配った販促品の費用を分ける方法｜税務で迷わない整理

展示会で配った社名入りの記念品、セミナーの参加者に渡した資料入れ、年末に取引先へ届けたカレンダー。同じように「配ったもの」ですが、経理での扱いは同じではありません。配った相手と目的によって、費用の区分が変わります。区分が変わると、税務での扱いも変わる場合があります。この記事では、分かれ目の考え方と、現場で残しておくべき記録を整理します。なお個別の判断は取引の実態によるため、顧問の税理士に確かめてください。

配ったものの扱いで話が止まる

マーケの現場では、物を配る場面が多くあります。展示会の記念品、セミナーの資料入れ、試供品、年末のあいさつの品。いずれも費用が発生し、経理に伝える必要があります。

ここで話が止まることがあります。経理から「これは何費ですか」と聞かれ、答えられない。あるいは「交際費になるので上限があります」と言われて予算の計画が崩れる。

止まる理由は、区分の考え方が共有されていないことです。現場は「販促のために配った」と考え、経理は「特定の取引先に渡したなら交際費」と考える。どちらも間違っていません。

この認識の差を埋めるには、配った相手と目的を記録しておくことが最も効きます。記録があれば、経理が判断できます。記録がないと、後から思い出す作業になります。

加えて、税務の面での違いも知っておく価値があります。交際費に該当すると損金に算入できる額に制限がかかる場合があります。区分によって税負担が変わることになります。

以下では、三つの区分の考え方、税務での扱いの違い、そして現場で残すべき記録を順に整理します。経理と話が付く形にすることが目的です。

この論点は、マーケの担当者が経理の言葉を少し覚えるだけで解決する類のものです。難しい会計の知識は要りません。配った相手と目的を伝えられれば足ります。逆に、この二つを伝えられないと経理は判断できません。判断できないものは安全側に寄せられるため、現場の意図とは違う区分になります。伝える情報を用意することが、現場ができる最大の貢献になります。

三つの区分の考え方

配布する物品の費用は、制作の目的によって主に三つに分かれると説明されています。広告宣伝費、販売促進費、接待交際費です。それぞれの性質を見ていきます。

広告宣伝費は、不特定多数に配布する場合に用いられます。街頭での配布、イベントでの試供品の配布。宣伝の目的で広く配る場合が該当します。

販売促進費は、既存の顧客や取引先に向けた施策で、短期の売上の増加を目的とするものです。特定の相手に向けているが、販売を促す目的が中心にある場合です。

接待交際費は、取引先へのあいさつの品として配る場合や年賀として配る場合など、宣伝や販促よりもあいさつの目的が強いときに用いられます。

この三つの分かれ目を一言でまとめると、配る相手が不特定多数か特定か、そして目的が宣伝か販促かあいさつか、という二軸で決まります。

なお、販売促進費と広告宣伝費には会計上の明確な使い分けの基準がないと指摘されています。迷う場合はどちらか一つに決めておく運用も取られます。社内で統一しておくことが実務では大切です。

三つの区分のうち、現場が最も意識すべきなのは交際費に寄るかどうかです。広告宣伝費と販売促進費のどちらになっても税務での扱いは大きく変わりませんが、交際費に該当すると制限がかかる場合があります。この一点を押さえておけば、相談すべき案件を見分けられます。特定の取引先に個別に渡す品を計画しているなら、事前に経理に相談する。不特定多数に配る品なら通常の手続きで進める。この見分けができれば十分です。

不特定多数かどうかという分かれ目

最初の軸が、配る相手の範囲です。不特定多数に配るのか、特定の相手に渡すのか。この区別が最も効きます。

展示会のブースで立ち寄った人に配る記念品は、不特定多数への配布に当たりやすいです。誰が来るかをこちらが選んでいません。

一方、取引先の担当者に個別に届ける品は特定の相手への贈与です。相手を選んで渡しているため、扱いが変わります。

セミナーの参加者はどちらか。申し込んだ人に配るので特定に見えますが、参加を広く募っているなら不特定多数に近いと考えられる場合があります。

判断が微妙な場面では、配布の方法を記録しておきます。誰でも受け取れる形で置いていたのか、特定の人に手渡したのか。この違いが判断の材料になります。

同じ記念品でも、展示会で配った分と営業が取引先に持参した分で扱いが分かれることがあります。配布の場面ごとに数量を分けて記録しておくと、後の整理が楽になります。

交際費等から除かれると定められた費用

税務の面では、明確に定めがある部分があります。租税特別措置法施行令に、交際費等から除かれる費用が挙げられています。

挙げられているのは、カレンダー、手帳、扇子、うちわ、手ぬぐいその他これらに類する物品を贈与するために通常要する費用です。これらは交際費等から除かれると定められています。

つまり、社名の入ったカレンダーを取引先に配る費用は、特定の相手に渡していても交際費等には含まれないことになります。

この定めがあるため、年末のあいさつの品としてカレンダーや手帳を選ぶ実務が広く行われてきました。税務での扱いが明確なためです。

「その他これらに類する物品」の範囲は個別の判断になります。同じような性質の物品であれば含まれる可能性がありますが、高額な品や性質の違う品は該当しない場合があります。

国税庁は「交際費等と広告宣伝費との区分」として考え方を示しています。一般消費者に対する広告宣伝的な効果を意図する費用は交際費等に含まれないとされています。判断に迷う場合はこの考え方に照らして検討します。

区分によって税負担が変わる

なぜ区分にこだわるのかというと、交際費等に該当すると損金に算入できる額に制限がかかる場合があるからです。区分が税負担に影響します。

広告宣伝費や販売促進費であれば、原則として全額が費用として認められます。交際費等の場合は制限の対象になります。

そのため、同じ金額を使っても区分によって税額が変わることになります。予算の規模が大きい施策では、この差が無視できません。

ただし、税負担を軽くするために区分を選ぶ、という考え方は取れません。実態に即した区分をするのが原則です。実態と違う区分をすれば後で問題になります。

実務としてできるのは、施策の設計の段階で目的と相手を明確にすることです。宣伝の目的で不特定多数に配る施策として設計すれば、実態としてもその区分になります。

配布の場面	相手	目的	考えられる区分
展示会のブースでの記念品	立ち寄った不特定多数	宣伝と認知	広告宣伝費
試供品の配布	不特定多数	宣伝と試用の促進	広告宣伝費
既存の顧客への特典	特定の顧客	短期の売上の増加	販売促進費
取引先へのあいさつの品	特定の取引先	あいさつ	接待交際費
社名入りのカレンダーや手帳	取引先	あいさつと宣伝	交際費等から除かれる定めがある

表は考え方の整理であり、実際の区分は取引の実態によって判断されます。同じ場面でも事情によって扱いが変わることがあります。顧問の税理士に確かめてください。

記念品の単価をどう考えるか

現場でよく問われるのが単価です。いくらまでなら問題にならないのか、という問いです。しかし単価だけで区分が決まるわけではありません。

区分を決めるのは目的と相手です。単価が低くても特定の取引先へのあいさつであれば交際費の性質を持ちます。単価が高くても不特定多数への宣伝であれば広告宣伝費の性質を持ちます。

ただし、単価が判断に影響することもあります。高額な品を配ると、宣伝の目的というより贈与の性質が強く見えます。常識的な範囲を超える単価は、目的の説明が難しくなります。

実務での目安としては、配布の目的を説明できる範囲に収めることです。「宣伝のために配った」と説明できる品と、「あいさつの品として渡した」と説明する品を分けて考えます。

なお、景品として配る場合には別の決まりも関わります。表示に関する法律で景品の額に上限が定められている場合があります。税務とは別の観点なので、併せて確かめる必要があります。

単価を決めるときは、税務、表示の決まり、そして予算の三つを見ます。どれか一つだけで決めると、後で別の観点から問題になることがあります。

現場が残すべき記録

経理が判断できるようにするには、現場からの情報が必要です。何を、誰に、何のために、いくつ配ったか。この四つが揃っていれば判断できます。

記録の様式は簡単で構いません。施策ごとに1行、表計算に書き足す形で足ります。凝った仕組みを作る必要はありません。

この5工程のうち、最後の一つが特に価値があります。判断の結果を現場に戻すことで、次からは相談が要らなくなります。同じ種類の施策なら同じ区分になるためです。

三番目の在庫の記録も忘れやすい部分です。1000個作って300個配った場合、残りの700個の扱いを経理と決めておく必要があります。期をまたぐと扱いが変わることがあります。

同じ品を複数の場面で配る場合

実務でよくあるのが、同じ記念品を複数の場面で使う形です。展示会で配り、営業が持参し、郵送でも送る。この場合の扱いを整理します。

配布の場面ごとに目的と相手が違うため、区分も分かれる可能性があります。同じ品でも一律の扱いにならないことがあります。

そのため、数量を分けて記録することが実務では重要になります。1000個のうち600個は展示会、300個は営業の持参、100個は郵送。この内訳が分かれば、経理が区分を分けられます。

記録がないと、全部を一つの区分に寄せる判断になります。多くの場合、安全側に寄せた区分になります。結果として現場の意図とは違う扱いになります。

内訳を取るのは手間がかかります。しかし展示会の会期後に残った数を数えるだけで配った数は分かります。数分の作業です。

複数の場面で使う品は、そもそも分けて発注する選択もあります。展示会用と取引先用で別の品にすれば、区分も自然に分かれます。設計の段階で決められる話です。

試供品と記念品は別に考える

配る物の性質によっても考え方が変わります。試供品は自社の商品そのものを配るもので、記念品は商品とは別の物を配るものです。この違いが目的の説明に影響します。

試供品を配る目的は、使ってもらって商品の良さを知ってもらうことです。宣伝の目的が明確なため、説明がしやすい部分があります。

記念品の場合、配る物と自社の商品に直接の関係がありません。社名が入っているだけです。そのため宣伝の効果をどう説明するかが問われます。

説明の手がかりは、社名や連絡先が入っているかどうかです。社名が入っていれば、宣伝の目的が説明しやすくなります。入っていない品を配ると、宣伝としての説明が難しくなります。

法人向けの事業では、試供品を配りにくい商材もあります。業務の仕組みや支援の役務は試供品の形になりません。

その場合は、体験の機会を提供する形になります。無料の試用、診断の提供。物を配るのではないため費用の区分の論点は変わります。何にいくら使ったかを分けて記録しておきます。

社内の行事で配る場合

配る相手が社内の人である場合、また別の扱いになります。従業員に配る物は福利厚生の性質を持つ場合があります。

周年の記念品を全社員に配る、表彰の副賞として渡す。こうした場面では顧客への配布とは扱いが変わります。

マーケの部門が同じ記念品を顧客と社員の両方に配る場合、数量を分けて記録する必要があります。区分が分かれる可能性があるためです。

社内に配った分を広告宣伝費として処理すると、実態と合わない区分になります。社員は宣伝の対象ではないためです。

実務では、同じ品を社内外で使う場合に混ざってしまうことがあります。余った記念品を社員が持ち帰る、見本として社内に置く。こうした分も把握しておく必要があります。

厳密に数えるのが難しい場合は、発注の段階で分けるのが確実です。顧客向けと社内向けで別に発注すれば、混ざりません。手間は増えますが後の整理が楽になります。

経理と先に合意しておく

最も効率がよいのは、施策を始める前に経理と話しておくことです。予算を組む段階で区分が決まっていれば、後の議論がありません。

話す内容は三つです。何を配るのか。誰に配るのか。何のために配るのか。この三つを伝えれば、経理は区分の見込みを言えます。

区分が分かれば、予算の組み方も変わります。交際費に該当する見込みなら枠の中で考える必要があります。広告宣伝費なら別の枠で考えられます。

この事前の相談を習慣にすると、予算が通らない理由が事前に分かります。後から交際費だと言われて計画が崩れることを避けられます。

相談の場は、年間の計画を立てる時期が適しています。個別の施策ごとに相談するより、「今年はこういう配布をする予定」とまとめて話すほうが効率的です。

一度合意した内容は、文書に残します。「展示会での記念品は広告宣伝費」という合意があれば、毎回相談する必要がありません。担当が代わっても引き継げます。

やってしまいがちな失敗

この論点で起きやすい失敗を並べます。記録がないことから生まれる失敗が中心です。

最も多いのは、配った後に区分を考えることです。配布が終わってから誰に配ったかを思い出そうとしても、正確には分かりません。

• 配布が終わってから、誰に何のために配ったかを思い出して区分を決める
• 同じ品を複数の場面で配ったのに、数量の内訳を記録していない
• 税負担を軽くするために、実態と違う区分を選ぶ
• 残った在庫を記録せず、翌期の扱いが分からなくなる
• 予算を組む段階で経理に相談せず、後から交際費だと言われて計画が崩れる
• 単価だけで判断し、目的と相手を確かめない

三番目は、避けなければならないものです。実態に即した区分をするのが原則で、税負担を理由に区分を選ぶことはできません。後で問題になったときの影響が大きくなります。

六番目については、単価の話が先に立ちやすいことが理由です。「いくらまで大丈夫か」という問いは答えのない問いです。目的と相手を先に決めてから単価を考える順序にします。

海外の相手に配る場合

海外の展示会に出る場合や海外の取引先に品を送る場合、消費税の扱いや関税の手続きが加わります。費用の区分とは別の論点です。

持ち込む物品には現地の手続きが関わります。配布の目的で持ち込む物と販売の目的で持ち込む物では扱いが違う場合があります。

郵送で送る場合も、内容の申告が必要になります。記念品として送る場合の書き方や価格の記載を確かめておく必要があります。

この分野は国ごとに決まりが違うため、初めて送る国については事前に確かめるのが確実です。運送の会社に聞けば手続きの案内が得られます。

費用の面では、国内の配布と同じ考え方で区分を判断することになります。ただし消費税の扱いが変わる場合があるため、経理に確かめます。

なお、海外の展示会で配る品は現地で調達する選択もあります。輸送の手続きと費用を省けるためです。品質と単価を確かめたうえでどちらにするかを決めます。

表示の決まりも併せて確かめる

税務とは別に、配る品には表示の決まりも関わります。景品として配る場合には、額の上限が定められていることがあります。

懸賞として配る場合と、誰にでも配る場合で扱いが違います。抽選で当たる形にすると懸賞の決まりが関わってきます。

展示会で立ち寄った人に配る記念品は、取引に付随して配る形ではないためこの決まりの対象にならない場合もあります。判断は実態によります。

実務としては、抽選や条件を付ける形にするなら、表示の決まりを確かめるという目安を持っておきます。誰でも受け取れる形ならこの論点は小さくなります。

この確認も、施策の設計の段階で行うのが効率的です。抽選の形にすると決めた時点で上限を確かめる。後から知ると設計を変えることになります。

税務と表示の決まりは見る観点が違います。両方を確かめる必要があるため、確認の一覧に両方を入れておきます。片方だけで判断すると抜けが出ます。

社内の決まりに落とす

毎回相談するのは効率が悪いので、配布の種類ごとに区分の目安を決めて文書にしておくことをお勧めします。

書く内容は簡単です。配布の場面、配る相手、区分、記録すべき項目。この四つを表にします。

表があれば、現場の担当者が発注の段階で区分を書けます。経理の確認も短時間で終わります。議論の回数が減ります。

• 配布の場面ごとに区分の目安を表にして、経理と合意しておく
• 新しい種類の配布をするときは、事前に相談する対象として扱う
• 記録すべき項目（何を・誰に・何のために・いくつ）を様式に入れておく
• 判断された区分は記録に戻し、次回の判断に使う
• 個別の判断は取引の実態によるため、迷う場合は顧問の税理士に確かめる

一覧の二番目が要点です。表に載っていない種類の配布は事前に相談する。表を作ることは、相談すべき案件を絞ることでもあります。全部を相談する状態から抜け出せます。

表は年に一度見直します。新しい施策が増えていれば足し、税務の扱いが変わっていれば直す。見直しの時期を予算の計画と合わせておくと作業がまとまります。

確かめる項目

最後に、配布の施策を進めるときの確認の項目を並べます。発注の前に確かめる一覧として使えます。

• 配る相手は不特定多数か、特定の取引先か
• 目的は宣伝か、販売の促進か、あいさつか
• 複数の場面で配るなら、数量の内訳を記録できる形になっているか
• カレンダーや手帳などの定めに該当する品かどうか
• 単価が目的の説明ができる範囲に収まっているか
• 抽選や条件を付ける形なら、表示の決まりを確かめたか
• 経理と区分について事前に合意しているか
• 残った在庫の扱いを決めているか
• 発注の記録に目的と相手を書いているか

この一覧の一番目と二番目が、すべての判断の起点になります。この二つを発注の記録に書くだけで、後の作業がほとんど解決します。書くのに数十秒です。

なお、ここで整理した内容は考え方の目安です。費用の区分や税務の扱いは取引の実態によって判断され、制度も変わり得ます。実際の処理は顧問の税理士に確かめてから進めてください。

まとめ

配った販促品の費用は、配る相手と目的によって広告宣伝費、販売促進費、接待交際費に分かれます。不特定多数への宣伝なら広告宣伝費、特定の顧客への販促なら販売促進費、あいさつの目的が強ければ交際費の性質を持ちます。

現場でできることは明確です。発注の段階で何を、誰に、何のために、いくつ配るかを記録する。配布の場面ごとに数量を分ける。そして経理と事前に区分を合意しておく。この三つで、後の議論はほとんど消えます。

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