研究者からの「この研究に倫理審査が要るか、どの区分で出すか」の質問に、倫理指針と学内の倫理審査規程を根拠にチャットで答え、判断の要るものを事務局へ回す

処理の起点を決める

起点は、研究者が学内ポータルの倫理審査チャットに質問を送ったことです。 チャットは学内の ID でログインした教職員と大学院生が使え、所属から、回したときにどの委員会の担当に載せるかを決めます。

最初の質問の後に、選択肢の聞き返しを必ず通します。 研究者が自由に書いた説明だけで答えを作ると、書いていない測定や既存のデータの出どころが抜けます。選択肢の8項目がそろうまで、区分の候補は出しません。 「分からない」を選べるようにし、それも回す値の一つにします。

開始の予定日は必須にします。 2026年11月30日までに始めるか、12月1日以降に始めるかで適用する指針の版が変わります。「未定」なら、両方の版で答えが違う箇所を並べ、事務局への相談を案内します。 別の研究の話は、前の値が残らないよう新しいセッションで始めます。

入力データを集める

質を決めるのは、区分の規則の表です。 指針の迅速審査の各号は、①多機関共同研究で全体について審査を受けて適当の意見を得ている場合、②研究計画書の軽微な変更、③侵襲を伴わない研究であって介入を行わないもの、④軽微な侵襲を伴う研究であって介入を行わないもの、⑤利益相反に関して確認が必要な研究者等の追加、です。この各号を選択肢の値で表し、学内規程の別表と並べます。 学内規程が指針より厳しく決めている箇所（例えば、大学院生の研究は迅速審査でも指導教員の確認を要するなど）は、規程の側の行を優先します。

研究の仮説や未発表の結果は、この構成に入れません。 区分を答えるのに仮説は要らないので、検索の文には選択肢の値と質問の要点だけを渡します。

データの取得方法を決める

指針・ガイダンス・施行通知・学内規程・過去の質疑は、Cloud Storage に置いてデータストアに取り込みます。 文書ごとのメタデータに、文書の種類、話題（適用範囲／用語の定義／審査の区分／一括審査／同意の手続）、適用開始日、適用終了日を持たせます。

指針は、厚生労働省の「研究に関する指針について」のページから版ごとに取ります。 令和5年版には適用終了日2026-11-30を、令和8年版には適用開始日2026-12-01を付け、新しい版や改訂のガイダンスが載ったかを事務局が月に一度確かめます。

絞り込みの式は、話題と版で書きます。 項目を索引可能にしておけば、topic: ANY("review_type") AND valid_from <= "2026-12-15" AND valid_to >= "2026-12-15" のように、開始の予定日に効く版だけを引けます。日付は ISO 8601 の形式でそろえます。

ガイダンスには「対応する指針の版」を付けます。 令和6年4月1日のガイダンスは令和5年版の本文の解説で、改正後の同意の手続の整理（研究の3つの分類）には対応していません。 新しい版で答えるときは、ガイダンスを除いて本文と学内規程だけで答えます。

AIへ渡す前に整形する

1. 指針を項目ごとに分ける … 第2（用語の定義）、第3（適用範囲）、第6（研究計画書に関する手続）、第17（倫理審査委員会の役割・責務等）を見出し付きで取り込みます
2. 版の適用開始と終了を付ける … 施行日で区切った日付を書きます
3. ガイダンスに対応する版を付ける … 令和6年4月1日の版は令和5年版に対応
4. 学内規程を条ごとに分ける … 別表は表のまま取り込みます
5. 区分の規則の表を作る … 指針の迅速審査の各号と学内規程の別表を、選択肢の値の組み合わせで書き直します
6. 過去の質疑を整える … 研究者の氏名と研究題目を消し、根拠の条と項を書き添えます
7. 見出しを断片に含める … データストアの作成時に分割を有効にし、includeAncestorHeadings を有効にします

5番目の表の作り方が、この構成でいちばん効きます。 指針は、侵襲を穿刺、切開、薬物投与、放射線照射、心的外傷に触れる質問等によって身体又は精神に傷害又は負担が生じることとし、そのうち小さいものを軽微な侵襲としています。 委員会の運用で決まっている例（採血の量、質問紙の内容など）を表の注記に書き、注記に無いものは回す値にします。

7番目は、データストアを作る前に決めます。 分割は作成のあとでは有効にも無効にもできず、見出しを含める設定は既定では無効です。 見出しの無い断片はどの項の話か分かりません。分割の大きさは100〜500トークン（既定500）で、PDFの表と見出しを読むためレイアウトパーサーを使います。

AIに処理させる

させるのは、規則の表が出した区分の候補について、その候補に当たる指針の条項と学内規程の条を見つけ、研究者が次に何をすればよいかを根拠付きで短く返すことです。 区分の候補そのものと、何を聞き返すか、何を回すかは、中継プログラムが表で決めます。

answer メソッドの設定は次のようにします。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 指針の適用範囲には、個人に関する情報に該当しない既存の情報や既に作成されている匿名加工情報のみを用いる研究などを対象としない、と書かれています。モデルはこの項を見つけて「審査は不要です」と書けてしまいます。 答えは「非該当の確認の申請へ」で止めます。

指示内容を固定する

answer メソッドの preamble に、次の指示を入れます。

あなたは大学の倫理審査委員会事務局の職員として、
教員・研究員・大学院生から、倫理審査が要るか、どの区分で申請するかの
質問に答えます。読むのは、研究計画書を書く前の研究者です。短く答えてください。

【前提】
検索の文の最初に、研究の分野、対象者、試料の有無、使う情報（既存か新規か）、
侵襲の有無、介入の有無、多機関共同か、開始の予定日、
適用する指針の版、規則の表が出した区分の候補が並んでいます。
その条件と区分の候補に当たる記載だけを使って答えてください。

【答え方】
1. 最初に、区分の候補をそのまま書いてください。書き換えないでください。
2. 次に、その候補に当たる指針の条項と学内規程の条を書いてください。
3. 研究者が次にすること（申請の様式、指導教員の確認、事前相談）を
   申請の手引きの順に書いてください。
4. 開始の予定日が2026年12月1日の前後で手続が変わる場合は、
   そのことを1行で書いてください。

【厳守事項】
- 検索結果の文書に書かれていることだけで答えてください。
  一般的な研究倫理の知識や、他の大学の運用で補わないでください。
- 「審査は不要です」「審査を受けなくてよい」と書かないでください。
  指針の対象外の候補のときは、
  「非該当の確認の申請に進んでください」とだけ書いてください。
- 侵襲が軽微かどうか、介入に当たるかどうかを判断しないでください。
- 区分の候補と違う区分を勧めないでください。
- 研究の仮説や結果に触れないでください。
- 該当する記載が見つからないときは、
  「指針と学内規程に該当する記載が見つかりません。事務局へ回します」
  とだけ書いてください。

「審査は不要です」と書かない、が、この指示の要です。 対象外の規定を禁じるだけでは、「指針の適用を受けないと考えられます」と書きます。書き方そのものを禁じ、答えを非該当の確認の手続に固定します。

検索の文は、中継プログラムが組み立てます。 「分野：健康科学、対象者：成人、試料：なし、情報：新規、侵襲：なし、介入：なし、多機関共同：なし、開始：2027-01-10、版：令和8年版、候補：迅速審査（第17の3⑴③）。申請の様式を知りたい」のように、値と候補を先に並べ、質問の要点を最後に足します。

出力形式を固定する

answer メソッドの応答を、中継プログラムが次の形に整えて、チャットと記録に渡します。

{
  "inquiry_id": "",
  "session_id": "",
  "researcher_role": "faculty | researcher | graduate_student",
  "conditions": { "field": "medical | health | psychology | social | other", "subjects": "adult | minor | special_care | none", "specimen": false, "data_source": "new | existing | public | anonymized", "invasive": "none | minor | major | unknown", "intervention": "yes | no | unknown", "multi_site": false, "start_date": "" },
  "guideline_version": "R5_2023 | R8_2026",
  "review_candidate": "out_of_scope_candidate | campus_rule_review | expedited_candidate | full_review | central_review",
  "rule_row": "",
  "status": "answered | escalated | skipped",
  "escalate_reason": "already_started | invasive_unknown | intervention_unknown | special_care | overseas | not_in_rules | version_mismatch | candidate_mismatch | skipped | user_request | none",
  "answer_text": "",
  "form_name": "",
  "refs": [ { "doc_type": "guideline | guidance | notice | campus_rule | qa", "title": "", "section": "", "version": "", "uri": "" } ],
  "feedback": "resolved | escalated_after | wrong | none"
}

1つ目の理由は、review_candidate と rule_row を回答の文と分けられることです。 候補は規則の表の行から決まり、回答の文に別の区分の名前が出てきたら candidate_mismatch で回します。

2つ目は、conditions を回答と一緒に残せることです。 事務局へ回すとき選んだ値がそのまま渡るので、職員は聞き返さずに判断に入れます。

3つ目は、guideline_version と refs の版を突き合わせられることです。 合わなければ version_mismatch で回します。

システムへ連携する

電子申請の仕組みには、書き込みません。 チャットの記録を申請に添付させるなら、事前の案内であって審査の結果ではないと明記します。

人が確認する

研究者は、回答を読んだあと、根拠の条文と規程のページを開いて確かめてから様式を選びます。 回答の上には、選んだ値と、適用した指針の版、区分の候補の行を並べて表示します。

1. 値が合っているかを見る … 対象者、試料、侵襲、介入、共同研究の値が、計画している研究と合っているかを確かめます
2. 版を見る … 開始の予定日と適用した版が合っているかを見ます
3. 評価を付ける … 解決した／事務局へ回した／誤りを選びます

1番目を軽く見ないでください。 過去のつらい体験を尋ねる質問紙で「侵襲：なし」を選ぶと、迅速審査の候補が出て委員会で差し戻されます。 選択肢の横に侵襲の定義の文を表示します。

大学院生の質問には、指導教員にも同じ回答を送ります。 回答が大学院生だけで止まると、申請書の指導教員の欄が形だけになります。事務局の職員は、回ってきた質問だけを見ます。 already_started は当日のうちに委員長へ報告します。

目標は、120件をならして1件8分です。 チャットで解決した質問の記録の確認と、回ってきた質問を職員が判断する時間の平均です。

例外に対処する

1行目は、運用の約束として研究者に伝えておきます。 報告できる窓口だと分かっていないと、研究者は「これから始める研究」として質問します。

記録を残す

• 質問の文、選んだ聞き返しの値、日時、所属と身分
• 規則の表が出した区分の候補と、表の行
• 中継プログラムが組み立てた検索の文と、使った絞り込みの式
• answer メソッドの応答の全文（回答、出典、根拠のスコア、回答しなかった理由）
• 回す・回さないの判定とその理由、事務局が最終的に答えた区分
• そのとき効いていた指針の版、ガイダンスの版、学内規程の版

最後の行は、委員会で差し戻しがあったときに効きます。 「チャットでは迅速審査と言われた」という申出に、当時の値と版と回答を並べ、値の選び方と規則の表のどちらが原因かを分けます。