社内研修の受講記録を毎週集めて未受講者を洗い出し、期限と受講方法を書いた催促と部門ごとの受講状況の報告を作る

処理の起点を決める

毎週月曜の9時に動かします。 月1回にしないのは、期限の2週間前と1週間前に催促を出すためです。月末にまとめて突き合わせると、期限の直前にしか催促できません。 週1回なら、どの期限にも少なくとも2回の催促が間に合います。

Recurrence の設定は、頻度を週、間隔を1、曜日を月曜、時刻を9時にします。タイム ゾーンは必ず日本時間を選びます。 開始時刻は UTC の形式で書く欄なので、タイム ゾーンを選ばないと9時間ずれて動きます。

前提として、月曜の朝までに受講管理システムの書き出しがフォルダに入っている必要があります。 教育担当の金曜の作業にし、フローは最初にファイルの更新日時を見て、先週のファイルのままなら止まって教育担当に知らせます（例外処理）。古いファイルで催促すると、先週受講した社員にまで催促が届きます。

入力データを集める

質を決めるのは、研修のマスタです。 催促に書く「受講の方法」と「次回の日程」は、すべてここから取ります。AI は日程を考えません。 集合研修の日程が変わったら、教育担当がマスタを直します。

「テストの合否」を持たせるのは、受講したが合格していない社員を分けるためです。 合格を受講の完了とする研修では、不合格のまま期限が来る社員に、「受けてください」ではなく「テストを受け直してください」と書く必要があります。

データの取得方法を決める

1. 書き出しの整形 … 「Run script」で、受講管理システムの書き出しの見出しを決まった列名にし、テーブル「受講記録」にします
2. 割り当ての読み込み … 割り当ての台帳を「List rows present in a table」で読みます。ページ分割をオンにし、期限が今日から30日以内か過ぎているものに絞ります
3. 受講記録と出席の読み込み … 同じアクションで、受講記録のテーブルと出席の表を読みます
4. 研修のマスタと組織の表の読み込み … 文面と届け先に使います

2番目の絞り込みは、フローの中で行います。 このコネクタのフィルター クエリが使えるのは eq、ne、contains、startswith、endswith だけで、日付の大小では絞れません。 全件を読んでから、「アレイのフィルター処理」で期限の条件に合うものを残します。1列に使えるフィルター関数は1つだけで、並べ替えも1列だけです。

フィルター クエリが使える列名は英数字だけです。 列名を「社員番号」のような日本語にしていると、フィルター クエリも並べ替えも使えません。台帳の列名は最初から EmpNo、CourseCode、DueDate のように英数字にします。 画面に出す名前は別に持ちます。

AIへ渡す前に整形する

1. 書き出しの更新日時の確認 … 今週のファイルでなければ止めます
2. 社員番号の書き方をそろえる … 全角を半角に、先頭の0を6桁にそろえ、前後の空白を除きます
3. 研修コードの照合 … 受講記録の研修コードが研修のマスタに無ければ、その行を「マスタに無い」として教育担当に回します
4. 割り当てごとの判定 … 受講記録か出席の記録に、同じ社員番号・研修コードの行があり、完了日が割り当ての日以降で、合否のある研修なら合格のときに「受講済み」。無ければ期限と今日で「未受講」か「期限切れ」
5. 催促の段階を決める … 期限まで14日以内で未催促なら1回目、7日以内なら2回目、期限を過ぎたら「期限切れ」。段階は台帳の値と今日の日付だけで決めます
6. 型にまとめる … 未受講と期限切れを、研修コード・段階・届け先（本人／職長）の組でまとめ、組ごとの人数を数えます

2番目を省かないでください。 書き方のずれは、受講した社員に催促が届くという一番まずい形で表に出ます。そろえる規則は、受講管理システムと出席の表のそれぞれで実際に使われている書き方を見てから決めます。

4番目の「完了日が割り当ての日以降」も大事です。 毎年受け直す研修では、昨年の受講記録を今年の受講と取り違えます。

判定の結果は、次のような形で割り当ての行ごとに持ちます。

2行目のように、受講はしたが不合格の社員は「未受講」に入れ、型を分けます。 「受けてください」ではなく「テストを受け直してください」と書く型になるよう、段階とは別に retest の印を付けて AI に渡します。この区別を付けないと、受講した社員に「まだ受けていません」と届きます。

AIに処理させる

させるのは、2種類の文章を作ることだけです。

催促の段階ごとに、書き方を変えさせます。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 期限切れの文面で「速やかに受講しない場合は評価に影響します」のような一文を足しがちです。そう書くかどうかは人事の方針で、AI が決めることではありません。

指示内容を固定する

あなたは製造業の人事部で、社内研修の受講を促す文面を作る担当です。
フローが渡す【型の情報】だけを使って、催促の文面を1つ作ってください。

【書き方】
- 届け先が「本人」なら、社員本人に向けて3〜5文で書いてください。
- 届け先が「職長」なら、担当する社員に受講を促してもらう依頼として書き、
  社員の一覧は書かずに「{{一覧}}」と書いてください。一覧はフローが入れます。
- 本人あての宛名は「{{氏名}} さん」と書いてください。
- 段階ごとの書き方：
  1回目 … 期限と受講の方法を短く知らせる
  2回目 … 期限が近いことを伝え、集合研修なら次回の日程を書く
  期限切れ … 受講の方法と、教育担当に連絡してほしいことを書く
- retest が true の型は、受講は済んでいてテストが不合格の人あてです。
  「受講してください」ではなく、テストの受け直しを促す文面にしてください。

【厳守事項】
- 研修名、期限、受講の方法、次回の日程、会場、問い合わせ先は、
  【型の情報】の文言をそのまま使ってください。日付に曜日を足さないでください。
- 【型の情報】に無い日程、会場、受講の方法を書き足さないでください。
- 期限を過ぎた場合の扱い（評価、処分、受講の制限など）を書かないでください。
- 受講していない理由を推測して書かないでください。
- 命令口調にせず、短く、何をすればよいかが一目で分かるように書いてください。
- 回答に JSON マークダウンを含めないでください。

【型の情報】{template_info}

「日付に曜日を足さない」を書いているのは、曜日の誤りを防ぐためです。 AI は親切のつもりで「10月28日（火）」のように曜日を足し、その曜日が間違っていることがあります。 曜日が要るなら、フローで計算してマスタの日付と一緒に渡します。

差し込みの印を {{氏名}} {{一覧}} に固定しているのは、フローで置き換えるためです。 印の書き方が型ごとに違うと、置き換えが漏れて「{{氏名}} さん」のまま届きます。

出力形式を固定する

AI Builder のプロンプトの出力を JSON にし、次の形で受け取ります。

{
  "template_id": "",
  "audience": "本人 | 職長",
  "stage": "1回目 | 2回目 | 期限切れ",
  "title": "",
  "body": "",
  "placeholders": [
    { "name": "氏名" }
  ]
}

1つ目の理由は、placeholders で差し込みの印を確かめられることです。 フローは、本文に出てくる印と placeholders の一覧が一致するか、知らない印が混ざっていないかを見てから差し込みます。一致しなければ、その型は送らずに教育担当に回します。

2つ目は、教育担当の承認と送信を template_id で結べることです。 承認した型の ID を持つ社員にだけ送り、承認されなかった型の社員には何も送りません。

JSON の形は保存したときに固定されます。 Microsoft の説明では、保存した形式がフローで使われ続け、キーの無い JSON は使えないとされています。placeholders を文字列の配列にせず、name を持つ要素の配列にしているのはそのためです。

部門長への報告は、同じプロンプトの機能で別のプロンプトを作り、summary（3〜5文）と attention（期限切れが多い研修の名前と人数）を返させます。数字はフローが数えた値を渡し、AI に数えさせません。

{
  "department": "第2工場 組立課",
  "summary": "",
  "attention": [
    { "course": "", "overdue": 0, "next_session": "" }
  ]
}

overdue と next_session は、フローが渡した値を写させるだけです。 受け取った後、フローは attention の人数が自分で数えた値と一致するかを見て、一致しなければ報告を送らずに教育担当へ回します。 AI が数字を書き写す途中で取り違えることがあるからです。部門長に届く報告は、たとえば「今月期限の研修は42件で、受講済みは35件です。期限切れはフォークリフトの特別教育の3名で、次回は11月6日の第2工場会議室です」のような短いものになります。

システムへ連携する

Teams のフロー ボットには、送信の回数の上限があります。 公式の説明では、フロー ボットの操作は接続あたり300秒に25回までとされています。180人に送ると、それだけで30分を超えます。送信のループに待ち時間を入れ、25回ごとに5分空けます。 職長あての一覧は1人1通にまとめるので、技能職の分は回数が増えません。

台帳の更新は「Update a row」で、キー列は社員番号と研修コードを合わせた ID にします。 公式の説明では、キー列に複数の行が当たると最初の1行だけが更新されるとされています。社員番号だけをキーにすると、同じ社員の別の研修の行を上書きします。

メッセージは約28KBまでです。 職長あての一覧に多くの社員を並べると上限に近づくので、1通に載せる社員は30人までに区切ります。

人が確認する

1. 教育担当が型の文面を承認する … 毎週、十数通りの型を Teams のカードで見ます。期限、受講の方法、次回の日程がマスタと合っているか、余計な一文が無いかを見ます
2. 「マスタに無い」「判定できない」行を見る … 研修コードが無い、社員番号が名簿に無い行は、教育担当が台帳を直します
3. 期限切れの扱いを決める … 期限切れの社員を部門長とどう扱うかは、人事が決めます
4. 特別教育の記録を確かめる … 安全衛生の特別教育は、出席の記録が実施の記録になります。総務が入力した出席と、紙の出席表が合っているかを月に1度見ます

1番目の承認には、placeholders の確認の結果を一緒に出します。 印の照合で問題があった型は、承認のボタンを出さずに「直してください」と表示します。

4番目は、法令で記録が求められる教育だからです。 労働安全衛生規則の第38条は、特別教育を行ったときに受講者、科目等の記録を作成して3年間保存することを事業者に求めています。この構成の出席の表を、その記録として使うかどうかは安全衛生の担当と決めてください。

例外に対処する

いちばん多いのは、上から3行目です。 退職や異動の反映が名簿に遅れると、存在しない社員に催促が出るか、新しく来た社員に催促が出ません。 人事の異動の記録と名簿の更新の順番を、最初に確かめてください。

記録を残す

• 毎週の受講管理システムの書き出しの原本（ファイル名に日付を付けて残す）
• 割り当てごとの判定（受講済み／未受講／期限切れ）と、判定に使った記録の行
• AI が作った型の文面の全文と、教育担当の承認の結果と日時
• 誰に、どの型で、いつ催促したか（台帳の催促の段階と最後の催促日）
• 部門長に送った報告の全文と、渡した数字
• 特別教育の出席の記録（研修、受講者、科目、実施日）

催促の記録を台帳に残すのは、「聞いていない」に答えるためです。 期限切れの社員と面談するとき、いつ、どの文面で、誰を通して伝えたかが分かります。Power Automate の実行の記録は開始から30日で消えるとされているので、実行の記録に頼らず台帳に書きます。