介護事業所にケアマネジャーからメール・FAXで届く利用予定の変更連絡を読み取り、予定表の更新案にして、送迎と人員配置への影響を拾う

処理の起点を決める

予定変更のラベルが付いたメールが届いたことを起点にします。 変更は1日中届き、とくに夕方の送迎表の確定前と、朝の送迎の出発前に重なります。定時にまとめて処理すると、翌朝の中止が送迎表に間に合いません。 シナリオは短い間隔で動かします。

事業所のメールには、請求や行政からの連絡、求人の応募も届きます。Gmail のフィルタで、居宅介護支援事業所の登録アドレスと、インターネットFAXの転送元アドレスから届いたものに「予定変更」のラベルを付け、そのラベルだけを見張ります。 FAXは転送元が1つなので、FAXで届く書類はすべて一度この流れに入ります。 予定の変更でないFAX（研修の案内など）は、生成AIが not_schedule_change と返し、担当者の確認に回ります。

入力データを集める

照合の要は、ケアマネジャーと利用者の組です。 同じ姓の利用者が複数いても、担当のケアマネジャーまで一致する利用者は1人に絞れることがほとんどです。差出人の事業所と、連絡に書かれたケアマネジャー名を、利用者台帳の担当と突き合わせます。

データの取得方法を決める

FAXは1つのPDFに複数ページが入ることがあります。 ページごとに別の利用者のこともあるため、ページ番号を出力に残させます。

予定表は、変更の対象日から2週間分だけを引きます。 「当面中止」のような期間の決まらない変更は、2週間分の更新案を出し、それより先は相談員がケアマネジャーと決めます。

AIへ渡す前に整形する

1. 差出人の特定 … 登録アドレスから居宅介護支援事業所を特定します。FAXは本文や様式の事業所名から特定させます
2. PDFの確認 … パスワードの無いPDFであること、ページ数と大きさが上限内であることを確かめます
3. 画質の印 … 送ってくる事業所ごとに、これまでの読み取りで確信度 low が多かったかを利用者台帳の横の表に持たせ、low が多い事業所のFAXは、確信度を問わず相談員が元のFAXを見る扱いにします
4. 本文の整理 … 署名と引用を除きます
5. 受信日時の添付 … 「明日」「来週水曜」を日付に直すため、受信日時を渡します
6. 利用者の通う曜日の添付 … 照合の候補が出たあと、「いつもの水曜」がどの日かを決めるため、通う曜日を渡します

3番目は、FAXの受け方で変えられる唯一の前処理です。 インターネットFAXを高画質の受信に設定するだけで、手書きの判読の誤りが減ることがあります。 AIの指示を工夫するより、先に試してください。

AIに処理させる

させるのは、連絡の中の変更を1件ずつに分け、利用者・日付・変更の種類・サービス内容を書かれたとおりに取り出すことです。

変更の種類に「再開」を入れているのは、入院からの退院のためです。 「退院したので来週から再開」は、中止と同じくらい送迎と配置を動かします。中止だけを拾って再開を落とすと、退院した利用者の車が来ません。

最後の行が、FAXでいちばん起きやすい失敗です。 手書きの曜日がかすれていると、文脈から「たぶん水曜」と決めて返すことがあります。曜日を取り違えた更新案は、別の日の送迎を動かします。

指示内容を固定する

あなたは介護事業所で、ケアマネジャーからの利用予定の変更連絡を読み取る担当です。
渡されたメール本文とFAXの画像（PDF）だけを見て、書かれている変更をそのまま
取り出してください。推測で埋めないでください。

【取り出し方】
- 連絡に複数の利用者・複数の日付の変更があれば、1件ずつ changes に分けてください。
- 各変更について、利用者の氏名（ふりがながあれば併記）、対象の日付または曜日・期間、
  変更の種類、サービス内容（入浴・食事・送迎・訪問の時間帯）を取り出してください。
- 変更の種類は cancel／add／move／time_change／service_change／resume／other から選びます。
  「退院したので再開」は resume です。

【厳守事項】
- 読みにくい文字を文脈で補わないでください。曜日・日付・氏名の一部が読めないときは、
  読めた部分だけを写し、その項目の confidence を low にしてください。
- 「来週」「当面」などで日付が決まらないときは、date_raw に書かれた言葉を写し、
  date_ambiguous を true にしてください。受信日時は {received_at} です。
- 利用者が誰かを推測で決めないでください。書かれた氏名をそのまま写してください。
- 理由は reason_type（hospital／outpatient／condition／family／other／none）だけを
  選び、病名や症状を書き写さないでください。
- 受けられるか、定員に収まるかについては書かないでください。
- 予定の変更の連絡でない書類（研修の案内、請求、その他）は、changes を空にして
  document_type に not_schedule_change と書いてください。
- 各変更に source（body／pdf:ページ番号）を付けてください。

【差出人の事業所（判明している場合）】{agency}
【受信日時】{received_at}
【メール本文】{body}

「読めた部分だけを写す」が、この指示の要です。 手書きの「□曜」の□がかすれていれば、weekday_raw は「曜」だけになり、確信度は low です。読めた部分と読めなかった部分の境目を残すことで、相談員はどこをケアマネジャーに聞けばよいかが分かります。

「受けられるかを書かない」は、書かないと親切に書いてきます。 「金曜追加」に「定員に余裕があれば対応可能です」と添えることがあり、その一文が更新案に紛れると、確かめていない受け入れの約束に見えます。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "message_id": "",
  "document_type": "schedule_change | not_schedule_change",
  "agency_name": "", "care_manager_name": "",
  "changes": [
    { "person_name": "", "person_kana": "",
      "change_type": "cancel | add | move | time_change | service_change | resume | other",
      "date": "2026-10-14", "date_raw": "", "date_ambiguous": false,
      "weekday_raw": "", "period_raw": "",
      "services": { "bath": null, "meal": null, "transport": null, "visit_time": "" },
      "reason_type": "hospital | outpatient | condition | family | other | none",
      "confidence": { "name": "high | low", "date": "high | low" },
      "source": "body | pdf:1" }
  ]
}

1つ目の理由は、1件ずつの変更を予定表の行に当てられることです。 changes の要素ごとに利用者台帳を引き、予定表の該当日の行を引いて、「変更前」と「変更後」を並べた更新案の行を作ります。

2つ目は、照合と影響の判定を規則で書けることです。

3つ目は、confidence を項目ごとに分けたことです。 氏名は確かで日付だけが怪しい、という場合に、相談員は日付だけを元のFAXで見ればよいことが分かります。

更新案の表には、次の形で書きます。

システムへ連携する

受付の返信の下書きは、変更ごとに受け付けた内容を復唱する形にします。

件名：【受付】利用予定の変更について（10月13日 16:05 受信分）

○○居宅介護支援事業所　○○様

いつもお世話になっております。下記の変更を承りました。

　・A様　10月14日（火）　デイサービス　中止
　・C様　10月14日（火）から当面　中止（入院のため）
　・B様　10月17日（金）　追加のご希望 … 当日の入浴の枠を確認のうえ、改めてご連絡します

C様の再開の目安が分かりましたら、あわせてお知らせください。

受け付けた内容を復唱するのは、読み違いをケアマネジャーの側でも見つけてもらうためです。 「水曜ではなく木曜です」という返事が来れば、反映の前に直せます。影響ありの追加は「受け付けた」とは書かず、確認中と書きます。

予定表と送迎表へは、この構成から書き込みません。 相談員が更新案を確かめて反映します。FAXで届いた連絡への受付の返事は、メールの下書きか電話で行い、どちらで返すかは事業所ごとの取り決めに合わせます。

人が確認する

相談員は、更新案の全件を元の連絡と見比べてから反映します。 介護の予定は取り違えたときの影響が大きく、全件を人が見る前提で、見る時間を短くするのがこの構成の考え方です。

1. 「急ぎ」を先に見る … 当日・翌日と入院。送迎表をすぐ直します
2. 「照合できない」を見る … 利用者が絞れないもの。ケアマネジャーに確かめます
3. 確信度の低い項目を元のFAXで見る … 出どころのページを開き、該当の箇所だけを見ます
4. 「影響あり」を管理者と調整する … 定員や枠を超える追加は、受けるかどうかを管理者が決め、ケアマネジャーに相談します
5. 反映して、受付の返事を送る … 下書きを確かめて送ります

4番目は、この構成でいちばん価値のある場面です。 これまで予定表に入れた後で気づいていた枠の超過が、連絡が届いた数分後に分かります。 ケアマネジャーに相談する時間が残ります。

例外に対処する

最後の行で、急ぎのものだけは「未処理」と知らせます。 処理が止まっていることに気づかないまま朝を迎えると、中止の連絡が送迎に間に合わなくなります。

記録を残す

• 受け取ったメールの識別子、受信日時、FAXのPDF（事業所の記録の保存期間に合わせる）
• 生成AIが返したJSONの全文と、照合と影響の判定の結果
• 相談員が更新案を直した記録 … どの項目を、どう直したか
• 予定表に反映した日時と、反映した職員
• ケアマネジャーに確かめた内容と、その返事
• 居宅介護支援事業所ごとの、確信度 low の発生率

3つ目は、読み取りの弱いところを知る材料です。 直しが特定の項目（曜日、ふりがな）に集中するなら、指示か前処理で直せる余地があります。

最後の行は、ケアマネジャーとの相談の材料になります。 手書きのFAXで low が続く事業所には、様式の使用やメールでの連絡をお願いするほうが、精度を上げるより確実です。