公共案件はマーケで取れるのか？｜入札前にできる準備

「入札は価格で決まると聞いていて、検討の対象から外している」「公告を見つけてから動いているが、いつも間に合わない」——公共の調達を検討し始めた会社に共通する反応です。公共の案件は、すべてが価格の低さだけで決まる仕組みではありません。提案の中身で選ばれる方式があり、公告が出る前に準備の差がついています。この記事では、調達の方式の違いと、事前にできる準備を整理します。

価格だけで決まるという思い込み

公共の案件と聞いて多くの人が思い浮かべるのは、封をした札を出して最低の金額が落札する方式です。この形は確かに存在します。

しかし、それがすべてではありません。調達の方式は複数あり、それぞれ選ばれ方が違います。

提案の内容を評価して選ぶ方式では、価格は判断材料の一部にすぎません。

業務の企画、調査、広報、システムの開発といった領域では、この方式が多く使われます。

成果物の質が金額だけで測れないためです。

この領域なら、中小規模の会社でも十分に戦えます。むしろ小回りの利く体制が評価されることもあります。

実際、中小企業や個人の事業者でも受注できる余地が広がってきているとされています。

にもかかわらず、最初から検討の対象から外している会社が多いのが現状です。

競合が少ない領域があるということは、機会があるということでもあります。

まず、方式の違いを押さえるところから始めます。

マーケティングの出番はどこにあるか

公共の案件は営業の仕事だと考えられがちです。しかし、マーケティングが効く場面があります。

1つは、自社が候補として認知されることです。招かれる方式では、知られていなければ声がかかりません。

担当の職員が情報を集める段階で、自社の情報が見つかるかどうかが効いてきます。

2つ目は、実績や専門性を示す材料を用意しておくことです。提案の場で使う材料になります。

3つ目は、過去の案件の情報を集めて傾向を読むことです。これは調査の仕事です。

いずれも、公告が出てから始めるには遅い準備になります。

営業が動く前の段階に、マーケティングの仕事があるということです。

4つの調達の方式

公共の調達には、大きく4つの方式があります。それぞれの性格を整理します。

方式	選ばれ方	自社が狙える条件
一般競争入札	公告して広く募り、条件を満たす最低価格が落札	価格で競える体制がある
指名競争入札	招かれた企業だけが参加して競う	発注側に認知されている
随意契約	特定の企業と直接契約する	他にできる会社がない専門性がある
提案の評価	提出された提案の内容を評価して選ぶ	企画や成果物の質で差を出せる

中小規模の会社が狙いやすいのは、下の2つです。

提案の評価による方式は、企画力や専門性がそのまま評価されます。

金額の比重が3割から4割程度に設定されている案件もあります。

残りは、提案の内容、体制、実績で評価されます。

この配分なら、価格で最安でなくても選ばれる可能性があります。

提案の質で差を付けられる領域が、確かに存在するということです。

一方、一般競争入札は価格の勝負になりがちです。規模の大きい会社が有利になります。

最初に狙うなら、提案の評価による方式から入るのが現実的です。

方式は公告で分かる

どの方式で調達するかは、公告の書類に明記されています。

提案の評価による方式なら、評価の項目と配点も示されます。

この配点表を見れば、価格がどれだけ重視されるかが分かります。

価格の比重が5割を超える案件は、規模の大きい会社が有利になります。

3割程度なら、提案の中身で逆転できる余地があります。

配点表を先に見て、応札するかを判断します。

参加の資格を先に取る

公共の案件に参加するには、事前に資格の登録が必要です。ここを済ませていないと、公告を見つけても応札できません。

国の機関については、1回の申請で全国の機関に有効になる資格があります。

本店の所在地で申請すれば、各省庁に個別に申請する必要がありません。

申請すると審査があり、結果に応じて等級が付きます。等級はAからDまでの4段階です。

等級によって、参加できる案件の金額の範囲が決まります。

創業して間もない会社や規模の小さい会社は、下位の等級になります。

下位の等級でも参加できる案件は存在します。金額の小さい案件から実績を積む形になります。

審査を経ると、有資格者の名簿に登録されます。

地方自治体は、それぞれ別に登録が必要な場合があります。狙う自治体があれば、個別に確認します。

この登録は、公告を見つけてからでは間に合わない準備です。

申請にかかる手間

申請の手続きは、書類を揃えて提出する作業です。専門的な知識は必要ありません。

必要になるのは、登記の証明、納税の証明、財務の書類などです。

審査には数週間かかることがあります。年度の初めは混み合う傾向があります。

資格の有効期間があるため、更新の時期も管理する必要があります。

有効期間が切れていると、応札できません。

更新の時期を予定に入れておくのが、実務上の要点になります。

等級が上がる条件

等級は、財務の状況や過去の実績によって決まります。

売上や自己資本が増えると、上位の等級に上がることがあります。

上位になれば、参加できる案件の金額の範囲が広がります。

逆に、下位の等級のままだと大型の案件には参加できません。

更新の申請のときに、最新の財務の書類で審査を受けます。

等級の変化を把握しておくと、狙える案件の範囲が分かります。

公告が出てからでは遅い

公共の案件には、公告から提出までの期間が定められています。

提案の評価による方式でも、2週間から1か月程度が一般的です。

この期間で、要件を読み込み、提案を作り、社内の承認を得る必要があります。

初めて挑む会社にとって、この期間は圧倒的に短いものです。

要件の書類は数十ページに及ぶことがあります。読み解くだけで数日かかります。

そのため、公告を見つけてから動き始める形では間に合いません。

事前の準備として必要なのは3つです。資格の登録、実績を示す材料、提案の雛形です。

雛形があれば、案件ごとに差し替える部分だけを書けば済みます。

会社の概要、体制、過去の実績、品質の管理の方法。これらは案件が変わっても共通です。

これを先に作っておくだけで、対応できる案件の数が変わります。

社内の承認を先に段取る

提案の作成に加えて、社内の承認にも時間がかかります。

金額や条件の判断が必要になるため、決裁の工程が入ります。

公告から提出までの短い期間で、この工程を回す必要があります。

誰が何を承認するかを、案件が出る前に決めておきます。

金額の上限を決めておけば、その範囲内は担当者の判断で進められます。

この段取りがないと、提出の期限に間に合いません。

過去の案件から傾向を読む

公共の調達には、過去の情報が公開されているという特徴があります。

どの機関が、いくらで、どの会社に発注したか。多くの場合、結果が公表されます。

この情報は、民間の商談では手に入らない類のものです。

競合の実績と価格の水準を、公開情報から知ることができます。

読み取れることは複数あります。まず、その分野の案件がどのくらいの頻度で出るかです。

毎年同じ時期に出る案件があれば、翌年に向けて準備できます。

次に、落札した金額の水準です。予算の規模の感覚がつかめます。

さらに、どの会社が受注しているかも分かります。競合が固定されているかどうかが見えます。

この調査は、マーケティングの担当者が担える仕事です。

過去3年分を調べれば、狙うべき案件の輪郭が見えてきます。

予定の情報も公開される

案件の結果だけでなく、調達の予定も公表される場合があります。

年度の初めに、その年度に予定している調達の一覧が出ることがあります。

この情報が手に入れば、数か月前から準備できます。

公告を待つのではなく、予定の段階で動き出せます。

狙う機関のサイトを、年度の初めに確認する習慣を持ちます。

この一手間が、準備の期間を数か月伸ばします。

情報を集める場所

案件の情報は、各機関が公告として出しています。

国の機関の情報をまとめて見られる仕組みもあります。地方自治体は、それぞれのサイトに掲載されます。

すべてを追うのは現実的ではないため、範囲を絞ります。

自社の商圏と、扱える業務の分野で絞り込みます。

有料で情報を集約する仕組みもあります。件数が多い場合は、費用を払う価値があります。

まずは無料の範囲で、狙う分野の案件が実際に出ているかを確かめます。

認知されていないと招かれない

招かれた企業だけが参加する方式では、認知が前提になります。

知られていなければ、そもそも声がかかりません。

では、どうすれば知られるのか。ここにマーケティングの役割があります。

担当の職員も、発注の前に情報を集めます。何ができる会社があるかを調べます。

その調査で自社が見つかるかどうかが、招かれるかどうかを左右します。

調べ方は、民間の担当者と大きく変わりません。検索して、サイトを見て、実績を確認します。

そのため、自社のサイトに公共の分野での実績や対応の範囲を書いておくことが効いてきます。

「公共機関向けの実績」という項目を作るだけでも、見つかりやすさが変わります。

また、業界の団体や展示会で顔を出しておくことも有効です。

公共の分野向けの催しもあります。そこで名前を知ってもらう機会が作れます。

この積み上げが、招かれる確率を上げていきます。

事前の相談は可能か

公告の前に、担当の職員と話せる場合があります。

課題や要望を聞く機会が設けられることがあるためです。

この場に参加できれば、要件が固まる前に自社の知見を伝えられます。

ただし、公平性の観点から制約があります。範囲を確認して臨みます。

公告後は、質問の受付の期間に文書で問い合わせる形になります。

この質問と回答は、全参加者に共有されるのが通例です。

質問すること自体が、他社にも情報を与える点は意識しておきます。

提案で評価される点

提案の評価による方式では、何が見られるのでしょうか。

配点は案件ごとに公表されます。まずこれを読むのが最初の作業です。

一般的には、業務の理解、実施の方法、体制、実績、価格といった項目に分かれます。

配点の大きい項目に、資源を集中させます。

業務の理解に配点が大きい案件では、要件を正確に読み解いた記述が求められます。

求められていないことを提案しても、加点にはなりません。

体制の項目では、誰が担当するかを具体的に示します。

担当者の経歴や資格が問われることもあります。

実績の項目では、類似の案件の経験が見られます。ここが中小企業にとっての壁になりがちです。

しかし、民間での類似の実績が認められる場合もあります。要件を確認する価値があります。

実績が足りない場合は、他社と組む選択もあります。

提案書の作り方

提案書は、配点表の項目の順番に沿って作ります。

独自の構成にすると、評価する側が該当する記述を探すことになります。

探させる時点で、点を落とす可能性が生まれます。

項目ごとに見出しを付け、どこに何を書いたかを明示します。

分量の上限が定められている場合は、必ず守ります。超過は失格の理由になります。

形式の要件を外すと、内容を見てもらえないまま終わります。

準備の手順

公共の案件に取り組む場合の順番を整理します。

この5工程は、公告が出る前に済ませておく内容です。

特に3番目と4番目は、着手が遅れると1年を無駄にします。

年度の初めに着手すれば、その年度の案件に間に合う可能性があります。

1件目をどう取るか

実績がない状態で、最初の1件を取るのが最も難しい部分です。

有効なのが、金額の小さい案件から狙うことです。

競合が少なく、実績の要件も緩い傾向があります。

金額が小さくても、公共の実績として次の案件で使えます。

この最初の1件が、その後の道を開きます。

もう1つの方法が、他社の下請けとして参加することです。

元請けの会社と組み、業務の一部を担います。

この形でも、業務の経験は積めます。ただし実績として示せるかは、契約の内容によります。

実績として使えるかを、契約の段階で確認しておきます。

3つ目に、民間での類似の実績を整理しておく方法があります。

公共の実績がなくても、業務の内容が近ければ評価される場合があります。

価格の付け方

価格の設定は、慎重に判断する必要があります。

取りたいからと極端に安くすると、赤字の案件になります。

公共の案件は、途中で条件を変えるのが難しい性質があります。

見積もりの段階で、想定外の作業も見込んでおきます。

報告の書類や、検査への対応に工数がかかることがあります。

民間の案件と同じ見積もりでは、赤字になる場合があります。

民間の案件との違い

公共の案件には、民間とは違う進め方があります。事前に理解しておくと戸惑いません。

まず、要件が文書で厳密に定められています。口頭での変更は原則できません。

要件に書かれていない作業は、追加の契約が必要になります。

次に、報告と検査の工程があります。成果物を提出し、検査を経て支払いになります。

この工程に工数がかかることを、見積もりに含めます。

支払いの時期も、民間より遅い場合があります。年度末の一括払いになることもあります。

資金の余裕がない状態で大きな案件を取ると、資金繰りが厳しくなります。

一方で、支払いが確実であるという利点もあります。回収の不安はほぼありません。

また、一度実績を作れば継続的な取引になりやすい面もあります。

毎年出る案件を押さえれば、安定した収入源になります。

やりがちな失敗

公共の案件に取り組むときの失敗をまとめます。

• 公告を見つけてから資格の登録を始める：審査に数週間かかり、その案件には間に合わない
• 要件を読み込まずに提案を書く：求められていないことを提案し、配点の大きい項目で点を落とす
• 民間と同じ見積もりで応札する：報告と検査の工数が抜け、赤字の案件になる
• いきなり大型の案件を狙う：実績の要件を満たせず、応札もできない
• 資格の更新を管理しない：有効期間が切れて、応札できない状態になる

2つ目が、初めて挑む会社で最も多い失敗です。

自社の強みを伝えたい気持ちが先に立ち、要件から外れた提案になります。

公共の提案では、要件への的確な回答が最優先です。

配点表に沿って、項目ごとに答える形で組み立てます。

運用の決めごと

継続的に取り組むための決めごとを整理します。

• 資格の有効期間を予定表に登録し、更新の時期を管理する
• 狙う分野の公告を、週に一度まとめて確認する
• 過去の落札の情報を記録し、年ごとの傾向を残す
• 提案の雛形は、案件を経るたびに更新する
• 見積もりには、報告と検査の工数を必ず含める

この5つを回せば、案件への対応が仕組みとして定着します。

特に4番目が効きます。1件ごとに雛形が良くなっていきます。

3件目、4件目になると、対応にかかる時間が大きく減ります。

落選した案件も記録する

落選した案件も、記録として残す価値があります。

多くの場合、評価の結果を開示してもらえる仕組みがあります。

どの項目で点が足りなかったかが分かれば、次に活かせます。

開示を求める手続きを、落選のたびに行う運用にします。

この積み重ねが、提案の質を年単位で押し上げます。

民間の商談では得られない、貴重な振り返りの材料になります。

実務での目安

取り組みを判断するための目安を示します。

• 最初は提案の評価による方式から狙う。価格勝負の方式は後回しにする
• 1件目は金額の小さい案件を選ぶ。実績を作ることを優先する
• 資格の登録は年度の初めに済ませる。審査に数週間かかる
• 狙う分野は1つに絞る。複数を追うと準備が薄くなる
• 過去3年の落札の情報を調べてから、狙う案件を決める

この範囲で始めれば、無理なく着手できます。

公共の案件は、準備に時間がかかる代わりに競合が少ない領域です。

民間の商談で価格の競争が厳しくなっている会社にとって、別の選択肢になり得ます。

最初の1年でやること

初年度は、受注できなくても構いません。

資格を登録し、過去の情報を調べ、雛形を作る。ここまでで十分な進捗です。

1件でも応札できれば、要件の読み方や提出の流れが分かります。

2年目からが、実際に受注を狙う年になります。

この時間軸で計画すると、社内の期待も現実的に設定できます。

初年度に受注を求めると、無理な価格で応札することになります。

よくある質問

小さな会社でも参加できますか

参加できます。資格の等級によって金額の範囲は決まりますが、下位の等級で参加できる案件も存在します。中小企業や個人の事業者の受注を促す枠組みもあります。まず金額の小さい案件から実績を作る形が現実的です。

実績がまったくない場合はどうしますか

民間での類似の実績が認められる場合があります。要件の書類で確認してください。他社の下請けとして経験を積む方法もあります。ただし実績として示せるかは契約の内容によるため、事前に確認が必要です。

資格の登録に費用はかかりますか

国の機関向けの資格については、申請そのものに手数料はかからないのが通例です。ただし、必要な証明書の取得に費用がかかります。地方自治体は個別に条件が異なるため、狙う自治体に確認してください。

公告はどこで探せばよいですか

国の機関の情報をまとめて見られる仕組みがあります。地方自治体は、それぞれのサイトに掲載されます。件数が多く追いきれない場合は、有料で情報を集約する仕組みを使う選択もあります。まず無料の範囲で確認してください。

マーケティングの担当は何をすればよいですか

3つあります。過去の案件の情報を調べて傾向を読むこと、サイトに公共向けの実績を載せること、提案の雛形を整えることです。いずれも公告が出る前の準備で、営業だけでは手が回らない部分になります。

まとめ

公共の案件は、価格だけで決まるわけではありません。提案の内容で選ばれる方式があります。

この方式なら、中小規模の会社でも企画力や専門性で戦えます。

ただし、公告を見つけてから動くのでは間に合いません。

資格の登録、提案の雛形、サイトへの実績の掲載。この3つを先に済ませます。

そして、過去3年の落札の情報を調べて狙う案件を決めます。

準備に時間がかかる領域だからこそ、検討している競合が少ないという機会があります。

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