購買部が金型を伴う部品の相見積を Power Automate で依頼番号ごとに集め、依頼書の条件と型代の扱いをそろえた比較表にする

処理の起点を決める

フローは2本です。見積書が届いたときの読み取りと、回答の期限の朝の比較表づくりです。

読み取りは、Office 365 Outlook の「When a new email arrives in a shared mailbox (V2)」で、見積を受ける共有のメールボックスを見張ります。件名の絞り込みに依頼番号の頭の文字（例：「RFQ-」）を入れ、添付のあるものだけを取ります。

添付の中身はトリガーで取らず、Get Attachment (V2) で取ります。 新着メールのトリガーで添付を含める設定にすると、添付の多いメールが同時に届いたときに待ちきれずに止まることが案内されています。見積の締切の前日は、まさに添付付きのメールが集中する日です。

比較表づくりは、Recurrence で毎朝動かし、見積依頼の台帳から回答の期限が今日のものを Get items で拾います。期限の朝に送るのは、期限の当日に届いた見積を比較表に入れるために、担当者がもう一度動かせるようにするためです。 担当者が手で動かせるフローも別に用意します。

入力データを集める

質を決めるのは、見積依頼の台帳です。 依頼したときの数量の段階と型を使う期間が台帳に無ければ、見積が依頼と合っているかも、総額も出せません。 依頼書を出すときに台帳に入れる運用を先に決めます。

仕入先は、件名ではなく差出人のメールのドメインで決めます。 件名に仕入先名を書かない会社が多く、本文の署名から読ませると、転送されたメールで取り違えます。

データの取得方法を決める

依頼番号は、件名から式で切り出します。 「RFQ-」の位置を indexOf で探し、決まった桁数を substring で取ります。件名に依頼番号の無い返事は、トリガーの絞り込みで落ちるので、見積依頼書に「返信の件名を変えないでください」と書いておきます。

共有のメールボックスのトリガーは、ユーザーどうしで共有した受信箱では、片方がもう片方に対してフルアクセスを持っていないと動かないとされています。 部署の共有のメールボックスを使い、フローを作る人にフルアクセスを付けます。

AIへ渡す前に整形する

1. 添付の形式を確かめる … PDF・PNG・JPG・JPEG はそのまま、表計算はコードインタープリターを有効にしたプロンプトに回します。それ以外（圧縮ファイルなど）は担当者に知らせます
2. 大きさとページ数を確かめる … 渡すファイルは合わせて25MB未満、文書は50ページ未満です。図面を添付して返してくる仕入先があるので、見積書だけを取り出します
3. 見積書以外の添付を外す … 署名の画像、会社案内、図面の写しはプロンプトに渡しません。ファイル名と大きさで分け、迷うものは渡したうえで document_type で落とします
4. 本文に金額が書かれた返事 … 添付が無く本文に金額があるものは、本文をテキストの入力として渡します
5. 同じ仕入先の再提出を見分ける … 同じ依頼番号・同じ仕入先の見積が2通目なら、版を上げて保存し、前の見積の明細に「差し替え済み」の印を付けます

5番目を忘れると、出し直しを頼んだ見積と元の見積が両方とも比較表に並びます。 安いほうが古い条件の見積だった、ということが起きます。

AIに処理させる

させるのは、見積書から決まった項目を写すことだけです。

2行目と3行目がいちばん起きやすい失敗です。 10,000個の段階が無い見積を渡すと、5,000個の単価から「量産効果」を見込んで埋めることがあります。埋めた値がもっともらしいほど、抜けていることに気づけなくなります。

指示内容を固定する

あなたは購買部で、仕入先から届いた見積書から決まった項目を写す担当です。
見積書に書かれていることだけを写してください。推測で埋めないでください。

【写す項目】
- document_type：quotation（見積書）／drawing（図面）／other
- quote_no、issue_date、valid_until：見積の番号、発行日、有効期限
- drawing_no、drawing_rev：見積の対象の図面の番号と版
- material、surface_treatment：材質、表面処理
- price_breaks：数量の段階ごとに { quantity, unit_price } を写す
- tooling：型代・金型費・イニシャル費用・型償却などの記載
  - amount：金額。書かれていなければ空
  - method：lump_sum（一括）／included_in_unit_price（単価に上乗せ）／
    separate（別途）／free（無償）／not_stated
  - included_quantity：単価に上乗せの場合、何個で償却するかの記載
- jig_fee：治具費の金額と method（型代と同じ区分）
- tooling_ownership：型の所有の記載。無ければ not_stated
- freight：included（込み）／excluded（別）／not_stated
- payment_terms、lead_time_first、lead_time_mass：支払条件、初回と量産の納期
- notes：前提条件・除外事項・注記を、原文のまま1つずつ

【厳守事項】
- 書かれていない数量の段階の単価を推測しないでください。
  書かれた段階だけを price_breaks に入れてください。
- 型代が「別途」「別途御見積」と書かれていれば、method を separate にし、
  amount は空にしてください。金額を推測しないでください。
- 総額や1個あたりの型代を計算しないでください。
- 金額は見積書の表記のまま写してください。税込・税抜の記載があれば
  notes に原文を入れてください。
- 図面の版が何であるべきかを判断しないでください。書かれた版を写すだけです。
- 仕入先の良し悪しや、どれを選ぶべきかを書かないでください。
- JSON の前後に説明やマークダウンを付けないでください。

【見積書】{quotation}
【メールの本文（添付が無い場合のみ）】{mail_body}

型代の書き方を5つの区分から選ばせるのが要です。 「型償却 10,000個」のような書き方は、単価に上乗せの意味です。区分を決めておけば、フローが区分ごとに総額の式を分けられます。 区分に迷う書き方は not_stated にさせ、担当者が見ます。

注記を原文のまま写させるのは、第3章の（d）への答えです。 要約させると「材料の価格は見積時点」が抜けます。原文のまま比較表の下に並べます。

出力形式を固定する

プロンプトの出力を JSON にし、次の形を例として「Custom」で保存します。

{
  "document_type": "quotation",
  "quote_no": "", "issue_date": "", "valid_until": "",
  "drawing_no": "", "drawing_rev": "",
  "material": "", "surface_treatment": "",
  "price_breaks": [ { "quantity": "1000", "unit_price": "182.5" } ],
  "tooling": { "amount": "", "method": "lump_sum", "included_quantity": "" },
  "jig_fee": { "amount": "", "method": "not_stated" },
  "tooling_ownership": "not_stated",
  "freight": "included | excluded | not_stated",
  "payment_terms": "", "lead_time_first": "", "lead_time_mass": "",
  "notes": [ { "text": "" } ]
}

保存したときの形が実行のときに使われるので、形を固定します。 既定の「Auto detected」のまま試すと、見積書によって形が変わります。キーの無い配列は定義できないので、注記も { "text": "" } の物の配列にしています。

数量と金額を文字列で受けるのは、表記を守るためです。 「182.50」の末尾の0や桁区切りを残し、計算するときにフローの float の式で数値に変えます。

フローは、読み取った値と依頼の台帳を次のように比べます。

総額は、依頼の台帳の年間の予定数量と型を使う期間から、型代の区分ごとに式で出します。

式は add・mul・float で書けます。 年間数量にちょうど当たる段階が無いときは、年間数量以下でいちばん近い段階の単価を使い、どの段階を使ったかを比較表に出します。 この選び方は社内の決まりとして、購買部で決めておきます。

システムへ連携する

比較表は、Filter array で依頼番号の行を取り出し、Select で列をそろえ、Create HTML table で表にしてメールの本文に入れます。 本文は HTML として送る設定にします。同じ表を Create CSV table で作り、依頼ごとのフォルダに保存しておくと、設計と生産管理の担当に回すときにそのまま使えます。

仕入先へのメールは自動で送りません。 出し直しの依頼の文面はフローが下書きの材料として比較表のメールに添えますが、送るのは担当者です。

人が確認する

担当者は比較表のメールを開き、次の順で確かめます。

1. 未着の仕入先を見る … 送った仕入先のうち、見積が届いていないところ。期限の延長か、辞退かを確かめます
2. 食い違いの印を見る … rev_mismatch・missing_break・tooling_unclear の見積を開き、出し直しを頼むか、そのまま比べるかを決めます
3. 総額の行を見る … どの段階の単価で計算したか、型代の区分が見積書と合っているかを確かめます
4. 注記を読む … 前提条件と除外事項を、比較表の下でまとめて読みます

2番目で tooling_unclear を残したまま比べないでください。 型代が「別途」の見積は、総額がいちばん安く見えます。型代の金額をもらってから比べます。

目標は、300通をならして1通3分です。 食い違いの無い見積は比較表で数十秒、食い違いのある見積は見積書を開いて数分という想定です。

例外に対処する

1行目がいちばん多い例外です。 仕入先が新しいメールを作って返事をすると、件名から依頼番号が消えます。未着の一覧を回答の期限の朝に出すのは、このためです。

記録を残す

• 受信したメールの差出人・件名・受信日時と、保存した見積書のファイル
• プロンプトが返した JSON の全文
• 食い違いの印と、そのとき比べた依頼の台帳の値
• 総額の計算に使った段階・年間数量・期間・型代の区分
• 比較表のメールを送った日時と、担当者が出し直しを頼んだ記録
• 差し替えられた見積と、差し替えた見積の対応

4つ目を残すのは、総額の計算式が後から問われるためです。 発注のあとに「なぜこの仕入先が安かったのか」を聞かれたときに、どの段階の単価で、型代をどう扱って比べたかを示せます。