新入社員が Google フォームで出す週報に、指導担当の観点に沿ったフィードバックの下書きを付けて指導担当へ送る

処理の起点を決める

2つのトリガーを使います。 1つ目は、週報の回答がスプレッドシートに書き込まれたときに動くフォーム送信のトリガー、2つ目は、平日の17時に確定したフィードバックを送る時間主導型のトリガーです。

フォーム送信のトリガーは、インストール型で作ります。 公式のページでは、インストール型トリガーは認可の要るサービスを呼べ、常に作った人のアカウントで動くとされています。Claude API を呼ぶ UrlFetchApp も、メールを送る MailApp も認可が要るので、シンプルトリガーでは動きません。作るのは人事部の育成担当の共用アカウントにします。 個人のアカウントで作ると、その人が異動したときに止まります。

時間主導型のトリガーは、指定した時刻ちょうどには動きません。 公式のページでは、たとえば9時に設定すると9時から10時の間のどこかで動き、その時刻は日ごとに変わらないとされています。17時に設定すれば、17時台のどこかで送られます。 新入社員の終業の前に届けたいなら、16時に設定します。

失敗は画面に出ません。 公式のページでは、トリガーの失敗は所有者へのメールで要約が届き、実行のログに残ります。育成担当の共用アカウントのメールを、誰かが毎日見る運用にします。

入力データを集める

質を決めるのは、指導の観点の書き方です。 「主体性」のような言葉だけでは、AIは何を見ればよいか分からず、どの新入社員にも同じ励ましを書きます。 「分からないことをその日のうちに聞けたか」「作業の前に標準書を開いたか」のように、週報の記述と照らせる形で書きます。

先週の確定したフィードバックを渡すのは、同じことを繰り返さないためです。 先週「報告のタイミング」に触れていれば、今週はその後どうなったかを尋ねます。毎週同じ指摘が並ぶと、新入社員は読まなくなります。

データの取得方法を決める

今週の週報は、イベントの中身から取ります。 公式のページでは、スプレッドシートの側のフォーム送信のイベントには namedValues（質問の名前と値の組）、values（シートの並びの値）、range（書き込まれた範囲）が入ります。range の行番号を控え、下書きを同じ行の横の列に書きます。

API の呼び出しは、UrlFetchApp の fetch に4つの指定を渡す形です。 method は post、contentType は application/json、headers に API のキーと anthropic-version、payload に指示と週報と output_config を JSON の文字列にして入れます。公式のページでは、contentType を省くと既定はフォームの形式（application/x-www-form-urlencoded）になるとされています。JSON を送るのに contentType を書き忘れると、API は中身を読めません。

Claude API のキーは、スクリプトのプロパティに置きます。 公式のページでは、スクリプトのプロパティはスクリプトのすべての利用者で共有されるアプリ全体の設定に向くとされています。共有されるので、このスクリプトを編集できる人を育成担当に限ります。 コードに直接書くと、スプレッドシートを複製した人にもキーが渡ります。

AIへ渡す前に整形する

1. 社員番号を確かめる … 名簿に無い社員番号なら、AIを呼ばずに育成担当へ知らせます
2. 欄の空白を確かめる … 5つの欄のうち3つ以上が空なら、下書きを作らず指導担当に「記述が少ない」とだけ知らせます
3. 先週の週報を探す … 提出日の7日前から13日前に提出された行を探します。無いときは「先週の週報なし」と明示して渡します
4. 長さをそろえる … 1つの欄が極端に長いときは、先頭から一定の文字数で切り、切ったことを指導担当への通知に書きます
5. 名前を外す … AIに渡すのは社員番号の代わりの通し番号と記述だけです。本人と指導担当の名前、メールアドレスは渡しません
6. 二重の提出を確かめる … 同じ週に2回出ていれば、新しい方だけを扱い、古い方の行に「再提出あり」と書きます

3番の「先週の週報なし」は、AIが目標の振り返りを作り上げないための材料です。 何も渡さないと、「先週の目標だった〇〇はどうでしたか」と、ありもしない目標を書くことがあります。

5番で名前を外しても、下書きの冒頭の呼びかけは困りません。 宛名は送るときにスクリプトが名簿から差し込みます。

AIに処理させる

させるのは、週報の記述から5つの項目を書き出すことです。 どの項目も、週報の言葉を引いて書かせます。

4行目と5行目が、この構成でいちばん大事な線引きです。 質問への答えをAIに書かせると、現場の標準書と違う手順や数値がもっともらしく書かれます。 締め付けのトルク、薬品の扱い、設備の止め方を誤って覚えると、けがにつながります。答えるのは指導担当です。

5行目も同じです。 「眠れない」に対して「睡眠の質を上げるには」と書くのは、AIの仕事ではありません。記述をそのまま写し、指導担当と人事部が本人と話すきっかけにします。 ヒヤリハットの記述は、安全の担当に回すべき情報でもあります。

指示内容を固定する

あなたは製造業の会社で、新入社員の指導担当を補助する立場です。
新入社員の週報を読み、指導担当が返すフィードバックの下書きを書いてください。
下書きは指導担当が直してから送ります。

【書く項目】
1. good_points: 週報の記述から、指導の観点に当たる良かった点を1〜2つ。
   それぞれ、根拠にした週報の言葉を quote にそのまま写してください。
2. goal_review: 先週の「来週の目標」が今週の記述に出てくるかを見て、
   出てくれば認め、出てこなければ「〇〇はどうでしたか」と尋ねる一文。
   先週の週報が「なし」のときは空にしてください。
3. next_focus: 指導の観点のうち、今週の記述から次の一歩が見えるものを1つ。
   命令ではなく、「〜してみてください」の形で1〜2文。
4. questions_for_trainer: 「指導担当に聞きたいこと」の欄の質問を、
   1つずつそのまま写してください。答えは書かないでください。
5. attention: 体調、睡眠、気持ち、人間関係、けが、ヒヤリハットに
   触れた記述があれば、そのまま写してください。無ければ空の配列。

【厳守事項】
- 週報に書かれていないことを書かないでください。先週の目標を作らないでください。
- 作業の手順、数値、設備や薬品の扱いについて、答えや助言を書かないでください。
- attention に当たる記述について、助言や見立てを書かないでください。
- 評価、点数、他の新入社員との比較を書かないでください。
- 「頑張って」「さすが」のような中身の無い言葉だけで文を終えないでください。
- 全体で300字以内。です・ます調。宛名と署名は書かないでください。

【部署の指導の観点】{viewpoints}
【先週の週報と、指導担当が送ったフィードバック】{last_week}
【先々週の週報の「来週の目標」】{two_weeks_ago_goal}
【今週の週報】{this_week}

「答えは書かないでください」を質問の項目に直接書かないと、親切に答えます。 生成AIは質問を見ると答えようとし、「一般的には〜です」と前置きして数値を書きます。 項目の定義そのものを「写す」にしておくのが確実です。

「中身の無い言葉だけで文を終えない」は、第3章の（a）への対策です。 下書きが一言の励ましになるなら、AIを入れる意味がありません。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。 Claude API の構造化出力で、この形に合う JSON を返させます。

{
  "good_points": [
    { "text": "", "quote": "" }
  ],
  "goal_review": "",
  "next_focus": { "viewpoint": "", "text": "" },
  "questions_for_trainer": [""],
  "attention": [
    { "category": "health | sleep | feeling | relationship | injury | near_miss",
      "quote": "" }
  ]
}

1つ目の理由は、項目ごとにシートの列へ分けて書けることです。 good_points と goal_review と next_focus は下書きの本文に、questions_for_trainer は「答える質問」の列に、attention は「気になる記述」の列に書きます。指導担当は、どこを直し、どこに答えを足せばよいかが一目で分かります。

2つ目は、attention が空かどうかでスクリプトが通知の宛先を決められることです。 空でなければ人事部の担当にも知らせ、injury と near_miss のときは安全の担当にも知らせます。この判断をAIの文章から読み取る必要がありません。

3つ目は、quote で下書きの根拠を確かめられることです。 良かった点が週報のどの言葉から来たかが分かり、週報に無いことを書いていないかを指導担当が見分けられます。 公式のページでは、構造化出力の schema では文字数の制約（minLength・maxLength）が使えないとされているため、300字の上限は指示に書き、スクリプトで長さを数えます。

システムへ連携する

指導担当への知らせには、下書きの本文と、回答シートの該当の行へのリンクを書きます。 指導担当は行を開き、「確定」の列に直した文を書き、「送付」の列に印を付けます。メールの返信で返事をさせないのは、確定した文をシートに残すためです。

新入社員へは、指導担当の名前で送ります。 MailApp の name に指導担当の名前を入れ、replyTo に指導担当のメールアドレスを入れ、cc に指導担当を入れます。新入社員が返信すれば、指導担当に届きます。 公式のページでは、noReply を有効にすると replyTo は無視されるため、noReply は使いません。

送る前に、その日に送れる残りの数を確かめます。 公式のページでは、MailApp の getRemainingDailyQuota でその日の残りの宛先数が分かり、上限は Google Workspace のアカウントで1日1,500です。月160件と通知では届きませんが、他のスクリプトと同じアカウントで動かすなら、残りが少ない日は翌日に回します。

人が確認する

指導担当が見るのは、自分の担当の2人分の下書きです。

1. attention を先に見る … 気になる記述があれば、下書きより先に本人と話す段取りを考えます。人事部にも同時に届いています
2. 質問に答える … 「答える質問」の列の質問に、現場の標準書を確かめて答えを書き足します。ここはAIが空けている場所です
3. quote を確かめる … 良かった点が週報の記述から来ているかを見ます
4. 現場で見た様子を足す … 週報に書かれていないが、指導担当が現場で見ていたことを一言足します
5. 確定の欄に書き、送付の印を付ける

2番と4番が、指導担当にしか書けない部分です。 AIの下書きは週報の記述しか知りません。現場での様子を一言足すだけで、新入社員にとって「読まれた」返事になります。

目標は、1件6分です。 読む時間と質問に答える時間が中心で、質問の無い週は3分ほど、質問が多い週は10分を超えます。 6分を大きく超える指導担当が続くなら、観点の書き方か、質問の多さに理由があります。

例外に対処する

7行目は、この設計の考え方そのものです。 指導担当が忙しくて確定できない週に、AIの下書きをそのまま送れば返事は早く届きます。ただ、それは指導担当の返事ではなく、新入社員もいずれ気づきます。 遅れているという事実を育成担当に知らせるところまでにします。

記録を残す

• 週報の原文（回答シートにそのまま残る）
• AIが返した JSON の全文と、呼んだ日時
• 指導担当が確定した文と、送付の日時
• 下書きと確定した文の違い … 指導担当がどこを直したか
• attention の記述と、人事部・安全の担当に知らせた日時
• 下書きに失敗した行と、その理由

4つ目は、観点と指示の見直しの材料になります。 指導担当が毎回 next_focus を書き換えているなら、観点の書き方が現場に合っていません。直された箇所を月に1回まとめて読むと、指示の何を変えればよいかが分かります。

5つ目は、人事部が扱う記録です。 気になる記述への対応の経過は、このシートではなく人事部の面談の記録に残します。回答のシートを見られる人に、面談の中身まで見せないためです。