ウェビナーは何曜日の何時が良い？｜参加率で決める日程

申込は80件集まったのに、当日つないだのは35人だった。ウェビナーを何度か実施した担当者なら、この落差を見たことがあるはずです。複数の解説が引用している調査では、ウェビナーの参加率——申込者のうち当日実際に参加した人の割合——は全業種平均で約46%とされています（2024年時点のデータとして紹介されているもの）。対面のセミナーは70〜80%とされますから、オンラインは申込の半分近くが来ない前提で組む必要があります。そして参加率を左右する要素のうち、開催してからは手を入れられないものが1つあります。日程です。何曜日の何時に、何分でやるか。ここを決めた時点で参加率の上限はおおむね決まり、当日の進行やリマインドで挽回できる幅は、その枠の中に収まります。本記事では、曜日と時間帯の選び方、外すべき時期、告知から開催までの逆算、所要時間の設計、競合イベントの確認、そして生成AIを使った候補日の比較まで、1本のウェビナーの日程が決まるまでを順に追います。

申込80件で当日35人という落差

まず数字を確認します。ウェビナーの参加率は全業種平均で約46%とされ、この数値は業種によって大きく振れます。紹介されている内訳では、広告業が33%で最も低く、教育が48%、製薬が63%で最も高い。同じ形式のイベントでも、参加率に2倍近い開きが出ています。

もう1つの変数が有料か無料かです。無料のイベントは約50%、有料は約70%とされています。お金を払った予定は優先度が上がるという、身も蓋もない話です。BtoBの無料ウェビナーは、この最も参加率が低い区分に入ります。

この数字をどう受け取るかで、企画の組み方が変わります。参加率46%を「低い」と見て改善対象にするか、「そういうもの」として目標参加者数の2倍を申込目標に置くか。後者のほうが計画は破綻しません。当日40人に話したいなら、申込は80〜90件を目標にする。この逆算がないまま告知を始めると、開催の3日前に集客の追い込みをかけることになります。

そして参加率に効く要素のうち、告知の文面やリマインドの回数は後から手を入れられます。しかし日程は違います。公開して申込を受け付けた時点で、曜日と時刻は動かせません。だからこそ、決める前に考える価値があります。

曜日は火・水・木に置く

曜日の選び方は、複数の解説でほぼ一致しています。月曜日と金曜日を避け、火曜から木曜に置くという形です。理由も共通しています。

月曜日は週初めの業務が集中し、朝礼や定例ミーティングで午前が埋まりやすい。金曜日は週内の締め切りが集中し、夕方以降は会食や私的な予定と競合します。この2日は、申込は取れても当日の参加率が落ちやすい枠です。

火曜から木曜が選ばれるのは、消極的な理由からです。週初めの立ち上がりが済み、週末の駆け込みも始まっていない。つまり予定が入りにくい日ではなく、予定を動かしやすい日が火〜木です。ウェビナーは参加者にとって「行かなくても支障がない予定」なので、他の用事に押し出されにくい枠を選ぶ意味があります。

なお、この火〜木という基本は、一般的なオフィスワーカーを対象にした場合の話です。ターゲットの働き方が違えば、そのまま当てはまりません。後述する業種の話と合わせて判断してください。

時間帯は役職で変わる

曜日より判断が難しいのが時間帯です。BtoBのウェビナーでは、午前10時から11時あたりが最も参加しやすいというデータが示されています。一般企業では火曜から木曜の10:00〜12:00、または14:00〜16:00が好まれるという整理もあります。

ただし、これを一段細かくすると、役職によって最適な枠が違うことが分かります。ある解説は、役職ごとの第一候補と避けたい枠を次のように整理しています。

対象	第一候補	避けたい枠	見るべき指標
経営者・役員	火〜木の朝、または夕方の短時間	月曜の朝、金曜の夕方	参加後の相談予約
管理職	火〜木の11時台、14時台	定例会議が多い午前早め	参加率、アンケート回答
現場担当	昼前後、業務後の短時間	月末月初、長時間の枠	申込率、参加率

この表で注目したいのは、経営層だけ「朝」と「夕方の短時間」に寄っている点です。日中は商談と会議で埋まっており、動かせるのは始業前後と終業間際しかない。逆に管理職は11時台と14時台、つまり午前の会議が終わった後と、昼休み明けの立ち上がりが狙い目になります。

現場担当が「業務後の短時間」を含むのは、日中に席を離れられない職種があるからです。誰に来てほしいかを1段具体的にするだけで、候補の時刻は絞れます。役職を決めずに時間帯を決めるのは、順序が逆です。

業種が変われば良い曜日は逆転する

一般論をそのまま適用すると外れるケースがあります。分かりやすい例として挙げられているのが、美容師を対象にしたセミナーです。

美容業では土日が最も忙しい曜日です。したがって「土日の午前が集客しやすい」という一般的なデータは、この対象にはまったく当てはまりません。むしろ火曜や水曜の定休日に合わせるほうが参加率は上がります。一般論と正反対の結論になる例です。

同じ構造の業種は他にもあります。小売や飲食は週末が繁忙、経理や財務は月初と月末が繁忙、医療機関は午前の診療時間が動かせない。相手の繁忙が、こちらのカレンダーと一致しているとは限りません。

確認の方法は単純です。既存顧客の担当者に、いつなら参加しやすいかを直接聞く。あるいは過去のウェビナーの参加率を曜日別・時刻別に並べてみる。自社の過去データが3回分あれば、一般論より信頼できる——1回ごとにテーマが違うので厳密な比較にはなりませんが、明らかに参加率が低い枠は見えてきます。

月末月初・決算期・連休前後を外す

曜日と時刻が良くても、時期が悪ければ参加率は落ちます。避けるべき時期として挙げられているのは次のとおりです。

• 月末と月初（締め処理・請求業務が集中する）
• 決算期と年度末（数字の追い込みで社外の予定が入らない）
• 連休の前後（前は駆け込み業務、後は積み残しの処理）
• 展示会シーズン（出展側も来場側も動けない）
• 同じ業界の主要イベントと重なる日
• 夏季休暇・年末年始の前後1週間

この中で見落とされやすいのが展示会シーズンです。出展する企業は準備と当日対応で数週間拘束され、来場する側も移動と商談で予定が埋まります。業界の主要展示会の会期は、開催の半年前には公表されています。候補日を出す前に確認しておく価値があります。

月末月初については、業種や職種で幅があります。経理・財務に近い職種は月初の数日が動けず、営業職は月末の数日が動けない。誰に来てほしいかで、外す日が変わります。対象が営業職なら月末、管理部門なら月初を外すという切り分けです。

外す月を決めるには、対象企業の決算月を確認しておくと精度が上がります。3月決算が多いとはいえ、外資系の日本法人は12月決算、業種によっては9月や6月に集中することもあります。決算月とその前月は、社外の予定が入りにくい期間です。上場企業であれば決算月は公開情報として調べられます。既存顧客のうち主要な10社の決算月を並べてみると、外すべき月が抽象論ではなく具体的な月として見えてきます。

告知は3週間前、申込は1週間前に集まる

日程が決まったら、次は告知の開始時期です。ここには比較的はっきりした数字があります。

集客は開催日の少なくとも2週間前から開始することが推奨され、3週間前から始めるという整理もあります。一方で、参加者の約60%は開催1週間前に申し込むとされています。つまり、早く告知しても申込は直前に集中する、という構造です。

この2つは矛盾しません。早く告知する意味は「早く申込を集めること」ではなく、候補として認識される期間を長く取ることにあります。1週間前に申し込む人も、その前に一度は告知を見ています。露出の期間が短いと、そもそも検討の候補に入りません。

もう1つ、細かいが使える数字があります。申込が発生する時刻は、朝8時から10時に36〜40%が集中するとされています。メールでの告知が最も多く使われる手段（約65%）とされる以上、配信を朝の始業前後に合わせるだけで、開封と申込のタイミングが噛み合います。夕方に配信して翌朝まで埋もれるより、朝に届けたほうが素直です。

所要時間は30分・60分・90分で使い分ける

日程と同時に決めるのが所要時間です。約70%のウェビナーが60分程度を標準としているとされますが、これを無条件に踏襲すると外すことがあります。

所要時間	向いている内容	向いている対象	注意点
30分	1テーマの解説、新機能・調査結果の共有	経営層、多忙な管理職	質疑を入れると解説が10分台になる
60分	課題整理＋解決策＋事例の標準構成	実務担当、初回接点	後半の集中が落ちるため中盤に切り替えが必要
90分	ワーク・実演・複数登壇者の対談	検討が進んでいる層	参加率が落ちる。録画前提で組む

30分枠の価値は、参加のハードルの低さです。1時間の予定を空けるのは決断が要りますが、30分なら会議の合間に入ります。経営層向けなら30分が第一候補で、これは前述の「朝または夕方の短時間」という枠と整合します。

逆に90分は、参加率を犠牲にして深さを取る選択です。既に関心が高い層に絞って案内し、参加できない人には録画を渡す。この前提を置かずに90分で組むと、申込は取れても当日の参加率が明らかに落ちます。長さは内容の充実度ではなく、参加の負荷として設計してください。

60分枠を選ぶ場合は、内訳も同時に決めてください。解説40分・質疑15分・次回や資料の案内5分、という配分が扱いやすい形です。質疑は予定より伸びるのが普通なので、解説を55分で組むと必ず時間が足りなくなります。ある事例では視聴者の70%が1時間以上視聴したと報告されていますが、これは長く話したから残ったのではなく、途中に切り替えがあったからだと読むほうが妥当です。1人が60分話し続ける構成は、後半の離脱を招きます。

同じ時刻の競合を確認する

候補日が2〜3に絞れたら、その時刻に何が起きているかを確認します。ここを飛ばすと、開催の1週間前に競合が発表されて青くなります。

確認すべきものは4種類あります。第一に、同業他社のウェビナー。第二に、業界団体のイベントや展示会。第三に、主要顧客の業界に関わる公的な発表や制度の施行日。第四に、自社の別部門が同じ週にウェビナーを予定していないか——これが意外と起きます。

• 同業・近接領域の企業のイベントページを3〜5社ぶん見る
• 業界団体・主要メディアのイベントカレンダーを確認する
• 主要な展示会の会期と、その前後1週間を候補から外す
• 自社の他部門・グループ会社の開催予定を社内で確認する
• 共催・登壇を依頼する相手の予定を、日程確定前に押さえる

完全に競合を避けることはできません。目的は回避ではなく、重なっていると知った上で決めることです。重なると分かっていれば、告知の開始を早める、対象を絞る、時刻を1時間ずらすといった手が打てます。知らずに重なるのが最も損をします。

確認のタイミングも決めておきましょう。候補日を確定した後ではなく、候補を3つ出した段階で調べるのが正しい順序です。確定後に競合が見つかると、登壇者の再調整と社内の再承認が必要になり、告知の開始が遅れます。共催や外部登壇者がいる場合は、相手側のイベント予定も同時に確認してください。同じ相手が近い日程で別の共催イベントを持っていると、告知が重なって双方の申込が薄まります。

申込フォームの段階で参加率は決まる

日程の話から少し広げます。参加率は当日の連絡だけで決まるのではなく、申込を集める段階の設計に強く影響されます。

挙げられている改善の要点は3つです。第一に、ターゲットを明確にすること。本当に関心のある人だけが申し込む状態にすると、参加率は上がります。申込数を増やすために対象を広げると、当日来ない人の割合も増えます。第二に、タイトルをテーマ提示型からベネフィット型に変えること。ある事例では、この変更で申込が1.5倍になったとされています。

第三に、申込直後にカレンダー登録を促すことです。開催日時と参加URLを含む予定を、その場で相手のカレンダーに入れてもらう。予定表に入っていない約束は、当日に思い出されない——これは技術的にはワンクリックで済む話で、費用もかかりません。

参加率の目標値としては、まず60〜70%程度を目指し、80%を超えれば上々という目安が示されています。ある事例では平均参加率65.3%、最も高い回で87%という数字も報告されています。46%は平均であって、天井ではありません。

リマインドは回数より送る理由を変える

参加率に直接効くのがリマインドです。ある調査では、参加者の83.5%がリマインドを希望しているとされ、少なくとも3回——1週間前、3日前、前日——の送信が推奨されています。

ただし、回数を増やすだけでは効果が鈍ります。指摘されているのは、同じ案内を繰り返すのではなく、送る理由を段階的に変えることです。整理されている段階は次のとおりです。

1. 申込直後：開催日時、カレンダー登録、参加URL——予定を確保させる
2. 1週間前：学べること、対象者、事前準備——参加の理由を思い出させる
3. 前日：URL、所要時間、資料の有無、質問方法——不安を取り除く
4. 当日朝：開始時刻、入室URL、直前の案内——その場で開かせる
5. 開催後：録画、資料、アンケート、相談の導線——次の行動につなげる

この設計で効いているのは、各回の目的が違う点です。1週間前は「なぜ参加するのか」を再確認させ、前日は「参加の障害」を取り除き、当日朝は「いま開く」を促す。同じ文面を5回送るより、内容の違う3回のほうが参加率は上がります。

送信の時刻も揃えておきます。申込の36〜40%が朝8時から10時に発生するとされる以上、その層は朝にメールを開いています。当日朝のリマインドは、開始の2〜3時間前に届く配信にするのが自然です。加えて、商談化を狙う重要な参加者には電話での確認を併用する方法も、参加率を高める施策として挙げられています。全員に電話は無理でも、来てほしい5社に絞れば実行できます。

複数回開催で日程リスクを分散する

日程を1つに賭けない方法もあります。同じ内容を2回、曜日や時刻を変えて開催する形です。

この構成の利点は3つあります。第一に、参加者側の選択肢が増えて申込のハードルが下がる。第二に、片方が競合イベントと重なっても、もう片方で拾える。第三に、曜日と時刻の比較データが1テーマ内で取れることです。テーマが同じなら、参加率の差は日程の差として読めます。

組み方の目安は、条件を1つだけ変えることです。火曜11時と木曜11時にすれば曜日の比較、火曜11時と火曜16時なら時刻の比較になります。両方変えると、どちらが効いたのか分かりません。比較したい条件を1つに絞ると、次回の判断材料になる——3〜4回続ければ、自社にとっての良い枠が見えてきます。

負荷については、資料と進行が同じなら2回目の準備はほとんど不要です。増えるのは登壇者の拘束時間だけで、集客の労力は1回分の告知でほぼ足ります。案内文に2つの日程を並べるだけの違いです。

録画配信を前提に日程を組む

参加率が46%なら、残りの54%をどう扱うかも日程設計の一部です。ここで効くのが録画の扱いです。

実務的な形は、申込フォームの段階で「当日参加できない場合は録画を送ります」と明示することです。これには2つの効果があります。第一に、日程が合わない人も申し込むため申込数そのものが増えます。第二に、当日不参加が「取りこぼし」ではなくなり、後追いの接点として扱えます。

注意点は、録画を強調しすぎると当日の参加率が下がることです。後で見られると分かっていれば、無理に予定を空ける理由が減ります。質疑応答は当日限りにする、当日参加者だけに資料を渡すといった差をつけて、ライブの価値を残す設計が必要です。90分枠のように参加率が落ちやすい構成では、この差の付け方が特に効きます。

日程設計として決めておくべきなのが、録画の公開日です。告知の段階で「開催の3営業日後に録画をお送りします」と書けるかどうかで、申込のハードルは変わります。編集して整えてから出すつもりでいると、公開が2週間後になり関心が冷めます。編集しない前提で、当日の進行をそのまま渡せる品質で運営する。開催日を決める段階で、運営側の後処理の日程まで一緒に組むという話です。

生成AIで候補日を比較する

ここまでの判断材料は多く、頭の中だけで比較するのは大変です。候補日の絞り込みと告知計画の作成は、生成AIに整理を任せられる作業です。

有効なのは、判断の材料をこちらから全部渡す形の指示です。対象の役職と業種、外したい時期、所要時間、告知の開始日。これらを与えて表形式で比較させると、抜けが見えます。

次のウェビナーの候補日を比較する表を作ってください。

対象：製造業の情報システム部門の管理職
所要時間：60分（質疑15分を含む）
外したい時期：月初5営業日、8月の盆前後、業界展示会の会期とその前後1週間
候補：9月9日(火)11:00 / 9月11日(木)14:00 / 9月17日(水)11:00

表の列：候補日 / 想定されるリスク / 告知開始日（3週間前）/ リマインド送信日（1週間前・前日・当日朝）
最後に、3案のうち推奨と理由を3行で書いてください。

このやり方の要点は、結論をAIに決めさせないことです。候補日の良し悪しは自社の顧客しか知らないため、AIに任せられるのは条件の照合と抜けの指摘までです。展示会の会期のような事実は、必ず一次情報で確認してください。

同じ要領で、告知メールとリマインド4通の骨子をまとめて作らせると、送信日の設計まで一度に済みます。日程が決まった直後に、告知とリマインドの全文を書き切っておくと、開催前の慌ただしい期間に文面を考えずに済みます。

日程を決めるまでの5手順

ここまでの内容を、実際の手順としてまとめます。上から順に進めれば、候補日は自然に絞れます。

この手順で特徴的なのは、3つ目の所要時間を候補日の前に置いている点です。60分の枠と30分の枠では、空いている時刻が違います。長さを後から決めると、せっかく絞った候補が使えなくなります。

運用上の注意として、2つ目と4つ目の間に社内の調整が挟まります。候補日を3つ出した段階で登壇者に仮押さえを依頼し、競合の確認が済んでから1つに確定する。先に1日だけ押さえてしまうと、競合が見つかったときに代替がありません。仮押さえを3日分もらうのは面倒に見えますが、確定後の再調整より確実に軽く済みます。

5つ目を確定と同時にやる理由も明確です。告知の開始日を後回しにすると、気づいたときには2週間前を切っています。日程を決めた日に、告知とリマインドの日付まで確定させる運用にすると、集客の遅れが構造的に起きなくなります。

よくある失敗

日程設計でつまずく点を整理します。いずれも珍しいものではありません。

• 自社の登壇者の空いている日から候補を決めている（参加者の都合が入っていない）
• 「火〜木の午前」という一般論だけで決め、ターゲットの業種の繁忙を確認していない
• 展示会や業界イベントの会期を確認せず、後から重なりに気づく
• 告知の開始が開催2週間前を切り、直前の追い込みだけで集客している
• 所要時間を60分と決め打ちし、対象の役職に合っていない
• 参加率を考えず、目標参加者数と同じ数を申込目標にしている
• リマインドで同じ案内文を繰り返し送っている

1つ目が最も多い失敗です。登壇者の予定表を見て空いている日に置く。これは日程を決める作業ではなく、社内調整の結果を日程と呼んでいるだけです。参加者の都合を先に置き、そこに登壇者を合わせる順序にしてください。どうしても合わなければ、登壇者を変えるほうが結果は良くなります。

6つ目は計画の段階で防げます。当日40人に話したいなら、参加率46%を前提に申込は85件前後を目標にする。この計算をしていないと、申込40件で安心してしまい、当日20人以下で終わります。申込数と参加者数は別の指標として管理してください。

よくある質問

金曜の午後は本当に駄目ですか

一般には避ける枠とされていますが、絶対ではありません。金曜が忌避されるのは締め切りの集中と夕方以降の予定との競合が理由なので、午後の早い時間（13時〜14時台）で30分に収めるなら成立する余地があります。実際に試して、他の曜日と参加率を比較するのが確実です。

参加率が低いのは日程のせいでしょうか

日程だけとは限りません。ターゲットを広く取りすぎている、タイトルが内容と合っていない、リマインドが機能していない——これらも参加率を下げます。切り分けるには、同じテーマを別の日程で2回開催して比べるのが最も確実です。

開催の何日前まで申込を受け付けるべきですか

当日の開始直前まで受け付けるのが基本です。申込の約6割が開催1週間前に集まり、直前の申込も少なくありません。締切を早く設けると、最も申込が集まる期間を自分で捨てることになります。運営上の準備が必要な場合も、締切は前日以降に置いてください。

朝8時台や夜19時以降は避けるべきですか

対象によります。経営層向けなら始業前の朝の枠が有効な場合があり、逆に一般消費者向けのセミナーでは平日夜の20時〜22時が推奨されています。BtoBで現場担当を対象にする場合も、業務後の短時間枠は候補に挙げられています。就業時間内が正解とは限りません。

まとめ

ウェビナーの日程は、参加率の上限を決める前提条件です。申込者のうち当日参加するのは全業種平均で約46%とされ、無料イベントでは約50%、対面セミナーの70〜80%とは差があります。曜日は月曜と金曜を外して火〜木に置くのが基本ですが、時間帯は役職で変わり、経営層は朝か夕方の30分、管理職は11時台と14時台、現場担当は昼前後や業務後が候補になります。美容業のように土日が繁忙な業種では一般論が逆転するため、対象の繁忙を確認してから決めてください。外すべき時期は月末月初、決算期、連休前後、展示会シーズン、業界イベントとの重複。告知は3週間前から始め、申込の約6割が集まる開催1週間前に向けてリマインドを設計します。所要時間は30分・60分・90分を対象で使い分け、長い枠は録画配信を前提に組む。そして日程を決めた日に、告知開始日とリマインド3回の送信日までカレンダーに入れる。まずは次回の候補日を3つ出して、その週に業界のイベントが入っていないかを確認するところから始めてください。

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