自動販売機のルート担当が手書きする補充・回収の記録票を読み取り、機械ごとの補充数と売切れを集計表に転記して、売切れの続くコラムを拾う

処理の起点を決める

Google Apps Script の時間主導のトリガーで、10分ごとに共有フォルダを見に行きます。 公式の説明では、インストール型のトリガーで使えるのは、開いたとき・編集・変更・フォームの送信・カレンダーの予定と、時間主導のトリガーで、Google ドライブにファイルが作られたことをきっかけにするトリガーは挙げられていません。 そこで、時間で起動してフォルダの新しいファイルを探す形にします。

公式の説明では、時間主導のトリガーは毎分から月1回までの間隔で動かせ、時刻は少しずらされることがあるとされています。10分ごとなら、機械の前で撮った記録票の確認待ちが、次の機械の作業中に届きます。

インストール型のトリガーは、作った人のアカウントで動くとされています。担当者の異動で止まらないよう、営業所の共有の業務用アカウントで作ります。処理が終わった画像は処理済みのフォルダへ移し、移すのは成功したときだけにします。

入力データを集める

質を決めるのは、商品の割り当ての表です。 記録票に印刷する商品名と容量の元であり、照合の基準でもあります。割り当てを変えたのに表を直していないと、新しい商品の容量で読むべき欄を、古い容量で確かめることになります。 割り当てを変えた日を必ず持ち、訪問日と照らします。

データの取得方法を決める

読み取りは、Apps Script から Form Parser のプロセッサの API を呼び、画像を渡すだけです。返ってくる Document から、表とチェックボックスと上の欄と信頼度を取り出します。

公式の説明では、text が認識されたテキストの唯一の元で、ほかの欄は startIndex と endIndex でその位置を指すとされています。チェックボックスはキーと値のペアとして返り、印の付いたものは filled_checkbox、付いていないものは unfilled_checkbox になるとされています。売切れの印を数字の欄と別の値で受けられるので、「0」と「印」を取り違えません。

チェックボックスとコラムの番号の対応は、位置で決めます。 公式の説明では、検出されたチェックボックスに対応するキーが無いこともあるとされています。記録票では、四角のすぐ左にコラムの番号を印刷しておき、キーが無いときは、四角の位置が表のどの行の高さにあるかで対応づけます。

Apps Script の割り当ての上限にも気を配ります。公式の説明では、1回の実行の時間は6分まで、URL Fetch の呼び出しは Google Workspace のアカウントで1日100,000回までとされています。1回の起動で処理する画像の数を決め、残りは次の起動に回します。

AIへ渡す前に整形する

1. 画像の向きと傾き … スマートフォンで斜めに撮った画像を、紙の四隅で補正します
2. 解像度 … 公式の説明では、スキャンは最低200dpi、300dpi以上で一般に最良の結果とされています。撮影の大きさはこれに相当するようにします
3. ファイルの形式と大きさ … JPEG で保存し、オンラインの処理の要求の上限の40MBと、画像の40メガピクセルの上限に収めます
4. 機械の番号の確認 … 上の欄の機械の番号を、その日のルートの機械の一覧と照らします
5. 重複の検知 … 同じ機械・同じ訪問日で二度撮ったものは、新しいほうだけを使います
6. 割り当ての版の決定 … 訪問日の時点の商品の割り当てと容量を、表から引いておきます

4番目で一致しないときは、それより先に進めません。 隣の機械の記録票を取り違えて書いたまま集計表に入れると、2台分の記録が同時に誤ります。

6番目を前処理に置くのは、照合の段で迷わないためです。 割り当ての表は、季節の商品の入れ替えで月に何度か変わります。変更日の当日に回った機械では、記録票に印刷された商品名と表の最新の商品名が食い違います。 印刷したのは前日なので、記録票のほうが古い版です。訪問日と変更日を比べ、印刷に使った版を記録票ごとに決めてから照合に渡します。版が1つに決まらないときは、記録票ごと確認待ちに入れます。

AIに処理させる

生成AIにさせるのは2つだけです。 表の列を項目に対応づけることと、メモの欄を分類することです。数字の確かめはすべて Apps Script の決まりで行います。

記録票の様式が決まっているのに列の対応づけを生成AIにさせるのは、表が途中で切れることがあるからです。 30コラムを2段に分けた様式や、撮影で端が欠けた画像では、Form Parser が表を2つに分けて返すことがあり、どちらがどの列かを見出しの文字から決め直す必要があります。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 生成AIに表を写させると、空いている欄に0を入れて表を整えようとします。(c)と同じことが、自動で起きます。

指示内容を固定する

あなたは自動販売機の運営会社の営業所で、補充・回収の記録票の読み取り結果を
表の形にそろえる係です。
OCRが返した表と上の欄だけを見てください。推測で埋めないでください。

【項目】
column_no（コラムの番号）、refill（補充本数）、expired（期限の近い商品の回収本数）

【厳守事項】
- 各列がどの項目に当たるかを column_map に書いてください。
  決められない列は unknown にしてください。
- 表が2つに分かれている場合は、見出しの文字で対応づけ、
  どちらの表の何列目かを source に書いてください。
- 行ごとに、セルの文字をそのまま写してください。
- 空いているセルは空のまま写してください。0を入れないでください。
  空いている理由を書かないでください。
- 読めない数字は空にし、unreadable_cells に入れてください。
  前回の値、容量、ありそうな値で埋めないでください。
- 売切れの印は判断しないでください（別の仕組みで読みます）。
- メモの欄は原文を memo_text に写し、
  breakdown（故障）、dirty（汚れ）、request（設置先の要望）、other のどれかに分けてください。
- 売上や金額の計算をしないでください。

【OCRの表】{tables}
【上の欄】{form_fields}

「0を入れない」と「空いている理由を書かない」を並べているのは、どちらか一方だけでは足りないからです。 0を禁じると、「補充不要のため空欄」と理由を書き添えます。理由はルート担当にしか分からないので、空欄のまま確認待ちに回します。

売切れの印を生成AIに判断させないのは、チェックボックスの値で決まるからです。 二重に判断させると、どちらを信じるかという新しい問題が生まれます。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "image_id": "",
  "header": {
    "machine_no": "",
    "visit_date": "",
    "visit_time": "",
    "staff": "",
    "cash_collected_raw": ""
  },
  "column_map": [
    { "source": "table0", "column_index": 0, "field": "column_no | refill | expired | unknown" }
  ],
  "rows": [
    { "column_no": "", "refill": "", "expired": "" }
  ],
  "memo": { "memo_text": "", "memo_type": "breakdown | dirty | request | other | none" },
  "unreadable_cells": [ { "column_no": "", "field": "" } ]
}

数字の欄を文字列で受けるのは、空欄と0を区別するためです。 数値の型で受けると、空欄が0か null のどちらかに丸められ、どちらになったかが後で分かりません。文字のまま受け、Apps Script で「空」「0」「数字」「数字でない」の4つに分けます。

Claude の構造化出力は、output_config.format に type: "json_schema" で JSON スキーマを渡して有効にし、オブジェクトには additionalProperties: false が必要とされています。 数値の minimum・maximum は対応していないとされているので、容量の確認はスキーマではなく Apps Script で行います。

後段の照合は、この出力とチェックボックスの値に対して決まりで行います。

4行目と5行目は、売切れの印と補充本数を互いに確かめる決まりです。 空になったコラムに満杯まで入れれば、補充本数は容量と同じになります。印があって本数が少なければ、トラックの在庫が足りず補充しきれなかったか、どちらかの書き間違いです。 印が無くて本数が容量と同じなら、印の付け忘れの可能性があります。

システムへ連携する

集計表へ自動で書き込むのは、照合で印が1つも付かなかった記録票だけです。 印の付いた記録票は、確認待ちの一覧で人が直してから書き込みます。商品の割り当ての表には書き込みません。 割り当てを変えるのは責任者で、表を直すのも人です。

メモの欄で「故障」に分けられたものは、確認待ちとは別に保守の担当へ回す一覧に入れます。 補充の数字とは急ぎ方が違うからです。

人が確認する

人が見るのは、確認待ちの一覧に入った記録票の、印の付いた欄だけです。

1. 取り違えを先に見る … 機械の番号がルートに無い記録票は、ほかの照合の前に止めます
2. 空欄を確かめる … ルート担当に、そのコラムを見たかを聞きます。見て補充が要らなかったなら0、見ていなければ「未確認」と記録します
3. 容量超えを確かめる … 画像と並べて書き間違いを直します
4. 印と本数の食い違いを確かめる … 補充しきれなかったのか、書き間違いかを聞き、補充しきれなかったなら次の訪問の申し送りに書きます
5. 売切れの続くコラムを責任者が見る … 毎朝の一覧で、割り当てや訪問の間隔を見直すかを決めます

2番目で「未確認」と0を分けて記録するのが、(c)への答えです。 0として集計すると、そのコラムは売れていないように見え、割り当ての見直しの判断を誤らせます。

目標は、1,500件をならして1件0.6分です。 印の無い記録票は一覧で件数を見るだけ、印の付いた記録票は画像を開いて直すので1〜2分かかります。

例外に対処する

4行目を先に作っておくと、確認待ちが減ります。 故障の機械の記録票は全コラムが空欄になり、それがすべて「空欄」の印として並ぶと、本当の書き忘れが埋もれます。

記録を残す

• 記録票の画像と、撮影の日時・撮った人
• OCR が返した Document の全文（text、formFields、tables、チェックボックス、信頼度）
• 生成AIの出力（列の対応づけ、写した値、メモの分類）
• 照合の結果と、そのとき使った商品の割り当ての版
• 人が直した記録 … どの機械の、どのコラムの、どの欄を、何から何に直したか
• 「未確認」と記録したコラム … 担当者と機械ごとの件数

割り当ての版を残すのは、割り当てが後から変わるためです。 容量の違う商品に入れ替えたあとで過去の「容量超え」を見直すと、当時の容量が分からなければ、誤りだったかどうかが決まりません。

「未確認」の件数は、ルートの組み方を見直す材料になります。 特定の機械や時間帯で多いなら、作業時間が足りていない可能性があります。

売切れの一覧に使った訪問の範囲も残します。 「直近の何回の訪問のうち何回売切れたか」で一覧に載せるので、回数の決まりを変えたときに、過去の一覧と比べられるようにしておきます。