自治体の職員が出す「この場面で誰が何をするか」の質問に、地域防災計画・避難所運営マニュアル・職員初動マニュアルから該当箇所とページを示して答える

処理の起点を決める

職員が庁内のポータルの検索画面で質問を送ったときに動かします。 検索画面は庁内のネットワークとアカウントでだけ使えるようにし、住民向けのWebサイトには置きません。 職員の所属と班は、ログインしたアカウントから配備の名簿で引きます。

もう1つの起点は、計画とマニュアルの修正です。 防災会議で計画を修正したとき、マニュアルを改訂したとき、新しい版のPDFを決まった場所に置き、施行日を付けて取り込みます。 古い版は失効日を付けて残します。

職員の配備の名簿は、人事異動の発令のたびに更新します。 名簿が古いと、異動した職員に前の課の班で答えることになります。4月の異動の前日に名簿を差し替える手順を、危機管理課と人事課で決めておきます。

入力データを集める

質を決めるのは、2行目の職員の班です。 同じ「震度5弱で何をするか」でも、班によって答えが違います。班が分かっていれば、その班の任務の箇所を引いて答えられます。

職員の連絡先や住所は使いません。 参集の連絡網には職員の個人の電話番号が載っていますが、この構成に入れるのは所属と班だけです。 連絡網のページは、取り込みの前に計画の写しから外します。

データの取得方法を決める

文書ごとのメタデータは、JSON Lines で次のように書きます。

{"id": "plan-main-r8", "structData": {"title": "地域防災計画 本編（令和8年修正）", "book": "plan_main", "audience": "staff", "effective_from": "2026-06-01T00:00:00+09:00", "effective_to": "9999-12-31T00:00:00+09:00"}, "content": {"mimeType": "application/pdf", "uri": "gs://city-bousai/plan/main_r8.pdf"}}
{"id": "shelter-manual-r8", "structData": {"title": "避難所運営マニュアル（令和8年版）", "book": "shelter_manual", "audience": "staff", "effective_from": "2026-04-01T00:00:00+09:00", "effective_to": "9999-12-31T00:00:00+09:00"}, "content": {"mimeType": "application/pdf", "uri": "gs://city-bousai/manual/shelter_r8.pdf"}}

answer メソッドの呼び出しは、次のようになります。

POST .../engines/bousai-staff/servingConfigs/default_search:answer
{
  "query": { "text": "レベル3大雨警報（旧：大雨警報）が出たとき、避難所班は参集しますか" },
  "searchSpec": {
    "searchParams": {
      "filter": "audience: ANY(\"staff\") AND effective_from <= \"2026-10-14T00:00:00+09:00\" AND effective_to > \"2026-10-14T00:00:00+09:00\""
    }
  },
  "groundingSpec": { "filteringLevel": "FILTERING_LEVEL_HIGH", "includeGroundingSupports": true },
  "answerGenerationSpec": {
    "includeCitations": true,
    "ignoreAdversarialQuery": true,
    "ignoreNonAnswerSeekingQuery": true,
    "ignoreLowRelevantContent": true,
    "promptSpec": { "preamble": "（次の小見出しの指示）" }
  },
  "endUserSpec": {
    "endUserMetadata": [
      { "chunkInfo": { "content": "所属は教育委員会学校教育課。災害時の班は避難所班。担当する避難所は第三小学校。",
                       "documentMetadata": { "title": "職員の所属と災害時の班" } } }
    ]
  }
}

絞り込みの ANY() は、列挙した値との完全一致です。 住民向けの資料も同じデータストアに入れる場合は、audience で職員向けだけに絞ります。絞り込みに使う項目は、スキーマで索引可能にしておく必要があり、施行日は ISO 8601 の日時の文字列で比べられます。

endUserMetadata には所属と班だけを入れます。 公式では、ログインした利用者のプロフィールの情報を入れて回答を個人に合わせられ、文字列の上限は8,000文字です。職員の氏名・職員番号・連絡先は入れません。

ページと前後の手順は、search メソッドを次の形で呼んで取ります。

POST .../servingConfigs/default_search:search
{
  "query": "避難所班 参集 大雨警報",
  "pageSize": 3,
  "filter": "audience: ANY(\"staff\") AND effective_to > \"2026-10-14T00:00:00+09:00\"",
  "contentSearchSpec": {
    "searchResultMode": "CHUNKS",
    "chunkSpec": { "numPreviousChunks": 1, "numNextChunks": 1 }
  }
}

前後のチャンクを1つずつ取るのは、手順が途中で切れないようにするためです。 避難所の開設の手順は「1. 鍵の受け取り」から「8. 本部への報告」まで続き、1つのチャンクには収まりません。 回答の引用の前後を画面に並べ、職員が手順の流れで読めるようにします。search メソッドにも answer メソッドと同じ絞り込みを渡し、失効した版のページを表示しないようにします。 絞り込みを付け忘れると、回答は新しい版なのにページだけ古い版を指す、という食い違いが起きます。

AIへ渡す前に整形する

1. 見出しの整え … 計画の編・章・節の見出しが、PDF の見出しとして検出されるように整えます
2. 班の任務の表の確認 … 資料編の班の任務の表が、表として検出されるかを確かめます。画像で貼られた表は、文字の表に作り直します
3. 連絡網と個人の情報の除去 … 職員の電話番号・住所が載ったページを、写しから外します
4. メタデータの付与 … 冊子・対象（職員向け・住民向け）・版・施行日と失効日を JSON Lines に書きます
5. 情報名の対応表の作成 … 気象庁の新しい情報の名前と、計画に書かれた旧い名前の組を表にします。計画を修正して新しい名前に直したら、その組を外します
6. 配備の名簿の取り込み … 人事異動のたびに、所属の課と班と担当の避難所を取り込みます

2番目を軽く見ないでください。 班の任務の表は、計画の中でいちばん引かれる箇所です。画像のまま貼られた表は文字として読めず、「誰が何をするか」の質問にいちばん答えられない形になります。

AIに処理させる

させるのは、職員の班を踏まえて、計画とマニュアルの条項を引いて答えることだけです。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 計画に書かれていない場面を聞かれると、AIは「一般的には福祉班が対応します」と一般論で答えます。職員はそれを計画の記載だと思って覚えます。 書かれていないことは、書かれていないと答えさせ、危機管理課の一覧に回します。

3行目も同じくらい大事です。 「レベル3大雨警報で第1配備」と計画を読み替えて答えると、計画の修正の前にAIが計画を書き換えたことになります。 回答は計画の記載のまま示し、名前の対応は別の欄に添えます。

指示内容を固定する

answer メソッドの preamble に、次の指示を入れます。

あなたは市の危機管理課として、職員からの災害時の役割の質問に答えます。
検索で見つかった地域防災計画・職員初動マニュアル・避難所運営マニュアルだけを根拠にしてください。

【答え方】
- 「担当（班）」「行動」「時期（配備の段階・参集の基準）」の順に、短く答えてください。
- 職員の所属と班を渡しています。その班の任務の箇所を優先してください。
- 冊子の名前と、編・章・節を必ず添えてください。
- 計画の記載が古い情報の名前（例：大雨警報）のときは、計画の記載のまま示し、
  「計画の記載は旧名称です」と添えてください。

【厳守事項】
- 計画とマニュアルに書かれていない役割や手順を答えないでください。
  「計画に記載がありません。危機管理課に確認してください」と答えてください。
- 一般論、他の自治体の例、国のガイドラインの一般的な記述で補わないでください。
- 配備をかけるか、避難情報を出すか、避難所を開くかの判断を示さないでください。
- 新しい情報の名前に合わせて、計画の基準を読み替えないでください。
- 職員の安全に関わる行動（浸水した道の通行など）は、計画の記載がなければ答えず、
  「安全を最優先し、本部の指示に従ってください」とだけ添えてください。

「国のガイドラインの一般的な記述で補わない」を入れるのは、データストアに国の資料を入れたくなるからです。 内閣府のガイドラインを入れると、計画に書かれていない場面でガイドラインの一般的な記述を拾って答えます。職員にとって、それは自分の市の決まりではありません。 国の資料は、入れるなら別のデータストアにします。

出力形式を固定する

answer メソッドと search メソッドの応答から、中継プログラムが次の形に組み直して画面に返します。

{
  "question": "",
  "staff_team": "",
  "answer_text": "",
  "citations": [
    { "doc_id": "", "book": "", "section": "", "page_start": 0, "page_end": 0,
      "prev_chunk": "", "next_chunk": "" }
  ],
  "name_mapping": [ { "new_name": "", "name_in_plan": "" } ],
  "route": "answered | not_in_plan_candidate",
  "route_reason": "",
  "doc_versions": []
}

1つ目の理由は、page_start と page_end で冊子のページを示せることです。 search メソッドが返すページの範囲をそのまま入れます。職員は画面を見ながら、手元の冊子に付箋を貼れます。

2つ目は、name_mapping で名前の対応を回答と分けて示せることです。 対応表の組は中継プログラムが入れ、回答の文には混ぜません。 計画を修正して名前が直ったら、この欄は空になります。

3つ目は、route で「計画に記載なし」の候補を集められることです。 answerSkippedReasons が返ったもの、根拠の強さで落ちたもの、回答の文に「記載がありません」が入ったものを not_in_plan_candidate にします。危機管理課はこの一覧を、計画の見直しの会議に持って行きます。

システムへ連携する

人が確認する

1. 「計画に記載なし」の一覧を見る … 危機管理課が毎週一覧を見て、職員に答え、計画の見直しの候補に印を付けます
2. 回答の抜き取り … 毎月30件の回答を抜き取り、引用とページと回答が合っているかを読みます
3. 修正の前後で試す … 計画とマニュアルを修正したら、よくある質問20件で、新しい版の条項が引かれるかを確かめます
4. 訓練で使う … 避難所の開設訓練の前に、担当の職員がこの画面で手順を確かめ、冊子のページに印を付けてから訓練に入ります

4番目が、この構成の使い方の中心です。 平時に画面で確かめ、冊子のページを覚えておく。災害の当日に頼るのは冊子と本部の指示で、この画面ではありません。

目標は、150件をならして1件6分です。 職員が回答とページを読んで冊子で確かめるのに4分、危機管理課が一覧の質問に答えるのを全体でならして2分という見込みです。

例外に対処する

6行目は、設計の前提です。 大きな災害では、庁舎のネットワークや外部のサービスが使えないことがあります。この構成は平時の確認と訓練のためのもので、当日の手順は紙の冊子で回る前提を崩しません。

記録を残す

• 質問、渡した班、回答、引用、ページ、日時
• そのとき使った絞り込みと、引用した文書の版
• 名前の対応表の組（使ったもの）
• 「計画に記載なし」の候補と、危機管理課が付けた扱い（回答済み・見直しの候補・対象外）
• 抜き取りで見つけた誤りと、直した箇所

4行目が、毎年の計画の見直しの材料になります。 1年分の「記載なし」を場面ごとに数えると、どこを書き足せば職員が迷わなくなるかが、件数で分かります。