作業手順書を用語集付きで多言語に翻訳する

処理の起点を決める

日本語版が承認されたことが起点です。作成した時点ではなく、承認された時点にします。承認前の原稿を訳すと、訳文の作り直しが発生します。

最小構成では、承認後に担当者が手作業で処理を始めます。半自動化する場合は、承認済みフォルダにファイルが置かれたことをきっかけにします。

入力データを集める

データの取得方法を決める

手順書： Word の本文を段落単位で取り出します。表や図の中の文字は取り出しにくいため、最初の構成では図中の文字を対象外にし、図は原文のまま使う割り切りをおすすめします。

用語集： スプレッドシートの1行を「日本語／ベトナム語／インドネシア語／英語／品詞／備考」とします。翻訳専用サービスを使う場合は、それぞれの仕様に合わせて書き出します。

社内用語の初期登録： 既存の手順書420本から、頻出する名詞を機械的に抜き出し、上位200語を先に登録します。全部揃えてから始める必要はありません。 運用しながら、報告された未登録語を足していきます。

AIへ渡す前に整形する

1. 単位と数値の書式を揃える … 全角の数字を半角に、単位の表記を統一します。ここが揺れていると、後段の照合が誤検知だらけになります
2. 訳さない語をマークする … 型番、装置の銘板表記、法定表示を本文中で特定し、置換用の記号（[[KEEP:SUS304]] のような形）に置き換えます。訳文を受け取ったあとに元へ戻します
3. 長い手順書を分割する … 1回のリクエストで扱う量を、章単位に区切ります
4. 1文が長すぎる箇所を直す … 日本語で60文字を超える手順は、訳すと読みにくくなります。原文を直すほうが早いです。 これは翻訳の準備ではなく、手順書の品質改善そのものです

AIに処理させる

最後の2つが、この構成で見落とされやすい部分です。訳文だけを受け取る構成にすると、用語集がいつまでも育ちません。

指示内容を固定する

あなたは製造現場の作業手順書を翻訳する担当者です。
日本語の作業手順書を、指定された言語に翻訳してください。

【厳守事項】
- 用語集にある語は、必ず用語集の訳語を使ってください。
  同義語や、より自然な言い換えに置き換えないでください。
- [[KEEP:...]] で囲まれた部分は、翻訳せずそのまま出力してください。
  型番、寸法、温度、時間、法定表示が含まれます。
- 数値と単位を変換しないでください。
  「80度」を華氏に直す、「3mm」を別の単位にする、といった処理は禁止です。
- 原文にない手順を足さないでください。補足説明も加えないでください。
- 文体は命令形にし、1文を短くしてください。敬語は使わないでください。
- 用語集にない社内用語らしき語（設備名、工程名、治具名）が出てきた場合は、
  unknown_terms に列挙してください。訳語は仮のものでよいので付けてください。
- 主語や対象物が省略されていて訳が定まらない箇所は、
  ambiguous に原文のまま列挙してください。推測で補わないでください。

【用語集】
{glossary}

【訳さない語のリスト】
{keep_list}

【文体ルール】
{style_rules}

【翻訳する本文】
{source_text}

「数値と単位を変換しないでください」の1行は必須です。 温度や寸法を親切に換算されると、現場では事故になります。

用語集と文体ルールは毎回同じ内容になります。プロンプトの前半に固定して置き、プロンプトキャッシュを使うと費用が下がります。 Claude API のプロンプトキャッシュは cache_control に ephemeral を指定する方式で、tools、system、messages の順に、指定したブロックまでの前半部分がまとめて対象になります。既定の保持時間は5分、ttl に 1h を指定すると1時間です。キャッシュから読み出したトークンは、通常の入力単価の0.1倍で課金されます（書き込み時は5分キャッシュで1.25倍）。用語集を前に、訳す本文を後ろに置いてください。順番を逆にすると効きません。

出力形式を固定する

{
  "target_language": "vi | id | en",
  "segments": [
    {
      "segment_id": "",
      "source": "",
      "translation": "",
      "type": "heading | step | caution | figure_caption"
    }
  ],
  "unknown_terms": [
    { "source_term": "", "provisional_translation": "", "context": "" }
  ],
  "ambiguous": [],
  "kept_tokens": []
}

段落を segment_id で管理する理由は2つあります。改訂時に、変わった段落だけを訳し直せること。 そして、レイアウトへの流し込みを機械的に行えることです。訳文を1本のテキストで受け取ると、どちらもできません。

kept_tokens には、[[KEEP:...]] として保持した語を返させます。原文のマーク数と一致しなければ、その時点で処理を止めます。

システムへ連携する

最小構成では、訳文を担当者が Word に貼り付けます。半自動化する場合は Google Apps Script でつなぎます。

効いてくるのは6分の実行時間制限です。 手順書20本を3言語ぶんまとめて処理すると60回のリクエストになり、1回20秒でも制限を超えます。手順書1本を1回の実行とし、処理待ちの一覧を作って順に流す形にしてください。 これらの制限は変更されることがあるため、公式の一覧で確認してください。

Word への流し込みは、原本をテンプレート化し、segment_id に対応するブックマークへ差し込む方式が確実です。ここは利用環境に応じた個別実装が必要です。

人が確認する

全件、各言語のリーダーが確認します。省略しません。

理由は、誤訳が作業ミスと労働災害につながるためです。特に注意書きと安全に関する手順は、意味が反転しても文としては自然に読めてしまいます。

確認を速くするための設計が重要です。

• 原文と訳文を段落単位で左右に並べる
• 機械照合で不一致が出た段落を色分けする
• 前の版から変わっていない段落は「確認済み」として畳む
• ambiguous に入った段落を先頭に集める

改訂時は、変わった段落だけを確認対象にします。 420本すべてを毎回読み直す運用では続きません。

例外に対処する

記録を残す

• 日本語版の原本と版番号
• 各言語の訳文と、対応する日本語版の版番号
• 用語集の変更履歴（誰がいつどの訳語を変えたか）
• unknown_terms と ambiguous の記録
• 人が修正した箇所と、修正前後の訳文

用語集の変更履歴と、人が修正した箇所の記録が、この構成の資産です。 「どの語が毎回直されているか」が分かれば、用語集に足すべき語が決まります。訳文だけを保存する運用では、同じ修正を毎回することになります。

版管理台帳には、日本語版の版番号と訳文の版番号を並べて持ちます。日本語版が改訂されたのに訳文が古いまま、という状態を機械的に検出できるようにしてください。 現場に古い手順が掲示されているほうが、訳が多少ぎこちないことよりも危険です。