在は、3つに緩和されています。この3つなら、実務でも対応できます。特別な道具がなくても、工夫で満たせます。次の項で、その方法を扱います。

組み合わせて絞り込める必要も、あります。日付の範囲と、相手を同時に指定する形です。2つ以上の条件を、掛け合わせられること。この点も、条件に含まれています。1つずつしか探せない状態では、足りません。

ただし、例外があります。調査の際に、データをそのまま提出できる場合です。その場合、組み合わせの条件は不要になります。小規模な事業者向けの緩和も、定められています。自社が該当するかは、確かめておきます。

実務では、日付と相手で探せれば十分なことが多い。金額での検索は、あまり使いません。しかし、条件として定められている以上、満たします。満たし方は、次の項のとおりです。難しいことは、ありません。

ファイル名の付け方で、条件を満たす

道具を導入せずに、検索の条件を満たす方法があります。ファイルの名前に、3つの項目を入れる形です。そして、一覧の表を別に作ります。この2つで、条件は満たされます。費用は、かかりません。順に、具体的に見ます。

ファイル名の型を、決めます。日付、相手の名前、金額の順に並べます。区切りの記号も、統一します。この型を、規程に書いておきます。各自が好きに付けると、探せなくなります。

日付は、8桁の数字で書きます。年、月、日を、この順に並べます。この形なら、名前の順に並べると日付順になります。月と日は、1桁でも0を付けて2桁にします。揃えないと、順序が崩れます。

相手の名前は、短く決めた呼び方を使います。会社の正式な名前は、長すぎるためです。略した呼び方の一覧を、別に作っておきます。同じ相手を、毎回同じ呼び方で書きます。揺れがあると、検索から漏れます。

そのうえで、一覧の表を作ります。日付、相手、金額、ファイル名を並べた表です。表計算の道具で、十分です。この表があれば、組み合わせての絞り込みもできます。月に一度、まとめて記入する形で回ります。

• 印刷した紙だけを残し、データを消す：元の記録が失われ、保存とは認められない
• 各自の端末に置いたままにする：担当者の異動や退職で、記録ごと失われる
• ファイル名を、各自の好きな形で付ける：探せなくなり、検索の条件を満たさない
• 広告の画面から落とすのを、月末に忘れる：明細の保管期間が過ぎ、取得できなくなる
• 猶予の措置に頼り、何も準備しない：計画がないことが、判断に影響しうる
• 自社が送った請求書の控えを残さない：受け取る側だけでなく、送る側も対象になる

猶予の措置は、何を認めるものか

次に、猶予の措置です。この内容は、誤解されやすい部分です。義務がなくなる制度では、ありません。保存の義務は、そのまま残ります。緩和されるのは、条件のほうです。順に、正確に確かめます。

認められる場合の条件は、2つあります。1つは、条件どおりに保存できない相当の理由があることです。この理由を、所轄の税務署長が認める必要があります。もう1つは、調査の際に応じられることです。データの提示と、出力した書面の提示の両方です。

この2つを満たせば、条件を満たさなくても保存が認められます。改ざんの防止も、検索の条件も、問われません。ただし、データそのものは残す必要があります。捨ててよい、という制度ではありません。この点が、最も誤解されています。

事前の申請は、不要です。届け出をしなくても、適用されます。相当の理由が認められるかは、後から判断されます。この点が、使いやすさと同時に不安定さでもあります。認められない可能性が、残るためです。

相当の理由の例も、示されています。資金の面で、仕組みを整えられない場合。人手が足りず、対応できない場合です。自社が該当するかは、状況によります。そして、その状況は変わりうるものです。

猶予に頼り続けることの危険

猶予の措置があるなら、当面それでよいか。この考え方には、危険があります。理由を、3つ挙げます。いずれも、実務に関わる話です。順に、確かめます。判断の材料にしてください。

1つ目が、認められる保証がないことです。相当の理由があるかは、後から判断されます。自分で該当すると考えていても、そうならない場合があります。そのとき、遡って対応することはできません。この不確実さが、残ります。

2つ目が、判断の材料に計画が含まれる点です。移行の計画があるか、進んでいるか。何も準備していない状態は、不利に働きます。計画を作り、少しずつ進めている状態が望ましい。この点は、押さえておく価値があります。

3つ目が、実務上の不便です。条件を満たさない保存は、自社が探すときも困ります。決まりのためではなく、業務のために整えます。過去の支払いを調べる場面は、頻繁にあります。そのとき、整っていれば助かります。

そして、2026年の時点で終期は示されていません。いつまで続くかが、決まっていない状態です。終わると告げられてから対応するのでは、間に合いません。先に整えておくほうが、結局は楽になります。費用をかけない方法も、あるためです。

担当者が変わっても回る仕組みにする

最後に、運用の話をします。仕組みを作っても、続かなければ意味がありません。特に、担当者の交代で崩れやすい。広告の画面に入れるのは、担当者だけです。その人がいなくなれば、書類が取れません。対策を、手順にします。

この5工程は、月に30分程度で回ります。最初の一覧を作るときだけ、時間がかかります。一度作れば、以降は追加と更新だけです。そして、経理との行き違いも減ります。現場が整えておくと、月末の手戻りがなくなります。

• 猶予の措置は、義務をなくす制度ではない。データそのものは残す必要がある
• 紙で受け取ったものは対象外。電子で受け取ったかどうかで区別する
• 広告の明細は、画面での保管の期間が限られている場合がある。早めに落とす

紙と電子が混ざる時期を、どう整理するか

実務で厄介なのが、混在する状態です。同じ取引先から、月によって形式が変わる。紙の請求書と、電子の請求書が混ざります。そして、扱いが別々になります。この状態を、どう整理するか。順に、考えます。

原則は、受け取った形で分けることです。紙は紙で、電子は電子で保存します。無理に、どちらかに揃える必要はありません。揃えようとして、元のデータを消すのが最も危険です。受け取った形を、そのまま残します。

困るのは、探すときです。同じ相手の書類が、2か所に分かれます。どちらにあるかを、その都度探すことになります。この不便を減らす方法が、一覧の表です。紙も電子も、同じ表に記入します。

表には、保管の場所を書く欄を作ります。紙なら綴じている冊子の名前、電子なら置き場所です。この1欄があるだけで、探す時間が大きく減ります。そして、抜けにも気づきやすくなります。毎月の記入で、確認も兼ねられます。

取引先に、形式を揃えてもらう方法もあります。今後は電子で送ってほしい、と伝える形です。多くの取引先は、応じてくれます。郵送の手間が、先方でも減るためです。1件ずつ、切り替えていきます。

よくある質問

メールの本文に金額が書かれている場合は、どうしますか

そのメール自体が、取引の記録になります。本文を残す必要があります。方法は2つあります。1つは、メールを別の形式で書き出して保存することです。もう1つは、そのメールを削除しない運用にすることです。いずれにしても、探せる状態にしておく必要があります。経理と、扱いを相談してください。

画面で確認するだけで、書類を落とさない場合は

落として保存してください。画面で見られる状態は、保存には当たりません。提供する側の都合で、表示されなくなる可能性があるためです。特に、広告の明細は保管の期間が限られていることがあります。毎月、期日を決めて落とす運用にしてください。

立替で支払った経費の領収書も、対象ですか

電子で受け取ったものは、対象です。交通機関や宿泊の予約で、画面から落とす形が増えています。この場合、本人が保存して提出する必要があります。印刷して提出するだけでは足りません。精算の手順に、データの提出を組み込んでください。

まとめ

電子で受け取った取引の書類は、データのまま保存します。2024年1月から、印刷して紙だけを残す運用は認められません。対象は、広告の明細、道具の利用料、外注の請求書などです。自社が電子で送った控えも、含まれます。まず、自社で発生する書類を一覧にしてください。

求められるのは、改ざんの防止と、3つの項目での検索です。改ざんの防止は、規程を定める方法なら費用がかかりません。検索は、ファイル名の型を決め、一覧の表を作れば満たせます。猶予の措置はありますが、義務がなくなる制度ではありません。移行の計画があるかどうかも、判断に関わります。

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