船舶管理会社が、外国人船員の英文の資格証明書（STCW の海技資格・健康証明書）を読み取り、種類・有効期限・職務の範囲を乗組員台帳に転記して、乗船予定に対する期限切れと資格不足を拾う

処理の起点を決める

船員ごとの受け取りの場所（S3 のフォルダ）にPDFが保存されたことを起点にします。 フォルダは crew/<船員番号>/<乗船予定の番号>/ の形にし、どの船員の、どの乗船予定の一式かを、保存した場所で決めます。 証明書の氏名から船員を探すと、同姓同名や名前の綴りの違いで取り違えます。

読み取りを始めるとき、ClientRequestToken に「船員番号＋乗船予定の番号＋受領日」を入れます。 公式のページでは、同じトークンで StartDocumentAnalysis を呼ぶと同じ JobId が返り、同じジョブを誤って二度始めるのを防げるとされています。

完了は Amazon SNS の通知で受け、JobTag に入れた乗船予定の番号でどの予定かを知ります。 JobId は7日間だけ有効なので、結果は受け取ったその場で S3 に保存します。

期限の確認は、届いた一式とは別に、毎週月曜に乗船中の全員について台帳で行います。 乗船中に延長が決まった船員は、最初の予定期間では足りていた証明書が、延長後の期間では切れることがあります。

入力データを集める

質を決めるのは、必要な資格の表です。 表が「職員：海技資格」のように粗いと、タンカーの訓練の修了証の不足を拾えません。船の種類と職務の組み合わせごとに、証明書の種類を1つずつ並べます。 表を作るのは船員部の責任者で、旗国の要件が変わったら直します。

健康証明書の有効期限の上限は、表に持たせます。 ILO の海上労働条約の問答では、健康証明書の有効期間は最長2年（18歳未満は1年）、色覚の証明は最長6年とされ、これは上限で、国はもっと短い期間を定めうるとされています。旗国ごとの上限を表に書き、証明書に書かれた有効期限と照らします。

職務の言い換えの表も用意します。 証明書に書かれる職務の言葉（「Officer in charge of a navigational watch」「Chief mate」など）と、自社の配乗の予定の職務（二等航海士、一等航海士など）の対応を1行ずつ持ちます。対応を決めるのは船員部の責任者で、AIには決めさせません。

データの取得方法を決める

問い合わせは、全ページに当てるよう指定します。 公式のページでは、問い合わせの対象のページを指定しないと、既定で1ページ目だけに当てられるとされています。**Pages に ["*"] を入れて全ページに当てます。** これを忘れると、一式の1ページ目の証明書しか読めません。

公式のページでは、非同期の問い合わせは1ページあたり30件までとされています。9件なら余裕があります。

職務の範囲と制限は、問い合わせの答えだけに頼りません。 表の形で複数の職務と制限が並ぶ証明書があり、答えが1行だけになることがあります。答えの位置のページの LINE のブロックから、職務と制限の表の行を全部取ります。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … JPEG、PNG、PDF、TIFF のどれかであることを確かめます。パスワードで保護されたPDFは扱えないとされています
2. ページの区切り … 1ページに1つの証明書を前提にし、2ページにまたがる証明書は生成AIの判別で「前のページの続き」として扱います
3. 日付の読み方 … 月の名前で書かれたものはそのまま読み、数字だけの日付は発行国ごとの設定で読みます。設定の無い発行国で日が12以下のものは人に回します
4. 氏名の照らし … 姓と名の順、ミドルネームの有無、綴りの違いを整え、台帳の氏名と照らします。合わないものは別人の証明書の混入の疑いとして出します
5. 生年月日の照らし … 証明書の生年月日と台帳の生年月日を照らします

3番目を軽く見ないでください。 期限の月と日を取り違えると、予定期間との照合そのものが誤ります。 日が12以下の数字だけの日付は、どちらの順でも日付として成り立つので、機械では決められません。

AIに処理させる

させるのは、ページごとの証明書の種類の判別と、職務の範囲と制限の項目化だけです。 項目の読み取りは Textract、日付と照合はプログラムが行います。

種類の判別は、必要な資格の表との照合の前提です。 判別を誤ると、足りている資格を「足りない」と出し、足りない資格を「ある」と扱います。unknown と信頼度の低いものは、必ず人が原本で見ます。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 証明書に書かれた職務より上の職務での乗船を予定していても、AIは「航海士の資格がある」と読みがちです。指示で「書かれた職務の言葉のまま返し、上の職務に当てはめない」と縛ります。

指示内容を固定する

あなたは船舶管理会社の船員部で、外国人船員の資格証明書を確かめる担当者を手伝います。
渡された「ページごとの文」と「証明書の種類の一覧」だけを見てください。

【やること】
- ページごとに、cert_type を種類の一覧から1つ選んでください。
  前のページの証明書の続きなら continuation、どれにも当たらなければ unknown です。
- 判断に使った題名や本文の文を evidence にそのまま写してください。
- 海技資格の証明書と旗国の承認の裏書のページでは、
  職務の範囲（capacity）と制限（limitations）の文を、行ごとにそのまま写してください。
- 訓練の修了証のページでは、条約の規則や基準の番号が書かれていれば、そのまま写してください。

【厳守事項】
- 書かれた職務の言葉のまま返してください。上の職務や別の職務に読み替えないでください。
- 制限が書かれていないときは空にしてください。「None」と書かれていれば None と写してください。
- 日付を計算しないでください。有効期限の判断をしないでください。
- 乗船させてよいか、資格が足りるかを書かないでください。
- 健康証明書のページでは、適否と制限の欄の文だけを写し、病名や検査の結果は写さないでください。
- 迷ったときは unknown を選んでください。

「病名や検査の結果を写さない」を明記するのは、健康証明書が健康の情報を含むからです。 台帳に要るのは、適否・制限・有効期限だけです。必要の無い健康の情報を出力に残さないことで、保存する場所も広げずに済みます。

依頼の下書きの指示は短くします。「理由（missing_cert／expires_during_contract／name_mismatch／unreadable）ごとに、船員の氏名・乗船予定の船・職務・証明書の種類と期限を渡された値のまま書き、差し替えか更新した証明書の送付をお願いする形にする。乗船の可否に触れない」とします。

出力形式を固定する

転記の案と照合の結果は、プログラムがJSONで出します。 ページごとの判別は Claude API の構造化出力で受けます。公式のページでは、output_config.format に JSON スキーマを渡すと、スキーマに合う JSON が返るとされ、正式提供の機能です。

{
  "crew_no": "C-20451",
  "assignment": { "vessel": "MV EXAMPLE", "vessel_type": "oil_tanker", "rank": "2nd Officer",
                  "sign_on": "2026-11-10", "contract_end_with_margin": "2027-09-10" },
  "certificates": [
    { "page": 1, "cert_type": "coc", "cert_no": "", "issuer": "",
      "expiry": "2029-03-14", "capacity": ["Officer in charge of a navigational watch"],
      "limitations": "None", "evidence": "" },
    { "page": 9, "cert_type": "medical", "expiry": "2027-05-02", "fit_for_duty": "fit" }
  ],
  "missing": [ "oil_tanker_basic_training" ],
  "expires_during_contract": [ { "cert_type": "medical", "expiry": "2027-05-02" } ],
  "name_check": "matched",
  "actions": [ "missing_cert", "expires_during_contract" ],
  "min_confidence": 94.8
}

1つ目の理由は、照合の結果を種類ごとに持てることです。 どの種類が足りないか、どの種類が期間中に切れるかが分かれて出るので、配乗会社への依頼を種類ごとに書けます。

2つ目は、capacity を職務の言葉のまま残せることです。 予定の職務と照らすのはプログラムで、職務の言い換えの表を船員部が持ち、照らした結果を actions に出します。

システムへ連携する

乗組員台帳には書き込みません。 読み取りの誤りで有効期限が延びたまま登録されると、毎週の期限の確認でも気づけなくなります。

人が確認する

配乗の担当者が全件の転記の案を見ます。 見る順を決めておきます。

1. name_mismatch と unreadable を先に見る … 別人の証明書の混入か、読み取りの問題かを原本で確かめます
2. missing_cert を見る … 一式に本当に無いのか、種類の判別の誤りかを原本で確かめます
3. expires_during_contract と expired を見る … 原本で日付を確かめ、配乗会社に更新を頼みます
4. capacity_check を見る … 職務の範囲と制限の原文を読み、予定の職務に足りるかを配乗の責任者に確かめます
5. 台帳に登録し、依頼を送る … 送信は担当者が行います

証明書が本物かは、読み取りでは分かりません。 IMO の通知では、他国の資格を認める取り決めで、資格を認める側が発行国に証明書の有効性や内容を照会する手順を定めておくことが挙げられています。疑いのあるものは、発行国の照会の手段で確かめます。

例外に対処する

最後の行を見落としやすいです。 海技資格の証明書が有効でも、旗国がそれを認めた裏書には別の期限があり、先に切れることがあります。 裏書と資格を別の種類として表に持ち、それぞれの期限で照らします。

記録を残す

• 一式の原本と、保存した場所（船員・乗船予定・受領日）
• Textract が返した結果の全文
• ページごとの種類の判別と根拠の文、転記の案、照合の結果
• 担当者が直した箇所 … どのページの種類・日付を、どう直したか
• 配乗会社への依頼と、届いた差し替えの証明書
• 毎週の期限の確認の結果

健康証明書の原本は、ほかの証明書と同じ場所に置かず、見られる人を絞ります。 台帳には適否・制限・期限だけを残します。