宅配クリーニングの申込フォームから、品目・点数・しみ抜きなどの特殊加工の希望を整理して、受付の確認メールと工場への指示票の下書きを作る

処理の起点を決める

申込フォームに新しい回答が届いたことを起点にします。 即時のトリガーなので、届いたその場で Zap が動きます。受付の担当が朝にまとめて開く運用はやめます。 指示票が箱より先に工場に届くことが、この構成の前提です。

回答の保存先のスプレッドシートは、申込フォームの設定でつないでおきます。 つないでいないと、Zapier から回答を受け取れません。保存先を作り直すと、Zap の側の設定も見直しが要ります。

同じお客様が送信を2回押すことがあります。 フォームの回答には申込番号が無いので、送信の日時とメールアドレスを組み合わせた値を申込番号として作り、Zap の最初の段で申込台帳を Find Records で引きます。同じメールアドレスで10分以内の申込があれば、記録を作らずに受付の担当へ回します。

入力データを集める

質を決めるのは、品目表の「別の言い方」と「点数の数え方」です。 お客様は「スーツ上下」「セットアップ」「ジャケットとパンツ」と書きます。品目表に別の言い方を並べ、上下を何点と数えるかを店の決まりで書いておきます。 AIには写し出しだけをさせ、点数の数え直しは品目表で行います。

取り扱いの区分は、店が決めて品目表に書きます。 区分は「通常」「要確認」「お預かりできない」の3つです。革・毛皮・和服・ウェディングドレスのように工場で扱いが分かれる品目を「要確認」に、店で扱わない品目を「お預かりできない」にします。AIに区分を判断させません。

データの取得方法を決める

データはすべて、トリガーが返す回答と、Zapier Tables の表の中にあります。

品目表は、AIが写した品目の名前で引きます。 AIには品目表の「品目の名前」の列にある語で返すよう指示し、一致しなかった品目は「品目表に無い」として印を付けます。 お客様が書いたままの名前は、別の欄に残します。

AIへ渡す前に整形する

1. 重複の確認 … メールアドレスと送信の日時で申込台帳を引き、直近の申込があれば止めます
2. 電話番号と住所を渡さない … 写し出しにも確認メールにも要りません。申込台帳にだけ残します
3. 3つの自由記述の欄を、欄の名前を付けて渡す … 「品目と点数」「しみ・汚れ」「要望」を区切って渡し、どの欄に書かれていたかをAIが返せるようにします
4. 加工のチェック欄はAIに渡さず、そのまま使う … 選択式の値は、AIを通さずに台帳に書きます

4番目は、写し出しの誤りを減らすためです。 選択式で取れている値をAIに通すと、自由記述の内容と混ざって変わることがあります。AIに渡すのは、自由記述の3つの欄だけにします。

AIに処理させる

させるのは、自由記述の3つの欄から品目ごとの行を作り、しみの記載と加工の希望を品目に結び付けることだけです。

しみの記載を品目に結び付けられないときは、無理に結び付けさせません。 「シャツに黄ばみ」と書かれていて、申込にシャツが2枚あれば、どちらのものか分かりません。unassigned に原文を写し、工場の担当が検品のときに両方を見ます。 結び付けを誤るほうが、工場で探す手間より重いからです。

3行目は、洗濯表示があるからです。 消費者庁の案内では、洗濯表示は家庭洗濯、漂白、乾燥、アイロン、商業クリーニングの記号で取り扱いを示し、記号で表せない情報は「付記用語」として近くに文で書けるとされています。 洗い方を決める材料は衣類に付いていて、申込の文面にはありません。申込の文面だけから洗い方を推し量らせることはしません。

指示内容を固定する

あなたはクリーニング店の宅配クリーニングの受付の担当です。
申込の自由記述の3つの欄に書かれていることだけを使って、
品目ごとの行を作ってください。推測で埋めないでください。

【品目】
- 品目は下の一覧の名前から選び、item に入れてください。
  一覧に無い品目は item を not_in_list にしてください。
- お客様の書いた品目の名前を、customer_wording にそのまま写してください。
- 点数は書かれた数を declared_qty に写してください。
  上下を何点と数えるかは考えないでください。書かれていなければ not_stated。

【しみ・汚れ】
- その品目についてのしみ・汚れ・傷みの記載を、stain_text に原文のまま
  写してください。短くまとめたり、言い換えたりしないでください。
- どの品目のものか1つに決められない記載は、品目に付けず、
  unassigned_notes に原文のまま写してください。
- しみの原因が書かれていなければ、原因を書かないでください。

【厳守事項】
- しみが落ちるかどうか、どう洗うかを書かないでください。
- 料金や点数の計算をしないでください。
- 加工のチェック欄の値は渡していません。自由記述に書かれた加工の
  希望だけを extra_requests に写してください。
- 「前回落ちなかった」「洗い方の指定」「ほつれ・ボタンの取れ」などの
  記載は caution_notes に原文のまま写してください。
- source_field に、その記載がどの欄（品目と点数／しみ・汚れ／要望）に
  書かれていたかを入れてください。

【品目の一覧】{item_names}
【品目と点数の欄】{items_text}
【しみ・汚れの欄】{stain_text}
【要望の欄】{request_text}

「短くまとめたり、言い換えたりしない」を明記しないと、「ワインじみ」になります。 第3章の（b）で受付の担当がしていたことを、AIも同じようにします。原文のまま写すことを、指示の中心に置きます。

確認メールの下書きは、2つ目の AI のステップで作ります。 渡すのは、品目表で数え直した点数、加工の一覧、コースの点数との差、店で決めた案内の文です。

クリーニング店から、宅配クリーニングをお申し込みくださった方への
受付の確認メールを書いてください。次のことだけを書いてください。
- お申し込みのお礼と、受け付けたこと
- お預かりの予定の品目と点数（下の表のとおりに並べる）
- しみ・汚れについて伺った内容（下の原文のとおりに並べる。言い換えない）
- 加工のご希望（下の一覧のとおり）
- 点数がコースを超える場合は、下の追加の案内の文をそのまま入れる
- 下の店の案内の文をそのまま入れる
- 箱が届いてから工場で点数と状態を確かめ、違いがあればご連絡すること
書かないこと：しみが落ちるかどうか、洗い方、仕上がりの日、
料金の合計。店の案内の文を書き換えないでください。
【品目と点数】{items_table}　【しみの原文】{stain_list}
【加工】{extras}　【追加の案内】{over_qty_notice}
【店の案内の文】{shop_notice}　【お客様の氏名】{name}

「店の案内の文」は、店が決めた文を値として渡し、AIに書かせません。 「しみ抜きは素材と時間の経過によって落ちない場合があります」のような文は、仕上がりの後の問い合わせに答えるときの拠り所になります。担当ごとに書いたり書かなかったりしていた第3章の（d）を、値で固定します。

しみの原文を確認メールにもそのまま載せるのは、お客様に確かめてもらうためです。 書いたつもりのしみが抜けていれば、お客様が返信で足してくれます。箱が工場に届く前に、しみの記載をそろえる最後の機会になります。

出力形式を固定する

Analyze and Return Data の Return a list of results を有効にし、品目ごとの行を次の項目で受け取ります。

unassigned_notes（品目に結び付けられなかった記載）は、申込1件に1つの項目として別に受け取ります。

品目ごとの行で受け取る理由の1つ目は、指示票がそのまま品目の表になることです。 申込台帳の品目の行を Create Multiple Records で作り、工場はその表を印刷して検品に使います。

右の2列が、第3章の（c）への答えです。 申告と検品を同じ行に並べれば、食い違いは工場の担当がその場で見つけられます。

2つ目は、Paths の条件にそのまま使えることです。

システムへ連携する

確認メールは下書きまでにし、Send Email は使いません。 受付の担当が品目と案内を確かめて送ります。点数の超過の案内は、お客様に料金を伝える文面なので、特に送る前に見ます。

工場へは、申込台帳の品目の表を渡します。 工場の担当は Zapier Tables の表を申込番号で絞って印刷するか、タブレットで開きます。検品の欄への書き込みは、工場の担当が行い、Zap は書き換えません。

人が確認する

1. 品目の行と原文を見比べる … 受付の担当が、品目と申告の点数、しみの記載が原文どおりかを見ます
2. unassigned_notes と注意の印を見る … どの品目のものか分からない記載と、要確認の品目を工場の担当に伝えます
3. 確認メールの下書きを確かめて送る … 点数、加工、追加料金の案内が合っているかを見ます
4. 検品の結果で連絡する … 工場の検品で点数やしみが申告と違えば、受付の担当がお客様に連絡します

2番目を省かないでください。 品目に結び付かなかったしみの記載は、工場の担当が知らなければ検品で見落とされます。

目標は、600件をならして1件2分です。 注意の印の無い申込は品目の表を見て下書きを送るだけで1分前後、印の付いた申込は工場とのやり取りを含めて数分かかります。

例外に対処する

最後の行は、季節の変わり目に起きえます。 回答はスプレッドシートには残っているので、台帳の件数と回答の行数を1日1回見比べれば、取りこぼしに気づけます。

記録を残す

• 申込の回答の全文と、送信の日時
• AI のステップが返した品目の行の全文（stain_text、caution_notes、source_field など）
• 引き当てた品目表の区分と、数え直した点数
• 確認メールの下書きと、送った日時
• 工場の検品の結果 … 確定の点数と、検品で見つかったしみ
• 受付の担当が直した記録 … どの品目の、どの項目を直したか

5つ目と申告を見比べると、どの書き方で食い違いが起きやすいかが分かります。 上下の数え方で食い違うなら、申込フォームの説明文に「上下で2点」と書き足すほうが早く効きます。