BIツールは表計算と何が違う？｜入れても使われない原因

「毎月のレポートを表計算で作っているのですが、そろそろBIツールにしたほうがいいと言われました」「前の担当者が入れたBIツールがあるのですが、いつのまにか全員が表計算に戻っています」——数字をまとめている側と、その数字を見る側の両方から、この二つは同じ月に届きます。分かれ目になっているのは、どちらが速く集計できるかではありません。効いてくるのは、その数字の意味を決めた式が、一か所に置かれているかどうかです。この記事では、二つを分けているものは何かから、表計算のままで割に合う条件、道具を変えるかを決める5つの物差し、入れたのに使われなくなる4つの原因、移す前に決める4項目、段階の踏み方、そして集計の定義をAIに任せてよい範囲と人が決める範囲までを順に整理します。

表計算とBIツールを分けているのは、機能ではなく定義の置き場所

二つを機能で比べ始めると、話が終わりません。表計算にもグラフはあり、集計の関数もあり、他のデータを取り込む手段もあります。BIツールにも計算式はあり、表として書き出すこともできます。並べれば並べるほど、どちらでもできることが増えていきます。実際に業務を分けているのは、機能の一覧ではありません。その数字が何を数えたものかという定義が、どこに書かれているかです。

表計算では、定義はファイルの中のセルに入っています。「今月の商談数」という数字の後ろには、どの行を数えたか、どの期間で切ったか、重複をどう除いたかを決めた式があり、その式はファイルと一体になっています。ファイルが複製されれば、定義も一緒に複製されます。先月の表を今月分に作り替えた時点で、先月の定義と今月の定義は別のものになりうる、ということです。

BIツールは、その定義を一か所に置き、画面はそこを参照する形にします。同じ言葉が部署ごとに違う条件で計算されることを防ぐための層で、意味を決める層と呼ばれることもあります。定義を1か所で持つ、という一点だけが、表計算では作りにくい。逆に言えば、定義そのものを決めていなければ、道具を替えても同じ散らばりが再現されます。選ぶ基準は「速く集計したい」ではなく、「同じ数字を全員が同じ意味で見たい」があるかどうかに置くのが実態に合います。

表計算が先に壊れるのは、容量ではなく同時に触る人が増えたとき

表計算の上限は、思われているより高い場所にあります。提供元が公表している仕様では、1つのシートに置ける大きさは1,048,576行と16,384列、1つのセルに入る文字数は32,767文字です。クラウド型の表計算のヘルプにも、1つのファイルに1,000万セルまで、列は18,278列までと書かれています。月次のマーケティングの数字が、行数の上限に当たって止まることは、ふつうの規模ではまず起きません。

先に壊れるのは、同じファイルを同時に触る人が増えたときです。同じ公表仕様には、共有した状態で同時に開ける人数は256人と書かれていますが、実務で問題になるのはその手前です。誰かが行を挿入し、別の誰かが参照の範囲をずらし、3人目が数式を値で上書きする。どれも悪意はなく、そのときは正しい操作です。壊れたことに気づくのは、会議で数字が合わなかったときになります。

だから判断の材料は容量ではありません。何人が同じファイルを直しているか、直した内容が記録に残るか、間違いに気づける仕組みがあるか。この3つが越えたときに、初めて道具の話になります。行数が増えて重くなったから移した、という理由で始めた移行は、移した先でも同じ問題を持ち込むことが多いです。重さの原因は、たいてい行数ではなく式の書き方の側にあります。

重くなる形にも決まった型があります。1つは、シート全体を範囲に指定した検索の式が何百も並んでいる状態。もう1つは、別のファイルを参照する式が連なっていて、1つ開くたびに参照先が芋づるで開かれる状態です。どちらも行数とは関係がありません。移す前に、この2つが原因になっていないかだけは確かめます。式の書き方で直る重さなら、道具を替えても同じ設計を持ち込むだけになります。

表計算のままで割に合う条件を、先に書き出しておく

移す話に入る前に、移さなくてよい線を引いておきます。ここを飛ばすと、比較検討の資料は作れても、「今のままではいけない理由」が書けません。次の条件がそろっているうちは、道具を替える理由は薄いと考えて差し支えありません。

• 直す人が1人か2人で、直した内容を口頭で共有できている
• 元のデータの形が変わらない。項目が勝手に増えたり消えたりしない
• 見る人が5人前後で、同じ会議で同じ画面を一緒に見ている
• 集計の定義が1種類しかない。売上の数え方が社内で1つに決まっている
• 毎月の作業が30分以内に終わり、その作業が誰か1人の負担になっていない

この条件のうち最後の2つは、見落とされがちです。定義が1種類しかないなら、道具を替えて得られるものは見た目の改善と、作業時間の短縮だけになります。そして作業が30分で終わっているなら、短縮できる時間より、移した後に増える管理の手間のほうが大きくなります。移す価値は、いま困っている量ではなく、定義の散らばりの量で測ります。

逆に、条件から外れているのに移していない理由として、いちばんよく挙がるのは費用です。ただ、比べる相手が片側だけになっていることがあります。並べるのは、道具の年額と、いま毎月かかっている作業時間だけではありません。会議で数字が合わずに確認へ回している時間、同じ数字を別々の部署が二重に作っている時間、そして担当者が抜けたときに作り直す費用も、同じ側に置きます。表計算のままの費用は、請求書に出ないだけで消えてはいません。この3つを見積もりに並べて初めて、比較の形になります。

道具を変えるかを決める5つの物差し

線を引くための物差しを5つに絞ります。どれも数えられるもので、会議の場でその場で答えが出るものにしてあります。左に寄っているうちは表計算のままで足り、右に寄るほど道具を替える理由が積み上がります。

物差し	表計算のままでよい目安	移すことを考える目安
1 直す人の数	1人か2人。誰が直したか把握できている	3人以上が同じ表を別々に直している
2 更新の頻度と手作業	月に1回、30分以内で終わる	週次以上、または毎回の貼り付けが5回以上ある
3 見る人の数と場所	同じ会議に出る5人前後が一緒に見る	部署をまたいで20人以上が、別々に自分で開く
4 定義の数	数え方が1種類に決まっている	同じ言葉に2種類以上の数え方が並んでいる
5 元データの数	取ってくる先が1か所か2か所	3か所以上をつないで1枚にしている

使い方は単純で、5つのうち3つが右に寄ったら検討に入ります。1つでも右なら移す、ではありません。特に見ておきたいのが4番です。定義が2種類ある状態で移すと、その2種類がそのまま画面に持ち込まれます。道具は定義を統一してくれません。統一した定義を保持してくれるだけです。

逆に、5つすべてが右に寄っているのに移していない会社もあります。理由はたいてい「いまは回っているから」です。回っているのは、その表を作れる人が社内に残っているからで、止まるのはその人が異動した月になります。物差しが全部右に寄っている状態は、担当者1人の在籍に依存している状態と読み替えると、先送りしづらくなります。

入れた会社の多くで、使う人は一部にとどまっている

移す前に知っておきたいのが、入れることと使われることが別だという事実です。ガートナー ジャパンが2016年11月に実施した調査では、BIツールの導入率は全体で37%、従業員数規模2,000人以上の大企業では80%に達したと報告されています。同じ調査で、導入している企業のうち利用者が全従業員の2割未満という企業が過半数に達し、1割未満という企業も全体のおよそ3分の1にのぼりました。

その後の調査でも構図は残ります。同社が2019年3月に実施した調査（有効回答441件）では、対象者の74%が自社でBIツールを利用していると回答しました。ところが回答者自身に着目すると、最も多い41%が「自身では利用していない」と答え、自分の分析の必要から能動的に使っている人は35%でした。週に1回以上使っている人は、全体の49%です。同じ調査では、利用の頻度を毎日から毎月利用するとは限らないまでの6段階で尋ね、どの段階も1割以上が選ばれたと報告されています。使っている人の中でも、頻度はきれいにまとまっていないということです。

同じ調査で、使っている人が挙げた不満の1位は「ツールの使い方が難しい、使いこなせない」で37%、次いで「パフォーマンスが低い、処理に時間がかかる」が27%、「導入の有用性あるいは費用対効果を検証するのが困難」が22%でした。数値そのものは当時の調査のものですが、導入は組織の意思決定で進み、利用は個人の都合で決まるという食い違いは、いまも同じ形で相談に出てきます。以下では、その食い違いが起きる原因を4つに分けて見ていきます。

原因1：同じ言葉が、部署ごとに違う数字を指している

いちばん多いのがこれです。売上を、営業は契約が決まった日で数え、経理は請求が確定した日で数える。商談数を、片方は初回の打ち合わせから、もう片方は見積を出してから数える。どちらも社内の業務としては正しく、間違っている側がありません。問題は、その2つが1つの画面に同居できないことです。

この状態で画面を作ると、会議で「その数字はうちが見ている数字と違う」が起きます。1回起きると、次の会議から各自が自分の表計算を持ってくるようになります。こうしてBIツールの画面は、正の数字ではなく、参考値の1つに格下げされます。格下げされた画面は、更新が止まっても誰も困らないので、そのまま放置されます。

対策は道具の設定ではありません。何を1件と数えるか、期間をどこで切るか、重複と取り消しをどう扱うかを、先に紙1枚で決めます。そして、決めた人の名前をその紙に書きます。定義に持ち主がいないと、後から「この数え方はおかしい」と言われたときに戻す先がありません。戻す先がないと、指摘されたその場で画面のほうが直され、また別の定義が1つ増えていきます。

原因2：直せる人が、作った1人しかいない

2つめは、構造を知っている人が1人だけになる形です。画面ができた直後は、その人が全部の項目を把握しています。そこから、項目を1つ足したい、条件を1つ変えたいという依頼がすべてその人に集まります。依頼が渋滞するうちはまだよく、その人が異動や退職で抜けた瞬間に、画面は凍ります。

表計算のときは、少なくとも誰でも開けました。壊しながらでも自分で直せたし、最悪の場合は複製して自分用に作り替えることができました。移した後は「触ると壊れそう」という感覚が先に立ちます。この触りにくさが、使われなくなる速度を上げます。使わない人が増えるほど、直せる人はさらに増えません。

防ぎ方は、手順書を厚くすることではありません。作った人以外のもう1人に、同じ画面を1から作り直させてみることです。作り直せたなら、その画面は引き継げます。途中で止まったなら、止まった場所が引き継ぎの穴です。文書に書いてあるかどうかではなく、実際に作り直せたかどうかで見るのが確実です。

原因3：表計算に戻る道が、いつまでも残っている

3つめは並行運用です。移行の期間だけ両方を作る、という取り決めは合理的に見えますが、終わりの日を決めずに始めると半年続きます。半年たつと、どちらが正なのか誰も言えなくなります。そして人は、使い慣れているほうを使います。

会議に出てくる資料が表計算のままなら、BIツールの画面は誰も開きません。開かれない画面は、間違っていても指摘されません。指摘されない画面は直らないので、使われないことが、使われない理由をさらに強くします。半年後に「やはり定着しなかった」と結論が出るのは、この循環が一周し終わった時点です。

実務では、戻る道を閉じる日を先に決めます。あわせて、閉じてよいと判断する条件も決めておきます。たとえば、主要な5つの数字が、手作業で作った数字と3か月続けて一致したら閉じる、という形です。閉じた後も、表計算に書き出す手段だけは残しておきます。細かい確認をしたい人の逃げ道がないと、画面の外に隠れた表がまた作られます。

原因4：更新が止まっても、誰も気づかない

4つめは、静かに古くなる形です。表計算は手で作るので、作らなければ「今月の数字がない」とすぐ分かります。自動で更新される画面は、止まっても前の数字が表示され続けます。先月の数字を今月の数字として見たまま、会議が進みます。気づくのは、外部の数字と突き合わせたときか、誰かが違和感を口にしたときです。

• 更新した日時が、画面のどこにも表示されていない
• 失敗したときの通知先が、作った人の個人宛だけになっている
• 元のデータの項目名が変わり、その列だけ空のまま集計され続けている
• 見る人がいなくなった画面が消されずに残り、どれが現役か分からない

直し方は簡単な順に3つあります。画面のいちばん上に更新時刻を出す。失敗の通知先を2人以上にする。そして月に1度、開かれていない画面を消す時間を取る。3つめが効きます。消される可能性があると分かると、画面を作る側が「誰がこれを見るのか」を先に考えるようになるからです。

通知先を2人以上にする理由も書いておきます。失敗の知らせが1人にだけ飛ぶ設計は、その人が休んだ日と、その人が異動した後に効かなくなります。しかも通知は毎日届くので、受け取る側は慣れて、開かずに消すようになります。だから通知は、届く先を増やすだけでなく、ふだんは鳴らず、失敗したときだけ鳴る形にしておくのが要点です。毎日届く成功の知らせは、失敗の知らせを隠します。

定義を一か所に置くとき、いちばん時間がかかるのは合意

定義を1か所で持つと決めたあと、実際に時間がかかるのは道具の設定ではありません。営業と経理と経営企画が、同じ数え方に合意するところです。設定は数日で終わり、合意は数か月かかることがあります。ここを軽く見積もると、契約は済んでいるのに画面が作れない期間が生まれます。

進め方には型があります。全部の指標を一度に決めようとしないことです。毎月の会議に実際に出ている5つだけを先に決めて、それ以外は後回しにします。そして、どうしても決着しない指標は、1つに統一せず、名前を分けて2つとも残します。受注で数えた売上と、請求で数えた売上を、別の名前で並べて置くということです。

名前を分けると、争いが終わります。どちらが正しいかを決める必要がなくなり、どちらを見て話しているのかだけがはっきりします。逆に、決着しないまま無理に1つの名前へ寄せると、負けたほうの部署が画面を使わなくなります。使われない画面が1つできると、その部署は自分の表計算を作り直すので、原因1の状態に戻ります。

集計の定義は人が固める——AIに任せてよいのはここまで

ここからがAIの線引きです。数字を読み解かせる前に決めておくのは、集計の定義を人が固めるという一点です。何を1件と数えるか、期間をどこで切るか、重複をどう扱うか。この3つは、業務のルールそのものなので、外から推測できません。推測できないものを推測させると、それらしい答えが返ってきます。

任せてよい範囲は具体的に決められます。1つめは、いま社内にある集計表を読ませて、定義の食い違いを洗い出させること。同じ名前の列が別の条件で作られている箇所、期間の切り方が違う箇所、重複の除き方が違う箇所を並べさせます。2つめは、この指標ならどの形のグラフが向くかの候補出し。3つめは、画面に添える注釈文の下書きです。

人が持つのは、判定と選定です。この数字は良いのか悪いのか、という判定は人が下す。そして、会議に出す一枚をどれにするかも人が選びます。運用の工夫としては、AIの出力に必ず「どの表のどの列を見てそう言ったのか」を併記させます。出どころが書けない指摘は、人が確かめるまで採用しない、と決めておけば、洗い出しの精度が低くても実害が出ません。

定義が固まっていない表をAIに読ませると、それらしい説明が付く

線を引かなかったときに何が起きるかを、具体で書きます。先月と比べて商談数が2割落ちた表を読ませたとします。返ってくるのは、季節性の影響、施策の終了、流入の質の変化といった説明です。どれももっともらしく、会議で読み上げても違和感がありません。ところが実際には、先月から商談の数え方が変わっていただけ、ということがあります。

AIは定義が変わったことを知りません。知らないので、変化を現象として説明します。困るのは、説明が付いた数字は疑われなくなることです。会議で読み上げられ、議事録に残り、翌月の前提になります。間違いが1回で終わらず、次の月の判断の土台になる点が、この型のいちばん厄介なところです。

防ぎ方は2つです。1つは、読ませる前に、定義を変えた月とその内容を表の外に書いておくこと。もう1つは、変化の説明を求める前に「この変化は定義の変更で説明できるか」を先に確認させることです。そのうえで、AIには判定をさせず、候補と根拠だけを出させます。順番を入れ替えるだけで、定義の変更が説明の候補から漏れる事故はかなり減ります。

移す前に決める4項目

ここまでの原因を裏返すと、移す前に決めておく項目が出てきます。どれも道具の設定ではなく、人と運用の側の取り決めです。この4つが決まっていないまま契約すると、導入作業は終わるのに運用が始まらない、という状態になります。

• 定義の持ち主：数え方を最終的に決める人。部署名ではなく個人名まで落とす
• 数字の持ち主：画面ごとに、その数字について聞かれたら答える人を1人決める
• 更新が止まったときの気づき方：更新時刻の表示、通知先を2人以上、確認する曜日をどこに置くか
• やめる条件：3か月続けて開かれなかった画面は消す、など

4つのうち、いちばん軽く見られるのが最後です。作った画面を消す取り決めがないと、画面は増え続けます。増え続けた結果、どれが正なのか分からないという原因1の状態が、画面の側で再発します。表計算のファイルが増えて困っていた会社が、画面が増えて困る会社になるだけ、という結末は珍しくありません。

4項目は、稟議の書類にそのまま1行ずつ書いておくのが確実です。導入の稟議には、たいてい費用と効果と導入の日程しか書かれません。そこに、定義の持ち主と数字の持ち主の名前、更新が止まったときに誰が気づくか、そしてどうなったら画面を消すかの4行を足します。名前が書けない項目は、その時点でまだ決まっていない項目です。決まっていないまま進めた項目が、半年後にそのまま使われない原因として戻ってきます。

段階の踏み方——1枚だけ移して、様子を見る

最後に順番です。全部を一度に移す進め方は、決めごとが多すぎて途中で止まります。定義を1枚の紙にするところから始めて、いちばん人数が多い画面を1枚だけ移し、引き継げるかどうかを確かめてから広げます。

移したあとに増える仕事と、確かめておく項目

移すと消える仕事と、増える仕事があります。消えるのは、貼り付けと整形と、毎月同じ表を作り直す作業です。増えるのは、定義の管理、見る権限の管理、元のデータの形が変わったときの手当て、そして誰がどの画面を見ているかの点検です。増える仕事の担い手を決めずに移すと、半年後に止まります。

• 表計算の1シートの上限は1,048,576行と16,384列。1セルに入るのは32,767文字（提供元の公表仕様）
• クラウド型の表計算は、1ファイルに1,000万セルまで、列は18,278列まで（提供元のヘルプ）
• 共有した状態で同時に開ける人数は256人（提供元の公表仕様）
• 導入と利用は別。2016年11月の調査では従業員2,000人以上の導入率80%に対し、利用者が2割未満の企業が過半数
• 2019年3月の調査では、不満の1位は使い方の難しさで37%、週1回以上使っている人は全体の49%

見積もりを取るときに必ず聞いておきたいのが、見るだけの人にいくらかかるかです。作る人の席数だけで比べると、後から閲覧の費用で総額が変わります。閲覧が高いと、見る人を絞る設計になり、結局「一部の人しか使わない」側に自分から倒れることになります。調査で見た構図を、価格の設計で再現しないための確認です。

あわせて聞いておきたいのが、作った画面を書き出せるかと、定義を外に持ち出せるかの2点です。画面の見た目は作り直せますが、合意に何か月もかけた定義を書き直すことになると、もう一度同じ会議をやり直すことになります。契約の前に、定義を表の形で書き出せるかどうかを確かめておくと、数年後に選び直す余地が残ります。

まとめ

表計算とBIツールを分けているのは、機能ではありません。集計の定義がファイルの中にあるか、一か所に置かれているかです。だから、定義を決めていない会社が道具を替えても、散らばり方が変わるだけになります。移すかどうかは容量では決まりません。直す人の数、更新の頻度と手作業の回数、見る人の数と場所、定義の数、元データの数。この5つのうち3つが右に寄ったときが、検討に入る合図です。1つか2つなら、表計算のままで割に合います。

入れたのに使われなくなるのは、道具の性能のせいではありません。同じ言葉が部署ごとに違う数字を指している。直せる人が作った1人しかいない。表計算に戻る道が閉じられていない。更新が止まっても誰も気づかない。この4つのどれかが残っています。移す前に、定義の持ち主、数字の持ち主、止まったときの気づき方、そしてやめる条件の4つを決めておきます。AIには、定義の食い違いの洗い出しと、グラフの候補出しと、注釈の下書きを任せる。何を1件と数えるか、良いのか悪いのかの判定、会議に出す一枚の選定は人が持つ。定義が固まる前の表にそれらしい説明が付くと、その説明が翌月の判断の土台になります。順番だけは、譲らないでおくのが安全です。

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