産業廃棄物の処理業者が排出事業者から受け取る紙のマニフェストを読み取り、交付番号・品目・数量・運搬と処分の終了日を台帳にそろえて、返送の期限が近い票を拾う

処理の起点を決める

受入の票をスキャンし、受入フォルダに保存したことを起点にします。 計量所で受け取った票は、昼と夕方の2回、事務所に回ってきます。回ってきたときにまとめてスキャンし、届いたものから読み取ります。 1日の終わりにまとめると、処分の終了日の書き足しに台帳の行が間に合いません。

スキャンの前に、票の余白に計量票の番号を書きます。 計量所で票を受け取ったときに書くのがいちばん確実です。この番号で、票と計量の記録を1対1で結びます。 交付番号は排出事業者が付けたもので、計量の記録には入っていないからです。

送付の期限の一覧は、別に毎朝決まった時刻に作ります。 受入の読み取りとは起点が違い、こちらは台帳と工程の記録をもとに、その日に送るべき票を並べます。

入力データを集める

質を決めるのは、工程の記録と計量票の番号の結び付きです。 処分の終了日は、票を見ても分かりません。どの搬入の廃棄物をいつ処理し終えたかが工程の記録に残っていなければ、送付の期限を数える起点がありません。 ここが無いうちは、終了日だけ人が台帳に入れる運用にします。

二次の票の記録は、最終処分の終了の照合に使います。 施行規則は、中間処理業者が交付する票に、もとになった票を交付した者の名称と交付番号を記載事項として定めています。最終処分の業者から写しが届いたら、二次の票の交付番号から元の票の交付番号をたどります。

データの取得方法を決める

読み取りは、Python から Form Parser のプロセッサを呼んで行います。返ってくる Document から、見出しの欄・表・チェック欄・信頼度を取り出します。

廃棄物の種類は、□のチェックで選ぶ欄が多い形です。 Form Parser の説明では、チェックの付いた欄は filled_checkbox、付いていない欄は unfilled_checkbox として返ります。種類の名前がキーに、チェックの状態が値に入るので、取引先の一覧の「契約で受ける種類」と名前で突き合わせます。

ただし、Form Parser の説明では、見つかったチェックボックスに対応するキーが無いこともあるとされています。 複写の写りが薄いと、□のチェックは取れても横の種類の名前が読めないことがあります。キーの無いチェックは、ページ上の位置で票の種類の並びに当てはめ、当てはめられなければ印を付けます。

計量の記録と工程の記録は、それぞれのシステムから毎朝と毎夕に書き出したものを読みます。照合は計量票の番号で行い、排出事業者の名前では行いません。 名前で引くと、同じ会社の別の事業場を取り違えます。

AIへ渡す前に整形する

1. 1枚1ファイルに分ける … まとめてスキャンしたPDFを、票1枚ずつに分けます。同期の要求のページ数の上限は15です
2. 明るさとコントラスト … 複写の薄い写りを読みやすくするため、明るさを整えます
3. 解像度 … 交付番号の数字が潰れないよう、複合機の既定より高い解像度でスキャンします
4. 向きと傾き … 傾きを直します
5. 計量票の番号の読み取り … 余白に書いた番号を先に読み、計量の記録にあるかを確かめます
6. 重複の検知 … 同じ交付番号の票が二度入ったら印を付けて止めます

2番目を軽く見ないでください。 受け取る票は複写の写しで、ボールペンの筆圧が弱いと、数字の一部が写っていません。 写っていない数字は、書かれていないのか読めなかったのかの区別がつかないので、信頼度の低い欄は必ず人に回します。

AIに処理させる

生成AIにさせるのは、読み取った欄を台帳の項目にそろえることと、食い違いの説明を付けることです。 日付の計算と期限の判定はさせません。

数量を単位ごと写させるのは、計量の記録と比べるためです。 計量はkgですが、票の数量はm³や台で書かれることがあります。単位が同じときだけ比べ、違うときは比べずに、そのことを一覧に出します。 換算の係数で比べると、係数の当て方で食い違いが消えたり生まれたりします。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 運搬の終了日の欄が空の票を渡すと、計量の日をもとに「搬入日と同じ」と埋めることがあります。埋めた瞬間、運搬の受託者が記載すべき事項が書かれていないという事実が消えます。

指示内容を固定する

あなたは産業廃棄物の処理業者の総務で、受け取ったマニフェストの読み取り結果を台帳の形にそろえる担当です。
OCRが返した欄だけを見てください。推測で埋めないでください。

【台帳の項目】
issue_date（交付年月日）、manifest_no（交付番号）、generator_name（排出事業者の名称）、
site_name（事業場の名称）、site_address（事業場の所在地）、waste_types（廃棄物の種類）、
quantity_value（数量の数字）、quantity_unit（数量の単位）、packing（荷姿）、
carrier_name（運搬の受託者）、transport_end_date（運搬の終了日）、
scale_ticket_no（余白の計量票の番号）

【厳守事項】
- 各欄を台帳の項目に当ててください。当てられない欄は unknown_fields に入れてください。
- 日付は書かれた文字のまま写してください。和暦を西暦に直さないでください。
  空の日付を、ほかの日付や計量の日で埋めないでください。
- 交付番号は書かれた文字のまま写してください。桁を補わないでください。
  読めない桁があれば manifest_no を空にし、unreadable_fields に入れてください。
- 数量は、数字と単位を分けて写してください。単位を換算しないでください。
  単位が書かれていなければ quantity_unit を空にし、flags に unit_missing を入れてください。
- 廃棄物の種類は、チェックが付いた欄（filled_checkbox）の名前だけを入れてください。
  印刷された種類の名前をすべて拾わないでください。
- 【規則で見つかった食い違い】があれば、notes に担当者が読む短い説明を書いてください。
  食い違いの結果を変えたり、正しい値を推測したりしないでください。
- 送付の期限や、記載の不備を訂正すべきかどうかは書かないでください。

【OCRの見出しの欄】{form_fields}
【OCRのチェック欄】{checkboxes}
【OCRの表】{tables}
【規則で見つかった食い違い】{rule_findings}

「計量の日で埋めない」と、埋める元を名指しして禁じます。 「推測しない」だけでは、搬入の日を根拠のある値として使います。禁じたいのは、別の記録から票の空欄を埋めることそのものです。

和暦を西暦に直させないのは、変換は Python で行うからです。 「令和8年10月」のような書き方を、生成AIの変換とプログラムの変換の両方が扱うと、どちらで食い違ったかが追えなくなります。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "scan_id": "",
  "scale_ticket_no": "",
  "issue_date": "",
  "manifest_no": "",
  "generator_name": "",
  "site_name": "",
  "site_address": "",
  "waste_types": [""],
  "quantity_value": "",
  "quantity_unit": "",
  "packing": "",
  "carrier_name": "",
  "transport_end_date": "",
  "unreadable_fields": [""],
  "unknown_fields": [""],
  "flags": ["unit_missing | no_type_detected"],
  "notes": ""
}

Claude の構造化出力では、オブジェクトに additionalProperties: false を設定する必要があり、数値の minimum・maximum や文字列の長さの制約は使えないとされています。 交付番号の桁数や日付の範囲は Python の側で確かめます。

後段の照合と期限の計算は、この出力に対して規則で行います。

期限の数え方は、施行規則の条文で確かめた日数を、規則の表として Python に持たせます。 生成AIの出力からは日付の文字だけを受け取り、期限の計算そのものは毎回同じ規則で行います。

システムへ連携する

台帳への移しと、票への記入、写しの送付は人が行います。 送付の期限の一覧には、票の画像へのリンクと保管の場所（綴じた月と排出事業者）を並べ、担当者が票を探さずに記入できるようにします。 送った日は一覧に記録し、翌朝の一覧から外れます。

人が確認する

人が見るのは、印の付いた票と、毎朝の送付の期限の一覧です。

1. scale_not_found と duplicate_no を先に見る … 票と計量の結び付きが崩れていると、以後の照合が全部ずれます
2. 空欄と読めない欄を確かめる … item_missing は票の実物を見て、本当に空欄かを確かめます。本当に空欄なら、訂正をどう求めるかを担当者が決めます
3. 数量と種類の食い違いを確かめる … quantity_gap・type_not_contracted は、計量所と現場の担当に聞いて確かめます
4. 台帳に移す … 確かめた行を台帳に移します
5. 毎朝の一覧の順に票に記入し、写しを送る … 期限の近いものと、取引先の期限に近いものから送ります

2番目で、空欄を計量や工程の記録で埋めないでください。 運搬の終了日は運搬の受託者が書く欄で、自社が運搬していない票なら、埋めるのは自社の役目ではありません。

目標は、1,500枚をならして1枚0.8分です。 印の無い票は一覧で流し見て数秒、印の付いた票は画像と記録を見て確かめるので数分かかります。

例外に対処する

上の3行が大半を占めます。 どれも、複写式の票の写りと、計量所での受け取り方の問題です。 計量所で番号を書く手順を守り、受け取ったときに写りの薄い票をその場で確かめるほうが、指示を直すより効きます。

記録を残す

• 票の画像と、スキャンした日時・計量票の番号
• OCR が返した Document の全文（text、formFields、tables、信頼度）
• 生成AIの出力（台帳の項目、flags、notes）と、規則の照合の結果
• 人が直した欄の記録 … どの票の、どの欄を、何から何に直したか。直した担当と日時
• 送付の期限と、写しを送った日・送った担当

送った日の記録は、取引先からの問い合わせへの答えになります。 「まだ届かない」と言われたとき、処分の終了日、送付の期限、送った日がつながっていれば、郵送の途中か送り忘れかがすぐに分かります。