学校の保健室で手書きされる来室記録を読み取り、学年・症状・時間帯を月次で集計して、同じ症状の増え方と来室が続く生徒を養護教諭に返す

処理の起点を決める

1日の終わりに、養護教諭が記録簿をスキャンして取込フォルダに保存することを起点にします。 複合機のスキャンの宛先を保健室の共有ドライブのフォルダにし、ファイル名に日付が入る設定にします。スキャンは1日1回、その日の記録簿をまとめて1つのPDFにします。

Apps Script の時間主導型トリガーが、毎日夜に取込フォルダを見ます。 公式のページでは、時間主導型のトリガーは指定の時刻や間隔で動かせ、実行の時刻は少しずれることがあるとされています。翌朝までに台帳と一覧ができていれば足りるので、夜の1回で十分です。

処理が終わったPDFは、処理済みのフォルダへ移します。移すのは、台帳への書き込みまで成功したときだけです。 取込フォルダに残っているPDFが、未処理の日の分です。スキャンし忘れた日は、翌朝の一覧に「前日の記録簿が届いていない」と出します。 来室が0件の日と区別するためです。

入力データを集める

質を決めるのは、症状の分類の一覧です。 「頭痛」「腹痛」「気分不良」「発熱」「けが（すり傷・打撲・ねんざなど）」「その他」のように、今まで月末の集計で使ってきた分け方をそのまま一覧にします。 分け方を変えると、去年の同じ月と比べられなくなります。よく書かれる言い方（「お腹いたい」「はきけ」）も、例として並べます。

行事の日付は、増え方を読むときの手がかりにします。 体育祭の練習が続く週にけがの来室が増えるのは、理由の分かる増え方です。集計表に行事を並べて出すだけで、AIには渡しません。

データの取得方法を決める

読み取りは、Apps Script から Document AI の処理の API を呼ぶだけです。PDFを渡すと、Document という形の応答が返ります。

氏名の欄は読みますが、台帳には残しません。 学年・組・番号を名簿と突き合わせて生徒の番号に置き換え、氏名は番号と合っているかを確かめる照合にだけ使います。 番号と氏名が名簿で食い違えば、その行に印を付けて養護教諭に回します。台帳とAIに渡すデータには氏名を入れません。

来室の多い日は、記録簿が2ページ以上になります。 ページごとに表の見出しの行が繰り返されるので、2ページ目以降の見出しの行は読み飛ばし、ページをまたいでも行の番号が続くように Apps Script で振り直します。

名簿との照合は Apps Script が行います。 学年・組・番号の3つがそろって名簿に当たれば生徒の番号に置き換え、どれか1つでも読めないか当たらなければ、置き換えずに unmatched にします。 近い番号に寄せることはしません。

AIへ渡す前に整形する

1. 様式の改訂 … 症状と処置に○を付ける欄を、番号を書き込む欄に変えます。「症状：1頭痛 2腹痛 3気分不良 4発熱 5けが 6その他」のように番号の意味を表の上に印刷し、生徒は番号を書き、様子は自由記述の欄に書きます
2. 表の作りの確認 … 1行1来室にし、行や列をまたぐ升を無くします。 「様子」が長くなったら2行に書くのではなく、余白に書いてもらいます
3. 形式の確認 … Document AI の対象は PDF、GIF、TIFF、JPEG、PNG、BMP、WebP などです。複合機のPDFはそのまま入れられます
4. 画質の確認 … 公式には、スキャンは最低200dpiが望ましく、300dpi以上が一般に最もよい結果になるとされています。複合機の設定を300dpiに固定します
5. 日付の確認 … ファイル名の日付と記録簿の「月日」の欄が食い違えば、処理を止めて養護教諭に知らせます
6. 重複の検知 … 同じ日付のPDFが2つあれば、後のものを差し替えとして扱います

1番目がいちばん効きます。 ○を付ける欄はラジオボタンと同じ形で、Form Parser は読み取りに対応しません。番号を書く欄にすれば、手書きの数字1字として読めます。 生徒にとっても、○を付けるのとほとんど手間は変わりません。

AIに処理させる

させるのは、1行ごとに、症状の番号と様子の記述から、症状の分類と部位を1つずつ選ぶことだけです。

番号を優先させるのは、生徒が自分で選んだ分類だからです。 記述は「だるい、頭もいたい」のように複数の症状が混ざることがあり、そこから選ばせると、AIがどれを主とするかを決めることになります。番号と記述が明らかに食い違うときだけ conflict として養護教諭に回します。

体温の目安は、学校で決めた数字を規則に書きます。 AIには数字を読ませず、Apps Script が数字と目安を比べます。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 「頭が痛い、昨日あまり寝ていない」と書かれた行を渡すと、AIは「睡眠不足による頭痛の可能性」と書き添えようとします。書き添えは一見親切ですが、生徒の様子についての推測が台帳に残ることになります。 分類と部位のほかは何も書かせません。

指示内容を固定する

あなたは学校の保健室で、来室記録簿の症状を決まった分類にそろえる係です。
渡すのは、記録簿の行ごとの読み取り結果です。生徒の名前は含まれていません。
書かれている番号と文字だけを使って分類してください。推測で埋めないでください。

【やること】行ごとに次を付けてください。
1. category：症状の分類の一覧から1つ。
   症状の番号が読めていれば番号に対応する分類を選び、
   様子の記述はその確認にだけ使ってください。
   番号が読めないときだけ、記述から選んでください。
   どちらからも決められなければ unclear。
2. conflict：番号の分類と記述が明らかに食い違うときだけ true。
3. body_part：けがのときだけ、記述に書かれた部位を一覧から選ぶ。
   書かれていなければ空。
4. evidence：分類を決めた番号と記述の文字列をそのまま写す。

【厳守事項】
- 来室の理由、生徒の気持ち、家庭や学校生活についての推測を書かないでください。
- 病名を付けないでください。分類の一覧の名前だけを使ってください。
- 記述が複数の症状を含むときは、番号の分類を優先してください。
  番号が無ければ、記述の最初に書かれた症状で選び、note に残りを書いてください。
- 読めない番号を記述から推して埋めないでください。
- 受診や休養が必要かどうかを書かないでください。
- 行を足したり、まとめたりしないでください。入力と同じ行数を返してください。

【症状の分類の一覧と、よく書かれる言い方の例】{categories}
【部位の一覧】{body_parts}
【読み取り結果】{rows}

「生徒の名前は含まれていません」と最初に書くのは、AIに名前を探させないためです。 渡す行には行の番号と、学年、時刻、症状の番号、様子の記述しかありません。生徒を特定できる情報を渡さないことを、指示の側でも明示します。

「入力と同じ行数を返す」を入れているのは、集計の数を守るためです。 同じ生徒の続けての来室を1行にまとめられると、来室の回数が減って見えます。Apps Script で入力と出力の行数を比べ、合わなければ台帳に書き込みません。

出力形式を固定する

Claude API の構造化出力を使い、次の形のJSONで受け取ります。 output_config.format に JSON スキーマを渡すと、応答がそのスキーマに沿った形になります。

{
  "log_date": "2026-10-06",
  "rows": [
    {
      "row_no": 1,
      "category": "頭痛",
      "conflict": false,
      "body_part": "",
      "evidence": "1／頭いたい",
      "note": ""
    },
    {
      "row_no": 2,
      "category": "けが",
      "conflict": true,
      "body_part": "膝",
      "evidence": "2／体育で転んで膝すりむいた",
      "note": "番号は腹痛、記述はけが"
    }
  ]
}

1つ目の理由は、AIの出力と生徒の番号を別の場所に置けることです。 AIが返すのは row_no と分類だけで、生徒の番号は Apps Script が row_no で結び付けます。AIの入出力のどこにも、生徒を特定する情報が出てきません。

2つ目は、category を enum で縛れることです。 分類の一覧の名前だけを許すスキーマにすれば、一覧に無い言葉は返ってきません。公式のページでは列挙の値の大文字・小文字までは保証されないとされていますが、分類の名前は日本語なので影響は小さく、念のため Apps Script で一覧と照らしてから台帳に書きます。

集計は Apps Script が次の規則で行います。

倍率と回数は、学校で決めて規則に書きます。 何回で一覧に載せるかは、養護教諭の感覚と合わせて最初の1か月で調整します。

毎朝、養護教諭が開く画面は次の形にします。

【10月7日（火）朝の確認】前日の来室 34件（読み取りの印 4件）
■ 読み取りの印
  行12 unmatched   2年?組18番（組が読めない）
  行21 conflict    番号2（腹痛）／記述「体育で転んで膝すりむいた」
  行27 unreadable  体温の欄
  行30 note_outside 余白に記述あり
■ 増え方の印（直近1週間 ÷ 前の4週間の平均）
  1年3組 発熱 6件（平均1.5件、4.0倍） 行事：なし
  3年 全体 けが 9件（平均4.0件、2.3倍） 行事：体育祭の練習
■ 来室が続く生徒（直近2週間で5回以上）→ 別ファイル
  2名（内容は保健室の端末でのみ表示）

来室が続く生徒の名前は、この画面にも出しません。 人数だけを出し、中身は別のファイルを開いて見ます。画面を開いたまま保健室を離れても、生徒が覗き込んで名前を見ることがないようにするためです。

システムへ連携する

来室が続く生徒の一覧は、集計表とは別のファイルに置き、共有は養護教諭2名に限ります。 学年×症状の集計表は保健部や管理職と共有しても、一覧は生徒の番号と回数が並ぶ、生徒を特定できる情報です。

名簿は読み取りだけです。 転入や学級の変更で名簿が古いと照合できない行が増えるので、名簿の書き出しは毎月の初めに更新します。

人が確認する

1. 毎朝、前日の行の印を見る … unmatched（名簿に当たらない）、unreadable（字が読めない）、conflict（番号と記述の食い違い）の行を、スキャンの画像と見比べて直します
2. 直した値を台帳に書く … 直した行には「人が直した」印を残します
3. 増え方の印を見る … 印が付いた学年・組の行を見て、行事や天候で説明がつくかを考えます
4. 来室が続く生徒の一覧を見る … 一覧の生徒について、来室の時刻と様子の記述を並べて読み、声をかけるか、担任と共有するかを決めます

4番目の判断は、一覧の数字だけでしないでください。 部活動でけがが続いている生徒も、教室に居づらくて来ている生徒も、一覧では同じ「2週間で5回」です。一覧は「この生徒の行を読み直す」きっかけです。

目標は、600件をならして1件1分です。 印が付く行は1割前後という想定で、それより多い日は、スキャンの画質か名簿の古さを疑います。

例外に対処する

1行目と2行目を守らないと、来室が続く生徒の一覧が崩れます。 番号を近いものに寄せると、別の生徒の回数が増えます。同じ日の2回をまとめると、本当に繰り返し来ている生徒の回数が減ります。

記録を残す

• スキャンしたPDFと、スキャンした日時
• Document AI が返したJSONの全文
• Claude API に渡した行（氏名を含まない）と、返ってきたJSON
• 来室の台帳（生徒の番号、日時、分類、部位、処置）と、人が直した記録
• 集計の規則の版（倍率、回数、体温の目安、時間帯の区切り）
• 一覧を見て養護教諭が対応した記録は、この台帳とは別に、今までどおり保健室の記録として残します

集計の規則の版を残すのは、規則を途中で変えるからです。 一覧に載せる回数を変えると、前の月と載る生徒の数が変わります。どの版で出した一覧かが分からないと、増えたのか規則が変わったのかを区別できません。