大学の教務担当が学生と教員から受ける履修・成績・休学の質問に、入学年度に合った学則・教務規程・通知を探し、根拠の条項付きで回答案を返す

処理の起点を決める

取り込みと質問で、起点が2つあります。

取り込みは、教務課が規程の改正、または通知の発出を版の台帳に登録したことを起点にします。 改正は年に数回、通知は月に数件です。古い版は消しません。 在学生に適用される限り、その版で答える質問が来ます。最後の在学生が卒業した版は、台帳で retired にして絞り込みから外します。

質問の側は、教務担当が回答支援の画面で「回答案を作る」を押したときに動きます。 学生からのメールを自動で読ませることはしません。メールには氏名と学籍番号が書かれているので、教務担当が要点だけを画面に入れ直します。

繁忙期の4月と9月は、同じ質問が短い間に集中します。 履修登録の上限や登録の取り消しの期限など、同じ版・同じ条項で答える質問が何十件も続きます。 回答案は1件ずつ作りますが、教務担当は2件目からは条項の確認を短くできます。

入学年度が入っていないときは動かしません。 版を絞れない検索は、この構成がいちばん防ぎたい版の取り違えを、そのまま起こします。

入力データを集める

質を決めるのは、版の台帳の入学年度の列です。 附則の経過措置を読み、どの入学年度からどの入学年度までにその版が適用されるかを、教務課の職員が台帳に書きます。ここを生成AIに読ませて決めることはしません。

通知には、効力の期間を必ず持たせます。 「令和6年度に限り追試験の申請期間を延長する」という通知は、翌年度には効力がありません。 期間の無い通知は、取り込みを止めます。

データの取得方法を決める

取り込みでは、版の台帳から JSONL を作ります。 1文書につき1行で、structData に版のメタデータを入れます。

{"id": "rishu-econ-2022",
 "structData": {"doc_type": "rishu_yoko", "faculty": "ECON",
   "cohort_from": 2022, "cohort_to": 2023,
   "effective_from": "2022-04-01", "effective_to": "9999-12-31",
   "title": "経済学部 履修要項（2022・2023年度入学者）"},
 "content": {"mimeType": "application/pdf",
   "uri": "gs://academic-rules/rishu/econ_2022.pdf"}}

doc_type は gakusoku（学則）／kyomu_kitei（教務規程）／rishu_yoko（履修要項）／tsuchi（通知）の4つ、faculty は学部の記号と、全学共通の ALL です。doc_type・faculty・cohort_from・cohort_to・effective_from・effective_to は、スキーマで索引可能にします。 入学年度は数値の項目にし、比べられるようにします。

質問のときの絞り込みは、次の形で作ります。 2023年度入学の経済学部の学生、今日が2026年10月7日の場合です。

faculty: ANY("ECON", "ALL")
AND cohort_from <= 2023 AND cohort_to >= 2023
AND effective_from <= "2026-10-07" AND effective_to >= "2026-10-07"

入学年度の条件と、効力の期間の条件を両方かけます。 規程は入学年度で、通知は効力の期間で絞られます。全学の通知は cohort_from に最も古い入学年度、cohort_to に 9999 を入れ、同じ式で通知も規程も1回で絞れるようにします。

検索結果は、分割した部分の単位で返させます。 searchResultMode を CHUNKS にすると、条ごとの断片が引用の単位になり、条項番号を回答案に付けやすくなります。 検索の段階で返す件数は既定が10、上限が25です。学則・教務規程・履修要項・通知の4種類から引くので、通知の条項が漏れるようなら15件程度まで増やします。 増やす前に、版の絞り込みが効いているかを先に確かめます。

質問の言い換えは、最大で3段階にします。 maxRephraseSteps は既定が1、上限が5です。「休学したら履修登録と学費はどうなるか」のような2つ以上の規程にまたがる質問は、1段階では片方の条項しか引けないことがあります。

AIへ渡す前に整形する

1. 原本の確認 … 教務課の原本と同じファイルかを、ファイルのハッシュ値で確かめてから複製します
2. 版の台帳との突き合わせ … 台帳に無いファイル、ファイルの無い台帳の行を一覧にし、取り込みを止めます
3. 入学年度の範囲の検査 … 同じ学部・同じ文書の種類で、入学年度の範囲が重なる版や、すき間のある版が無いかを見ます
4. 通知の効力の期間の検査 … 期間の無い通知、終わりが始めより前の通知を止めます
5. 解析の設定 … レイアウトパーサーを使い、見出し・段落・表を検出させます。卒業要件の単位数の表が、表として取れることが要です
6. 分割の設定 … 分割の大きさは100〜500トークン（既定500）です。条ごとに分かれやすいよう300にし、見出しを付ける設定（includeAncestorHeadings）を有効にします

6番目は、データストアを作る前に決めます。 ドキュメントでは、文書の分割はデータストアを作った後で有効にも無効にもできないとされています。includeAncestorHeadings の既定は無効です。「第3章 試験」「第18条 追試験」の見出しが付かない断片は、追試験の話か再試験の話かが分かりません。

3番目の検査を省かないでください。 範囲が重なると、1人の学生に2つの版が当たり、どちらの条項が引かれるかは検索の順位で決まってしまいます。

AIに処理させる

させるのは、絞り込まれた版の規程と通知から質問に関係する条項を探し、条項の言葉で回答案を作り、条項番号を付けることだけです。

4行目が、いちばん起きやすい失敗です。 学生の質問には事情が書かれていることが多く、AIは「事情を考慮して認められる場合があります」と書きたくなります。教務担当がその文を返信に残せば、学生は大学が例外を約束したと受け取ります。

3行目の学費も、同じくらい慎重に扱います。 休学中の学費の扱いは学則や別の規程に書かれていますが、減免の申請の有無や納付の時期で、学生ごとの額は変わります。 回答案には条項の言葉だけを書かせ、額の案内は学費の担当の部署に回します。

指示内容を固定する

answer メソッドの promptSpec.preamble に、次の指示を入れます。

あなたは大学の教務課で、学生や教員からの手続きの質問に答える職員を手伝います。
回答案を読むのは教務課の職員で、引用された条項の原文を開いて確かめ、
学生の状況を学務システムで確かめてから返信します。
検索結果は、この学生の入学年度と学部に適用される規程と、いま効力のある通知だけです。

【答え方】
1. 最初に、質問に関係する規程の名前と条項番号を書いてください。
2. 手続きの期限、提出先、必要な書類を、条項に書かれた言葉のまま並べてください。
3. 通知で規程の扱いが変わっていれば、規程の条項と通知の両方を並べてください。
4. 学生の成績・単位・在籍の状況を見ないと決まらない点を、最後に書いてください。
5. 学生に宛てた返信の文体で、敬語で書いてください。

【厳守事項】
- 検索結果の文書に書かれていることだけで答えてください。
  他の大学の一般的な扱いや、法令の一般的な知識で補わないでください。
- 「卒業できます」「休学が認められます」「単位が認定されます」と書かないでください。
  個々の可否は「所定の審議を経て決まります」と書いてください。
- 条項に書かれていない例外や配慮を書かないでください。
  「事情によっては」「相談に応じて」のような文を足さないでください。
- 金額、単位数、日数、期限は、条項に書かれているとおりに書いてください。
  計算や言い換えをしないでください。
- 根拠になる条項が見つからないときは、答えを作らないでください。
- 氏名や学籍番号を書かないでください。

可否の文を定型にしているのは、禁じるだけだと言い換えるからです。 「卒業できます」を禁じると「卒業要件は満たされる見込みです」と書きます。返信を受けた学生には、同じ意味に読めます。

「事情によっては」を名指しで禁じているのは、優しさから出る言葉だからです。 学生の困りごとが書かれた質問ほど、この一文が足されます。例外を認めるかどうかは、規程にある手続きで決まります。

出力形式を固定する

中継プログラムは、answer メソッドの応答を次の形に整えて画面に渡します。

{
  "inquiry_id": "",
  "cohort": 2023,
  "faculty": "ECON",
  "filter": "",
  "status": "answered | skipped | blocked",
  "skipped_reasons": [],
  "draft_reply": "",
  "citations": [
    { "doc_id": "kyomu-2021", "doc_type": "kyomu_kitei",
      "article": "第18条", "snippet": "", "uri": "",
      "char_start": 0, "char_end": 0 }
  ],
  "related_questions": [],
  "eligibility_phrase_detected": false,
  "route_to": "none | committee | faculty_office"
}

1つ目の理由は、filter を残せることです。 後で版の台帳の誤りが見つかったとき、どの式で絞った回答案だったかから、影響を受けた返信を洗い出せます。

2つ目は、citations で中継プログラムが版を検査できることです。 引用の doc_id が台帳の上で、この学生の入学年度・学部の範囲に無ければ、回答案を出さずに blocked にします。

3つ目は、引用の位置を文字の単位に直して持てることです。 ドキュメントでは、引用の始まりと終わりの位置は UTF-8 のバイト数で返り、文字数ではないとされています。日本語は1文字が複数のバイトになるので、そのまま画面の強調に使うと、引用の場所がずれます。 中継プログラムで文字の位置に直し、char_start・char_end に入れます。

4つ目は、related_questions を教務担当への手がかりにできることです。 併せて聞かれそうな質問の候補を返す設定で、回答がスキップされたときには返りません。 教務担当は、この候補を見て学生が次に聞きそうなことを先に返信に書き足すかを決めます。学生にそのまま見せることはしません。

5つ目は、eligibility_phrase_detected で可否の言い切りを検出できることです。 中継プログラムが「できます」「認められます」「認定されます」などの語を回答案の中で探し、見つかれば画面の上に警告を出します。

システムへ連携する

返信は、教務担当が自分のメールから送ります。 回答支援の画面からメールを送る機能は作りません。送る前に学務システムで学生の状況を確かめる手順を、画面の外に置いておくためです。

人が確認する

1. 版を確かめる … 画面の上の「入学年度・学部・適用した版」が、学務システムの学生の情報と合っているかを見ます
2. 条項の原文を開く … 引用のリンクから該当の条を開き、前後の条と附則を読みます
3. 学生の状況を確かめる … 学務システムで成績・単位・在籍の状況を見て、回答案の「確認の要る点」を埋めます
4. 可否の判断が要るものを回す … 卒業・進級・休学の可否に関わるものは、教務委員会や学部の担当へ回します
5. 返信する … 回答案を直し、条項番号を添えて返信します

教務課の責任者は、週に一度、返信した回答を10件抜き取って読みます。 適用した版が学生の入学年度と合っていたか、可否や例外の言い回しが残っていないかを見て、台帳と指示の見直しに返します。

目標は、600件をならして1件6分です。 版と条項の確認に3分、学生の状況の確認に2分、返信の手直しに1分を見ています。6分を大きく超える月は、blocked が増えているか、版の台帳の入学年度に誤りがあります。

例外に対処する

2行目は、台帳の作り方で決まります。 編入学の学生にどの入学年度の版が適用されるかは、大学ごとに規程で定めています。 決まっていない大学では、この構成を入れる前に教務委員会で決めてもらう必要があります。

記録を残す

• 質問の受付の日時、教務担当、入学年度・学部・学年、質問の要点
• そのときの絞り込みの式と、適用した版の一覧
• answer メソッドの応答の全文（回答案、引用、併せて聞かれそうな質問、スキップの理由）
• 中継プログラムの検査の結果（版の外の引用、可否の言い切り）
• 教務担当が返信した文と、回答案から変えた点
• 教務委員会や学部の担当へ回したものと、その結論

5つ目は、よくある質問の候補を作る材料になります。 回答案をほとんど直さずに返信できた質問は、条項だけで答えられる質問です。月に一度、教務課の責任者が選び、承認したものをポータルのよくある質問に足します。