相続人の聞き取りメモと財産目録から遺産分割協議書の下書きを作り、財産の記載漏れと相続人全員の署名欄を確かめる

処理の起点を決める

案件管理システムで、案件の状態が「協議書作成待ち」になったことを起点にします。 下書きのプログラムが15分ごとに案件の一覧を見て、状態の変わった案件を拾います。財産目録が仕上がる前に動かさないよう、補助者が状態を変えたときだけ動かします。

財産目録や聞き取りメモが直されたら、もう一度動かします。 面談の後に新しい預金口座が見つかった、相続人の希望が変わった、といった場合です。補助者が状態を「協議書作成待ち」に戻すと、新しい材料で下書きを作り直します。前の下書きと点検の結果は消さず、版を分けて残します。

同じ案件で版が3つを超えたら、司法書士に知らせます。 分け方がまとまっていない案件で下書きを作り直し続けても、作業は減りません。

入力データを集める

質を決めるのは、上の2つの表です。 財産目録の不動産の表示は、登記事項証明書の記載をそのまま写した値を持ちます。 法務局の記載例の解説は、申請書の不動産の表示を登記記録のとおりに正確に記載するよう求めており、協議書の表示も同じ値にそろえておくと、後の登記申請書と食い違いません。

相続人の一覧の「注意の印」は、AIに判断させない事情を表すためのものです。 未成年の相続人、判断能力に不安のある相続人、所在の分からない相続人、海外に住む相続人に、補助者が印を付けます。印の付いた相続人がいる案件は、下書きを作ったうえで、点検の結果の先頭に必ず出します。

事務所の条項の型は、書き方を揃えるために入れます。 AIに自由に書かせると、代償金の条項が案件ごとに違う言い回しになります。型の中から選ばせ、財産と人の番号を当てはめさせます。

データの取得方法を決める

財産目録と相続人の一覧は、所定の表で受け取ります。 文章で書かれた財産の一覧をAIに読ませると、1行に2つの財産が書かれているときに区切りを誤ります。表の行が1つの財産、という形にそろえることが、この構成の最初の作業です。

聞き取りメモは、本文だけを取り出して渡します。 メモの中に相続人の電話番号や勤務先が書かれていることがありますが、分け方の読み取りには要りません。前処理で、電話番号やメールアドレスの形の文字列を伏せてから渡します。

AIへ渡す前に整形する

1. 表の形の確認 … 財産目録と相続人の一覧の列がそろっているかを確かめます。列が欠けていたら下書きを作らず、補助者に戻します
2. 番号の付与 … 財産に A-01 から、相続人に H-01 から番号を振ります。財産目録の並び順で振り、版が変わっても同じ財産には同じ番号を使います
3. 表記の揃え … 全角・半角、空白、「丁目」「番地」の書き方を揃えた照合用の値を作ります。協議書に載せるのは元の値です
4. 被相続人の死亡日の確認 … 相続人の一覧の見出しの死亡日が空でないかを確かめます
5. 注意の印の確認 … 印の付いた相続人がいれば、点検の結果の先頭に出す準備をします
6. 伏せ字 … 聞き取りメモの中の電話番号・メールアドレス・口座番号の形の文字列を伏せます
7. AIに渡す財産の一覧の作成 … 財産の番号・種類・短い名前（「自宅の土地」「○○銀行の普通預金」など）だけの一覧を作ります。不動産の地番や口座番号はAIに渡しません

7番目が、表示の書き写しをAIから外す仕掛けです。 AIが受け取るのは「A-03 不動産 自宅の建物」という短い名前だけで、所在や家屋番号を知りません。 知らない値は書けないので、書き写しの誤りが起きる場所がありません。表示は5番目の工程でプログラムが財産目録から差し込みます。

AIに処理させる

させるのは、聞き取りメモから次の4つを読み取り、条項の型に当てはめることだけです。

右端の列が、この構成でいちばん大事な決まりです。 聞き取りメモに書かれていない分け方を、AIに補わせません。「残りは妻」のような書き方は、どの財産が「残り」に当たるかをAIが財産の一覧から推して当てはめるのではなく、undecided にしたうえで「『残り』に含まれる財産の確認」を確かめる事項に挙げます。

4行目が、いちばん起きやすい失敗です。 分け方の書かれていない預金を見ると、AIは「法定相続分により取得する」という条項をもっともらしく作ります。それは聞き取りメモに無い合意で、相続人の誰も同意していないかもしれません。 指示で禁じたうえで、出力の basis に聞き取りメモの文を写させ、写した文がメモに無い条項はプログラムが undecided に戻します。

指示内容を固定する

あなたは司法書士事務所の補助者です。相続人との面談の聞き取りメモを読み、
財産の一覧の番号ごとに、誰がどのように取得すると話しているかを読み取ってください。
聞き取りメモに書かれていることだけを使い、推測で補わないでください。

【読み取ること】
1. acquirer：取得する相続人の番号（相続人の一覧の H-xx）。共有なら複数
2. mode：取得の形
   - sole ....... 1人が単独で取得する
   - shared ..... 複数人が持分で取得する（share に割合を書く）
   - payout ..... 取得した人が他の相続人に代償金を支払う
   - debt ....... 負債を承継する
   - undecided .. 聞き取りメモから分け方が読み取れない
3. basis：その判断の根拠にした聞き取りメモの文を、そのまま写す
4. questions：相続人に確かめるべき事項（曖昧な言葉、メモの中の矛盾）

【厳守事項】
- 財産の番号は、財産の一覧にある番号だけを使ってください。番号を作らないでください。
- 相続人の番号は、相続人の一覧にある番号だけを使ってください。
- 聞き取りメモに分け方が書かれていない財産は、mode を undecided にしてください。
  法定相続分で分けたことにしないでください。
- 「残り」「その他」「全部」のような言葉が指す財産を、自分で決めないでください。
  該当しうる財産を undecided にし、questions に確認事項として書いてください。
- 共有の持分は、聞き取りメモに書かれた割合だけを入れてください。計算で補わないでください。
- basis には聞き取りメモの文をそのまま写してください。要約や言い換えをしないでください。
- 所在・地番・口座番号などの財産の表示は書かないでください。
- 協議書が有効か、税金や登記が必要かは書かないでください。

【被相続人】{decedent}
【相続人の一覧】{heirs}
【財産の一覧】{assets}
【聞き取りメモ】{memo}
【事務所の条項の型の名前】{clause_types}

「『残り』が指す財産を自分で決めない」を明記しないと、財産の一覧から当てはめます。 メモの「自宅は長男、残りは妻」に対し、自宅以外の全財産を妻に割り当てるのは一見正しく見えますが、面談の後に見つかった財産や、相続人が「残り」に含めるつもりのなかった負債まで妻に割り当てることになります。 確かめる事項に挙げさせ、司法書士が相続人に聞きます。

basis に「そのまま写す」を求めるのは、プログラムで照合するためです。 写した文が聞き取りメモの本文に無ければ、その割り当ては根拠が無いものとして扱えます。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "case_id": "",
  "allocations": [
    {
      "asset_id": "A-01",
      "mode": "sole | shared | payout | debt | undecided",
      "acquirers": [ { "heir_id": "H-01", "share": "" } ],
      "payout": { "payer": "", "payee": "", "amount_text": "" },
      "clause_type": "",
      "basis": ""
    }
  ],
  "questions": [ { "asset_id": "", "question": "" } ]
}

1つ目の理由は、記載漏れをプログラムで数えられることです。 allocations の asset_id を集めて財産目録の番号と比べれば、財産目録にあって割り当ての無い財産、2回割り当てられた財産が、件数として出ます。

2つ目は、点検の判定を規則で決められることです。

3つ目は、協議書の文をプログラムが組み立てられることです。 clause_type で事務所の条項の型を選び、財産の表示は財産目録から、相続人の氏名は相続人の一覧から差し込みます。AIが書いた文をそのまま協議書に貼らないので、書き方が担当ごとにばらつきません。

司法書士には、下書きの文書ファイルと一緒に、次のような点検の結果を渡します。

【案件】S-2026-0418　被相続人：○○○○　相続人：4名　財産：12項目

【注意】
 H-04 海外に住む相続人（注意の印あり）

【未記載・未確定】
 A-09 ○○銀行 定期預金   undecided
   確かめる事項：メモの「残りは妻」にこの口座が含まれるか
 A-12 借入金（○○信用金庫）  undecided
   確かめる事項：負債を誰が承継するかの話がメモに無い

【要確認】 なし
【割り当て済み】 10項目（条項は下書きに反映）
【署名欄】 4名分（相続人の一覧から作成）

見出しを点検の結果ごとに分け、「注意」と「未記載・未確定」を上に置きます。 司法書士が上から読み、相続人に確かめる事項からそのまま電話をかけられる並びにします。

システムへ連携する

相続人へは何も送りません。 下書きと点検の結果は事務所の中の作業の記録で、相続人に送る文案は、司法書士が確かめて直したものだけです。送る仕組みを足すと、資格者が見ていない協議書が相続人の手に渡る経路ができます。

登記申請のシステムともつなぎません。 協議書が確定し、相続人全員の署名と実印がそろった後の登記申請は、従来どおり司法書士が行います。

人が確認する

下書きの全体を、司法書士が読みます。

1. 「注意」を先に見る … 印の付いた相続人がいる案件は、協議の進め方そのものを司法書士が決めます
2. 「未記載・未確定」を相続人に確かめる … 確かめる事項を読み、相続人に連絡して分け方を聞きます
3. 条項と根拠を読み比べる … 割り当て済みの財産について、basis の文と条項が合っているかを見ます
4. 表示と署名欄を流し見る … 差し込まれた表示が財産目録どおりか、署名欄の人数が相続人の一覧と同じかを見ます
5. 直したら記録する … どの財産の割り当てを、どう直したかを残します

2番目が、AIに任せられない部分です。 聞き取りメモに書かれていない分け方は、相続人に聞くまで誰にも分かりません。 下書きが早くできても、未確定の財産が残ったまま相続人に送ると、署名の段階で揉めます。

5番目の記録は、聞き取りメモの書き方を直す材料になります。 同じ種類の財産が毎回 undecided になるなら、面談で聞き漏らしている項目があります。面談の聞き取りの項目に足すと、次の案件から未確定が減ります。

目標は、30件をならして1件40分です。 財産が少なく分け方がはっきりした案件は短く、未確定の財産が多い案件は長くかかります。

例外に対処する

上から3行目は、毎月必ず起きます。 数次相続や海外に住む相続人のいる案件は、協議書の作り方そのものに資格者の判断が要ります。下書きを止めずに作り、判断が要ることを先頭に出すのは、書き写しの手間だけは先に減らしておくためです。

記録を残す

• 下書きに使った財産目録・相続人の一覧・聞き取りメモの版
• AIに渡した財産の一覧（短い名前）と、AIの出力のJSON
• 点検の結果（未記載・未確定・要確認の一覧）
• 司法書士が直した割り当てと、その理由
• 相続人に確かめた事項と、確かめた日・答え
• 確定した協議書の文案の版

4つ目と5つ目が、後から最も必要になる記録です。 相続人の一人が後になって「そんな分け方には同意していない」と言ったときに、どの事項を誰にいつ確かめたかが残っていないと、事務所の説明ができません。

AIの出力と点検の結果も残します。 下書きの段階で何が未確定だったかが分かれば、確定した文案のどこが相続人への確認で決まった部分かを後から追えます。