添付のパスワード別送はもう古い｜安全な資料の渡し方

「資料は圧縮して鍵をかけ、後から別のメールで鍵を送っている」「それが安全な方法だと教わった」——長く続いてきた社内の作法です。この手順は、安全を高める仕組みではありません。同じ経路で両方を送るので、片方を見られる相手はもう片方も見られます。この記事では、指摘されている問題と、代替の手段・切り替えの手順を整理します。

別送すれば安全という前提

この手順が広まった背景には、一定の理屈がありました。ファイルを暗号化し、鍵を別に送るという考え方です。暗号と鍵を分けて送るのは、原則としては正しい形です。問題は、その別の経路が実際には同じであることです。

実務では、1通目の直後に2通目を送ります。同じ宛先に、同じ経路で、数秒後に送られます。この2通は、途中で同じ経路を通ります。経路上で見られる状態にあれば、両方が同時に見られます。

誤送信の場合は、さらに明確です。宛先を間違えた1通目に続いて、2通目も同じ間違った宛先へ送られます。自動で送る仕組みを使っていれば、なおさら確実に届きます。誤送信への備えとしては、まったく機能しません。

それでも続いてきたのは、手順として定着していたためです。多くの会社で、社内の規則として定められています。規則があると、疑問を持っても変えられません。その結果、効果のない手順が長く残りました。

しかし、状況は変わっています。政府の側でも、原則として廃止する方針が示されています。取引先から、この形での送付を断られる場面も出てきました。見直しの機会が来ています。

この記事では、問題点から順に整理します。4つの弱点、代替の手段、切り替えの手順の順に見ていきます。

指摘されている4つの問題

この方法の問題は、4つに整理されています。盗聴、暗号の強度、ウイルスの検査、利便性です。

1つ目が、誤送信と盗聴への無力さです。同じ経路で送るため、両方の情報が第三者に渡る可能性があります。同一のネットワークで送る以上、根本の解決にはならないと指摘されています。これが、最も本質的な問題になります。

2つ目が、暗号の強度です。圧縮ファイルの暗号は弱く、専門の道具で短時間に解読されるおそれがあります。短いパスワードであれば、なおさら容易になります。実務では、短い文字列が使われることが多くあります。

3つ目が、ウイルスの検査の回避です。パスワードを設定した圧縮ファイルは、保護のソフトで中身を確認できません。その結果、感染したファイルが受信者に届く危険があります。安全のための手順が、危険を通す経路になります。

4つ目が、利便性の低さです。受信者は圧縮ファイルとパスワードの両方を管理する必要があります。毎回パスワードを入力しなければ、開封できません。携帯の端末では、この操作がさらに面倒になります。

4つのうち3つは、安全に関わる問題です。安全のための手順が、実際には安全を損なっています。

指摘される問題	内容	実務での影響
誤送信と盗聴	同じ経路で両方が渡る	誤送信では確実に両方が届く
暗号の強度	専門の道具で短時間に解読される	短いパスワードでは特に危険
検査の回避	保護のソフトが中身を見られない	感染したファイルが届く
利便性	毎回の入力と両方の管理が要る	携帯の端末では特に不便
代替への移行	経路の暗号化と誤送信の対策が別に要る	置き換えだけでは解決しない

ウイルスの検査を通り抜ける

3つ目の問題は、特に深刻です。安全のための仕組みを、この手順が無効にしています。

受信の側では、保護のソフトが添付を検査します。しかし、パスワードで保護された圧縮ファイルは中身を開けません。検査ができないまま、受信者の手元に届きます。利用者がパスワードを入力して開いた時点で、感染します。

この性質は、攻撃の側にも知られています。意図的にこの形式を使う攻撃が、実際に確認されています。取引先を装った連絡に、この形式の添付を付ける形です。受信者は、通常の業務の手順だと判断して開きます。

つまり、この手順が広まっていること自体が危険を生んでいます。見慣れた形式であるほど、警戒されません。手順として定着していることが、攻撃を助けています。この逆説が、廃止を進める理由の1つになっています。

受け取る側の対策としては、この形式を拒否する設定があります。実際に、受信を拒否する設定を採用する会社が増えています。送った資料が届かない事態が、この設定によって起きます。送る側も、代替の手段を用意する必要があります。

この変化は、既に進行しています。相手が受け取れない前提で、送り方を考える段階に来ています。

取引の連絡を装う手口も、確かめておきます。過去のやり取りの件名を引用して、返信の形で届く場合があります。実在する取引の続きに見えるため、警戒の対象になりにくくなります。見慣れた手順が、この判断をさらに鈍らせることになります。

パスワードの決め方にも問題がある

暗号の強度の問題は、運用の実態でさらに悪化します。実務では、短く覚えやすい文字列がパスワードとして使われます。長い文字列を毎回伝えるのは、送る側にも受ける側にも負担だからです。

決まった規則で作られる場合もあります。日付や取引先の名称を組み合わせた形です。規則が推測されれば、パスワードそのものが意味を失います。同じ規則を使い続けると、この推測は容易になります。

使い回しも、よく行われます。同じ相手には、同じパスワードを使い続ける形です。1度漏れれば、それまでの送信のすべてが影響を受けます。過去に送った資料まで、遡って読まれる可能性があります。

自動で付与する仕組みにも、注意が要ります。道具が自動で生成し、自動で2通目を送る形です。この形では、誤送信のときに人が気づく機会が完全に失われます。自動化が、確認の工程を消してしまいます。

つまり、暗号の強度は理論の話ではありません。運用の実態を見れば、さらに弱い状態にあります。強度を上げる方向で改善しても、運用の負担が増えるだけです。仕組みそのものを変えるほうが、結果として楽になります。

政府の側の動き

廃止の動きは、政府の側から示されています。2020年11月に、明確な方針が発表されました。

デジタル改革を担当する大臣が、廃止を表明しました。内閣府と内閣官房における、この仕組みの廃止です。併せて、ファイルの共有にはクラウドの保管の仕組みを活用するとされました。代替の手段まで、同時に示された形です。

2022年には、さらに具体的な内容が示されました。パスワード付きの圧縮ファイルの利用を、原則として廃止する内容です。添付ファイルを使わず、保管の仕組みのリンクで共有する形が示されました。政府の情報化の担当のサイトなどを通じて、公開されています。

この方針は、民間にも影響しています。官公庁との取引がある会社は、対応が必要になります。また、方針を参考にする民間の会社も増えています。社内の規則を見直す根拠として、この動きが使えます。

説得の材料としても、有効です。社内の規則を変えるとき、公的な方針は説明の材料になります。個人の意見ではなく、示された方針として提示できます。この違いが、社内の議論では大きく効きます。

時期も、覚えておきます。2020年に表明され、2022年に具体化された流れです。

代替の手段の種類

代替として挙げられているのは、いくつかの手段です。それぞれに、特徴と制約があります。

1つ目が、クラウドの保管の仕組みです。ファイルを置き、その場所のリンクを相手に伝える形です。相手ごとに閲覧の権限を設定できるのが、大きな利点になります。後から権限を取り消すこともできます。

2つ目が、ファイルの転送のサービスです。一時的にファイルを預け、期限付きのリンクで渡す形です。大きなファイルを送る場面に向きます。期限が切れれば、自動で消える仕組みが一般的です。

3つ目が、通常の添付です。パスワードを設定せずに、そのまま添付する形です。検査を通るため、ウイルスの問題は解消されます。ただし、盗聴と誤送信の問題は残ります。

選び方は、資料の性質で決めます。外に出て困る内容ほど、権限を管理できる手段を選びます。一般に公開している資料であれば、通常の添付で足ります。この使い分けを、社内の基準として決めておきます。

いずれの手段でも、共通の注意があります。置き換えるだけでは、問題は解決しません。

選ぶときには、相手の環境も確かめます。会社によっては、外部の保管の仕組みへの接続を遮断しています。主要な取引先の環境を先に確かめれば、使えない手段を除外できます。導入してから使えないと分かると、切り替えが止まります。

代替だけでは解決しない

重要な指摘があります。代替の手段だけでは、盗聴や誤送信の危険を解決できません。

リンクを送る形でも、そのリンクは同じ経路を通ります。盗聴されれば、リンクの情報も渡ります。誤送信すれば、間違った相手にリンクが届きます。構造としては、同じ問題が残ります。

だから、2つの対策が併せて必要になります。1つ目が、経路の暗号化の導入です。通信の途中で内容を見られない状態にする仕組みです。この対策が、盗聴への直接の備えになります。

2つ目が、誤送信への対策です。送信を一時的に保留する仕組みや、上長が確認する仕組みです。宛先の誤りを、送信の前に気づける形にします。この2つがあって、はじめて改善になります。

権限の管理も、誤送信への備えになります。相手を指定して閲覧の権限を与える形なら、誤送信しても開けません。リンクを知っていれば誰でも開ける設定では、この効果は得られません。設定の中身まで確かめる必要があります。

切り替えの計画には、これらを含めます。手段の置き換えだけを行うと、安全は変わりません。

よくある質問

パスワードを別の手段で送れば安全ですか

経路が本当に別であれば、改善します。電話や別の連絡の手段で伝える形です。ただし、ウイルスの検査を通り抜ける問題は残ります。

政府はいつ廃止を表明しましたか

2020年11月に、内閣府と内閣官房での廃止が表明されました。2022年には、原則廃止と保管の仕組みでの共有が示されています。

代替に移せば問題は解決しますか

解決しません。経路の暗号化と、誤送信への対策が別に必要になると指摘されています。

取引先がこの形式でしか受け取らない場合は

相手の規則に従わざるを得ない場面もあります。その場合は、パスワードを電話など別の手段で伝える形にします。

社内の規則を変えるにはどうしますか

公的な方針を根拠として提示します。個人の意見ではなく、示された方針として説明できる材料になります。

社内で切り替える手順

切り替えは、段階的に進めます。一斉に変えると、業務が止まります。

最初に行うのは、現状の把握です。どの部署が、どのくらいの頻度で、どの資料を送っているかを確かめます。量が多い部署から、優先して切り替えます。全社を一度に変える必要はありません。

次に、代替の手段を決めます。すでに社内で使っている仕組みがあれば、それを使います。新たに導入すると、費用と教育の負担が生まれます。既存の仕組みで足りる場合が、実際には多くあります。

使い分けの基準も、同時に決めます。資料の性質ごとに、どの手段を使うかを表にします。判断を現場に委ねると、運用がばらつきます。3つ程度の区分で足ります。

そのうえで、規則を改定します。規則が古いままだと、現場は変えられません。改定の手続には時間がかかるため、早めに着手します。改定と並行して、試験的な運用を始めます。

最後に、周知と教育を行います。手順を1枚にまとめ、全員に配ります。

• パスワードを、同じ経路で数秒後に送る
• 代替の手段に移しただけで、安全が改善したと考える
• リンクを知っていれば誰でも開ける設定のまま共有する
• 社内の規則を変えずに、現場に切り替えを求める
• 取引先への連絡なしに、送り方を突然変える

試験の期間も設けます。1つの部署で1か月ほど運用し、詰まる箇所を確かめる形です。全社に広げてから問題が見つかると、戻す判断が難しくなります。小さく始めて、手順を固めてから広げます。

取引先への伝え方

送り方を変える場合、相手にも影響します。事前の連絡が、必要になります。

伝えるのは、3つです。いつから変わるか、どのような形になるか、何をしてもらう必要があるか。特に3つ目が重要になります。相手の側で設定が必要な場合、事前に準備してもらいます。

理由も、簡潔に添えます。安全の向上のためであることを、1行で書きます。詳しい説明は不要です。公的な方針に沿った変更であることを示せば、理解されます。

相手の側の制約も、確かめます。外部の保管の仕組みへのアクセスを、遮断している会社があります。その場合、リンクを送っても開けません。事前に確認しないと、資料が届かない事態になります。

例外の手順も、用意します。相手の制約で代替の手段が使えない場合の、代わりの形です。パスワードを電話で伝える形が、現実的な折衷になります。経路が本当に分かれるため、一定の改善にはなります。

連絡の時期は、1か月前が目安です。相手の側にも、準備の期間が必要になります。

受け取る側になったとき

自社が受け取る側になる場面も、想定します。方針を決めておかないと、対応がばらつきます。

最も安全なのは、この形式の受信を拒否する設定です。実際に、この設定を採用する会社が増えています。ただし、取引先からの資料が届かなくなります。業務への影響を、確かめてから判断します。

受け取る場合の手順も、決めておきます。開封の前に、送信者に心当たりがあるかを確かめる形です。取引先を装った攻撃が、この形式で行われています。見慣れた形式ほど、警戒が薄れます。

開封の環境も、限定できます。業務の端末とは別の環境で開く形です。感染しても、被害の範囲を限定できます。ただし、手間がかかるため運用は難しくなります。

社内での周知も、行います。この形式の添付には注意が必要だと、全員に伝えます。送る側の手順を変えるだけでなく、受ける側の警戒も必要です。

方針は、送る側と受ける側の両方を含めます。片方だけでは、危険は残ります。

取引先への依頼も、選択肢になります。こちらから、別の形での送付をお願いする形です。受け取る側からの依頼であれば、相手も検討しやすくなります。取引の関係によっては、この依頼が最も速い解決になります。

資料の渡し方そのものを見直す

この機会に、渡し方そのものを見直せます。そもそもメールで送る必要があるかという問いです。

マーケの資料では、別の選択肢があります。案内のページを作り、そこから取得してもらう形です。誰が取得したかの記録も残ります。更新した場合も、同じ場所で最新版が渡ります。

この形には、もう1つの利点があります。古い版が相手の手元に残り続ける問題が、解消されます。メールで送った資料は、更新しても差し替えられません。リンクで渡せば、常に最新版が見られます。

一方で、制約もあります。相手が手元に保存したい場合は、取得できる形にする必要があります。閲覧だけの形にすると、社内で共有できません。この点は、資料の性質で判断します。

配布の記録が残ることも、利点になります。誰がいつ取得したかが分かれば、後追いの材料になります。メールで送る形では、この情報は得られません。

切り替えの機会に、この設計も検討します。手段を変えるだけでなく、渡し方の形から見直せます。

切り替えにかかる費用

切り替えの判断には、費用の見積りが必要になります。多くの場合、追加の費用はほとんど発生しません。すでに社内で使っている仕組みで、対応できることが多いためです。

保管の仕組みは、他の用途で導入済みの例が多くあります。社内の文書の共有のために、契約している場合です。外部と共有する機能が含まれていれば、追加の契約は不要になります。まず、既存の契約の内容を確かめます。

費用が発生するのは、誤送信への対策の部分です。送信を一時保留する仕組みは、別の道具として提供されています。利用者の数に応じた費用がかかるため、規模によっては負担になります。段階的に、対象の部署を広げる形も選べます。

教育の工数も、見込みます。手順が変われば、全員への周知が必要になります。1枚の手順書を配り、質問を受ける窓口を置くだけで足ります。研修の場を設ける必要は、通常はありません。

比べるべきは、事故が起きたときの費用です。誤送信や漏えいへの対応には、大きな費用がかかります。調査、通知、対応の人件費を合わせれば、対策の費用を大きく超えます。この比較を、判断の材料として示します。

記録として残す

最後に、記録の整備です。切り替えの経緯と、現在の手順を残します。

残すのは3つです。採用した手段と使い分けの基準、併せて導入した対策、切り替えの時期。この3つがあれば、後から経緯を確かめられます。取引先から質問された場合の、回答の材料にもなります。

審査の場面でも、この記録が使えます。取引先の質問票に、資料の送り方の項目があることがあります。手順が定まっていることを、書面で示せます。定まっていない状態は、審査で不利になります。

例外の扱いも、記録します。相手の制約で従来の形を使った場合の、判断と件数です。件数が多ければ、代替の手段の見直しが必要になります。この判断の材料になります。

見直しの時期も、決めます。年に1度、手順と実態が合っているかを確かめます。使っている仕組みの仕様が、変わることもあります。

整備の作業は、半日で終わります。難しいのは技術ではなく、規則の改定の手続です。

• ファイルとパスワードを同じ経路で送るため、盗聴されれば両方が渡る
• パスワードを設定した圧縮ファイルは、保護のソフトが中身を検査できない
• 代替に移しただけでは解決せず、経路の暗号化と誤送信の対策が併せて要る

まとめ

パスワード付きの圧縮ファイルを別送する方法には、4つの問題が指摘されています。同じ経路で送るため盗聴と誤送信に無力で、圧縮ファイルの暗号も強くありません。さらに、保護のソフトが中身を検査できず、感染したファイルが届く危険があります。受信者の手間も大きく、安全のための手順が安全を損なう形になっています。政府は2020年11月に廃止を表明し、2022年には原則廃止の方針を示しました。代替は、権限を管理できる保管の仕組みや、期限付きの転送のサービスです。ただし、置き換えるだけでは解決せず、経路の暗号化と誤送信の対策が併せて要ります。切り替えは段階的に進め、取引先には1か月前に連絡します。

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