特許・商標の年金管理で特許事務所から届く紙の納付案内を読み取り、権利番号・納付期限・金額を年金台帳と照らして、期限の近いものと台帳との食い違いを拾う

処理の起点を決める

Python のプログラムを1時間おきに動かし、複合機の保存先の共有フォルダに新しいPDFがあるかを確かめます。 動かすのは社内のサーバーの定時実行の仕組みで、平日の業務時間だけにします。

1時間おきで足りるのは、案内が期限の数か月前に届くためです。 分単位の速さは要りませんが、1日の終わりにまとめると、その日に届いた期限の近い案内の確認が翌日になります。 届いた日のうちに照合結果に載る間隔にします。

処理が終わったPDFは「処理済み」のフォルダに移します。 移すのは照合結果への書き込みが終わったときだけで、保存先のフォルダに残っている数が、そのまま未処理の数になります。

入力データを集める

質を決めるのは、年金台帳の「管理する事務所」の列です。 案内を送ってきた事務所と台帳の事務所が違う権利は、事務所の移管の記録が台帳に反映されていないことを示します。

確認の決まりは、仕分けの基準にします。 たとえば、期限まで90日を切ったら事業部に確かめ、30日を切ったら上席にも知らせる、という日数を表にします。日数は自社の事業部の返事の早さで決めます。

データの取得方法を決める

Python は、Document AI のクライアントライブラリで Form Parser のプロセッサに案内のPDFを送ります。オンラインの処理は1回の要求で最大15ページなので、ふつうの案内は1回で足ります。一覧が15ページを超える案内は、ページで分けて送ります。

公式のページでは、Form Parser の表のセルの rowSpan と colSpan は常に1とされています。一覧形式の案内で、権利の名称が長く2行に折り返されていると、2行目が番号や期限の空いた行として返ります。これを前の行の続きとしてつなげるのが、次の生成AIの仕事の1つです。

年金台帳と読み替え表は、Python が読み込むだけです。権利番号は文字列のまま扱い、先頭の0や記号が落ちないようにします。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … 公式の対応形式は PDF、GIF、TIFF、JPEG、PNG、BMP、WebP などです。複合機の保存はPDFにそろえます
2. 解像度の確認 … 公式のページでは、スキャンは最低200dpiが望ましく、300dpi以上が一般に最もよいとされています。一覧形式の案内は字が小さいので、300dpiで取ります
3. 事務所の決定 … 案内の見出しの事務所名を読み取り結果から決め、事務所の一覧と読み替え表のどの行を使うかを決めます
4. ページの分割 … 15ページを超える一覧は、ページで分けて送ります
5. 重複の確認 … 同じ権利・同じ年分の案内がすでに照合結果にあれば、再送か、内容の訂正かを確かめる印を付けます
6. 同封物の外し … 請求書や回答書の返信用の用紙は、照合の対象から外します

5番目を軽く見ないでください。 事務所は回答が無いと、期限の前にもう一度案内を送ってきます。同じ権利の2通目を新しい案内として数えると、事業部に同じ確認を2回送ることになります。 2通目は「督促」として、むしろ優先して扱います。

AIに処理させる

させるのは、読み取り結果を権利ごとの行に書かれたとおりに写すことと、表が崩れたときに行をつなぎ直すことです。 権利番号の読み替えも、台帳との比較も、期限までの日数も、Python の規則で行います。

6行目が、AIを使う理由の1つです。 事務所によって「再度のご案内」「納付期限経過のお知らせ」「追納のご案内」と書き方が違い、本文の言い回しから案内の種類を決めるのは、決まった規則では書きにくい作業です。期限を過ぎた権利の案内は、照合結果の先頭に出します。

3行目が、この題材でいちばん起きやすい失敗です。 「第6年分」と書かれた案内の期限が、AIの知っている数え方と合わないとき、AIはもっともらしい側に期限を直して写しがちです。 直した瞬間に、事務所の誤記か台帳の誤りかを見つける手がかりが消えます。

指示内容を固定する

あなたは知財部の年金管理の担当で、特許事務所から届いた
納付案内の読み取り結果を、権利ごとの行に写す立場です。
OCRが返した結果だけを見て、書かれていることを写してください。

【写す項目】
見出し：office_name、notice_date_text、reply_deadline_text、
notice_type（annuity／renewal／reminder／overdue／unknown）
権利ごとの行：right_type_text（権利の種類。書かれたとおり）、
right_no_text（権利番号。書かれたとおり）、application_no_text、
title_text、year_text（年分。書かれたとおり）、due_date_text（納付期限）、
office_fee_text（特許庁に納める額）、agent_fee_text（手数料）

【厳守事項】
- 番号・日付・金額は、書かれたとおりの文字列で写してください。
  読みにくい桁を、ありそうな数字に直さないでください。
  読めない桁があれば status を unreadable にしてください。
- 権利番号の書き方（「特許第」「JP」の有無、ハイフン）をそろえないでください。
- 納付期限を、登録日や年分から計算しないでください。
  期限と年分が合わないように見えても、どちらも直さないでください。
- 金額は書かれたものだけを写してください。内訳を推したり、
  合計から逆算したりしないでください。
- 「再度のご案内」「期限経過」「追納」などの言葉があれば、
  notice_type をそれに合わせて選んでください。
- 名称が2行に折り返され、2行目の番号と期限が空のときは、
  前の行の続きとしてつなげてください。つなげられなければ
  table_broken を true にしてください。
- 維持するか、追納できるかは書かないでください。
- 納付案内でない書類と判断した場合は、document_type に種類を書いてください。

【読み取り結果】{ocr_result}

年金台帳をAIに渡していないことが、このプロンプトのいちばんの工夫です。 台帳を見せると、読みにくい番号を台帳にある番号に寄せ、期限も台帳の期限に合わせて写します。 照合の意味が無くなります。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。 OpenAI API の構造化出力（Responses API の text.format に type: "json_schema" と strict: true を指定する方式）を使い、形を固定します。

{
  "document_type": "annuity_notice",
  "office_name": "",
  "notice_date_text": "",
  "reply_deadline_text": "",
  "notice_type": "annuity | renewal | reminder | overdue | unknown",
  "table_broken": false,
  "rights": [
    {
      "right_type_text": "", "right_no_text": "", "application_no_text": "",
      "title_text": "", "year_text": "", "due_date_text": "",
      "office_fee_text": "", "agent_fee_text": "",
      "status": "read | blank | unreadable"
    }
  ]
}

公式のページでは、構造化出力ではすべての項目を required にする必要があるとされ、省略してよい項目は null との組み合わせで表すとされています。1件の案内でも一覧でも同じ rights の配列で受け、空欄は空文字と status で表します。

1つ目の理由は、年金台帳の照合を行ごとに機械的に回せることです。 Python は right_no_text を読み替え表で権利の種類と数字に直し、台帳の行を引いて、年分・期限・事務所を並べます。

2つ目は、確認に回す理由を規則で持てることです。

期限までの日数は、Python が案内の期限から数えます。 確認の決まりの日数で「事業部に確認」「上席にも知らせる」を付け、照合結果は urgent を先頭に、残りを日数の短い順に並べます。

urgent の行には、期限を過ぎた後の扱いを知財部が確かめる印も付けます。 特許法第112条では、期限内に納付できなかった特許料は期間の経過後6月以内に追納でき、その場合は特許料と同額の割増特許料を納めるとされています。商標の後期分割登録料にも同じ形の追納の定めがあります（商標法第41条の2、第43条）。追納できるかの判断は、AIにも Python にもさせず、弁理士と確かめます。

公式のページでは、拒否の応答は refusal の要素として返り、出力の上限で切れたときは status が incomplete になるとされています。どちらのときも照合結果に書かず、check_image で人に回すか呼び直します。

システムへ連携する

年金台帳には、この構成から書き込みません。 受領日と金額を台帳に反映するのは担当で、期限の食い違いが解けた行だけを反映します。事務所への回答も、人が回答書に印を付けて返します。

人が確認する

担当が見るのは、照合結果の一覧です。 印の無い行は流し見て台帳に受領日を反映し、印の付いた行は確かめます。

1. urgent を先に見る … 督促と期限経過の案内です。事業部と上席に同じ日のうちに知らせ、弁理士に扱いを確かめます
2. due_mismatch と year_mismatch を見る … 案内の画像と台帳の登録日を見て、どちらが正しいかを事務所に確かめます。 推測でどちらかに合わせません
3. right_not_found と office_mismatch を見る … 移管の記録の漏れか、台帳への登録の漏れかを確かめ、台帳を直します
4. policy_check を見る … 放棄の方針が事務所に伝わっているかを確かめます
5. 期限の近い順に、事業部に維持の確認を送る … 確認を送った日を照合結果に残します

目標は、300件をならして1件2分です。 印の無い行は流し見で数十秒、食い違いのある行は事務所や事業部に確かめるので数分かかります。

例外に対処する

上の3行が大半を占めます。 どれもAIの問題ではなく、事務所ごとの案内の書式と、回答の遅れの問題です。崩れやすい書式の事務所には、一覧の電子データも送ってもらえないかを相談します。

記録を残す

• 元の案内のPDFと、受領日・事務所
• OCRが返したJSONの全文と、OpenAI API の応答の全文
• 照合に使った年金台帳の出力日時と、読み替え表の版
• 付いた印と、担当が確かめた結果・事務所とのやり取り・確かめた日時
• 事業部に維持の確認を送った日と、返事の日と内容
• 事務所に回答書を返した日と、回答の内容

5つ目と6つ目は、期限の管理の記録そのものです。 期限を過ぎかけたときに、どこで止まっていたか（照合、事業部の返事、事務所への回答）を後から確かめられるようにします。