法律事務所で、依頼者からの聞き取りと証拠資料の一覧から相手方への通知書（内容証明郵便）の下書きを作り、請求の根拠・金額・期限の記載を弁護士の確認に回す

処理の起点を決める

起点は、パラリーガルがひな形を選んで「下書きを作る」を押したことです。 面談の直後に自動で作らないのは、方針のメモが書かれる前に下書きが出ると、その下書きが方針の代わりになるからです。

方針のメモの必須の項目が空なら、ボタンは押せません。 必須にするのは、請求の種類、相手方、請求金額の内訳、期限の定め方（到達後の日数か日付か）、期限後の措置の有無の5つです。期限後の措置を「書かない」と決めた案件では、「書かない」を選んでもらいます。 空のままにすると、AIが措置を補います。

弁護士の確認で方針が変わったときは、メモを直して作り直します。 下書きの文を手で継ぎはぎすると、金額と日付の照合を通らない文が残ります。作り直すたびに、照合と書式の点検も同じ順で行います。

入力データを集める

質を決めるのは、証拠資料の一覧の「要旨」です。 要旨に「売買契約書。第5条で代金の支払期日を令和8年4月30日と定める」のように日付と条が書かれていれば、事実の文と証拠を結び付けられます。 「契約書」の一語だけでは、どの文の根拠になるかをAIが推測で決めることになります。

請求の根拠の条文は、弁護士が方針のメモに書いたものだけを使います。 例えば民法第412条は、期限を定めなかった債務について履行の請求を受けた時から遅滞の責任を負うと定めていますが、どの条を通知書に書くかは弁護士の判断です。AIに条文を選ばせません。

データの取得方法を決める

案件管理の仕組みからの取り出しは、利用している仕組みに応じた個別の実装になります。 API が無い場合は、画面のボタンから案件番号を渡し、中継プログラムが仕組みの出力を読む形にします。

金額は、方針のメモの内訳から中継プログラムが計算します。 元本、すでに受け取った一部の支払、遅延損害金など、内訳の各行の金額と加減の向きをメモに書いてもらい、合計を出します。遅延損害金を請求するときの利率と起算日も、メモに書かれた値だけを使い、中継プログラムも利率を補いません。

支払期限の日付は、発送予定日と期限の定め方から計算します。 「到達後14日以内」と書く案件では日付を出さず、文の形だけを決めます。日付で書く案件では、発送予定日から郵便の配達の日数を見込んだ余裕を、事務所の規則として足します。 意思表示は通知が相手方に到達した時から効力を生ずるとされているので、期限の日付が到達より前にならないようにするためです。

構造化出力のスキーマは、すべての項目を required にし、オブジェクトごとに additionalProperties: false を付けます。 basis_type のような区分は Enum で値を限ります。出力の項目はスキーマの順に並ぶので、facts（時系列の事実と証拠番号）を body（本文）より前に置き、事実を並べてから本文を書かせる順にします。

AIへ渡す前に整形する

1. 聞き取りのメモを日付で区切る … 日付が書かれた文に印を付け、日付の無い文は「日付不明」としてまとめます
2. 証拠資料の一覧を日付の順に並べる … 証拠番号と要旨を、時系列の材料として渡します
3. 金額の内訳を計算する … 合計と、加減の各行を確定させます
4. 期限の文と日付を決める … 定め方に応じて、日付か「本書到達後○日以内」の形を決めます
5. 当事者の住所・氏名は渡さない … 宛名と差出人の欄は、中継プログラムが最後に差し込みます
6. ひな形の差し込み箇所を示す … ひな形の中の「事実の経過」「請求の根拠」「請求金額」「期限」「期限後の措置」の箇所に印を付けます
7. 謄本の組み方を決めておく … 紙で差し出す案件では、横書きの「1行20字以内・1枚26行以内」など事務所で使う組み方を1つに決め、AIの出力の後に中継プログラムがその形に組みます

7番目の組み方は、AIに任せません。 字数の数え方には、記号は1個1字、括弧は左右で1字、丸で囲んだ数字は文字と枠の合計（序列を示す記号として使うときは全体で1字）といった決まりがあります。中継プログラムがこの数え方で1行ずつ数えて改行し、枚数を出します。 AIには改行の無い本文を書かせ、行の区切りを意識させません。

1番目の「日付不明」を軽く見ないでください。 聞き取りでは「先月の終わりごろ」「契約の少し後」のような言い方が多く、AIは前後の文から日付を推測して書きます。 日付不明の文は本文で日付を書かずに使うか、証拠で日付を確かめてからメモを直します。

5番目は、依頼者と相手方の情報を外部へ渡す範囲を絞るためです。 事実の経過には「依頼者」「通知人」「貴社」の呼び方で足り、住所や代表者の氏名を材料に入れる必要はありません。

AIに処理させる

させるのは、聞き取りのメモと証拠資料の一覧から事実の経過を時系列に並べ、方針のメモとひな形に沿って通知書の本文を組み立て、事実の文ごとに根拠の証拠番号を付けることです。

4行目がいちばん起きやすい失敗です。 聞き取りのメモに「何度も電話で催促した」とあると、モデルは「再三にわたり催告したにもかかわらず」と書きます。電話の催促の日付も証拠も無ければ、その文は通知書に書けない事実です。 根拠の無い事実の文は evidence_ids を空で返させ、画面で色を変えます。

指示内容を固定する

あなたは法律事務所のパラリーガルとして、弁護士が決めた方針に沿って、
相手方へ送る通知書の下書きを作ります。読むのは、まず弁護士です。

【手順】
1. 聞き取りのメモと証拠資料の一覧から、事実を日付の順に並べ、
   facts に、事実ごとに根拠の証拠番号を付けてください。
2. 次に、ひな形の構成に沿って body に本文を書いてください。

【厳守事項】
- 証拠資料の一覧に根拠の無い事実は、evidence_ids を空にしてください。
  聞き取りのメモにしか無い事実を、証拠があるかのように書かないでください。
- 日付の書かれていない事実に、日付を補わないでください。
- 請求金額、内訳、期限、利率は、【計算済みの値】をそのまま書いてください。
  計算し直したり、書き換えたりしないでください。
- 請求の根拠には、方針のメモにある契約の条と法令の条だけを書いてください。
  他の条文を足さないでください。
- 期限後の措置は、方針のメモにあるときだけ、その文言のとおりに書いてください。
- 「再三」「誠意のない」のような、事実や方針に無い評価の言葉を使わないでください。
- 英字は、会社名・商品名などの固有名詞だけに使ってください。
  型番や略語に英字が要るときは、basis_note にそのことを書いてください。
- 宛名、差出人、住所は書かないでください。後で差し込みます。

【方針のメモ】{policy_memo}
【聞き取りのメモ】{interview_memo}
【証拠資料の一覧】{evidence_list}
【計算済みの値】{computed}
【ひな形】{template}

「証拠があるかのように書かない」と「日付を補わない」が、この指示の要です。 通知書の事実の文は、送った後に取り消せません。 相手方が回答で「その日に催告を受けた事実は無い」と書いてきたとき、事務所が根拠を示せない文を作らせないための指示です。

英字の指示は、謄本の条件から来ています。 日本郵便の条件では、記載に使える文字は仮名・漢字・数字・英字（固有名詞に限る）・括弧・句読点・その他一般に記号として使用されるものとされています。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "matter_id": "",
  "facts": [
    { "date": "", "date_known": true, "fact": "", "evidence_ids": [], "source": "interview | evidence | both" }
  ],
  "body": "",
  "basis": [ { "basis_type": "contract | statute", "ref": "", "from_policy": true } ],
  "amounts_written": [ { "label": "", "amount": 0 } ],
  "deadline_written": "",
  "measures_written": "",
  "basis_note": ""
}

1つ目の理由は、facts で事実ごとの根拠を残せることです。 弁護士の画面では、本文の横に facts を時系列で並べ、evidence_ids が空の事実と date_known が false の事実の色を変えます。

2つ目は、amounts_written と deadline_written を計算の値と照らせることです。 中継プログラムが本文から金額と日付を正規表現で抜き出し、amounts_written とも計算の値とも照らします。どこか1か所でも違えば、下書きを弁護士へ回すボタンを押せないようにします。

3つ目は、basis の from_policy で、方針のメモに無い条文を見つけられることです。 false の行があれば、その条文を消すまで止めます。from_policy はAIの申告なので、中継プログラムも ref を方針のメモの条文の一覧と文字で照らします。

システムへ連携する

差出しは自動にしません。 窓口で差し出すときも電子内容証明で差し出すときも、弁護士が確定した文をパラリーガルが差し出します。 案件管理の仕組みへの発送の記録も、従来どおり人が行います。

人が確認する

パラリーガルは、点検で止まった箇所と、色の変わった事実を先に直してから弁護士へ回します。

1. 止まった箇所を直す … 金額・期限・条文の不一致は、方針のメモを確かめて直し、作り直します
2. 根拠の無い事実を確かめる … 証拠を探して一覧に足すか、本文から消すかを弁護士に相談します
3. 謄本の書式を整える … 示された改行の位置と英字・記号を直します

弁護士は、本文と事実の一覧を並べて読みます。 確かめるのは、事実が証拠と合っているか、請求の根拠と金額が方針どおりか、期限と措置の文言、表現の強さです。直した箇所は画面で確定させ、確定した文だけが保存されます。

時効の扱いは、弁護士の確認の項目に入れます。 民法第150条は、催告があったときはその時から6か月を経過するまで時効は完成しないとし、催告によって猶予されている間の再度の催告には猶予の効力が無いとしています。過去に催告を送ったことがある案件では、方針のメモにその日付を書いてもらい、画面に表示します。

差し出す方法と配達証明の有無も、弁護士が決めます。 意思表示は通知が相手方に到達した時から効力を生ずるとされており、期限の起算や解除の効力の時点を後で示すには、到達の日の記録が要ります。 画面には、期限の定め方が「到達後○日以内」の案件で配達証明を付けていなければ、注意を表示します。

目標は、80件をならして1件21分です。 パラリーガルがメモを確かめて直す時間と、弁護士が読む時間の合計です。

例外に対処する

5行目は、依頼者から求められることがあります。 「請求書の写しも一緒に送ってほしい」と言われても、内容証明は文書1通のみを内容とし、図面や返信用封筒は同封できないとされています。本文で証拠を特定するか、別の郵便で送るかを弁護士が決めます。

記録を残す

• 案件番号、方針のメモの版、使った聞き取りのメモと証拠資料の一覧の版、ひな形の版
• 計算の値（金額の内訳、合計、期限）と、計算に使ったメモの値
• AIの出力の全文（facts、body、basis）と、点検の結果
• パラリーガルと弁護士が直した後の文と、確定した日時
• 差し出した方法、差出日、配達証明の有無

直した後の文を残すのは、下書きとの差を見るためです。 弁護士が消した事実の文が多い請求の種類は、聞き取りのメモの取り方か、証拠資料の一覧の要旨の書き方に戻って直します。 謄本は日本郵便の側でも差出しから5年以内は閲覧と再度の証明を請求できるとされていますが、事務所の記録は事務所の規程で保存します。