特許事務所が商標の存続期間の満了日を台帳から拾い、顧客ごとに更新するかを尋ねる通知文を下書きして、確認を経て送る

処理の起点を決める

毎月1日の朝7時に、1回目の通知のシナリオを動かします。 満了日が「7か月後の月」に入る商標を拾います。たとえば10月1日の実行なら、翌年5月中に満了する商標が対象です。

1回目を7か月前にしているのは、申請できる期間の始まりから逆算した値です。 商標法では、更新登録の申請は満了前6月から満了の日までの間にするとされています。期間に入る1か月前に届けば、顧客は社内で決める時間が取れ、事務所は期間に入ってすぐに申請できます。

2回目のシナリオは、1回目と同じ日に続けて動かします。 別の日にすると、月初の忙しい時期に2回確認の作業が発生します。

2回目では、答えの来ていない商標だけを表に載せます。 10件のうち7件に答えをもらっている顧客に、10件全部の表を送り直すと、どれが残っているのかを顧客に探させることになります。 台帳の「顧客の答え」の列が空の行だけを拾い、本文には「残り3件について」と件数を書かせます。

満了の日を過ぎたものは、このシナリオでは扱いません。 商標法では、期間内に申請できなかったときも、経済産業省令で定める期間内なら申請できるとされていますが、その場合は割増登録料がかかり、事情の確認が要ります。 満了日を過ぎて答えが無い商標は、弁理士の一覧にだけ出します。

入力データを集める

質を決めるのは、料金表と通知文の型です。 料金表の登録料の額は、商標法では「43,600円を超えない範囲内で政令で定める額に区分の数を乗じて得た額」とされていて、実際の額は政令で決まります。事務所が特許庁の最新の料金を確かめて表に入れ、改定のたびに直します。 AIには料金を書かせません。

権利者の名称と住所を顧客の今の情報と並べるのは、第3章の（d）のためです。 更新登録の申請書には申請人の氏名又は名称及び住所を書くとされており、台帳の権利者と顧客の今の会社名が違えば、通知の中で尋ねます。

データの取得方法を決める

台帳は Search Rows で、満了日と通知の状態で絞って読みます。 Make の Search Rows は、条件を AND と OR でつなげて絞り込め、日付で比べるときは表の見出しを有効にして、列の種類を日付にします。

Array aggregator で顧客ごとにまとめるときは、後で使う項目を集める項目に入れておきます。 Make のヘルプでは、集める元のモジュールと aggregator の間のモジュールの項目を後で使うなら、aggregator の設定に含めるよう案内されています。料金表から計算した見積もりを入れ忘れると、表の費用の列が空になります。

AIへ渡す前に整形する

1. 除く商標の判定 … 台帳の状態が「更新しない」「手続中」「顧客が自社で管理」のものを外します
2. 申請できる期間の計算 … 満了日から、期間の始まり（満了の6か月前の日）と終わり（満了の日）を計算します
3. 答えの期限の計算 … 満了の3か月前の日を、事務所の答えの期限にします。土日と祝日なら前の営業日にします
4. 費用の見積もり … 区分の数と料金表から、登録料と事務所の手数料を計算します
5. 名義と住所の照合 … 台帳の権利者の名称・住所と、顧客の今の会社名・所在地を比べ、違えば印を付けます
6. 分割納付の印 … 登録料を分割で納めた商標は、印を付けて表の備考に出します
7. 表の作成 … 顧客ごとの配列から、通知に差し込む表を HTML で組み立てます

2番目から4番目は、AIに任せずワークフローの側で計算します。 日付と金額は、計算の式が決まっていれば機械のほうが確かです。AIの出力には、これらの値を入れる場所そのものを作りません。

5番目の照合は、完全一致で比べません。 「株式会社」の位置や全角・半角の違いで、同じ会社を違うと判定します。空白と記号をそろえてから比べ、違えば印を付けるだけにして、尋ねる文の要否は担当者が見ます。

AIに処理させる

させるのは、表の前後に置く通知文を下書きすることだけです。

申請できる期間と答えの期限は、文の中では差し込みの記号で書かせます。 {{APPLY_FROM}} {{APPLY_TO}} {{REPLY_BY}} の記号を置かせ、ワークフローが計算した日付に置き換えます。 記号が欠けていれば、下書きにせずに担当者へ回します。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 「長くお使いの大切な商標ですので、ぜひ更新をご検討ください」と書くのは自然に見えますが、整理を考えている顧客には、売り込みに読めます。 逆に「ご不要であれば更新は不要です」も、事務所の判断を示したことになります。

指示内容を固定する

あなたは特許事務所の年金管理の担当として、顧客に送る通知の下書きを書きます。
顧客が管理を任せている登録商標が、存続期間の満了の時期を迎えることを知らせ、
商標ごとに更新するかを尋ねる文です。

【入力】
- 顧客の会社名と担当者名：{client}
- 通知の回：{round}（1回目／2回目）
- この顧客の商標の件数：{mark_count}
- 名義・住所の違いの印：{name_address_flag}
- 前回の更新のときの答え：{previous_answers}
- 事務所の通知文の型：{template}

【書く部分】
- intro：書き出しと本題。下に表があることを書いてください。
- question：商標ごとに「更新する」「更新しない」「相談したい」の
  どれかを、{{REPLY_BY}} までに返信で知らせてほしいことを書いてください。
  申請できる期間は {{APPLY_FROM}} から {{APPLY_TO}} までと書いてください。
- name_address：名義・住所の違いの印が true のときだけ、
  表の権利者の名称・住所が今のものと違っているかを尋ねる文を書いてください。
  false のときは空にしてください。
- closing：問い合わせ先と結び。

【厳守事項】
- 登録番号、満了日、区分の数、金額を文の中に書かないでください。
  それらは表に入ります。日付は上の記号のとおりに書いてください。
- 更新を勧める表現も、更新しなくてよいという表現も書かないでください。
- 商標を使っているかどうかについて、意見を書かないでください。
- 満了日を過ぎた後の手続、権利の回復、名義の変更の手続を説明しないでください。
- 2回目の通知では、答えの期限が近いことを、責める調子にせず書いてください。
- 事務所の通知文の型にある文は、言い回しを変えずに含めてください。

「文の中に番号と日付を書かない」と「記号のとおりに書く」を対にしています。 片方だけだと、日付を書かない代わりに「来年5月頃」とぼかした表現を足します。記号を置く場所を決めておけば、ぼかす余地がありません。

事務所の通知文の型を「言い回しを変えずに含める」とするのは、第3章の（c）のためです。 申請できる期間や答えの期限の言い方を型で固定し、AIには型の外側だけを書かせます。

出力形式を固定する

Make an API Call で Messages API を呼び、構造化出力で次の形のJSONを受け取ります。 Claude API の構造化出力は、output_config.format に type: "json_schema" でスキーマを渡す形です。

{
  "subject": "",
  "intro": "",
  "question": "",
  "name_address": "",
  "closing": "",
  "placeholders_used": ["{{APPLY_FROM}}", "{{APPLY_TO}}", "{{REPLY_BY}}"]
}

1つ目の理由は、表を間に差し込めることです。 intro の後に表、表の後に question と name_address、最後に closing を並べます。文章1本で返ってくると、表を入れる位置を探すことになります。

2つ目は、差し込みの記号を確かめられることです。 question の中に3つの記号がそろっているかをワークフローが確かめ、欠けていれば下書きにせずに担当者へ回します。 記号を置き換えた後に、文の中に数字の並び（4桁の年や7桁の番号）が残っていないかも確かめます。

差し込む表は次の形です。

表のすべての値は、台帳と料金表から来ます。 担当者は第7章の「人間の確認」で、この表を台帳と照らすだけで済みます。

注意が2つあります。 公式ドキュメントでは、構造化出力でも、出力がトークンの上限で切れた場合（stop_reason が max_tokens）と、応答が断られた場合（refusal）は、スキーマに合わないことがあるとされています。どちらも下書きにせず担当者へ回します。また enum の値は大文字小文字だけ違って返ることがあるとされているので、比べるときは大文字小文字を区別しません。

システムへ連携する

知財管理のシステムには書き込みません。 台帳は毎月書き出したスプレッドシートで、通知の状態と顧客の答えは、担当者がシステムの側にも入れます。 システムとの二重の管理になりますが、期限の正本をワークフローが書き換える経路を作らないためです。

下書きは担当者のメールボックスに作ります。 共有のメールボックスにすると、誰が確かめたかが分からなくなります。顧客の担当の弁理士ごとに、その弁理士と組む担当者のメールボックスに入れます。

人が確認する

下書きはすべて、担当者と弁理士が確かめてから送ります。

1. 担当者が表を台帳と照らす … 登録番号・満了日・区分の数の3つを、台帳の行と見比べます。ワークフローが写しているので食い違いは起きないはずですが、台帳の側の誤りがここで見つかります
2. 担当者が除いた商標を確かめる … 「更新しない」「手続中」で外した商標が、本当にそうかを台帳の記録で確かめます
3. 弁理士が文面を確かめる … 勧める・止める表現が無いか、名義・住所の尋ね方が適切かを見ます
4. 担当者が送り、状態を「1回目送付済み」にする

2番目を省かないでください。 外した商標は通知に載らず、顧客は通知が来なかったことに気づけません。 「更新しない」と聞いた記録が誤っていれば、その商標は誰にも気づかれないまま満了します。

2回目の下書きは、送る直前に台帳の答えの列をもう一度見ます。 シナリオが動いた朝から送るまでの間に、顧客が答えてくることがあります。答えた顧客に催促が届くと、事務所の管理を疑われます。

顧客からの答えは、担当者が台帳の「顧客の答え」の列に入れます。 「更新する」と答えた商標は、弁理士が申請の準備に入ります。答えの記録を自動にしないのは、返信の文が「たぶん更新」「社内で確認中」のようにあいまいなことが多いためです。

例外に対処する

上から2行目までは、台帳と顧客の情報の整備の問題です。 最初の数か月は、連絡先の抜けと契約の終わった顧客の残りが目立ちます。 通知のたびに直していくと、台帳の質が上がります。

満了日を過ぎた商標を弁理士に回すのは、条文の扱いが変わるためです。 商標法では、省令で定める期間にも申請がなければ商標権はさかのぼって消滅したものとみなされ、その後は原商標権者が省令で定める期間内に限って申請できますが、故意に申請しなかったと認められる場合は除くとされています。顧客が「更新しない」と答えた記録は、日付と答えた人まで残します。

外国の顧客を外しているのは、通知の型が国内向けだからです。 外国の代理人を通す顧客は、やり取りの作法も期限の考え方も違うので、弁理士が個別に扱います。

記録を残す

• その月に拾った商標の一覧と、除いた商標と除いた理由
• 顧客ごとの下書きの内容（AIが書いた文と、差し込んだ表）
• 送った日時、送った人、確かめた弁理士
• 顧客の答えと、答えが来た日
• 2回目の通知と、弁理士への一覧に出た商標
• 料金表の版（見積もりに使った額）

3つ目が、この構成で最も大事な記録です。 期限の通知は、いつ、誰が、何を送ったかを後から示せることが事務所を守ります。送った通知のメールそのものも、顧客ごとのフォルダに残します。

最後の行は、料金の改定のときに効きます。 見積もりの額が改定の前か後かを、通知ごとに追えるようにしておきます。