学校行事や校外学習を計画するときに、過去の起案・実施要項・反省記録から同じ行事の段取りと注意点を根拠付きで探し、前年の反省が引き継がれているかを確かめる

処理の起点を決める

起点は、担当が検索の画面で行事の計画を始めたことです。 画面は Google Workspace のアカウントでログインした教職員だけが使え、ログインした教職員の所属（学校）が、どの学校の記録を見られるかの判定に使われます。

1つの行事の計画は、段階ごとに呼び直せるようにします。 行き先を決める段階、下見の前、起案を書く前、保護者への通知の前で、知りたいことが違います。 選んだ段階を検索の文に入れます。

記録の取り込みは、決裁が終わったときに動かします。 電子決裁で起案・要項・反省記録の決裁が終わったら、中継プログラムが共有ドライブの該当ファイルを Cloud Storage に複製し、メタデータを付けてデータストアへ取り込みます。決裁前の下書きは取り込みません。 下書きには、学年会で却下された案も残っているからです。

入力データを集める

質を決めるのは、反省記録の「次年度への申し送り」の欄です。 「全体的にうまくいった」としか書かれていない記録は、翌年の担当に何も渡しません。「集合場所の○○公園の入口が狭く、バスの乗車に20分かかった。次年度は駐車場側の入口を使う」のように、場所と事実と次にすることを書く様式にします。

下見の報告は、学年を越えて効きます。 同じ行き先に別の学年が行くこともあるからです。ただし施設の状況は変わるので、過去の下見は下見の代わりにはしません。

ヒヤリハットの記録には、生徒の氏名を書かない様式にします。 書くのは起きたことと場所と時刻で、誰に起きたかは検索に要りません。 氏名の入った報告書は、従来どおり管理職が保管します。

データの取得方法を決める

決裁済みの文書は、Cloud Storage に置いてデータストアに取り込みます。 メタデータは JSONL の各行に id、structData、content.mimeType、content.uri を書きます。

絞り込みの式は、行事の種類と文書の種類で書きます。 項目を索引可能にしておけば、school: ANY("high") AND event_type: ANY("excursion_overnight") AND doc_kind: ANY("proposal", "outline") のように書けます。2回目の呼び出しでは doc_kind を review、site_visit、near_miss に替え、段取りと注意点が1つの回答に混ざらないようにします。

行事名では絞り込みません。 「校外学習」「社会科見学」「遠足」は、学校や年度によって同じ行事を指していることがあります。行事名は検索の文に入れて意味の近さで引き、絞り込みは変わらない区分（行事の種類）で行います。 行き先も同じで、施設名の表記ゆれは検索の文の側で吸収させます。

データストアは、レイアウト パーサーとチャンク分割を有効にして作ります。 チャンクの大きさは100〜500トークンで指定でき、既定は500です。includeAncestorHeadings を有効にすると、文書の途中のチャンクにもタイトルと見出しが付きます。 要項の「雨天時の対応」の段落だけが引かれても、それがどの年度のどの行事の要項かが分かるようにするためです。

アクセス制御は、データストアを作るときにしか有効にできません。 学校ごとの group_id を acl_info に書き、Cloud Storage からの定期的な取り込みではデータソースのアクセス制御が使えないため、決裁のたびに取り込みを実行します。

AIへ渡す前に整形する

1. 決裁済みかを確かめる … 電子決裁の状態が「決裁済み」のものだけを複製します
2. 行事の種類を付ける … 5区分のどれかを、担当か総務が選びます。迷うものは総務が決めます
3. 行事名と行き先をそろえる … 行事名の別名の一覧（「社会科見学」＝「校外学習」など）を総務が持ち、正規の名前を付けます
4. 生徒の個人情報を除く … 班の名簿、アレルギー・健康状態・配慮事項の一覧、保護者の連絡先は、要項から切り離して取り込みません
5. スキャンの向きと解像度を確かめる … 手書きの反省記録は、向きをそろえてからPDFにします
6. 申し送りの欄を確かめる … 反省記録の「次年度への申し送り」が空のものは、取り込む前に担当に戻します
7. 閲覧の範囲を付ける … 学校の group_id を書きます。ヒヤリハットの記録は管理職と学年主任のグループに限ります

4番目を最優先にしてください。 要項の末尾には、班の名簿や、配慮の要る生徒の一覧が添付されていることがあります。検索に入れれば、行事の段取りを探している教員の画面に、別の年度の生徒の健康状態が出てきます。 添付を切り離す作業は、取り込みの仕組みではなく、要項の様式で解決します。名簿を別ファイルにする様式に変えてください。

3番目の別名の一覧は、校外学習・遠足・宿泊行事から作ります。

AIに処理させる

させるのは、同じ行事の過去の記録から、段取りと注意点を探して出典付きで並べることです。 今年どうするかは書かせません。

3行目と4行目は、AIの回答の文ではなく、中継プログラムの規則で出します。 注意点を年度ごとに受け取り、同じ趣旨のものをまとめて年度の数を数えます。同じ趣旨かどうかの判断にはAIを使いますが、何年分あったかを数えるのはプログラムです。

4行目の照らし合わせは、次のように行います。 前年の反省記録の申し送りを1つずつ取り出し、それぞれを検索の文にして、今年度（計画中）の要項の案が取り込まれていればそれを、無ければ前年の要項を対象に answer メソッドを呼びます。対応する記載が見つからなければ ignoreLowRelevantContent によって回答が作られず、answerSkippedReasons に理由が返ります。この「回答が作られなかった」ことを、引き継ぎの抜けの印に使います。

answer メソッドの設定は次のようにします。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 起案に下見の記載が無いと、モデルは「一般に下見は1か月前に行います」と書き足します。その一文は出典が無いまま、学校の段取りのように読まれます。 記録に無いものは「記録が見つかりません」と書かせます。

指示内容を固定する

answer メソッドの preamble に、次の指示を入れます（2回目の注意点の呼び出し用）。

あなたは学校で、行事の計画を始める教員に、
同じ行事の過去の反省記録と下見の報告を示す担当です。
読むのは、今年その行事の担当になった教員です。

【前提】
検索の文の最初に、学校、学年、行事の種類、行事名、行き先、計画の段階が並んでいます。
検索の対象は、その学校の過去の反省記録、下見の報告、ヒヤリハットの記録だけです。

【答え方】
1. 注意点を、年度の新しい順に、1つずつ箇条書きにしてください。
2. それぞれに、何が起きたか、どこで起きたか、その年に書かれた申し送りを、
   記録の言葉のまま書いてください。
3. 計画の段階に関係するものを先に書いてください。

【厳守事項】
- 検索結果の記録に書かれていることだけで答えてください。
  一般的な行事の知識や、他の学校の例で補わないでください。
- 今年どうするべきかを提案しないでください。
- 施設や行き先が安全かどうかを評価しないでください。
- 生徒個人の氏名・健康状態・家庭の事情に関する記述があっても、書かないでください。
- 記録に書かれていない原因や理由を推測しないでください。
- 関係する記録が見つからないときは、
  「この行事の反省記録が見つかりません。前年の担当か学年主任に確認してください」
  とだけ書いてください。

1回目の段取りの呼び出しでは、【答え方】を「何を、実施の何週間前に、誰（業者・施設・保護者・教育委員会など）に依頼したかを、起案と要項の記載のまま時系列で書く」に替えます。 【厳守事項】に「日付は年度と一緒に書き、今年の日付に置き換えない」を足します。

「一般的な行事の知識で補わない」を最初に書くのが、この指示の要です。 校外学習や宿泊行事は、モデルが一般的な知識を多く持っている題材で、記録が薄いほど一般論で埋めようとします。 学校の記録として読まれる以上、出典の無い一文は混ぜられません。

「記録に書かれていない原因を推測しない」も外せません。 反省記録に「バスの乗車に20分かかった」とだけあると、モデルは「生徒への事前指導が不足していたため」と理由を足します。理由が違えば、翌年の対策も違ってきます。

出力形式を固定する

2回の応答と照らし合わせの結果を、中継プログラムが次の形に整えて、画面と記録に渡します。

{
  "request_id": "",
  "school": "",
  "grade": "",
  "event_type": "",
  "event_name": "",
  "destination": "",
  "stage": "destination | site_visit | proposal | parent_notice",
  "steps": [ { "task": "", "weeks_before": 0, "counterpart": "", "fiscal_year": "", "uri": "" } ],
  "cautions": [ { "summary": "", "place": "", "years": ["", ""], "repeat_count": 0,
                  "carry_over": "", "doc_kind": "review | site_visit | near_miss", "uri": "" } ],
  "carry_over_check": [ { "from_year": "", "item": "", "found_in_outline": false, "skipped_reason": "" } ],
  "status": "found | no_record | partial"
}

1つ目の理由は、repeat_count で並べ替えられることです。 同じ趣旨の注意点が3年分に出ていれば3と入り、画面では回数の多いものから並べます。 担当は、くり返している注意点から読めます。

2つ目は、carry_over_check で引き継ぎの抜けを一覧にできることです。 found_in_outline が false のものは、前年の申し送りに対応する記載が要項に見つからなかったものです。skipped_reason には answer メソッドが返した理由をそのまま入れ、AIの判断ではなく、検索で見つからなかったという事実として示します。

3つ目は、weeks_before で段取りを今年の暦に置き直しやすいことです。 過去の日付をそのまま出すと曜日も学校の予定も合いません。「実施の何週間前」に直して返せば、担当は今年の実施日から逆算できます。 置き直すのは担当で、プログラムは逆算の表を出すだけにします。

4つ目は、status の no_record を数えられることです。 記録が見つからない行事は、反省記録が残っていない行事の一覧そのものです。

システムへ連携する

電子決裁には書き込みません。 起案はこれまでどおり担当が書いて回し、この構成は計画のための調べものだけを受け持ちます。 画面から起案の下書きを自動で作る機能は、最初は作りません。下書きが出ると、前年の要項の写しがそのまま起案になり、(b)の問題が形を変えて残るからです。

人が確認する

担当は、起案に使う前に、必ず出典の文書を開きます。 画面に出るのは要点で、要項の細かい条件（引率の人数、雨天時の判断の時刻、緊急時の連絡先）は原文にしかありません。

1. 年度と学校を確かめる … 何年度の、どの学校の記録かを見ます。学校が違えば、生徒の人数も引率の体制も違います
2. くり返している注意点を学年会に出す … repeat_count が2以上のものは、担当一人で判断せずに学年会で扱います
3. 引き継ぎの抜けを確かめる … found_in_outline が false のものは、前年の担当か学年主任に事情を聞きます。直したのに要項に書かなかっただけ、ということもあります
4. 段取りの時期を今年に置き直す … 今年の実施日、学校の予定、施設の休館日から、担当が決めます

3番目を省かないでください。 印が付いたものの中には、施設側の事情で直せなかったもの、翌年は別の方法で対応したものも混ざります。印は「確かめる」の合図で、「直していない」という判定ではありません。

目標は、36件をならして1件15分です。 出典を開いて確かめる時間と、印の付いたものを学年主任に聞く時間の平均です。

例外に対処する

1行目の「参考」は、色を変えて表示します。 同じ行事の記録のように読まれると、行き先も規模も違う手順が持ち込まれます。

記録を残す

• 計画の条件、日時、教職員の所属
• 中継プログラムが組み立てた検索の文と、使った絞り込みの式
• answer メソッドの応答の全文（段取り、注意点、照らし合わせ。出典と回答しなかった理由を含む）
• repeat_count と carry_over_check の結果
• 印の付いた反省事項について、学年会で決めた扱い
• その行事の反省記録が、実施後に取り込まれたかどうか

最後の行が、この構成を続けるための記録です。 計画のときに検索した行事が、実施のあとに反省記録を取り込んだかを結びつけておけば、記録が途切れている行事が年度末に一覧で分かります。