公共施設の窓口から出る「この使い方は許可できるか、使用料はいくらか」の質問に、施設の条例・規則・要綱と過去の回答を根拠に答える

処理の起点を決める

起点は、施設の窓口や指定管理者が照会フォームを送信したことです。 電話で受けていた照会をフォームに寄せます。施設、部屋、利用の日付、団体の区分が欠けた照会は、どの条例のどの版で答えるかが決まりません。 フォームで必須にしておけば、後段で聞き返す件数が減ります。

もう一つのトリガーは、条例・規則・要綱の改正と、回答集への登録です。 例規集の更新や要綱の改正があったら、担当が新しい版を置き、メタデータの施行日を書きます。取り込みは毎晩まとめて行います。

入力データを集める

質を決めるのは、すべての文書に付ける「施設」と「施行日」です。 条例は改正され、料金表は数年ごとに改定されます。利用の日付で効力のある版を選ばないと、改定前の料金や旧い条文で答えます。 来年度の予約の照会では、まだ施行されていない改正後の版で答える必要があることもあります。

過去の回答集は、1件1文書にします。 照会の要旨、回答、根拠の条項、答えた日、施設を見出しで分けます。根拠の条項が書かれていない古い回答は、取り込まないか、担当が条項を補ってから取り込みます。

データの取得方法を決める

条例・規則・要綱・回答は、1件ごとにファイルにして Cloud Storage に置きます。公式では、非構造化データは TXT・JSON・Markdown・PDF・HTML・DOCX・PPTX・XLSX・XLSM に対応し、メタデータは JSON Lines で、1行ごとに id、structData、content（mimeType と uri）を書きます。

{"id":"ord-kominkan-2025","structData":{"doc_kind":"ordinance",
 "facility_id":["F-012","F-013","F-014"],"category":"公民館",
 "effective_from":"2025-04-01T00:00:00Z",
 "effective_to":"9999-12-31T00:00:00Z","fee_regime":"usage_fee"},
 "content":{"mimeType":"text/html","uri":"gs://facility-rules/ord-kominkan-2025.html"}}

照会のたびに、中継プログラムが絞り込みの条件を作ります。 公式の構文では、文字の項目は ANY() に並べた値のどれかと完全に一致するかを見られ、日時の項目は ISO 8601 の文字列と比べられます。

facility_id: ANY("F-013") AND effective_from <= "2026-11-15T00:00:00Z"
AND effective_to >= "2026-11-15T00:00:00Z"

日付は「照会した日」ではなく「利用する日」で入れます。 4月に改定がある年の2月に、5月の利用の照会が来たら、改定後の版で答えます。項目はスキーマで索引可能にしておかないと絞り込みに使えません。

料金表は検索に入れず、値としてデータベースに持ちます。 施行規則の別表を、施設・部屋・時間帯・曜日・区分・単価・加算・端数の扱いの列に起こします。中継プログラムが、フォームの日時と区分からこの表を引いて計算します。

AIへ渡す前に整形する

1. 条例・規則を施設ごとに分ける … 1つの条例が複数の施設をまとめて定めている場合、facility_id に全施設を並べます
2. 施行日を付ける … 例規集の改正履歴から、版ごとの施行日と廃止の前日を書きます
3. 料金表を値にする … 施行規則の別表を表に起こし、担当2名で読み合わせます
4. 回答集を整える … メールから照会と回答を拾い、根拠の条項を確かめて1件ずつ文書にします。個人名と団体名は区分に置き換えます
5. 照会の文から個人情報を外す … 利用者の氏名、電話番号が書かれていたら、検索の質問文から外します
6. 時間の区分を決める … 時間帯をまたぐ利用を、料金表の区分（午前・午後・夜間など）に割り付けます

3番目の読み合わせは省かないでください。 料金の計算はプログラムが正しく行っても、表に起こした単価が1つ違えば、その部屋の照会がすべて誤ります。 改定のたびに同じ読み合わせをします。

4番目で、個人名と団体名を外すのは、回答集が窓口に返る資料の根拠になるからです。 「○○サークルは減免」と書かれた回答が引用されると、別の団体の照会にその名前が出ます。

AIに処理させる

させるのは、その施設の条例・規則・要綱と過去の回答から該当する条項を探し、引用して回答案を書くことです。

4つ目の「確かめる点を挙げる」が、窓口にいちばん効きます。 「物販を伴う催し」の照会に、条例は「営利を目的とする場合」と書いています。物販が営利に当たるかは、売上をどうするか、参加費を取るかで変わります。 窓口が申込者に何を聞けばよいかが分かれば、同じ照会を2度回さずに済みます。

answer メソッドの設定は次のようにします。

指示内容を固定する

answer メソッドの preamble に、次の指示を入れます。

あなたは市の公の施設を所管する課の担当として、施設の窓口や
指定管理者からの照会に、条例・規則・要綱と過去の回答を根拠に
回答案を作る立場です。読むのは施設の窓口の職員です。

【前提】
検索の文の最初に、施設、部屋、利用の日付、団体の区分、照会の種類が
並んでいます。検索の対象は、その施設に適用される、利用の日付に
効力のある条例・規則・要綱と、その施設の過去の回答だけです。

【答え方】
1. 照会に関係する条項を、条例・規則の名前と条番号を付けて
   本文のまま引用してください。
2. 同じ種類の過去の回答があれば、答えた日と要旨を挙げてください。
3. 条項を当てはめるために、窓口が申込者に確かめるべき事実を
   箇条書きにしてください。
4. 最後に、条項から読める範囲で回答案を2〜3文で書いてください。

【厳守事項】
- 検索結果に無い条文、他の施設の条文で答えないでください。
- 許可する・しない、減免する・しないを決めないでください。
  「〜の場合は許可しないことができると定められています」のように、
  条項の書き方のまま書いてください。
- 「使えません」「お断りしてください」と書かないでください。
- 使用料の金額を書かないでください。計算もしないでください。
- 要綱・内規・過去の回答だけが根拠のときは、そのことを書いてください。
- 一般的な公共施設の運用や他の自治体の例で補わないでください。
- 該当する条項が見つからないときは、
  「該当する条項は見つかりませんでした。所管課が確認します」
  とだけ書いてください。
- 利用者や団体の名前を書かないでください。

「使えません」を名指しで禁じるのは、条例の書き方と窓口の言葉の間に段差があるからです。 条例は「許可しないことができる」と書き、許可しない場合があることを示しているだけです。AIはこれを「使えません」と言い換えたがります。 その一文が窓口で読み上げられると、判断を経ていない利用の拒否になります。

「要綱・内規だけが根拠のときは書く」は、振り分けの材料にするためです。 条例ではなく運用で答える回答は、運用が変わっていることがあるので、所管課が確かめてから返します。

出力形式を固定する

answer メソッドの返り値と料金の計算を、中継プログラムが次の形にまとめます。

{
  "inquiry_id": "",
  "facility_id": "",
  "use_date": "",
  "inquiry_type": "permission | fee | exemption | refund | other",
  "citations": [
    { "doc_kind": "ordinance | rule | guideline | internal | answer",
      "title": "", "article": "", "quote": "", "effective_from": "", "uri": "" }
  ],
  "facts_to_confirm": [],
  "fee": { "regime": "usage_fee | facility_charge", "amount": 0,
           "breakdown": [ { "item": "", "unit": 0, "hours": 0, "subtotal": 0 } ] },
  "answer_text": "",
  "route": "answer | refer",
  "refer_reason": []
}

citations は、answer メソッドの references から取ります。公式では、citations の sources が referenceId で references を指し、references の chunkInfo に本文の断片と文書のメタデータが入ります。引用の位置（startIndex／endIndex）は UTF-8 のバイト数なので、日本語の文を文字数で切るとずれます。

fee はAIの返り値を使わず、中継プログラムが料金表から作ります。regime が facility_charge（指定管理者の利用料金）の施設では、「指定管理者が定め市が承認した料金」であることを表示します。

route は次の規則で決めます。

どれにも当たらないものだけが answer です。 JSONにする理由は、この振り分けを規則で行うためです。answer_text の文章だけでは、利用を制限する回答か、条例が根拠かを機械で判断できません。

システムへ連携する

待ち行列の1行には、照会の内容、引用された条項、refer_reason、計算した使用料を付けます。 担当は、探すところからではなく、判断するところから始められます。

施設予約システムには書き込みません。 許可の手続きは、窓口が回答を見て予約システムで行います。

人が確認する

人が確認するのは refer の照会です。 answer の回答は窓口へ直接返しますが、運用を始めてから2か月は、全件を所管課の担当が見てから返します。

1. refer_reason を見る … 制限の方向か、運用だけが根拠か、減免かを確かめます
2. 条項を当てはめる … 引用された条項と、窓口が確かめた事実から、許可・減免を判断します
3. 過去の回答と違う判断をするときは理由を書く … 運用が変わった、施設の事情が違う、など
4. 回答集に登録する … 根拠の条項と判断の理由を付けて登録します

2か月の全件確認で見るのは、answer で返したものの中に、担当が見れば refer にしたものが無いかです。 あれば、振り分けの語の一覧が足りていません。1割を超えるなら、answer の直接の返信を始めません。

目標は、150件をならして1件4分です。 answer で返る照会には担当の手がかからず、refer の照会は条項を当てはめて判断するので10分前後かかります。

例外に対処する

5行目の金額の検知は、プロンプトとは別に、中継プログラムの文字列の照合で行います。 「円」と数字の並びを見つけたら消します。最後の門は機械の照合に置きます。

記録を残す

• 照会の内容（6項目）、照会した施設と担当者、日時
• answer メソッドへの要求（絞り込みの条件、preamble の版）と返り値の全文
• 使用料の計算に使った料金表の版と、内訳
• route と refer_reason、所管課の担当の判断と理由
• 窓口へ返した回答と、返した日時

料金表の版を残すのは、後から使用料の誤りを問われたときのためです。 その日の表の単価で計算したことを示せないと、還付や追加の徴収の範囲が決まりません。