市役所の各課から毎月出る事業の進捗の表と報告メモを集め、首長・幹部会議向けの進捗報告と遅れている事業の一覧の下書きを作る

処理の起点を決める

各課の報告の締め（毎月第1営業日）の翌朝に始めます。 企画課の担当者が、SharePoint の月ごとのフォルダに25課の表と報告メモがそろったかを確かめ、そろったところで集約表への取り込みを始めます。

そろわない課を待ち続けないことも決めておきます。 締めの翌日の正午までに届かない課は、前月の表のまま「今月の報告なし」の印を付けて進めます。報告が無いこと自体が、会議で伝えるべき情報だからです。

重点事業は、遅れの印が無くても毎月必ず報告対象の表に入れます。 重点事業かどうかは集約表の列で持ち、年度の初めに幹部会議で決めた一覧から変えません。印が付かない月の重点事業にも「事業の状況」と「来月の予定」を書かせることで、首長が毎月同じ事業の動きを追えます。

Copilot に下書きを書かせるのは、集約表の印と報告対象の表が確定してからです。 印が確定する前に書かせると、後から一覧に入った事業の説明が抜け、外れた事業の説明が残ります。 報告対象の表を Word に貼った時点で、担当者が「確定」と書き込んでから Copilot を開きます。

入力データを集める

質を決めるのは、報告メモの欄がそろっていることです。 報告メモを「事業番号ごとに4つの欄」という様式にしておくと、Copilot はどの事業の理由がどこに書かれているかを取り違えにくくなります。自由な文章のメモでは、隣の事業の理由を拾うことがあります。導入の最初に、各課に様式をそろえてもらいます。

前月の報告は、続いている遅れを書き分けるために使います。 「先月から引き続き」「今月新たに」「今月解消」を書き分けるには、前月の一覧が要ります。前月の印を集約表に持っておき、報告対象の表の列に入れておきます。

データの取得方法を決める

事業番号で行を合わせるのが要です。 事業名は課によって略し方が違い、「〇〇地区道路改良事業」と「〇〇線改良」が同じ事業のことがあります。番号で合わせれば、名前の揺れで行がずれません。

下書きは部ごとに分けて書かせます。 8つの部の事業を1回の指示で書かせると、参照するメモが多くなり、どの説明がどのメモから来たかを後で追えなくなります。部ごとに報告対象の表の行を区切り、その部の課のメモだけを参照させて書かせ、最後に全体の状況の段落を書かせます。

Web の情報は使わせません。 公式のページでは、Word の Copilot は利用できるときは Web の情報も使うとされています。事業の遅れの理由に、Web から拾った一般論が混ざらないよう、第13章の設定をします。

AIへ渡す前に整形する

1. 様式の確認 … 各課の表の列の並びと、報告メモの4つの欄がそろっているかを見ます。崩れているものは課に戻します
2. 事業番号の照合 … 各課の表の事業番号が、集約表の事業の一覧にすべてあるかを確かめます
3. 数字の形の確認 … 進捗率が「％」付きの文字になっていないか、空欄が「0」になっていないかを見ます。空欄と0は意味が違うので、空欄のまま残します
4. 遅れの印を付ける … 集約表の式で、予定の進捗率と実績の差、工程のずれ、執行率の低さから印を付けます
5. 前月の印との比較 … 「継続」「新規」「解消」を集約表の列で決めます
6. 報告対象の表を作る … 印の付いた行と重点事業の行を抜き出し、Word に貼ります
7. 個人の情報の確認 … 報告メモに用地の所有者や相談者の名前が書かれていないかを検索で見ます。見つかったものは「所有者」「相手方」に置き換えてから参照させます

3番目の「空欄と0」を軽く見ないでください。 進捗率が空欄の事業は「課が報告していない」、0の事業は「まだ着手していない」です。空欄を0に変えると、報告の無い事業がすべて遅れとして一覧に載ります。

AIに処理させる

させるのは、報告対象の表の事業ごとに次の欄を書くことと、全体の状況の段落を書くことです。

全体の状況の段落では、数字の集計を書かせません。 「遅れている事業は〇件」のような件数は、集約表の式で数えた値を担当者が書き入れます。Copilot には、件数を除いた文章（どの分野に遅れが多いか、継続している遅れがどれか）だけを書かせます。

全体の状況の段落は、部ごとの説明を確かめて直した後に書かせます。 「この文書の各部の説明をもとに、遅れの印がある事業の理由に共通する点を3文以内で書いてください。件数は書かないでください」と指示します。直す前の説明から書かせると、消したはずの見通しが全体の段落に残ります。 書かせた段落も、各部の説明に無い言葉が入っていないかを同じように見ます。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 報告メモに「入札が不調となった」とだけあると、AIは「資材価格の高騰により」と理由を足し、「再入札により年度内の完了を目指す」と見通しを足します。どちらももっともらしく、どちらも課は書いていません。 プロンプトで禁じ、確認でも最初に見ます。

指示内容を固定する

あなたは市役所の企画課の職員で、市長・副市長・部長が出る幹部会議に出す
実施計画の事業の進捗報告を書いています。
この文書に貼った「報告対象の表」と、参照した報告メモだけを使ってください。
Web の情報や一般的な知識は使わないでください。

【参照するもの】
/建設部_道路課_報告メモ_2026年10月
/建設部_都市計画課_報告メモ_2026年10月

【書くこと】報告対象の表の建設部の行ごとに、表の下に次の欄を書く
1. 事業の状況：報告メモの「今月あったこと」を1〜2文で
2. 遅れの理由：遅れの印がある事業だけ。報告メモの「遅れの理由」の文を元に書く
3. 課の対応：遅れの印がある事業だけ。報告メモの「対応」の文を元に書く
4. 来月の予定：報告メモの「来月の予定」を1文で
5. 数字：報告対象の表の進捗率・執行率・完了予定をそのまま写す
6. 区分：報告対象の表の「継続・新規・解消」をそのまま写す

【厳守事項】
- 報告メモに書かれていない理由、見通し、影響を書き足さないでください。
  メモに記載がない欄は「課の報告に記載なし」と書いてください。
- 「年度内に完了できる見込み」「影響は限定的」のような見通しや評価は、
  メモにその文がある場合だけ書いてください。
- 数字は表の値を1字も変えずに写してください。計算、丸め、件数の集計をしないでください。
- 事業が遅れているかどうかを自分で判断しないでください。表の印のとおりに扱ってください。
- 対応策を提案しないでください。
- 事業番号と事業名は表のとおりに書いてください。
- 各事業の最後に、根拠にした報告メモのファイル名を書いてください。

「見通しや評価は、メモにその文がある場合だけ」と書くのが要です。 見通しを一律に禁じると、課が自分で書いた見通しまで落ちます。課が書いたものは残し、課が書いていないものは足さない、という線を文で示します。

「件数の集計をしない」も明記します。 全体の状況を書かせると、AIは表の行を数えて「遅れている事業は12件」と書きます。数え間違いがあると、集約表と資料で件数が食い違います。 件数は式の値を人が書き入れます。

出力形式を固定する

報告対象の表の下に、事業ごとに次の形で書かせます。

【事業番号 3-2-05】〇〇地区道路改良事業（道路課）　区分：継続
　進捗率 予定65％／実績48％　執行率 41％　完了予定 2027年3月
　事業の状況：〇〇の区間で工事を続けた。
　遅れの理由：用地の一部で所有者との協議が続いている。
　課の対応：協議の場を月2回に増やしている。
　来月の予定：協議の継続と、着手済み区間の舗装。
　根拠：建設部_道路課_報告メモ_2026年10月

遅れている事業の一覧は、別の表にします。

「解消」の事業も一覧に1か月だけ残します。 先月まで遅れていた事業が今月の基準で外れたとき、一覧から黙って消えると、会議で「あの事業はどうなったか」と聞かれます。区分を「解消」として1行残し、理由の欄には報告メモの「今月あったこと」から、解消につながった事実を写させます。 翌月には一覧から外します。

1つ目の理由は、確認の順番が決まることです。 担当者はまず数字の行を集約表と照らし、次に「根拠」のメモを開いて理由と対応を読み比べます。欄の位置が毎月同じなので、どこを見ればいいかで迷いません。

2つ目は、首長と部長の読み方がそろうことです。 区分（継続・新規・解消）と、予定と実績の進捗率が毎月同じ位置にあるので、前月の資料と並べて読めます。 「先月もあった遅れが今月も続いている」が一目で分かります。

3つ目は、課への差し戻しが具体的になることです。 「課の報告に記載なし」と出た欄は、課に何を聞けばいいかがそのまま分かります。 問い合わせの文面も短くなります。

システムへ連携する

各課のシステムや財務会計のシステムには、何も書き込みません。 集約表の執行額は各課が報告した値で、財務会計の数字と照らすのは、これまでどおり年度の節目の作業です。

資料を置く場所は、幹部会議の出席者だけが見られるチャネルにします。 会議の前の資料には、まだ公表していない事業の動き（用地の交渉、入札の不調など）が含まれます。会議の後に公表する版を作るときは、この資料から写さず、公表してよい範囲を担当課と確かめて別に作ります。

人が確認する

1. 数字の行を集約表と照らす … 進捗率、執行率、完了予定、区分を見ます
2. 理由と対応を報告メモと読み比べる … 「根拠」のメモを開き、メモに無い言葉が足されていないかを見ます
3. 見通しと評価の言葉を検索する … 「見込み」「限定的」「順調」「懸念」「目指す」で検索し、見つかった文がメモにあるかを確かめます
4. 「課の報告に記載なし」の欄を課に問い合わせる … 会議の前に埋められるものは埋めます。埋まらなければ、そのまま出します
5. 全体の状況の段落に件数を書き入れる … 集約表の式の値を写します
6. 課長と部長が確認する

3番目を検索で行うのが要です。 120事業の説明を通して読むと、足された見通しを見落とします。見通しの言葉を機械的に探し、見つかった文だけ読むほうが確実です。

目標は、120事業をならして1事業5分です。 遅れの印が無い重点事業は数字と状況を見るだけで短く、遅れの印がある事業はメモとの読み比べで長くかかります。取り込みの確認の時間も、この5分に含めています。

例外に対処する

上から2行目までが、最初の数か月の大半を占めます。 どれもAIの問題ではなく、各課の報告の出し方の問題です。 様式を守ってもらうほうが、プロンプトを直すより効きます。

記録を残す

• 各課の進捗の表と報告メモ（月ごとのフォルダ）
• 集約表（その月の版。遅れの基準と式もそのまま残す）
• Copilot の下書き（貼り付けたままの版）と、確定した資料
• 人が直した箇所 … 足された理由を消した、数字を直した、課に問い合わせて埋めた
• 課への問い合わせと回答

2つ目で遅れの基準と式を残すのは、基準を変えたときのためです。 基準を変えると、一覧に載る事業が変わります。どの月からどの基準で印を付けたかが分からないと、会議で「なぜ先月は載っていなかったのか」に答えられません。

4つ目の記録は、各課の報告の書き方を直す材料になります。 「課の報告に記載なし」が毎月出る課には、報告メモのどの欄が書かれていないかを具体的に伝えられます。

保存の期間は、市の文書の保存の決まりに合わせます。 幹部会議の資料と、その元になった集約表・報告メモは、同じ年度のフォルダにまとめて置きます。議会や監査で事業の経過を聞かれたとき、どの月の報告に何と書いたかを、元の報告メモと並べて示せるようにしておきます。