店舗ごとの月次の予算と実績の差を客数・客単価・品目の構成に分けて要因を出し、店長会議の説明文の下書きを作る

処理の起点を決める

締めの確定を、経営企画が予算と実績の表に付ける印で知らせます。 共有フォルダに「確定」のファイルを置くか、表の確定の列に印を付けると、Python のスクリプトが動きます。POSの集計は締めの後にも返品や訂正で数字が動くため、日付で自動に動かしません。

1回の実行で120店をすべて処理します。 1店ごとに、要因の計算、記録の引き当て、説明文の下書き、差し込みと確認を順に行い、検算が合わない店と確認で外れた店は、印を付けて一覧の先頭に並べます。

同じ月をもう一度動かしたときは、前回の結果を残したまま新しい版を作ります。 締めの後に数字の訂正が入ったとき、どの数字で説明文を書いたかを後から追えるようにするためです。

入力データを集める

質を決めるのは、出来事のメモです。 数字の要因は式で必ず出ますが、「なぜ客数が減ったか」は、メモに書かれていなければ説明文に書けません。 店舗運営部に、競合の開店・改装・休業・設備の故障を、日付と店舗の付いた形で残してもらいます。

前年の実績は、説明文で「前年と比べてどうか」を添えるために使います。 予算との差だけでは、予算の立て方が厳しかったのか、売れ方が変わったのかが分かりません。

データの取得方法を決める

実績と予算は、店舗・月・部門の3つで結びます。 結ぶときに、予算にあって実績に無い組み合わせ、実績にあって予算に無い組み合わせを数えます。部門の新設や廃止、店舗の開店の月にこれが起き、黙って結ぶと、その部門の数字が0として計算されます。

売上と粗利の定義を、予算と実績でそろえます。 実績の売上が値引き後か値引き前か、税込か税抜か、粗利に廃棄と値下げの損を含めるかが予算の立て方と違うと、定義の違いがそのまま「部門の粗利率の要因」として出てきます。 取り込むときに、予算の表の定義に合わせて実績の列を選び、どの列を使ったかを設定の表に書いておきます。

販促の記録と出来事のメモは、店舗と期間で引きます。 月をまたぐ販促は、その月に入る日数がある分だけ引き、メモは記録ごとに番号を振ってから生成AIに渡します。 この番号が、説明文の根拠の番号になります。

AIへ渡す前に整形する

1. 日次を月にまとめる … 実績を店舗・月・部門ごとに足し上げます。客数は店舗の合計だけを使います
2. 結びつきの欠けを数える … 予算と実績の組み合わせの片方が無いものを数え、欠けのある店は要因の計算に進めずに印を付けます
3. 1人あたりの購入額を出す … 部門ごとに「部門の売上 ÷ 店舗の客数」を、予算と実績のそれぞれで出します
4. 構成比と粗利率を出す … 部門ごとの売上の構成比と、部門の粗利率を、予算と実績のそれぞれで出します
5. 要因を計算する … 次の式で4つの要因を出します（式は第7章のプロンプトまたは指示内容の例に記載）
6. 検算する … 売上の要因の和と売上の差、粗利の要因の和と粗利の差が、1円の単位で一致するかを確かめます
7. 大きい順に並べる … 部門ごとの要因を金額の大きさの順に並べ、上位3つを説明文の材料にします
8. 記録に番号を振る … 販促の記録と出来事のメモを1件ずつ P1、E1 のような番号にします

5番目の式を、全店で1つに決めます。 第3章の（a）のとおり、要因の分け方は置き方で金額が変わります。どの置き方が正しいということではなく、全店・毎月で同じ置き方を使うことが大事です。 本記事では、客数の要因を予算の客単価で、客単価の要因を実績の客数で評価する置き方にしています。

6番目が合わない店は、説明文を作りません。 合わないのは、予算か実績の部門の数字が欠けているか、客数が0の日を含むかのどちらかがほとんどです。数字を直してから、その店だけ動かし直します。

AIに処理させる

させるのは、計算済みの要因と番号付きの記録から、差し込みの印を使った説明文と、理由ごとの根拠の番号を返すことだけです。

「記録が無ければ理由を特定できないと書く」が、この構成でいちばん大事な指示です。 客数が減った店について記録が無いと、生成AIは「天候の影響」「近隣の競合」のような、どの店にも当てはまる理由を書きがちです。記録に無い理由は、店長会議で事実として読まれてしまいます。 分からないと書かせ、店長に確かめる点に回します。

説明文の並びは、全店で同じにします。 売上の差、粗利の差、理由の候補、店長に確かめたい点の順で、この順を崩さないよう指示と出力の形の両方で決めます。 店長は毎月同じ場所に同じ種類の情報があることで、前の月の資料と並べて読めます。第3章の（d）の書き方のばらつきは、この並びで解消します。

部門の要因は、金額の大きい順の上位3つだけを渡します。 7部門すべてを渡すと、小さな要因まで文章に入り、3〜5行に収まりません。上位3つに入らなかった部門は、資料の要因の表で読めるので、説明文から外しても失われません。

指示内容を固定する

あなたはスーパーの経営企画部で、店長会議の資料に載せる説明文を下書きする立場です。
渡した数字と記録だけを使ってください。一般的な知識や推測で理由を補わないでください。

【書くこと】
1. 売上の予算との差を、客数の要因と客単価の要因で説明する（1〜2文）
2. 粗利の予算との差を、要因の上位から説明する（1〜2文）
3. 理由の候補を、記録の番号を付けて書く（0〜3件）
4. 店長に確かめたい点を書く（1〜2点）

【数字の書き方】
- 金額・比率・人数を数字で書かないでください。必ず次の印で書いてください。
  {sales_diff} {visitors_effect} {ticket_effect} {gp_diff}
  {volume_effect} {mix_effect} {margin_effect}
  {dept_top1_name} {dept_top1_effect} {dept_top2_name} {dept_top2_effect}
  {visitors_yoy} {ticket_yoy}
- 印に無い数字を書かないでください。
- 「増えた」「減った」の向きは、渡した符号のとおりに書いてください。

【理由の書き方】
- 理由には、根拠にした記録の番号（P1、E2 など）を必ず付けてください。
- 理由の文で日付や日数を書くときは、記録に書かれている数字をそのまま使ってください。
- 記録が無い、または記録から理由が読み取れない場合は、
  「記録からは理由を特定できない」と書き、店長に確かめたい点に回してください。
- 天候・景気・競合など、記録に書かれていない一般的な理由を書かないでください。
- 店舗や店長の良し悪しを評価する言葉を使わないでください。
- 対策の指示を書かないでください。

【要因の値（符号付き。単位は円）】{effects}
【部門ごとの要因の上位3つ】{dept_effects}
【前年との比較】{yoy}
【記録（番号付き）】{records}
【店舗の属性】{store_profile}

「数字を書かずに印で書く」を明記しないと、文章の中で数字を作ります。 要因の値を渡していても、「約120万円」のように丸めたり、2つの要因を足した数字を書いたりします。差し込みにすれば、説明文の数字は必ず計算の結果と一致します。

「向きは符号のとおりに」も明記します。 マイナスの要因を「減少要因」と書くべきところで、「減少した」の主語を取り違える誤りが出ます。差し込んだ後に、印の前後の「増」「減」と符号が合っているかを Python で確かめます。

要因の計算の式は、次のとおりです（S＝売上、C＝客数、T＝客単価＝S÷C、s_d＝部門の構成比、g_d＝部門の粗利率、添え字 a＝実績、b＝予算）。

客数の要因     ＝（C_a − C_b）× T_b
客単価の要因   ＝（T_a − T_b）× C_a
  └ 部門ごと   ＝（S_a,d ÷ C_a − S_b,d ÷ C_b）× C_a
売上の量の要因 ＝（S_a − S_b）× Σ s_b,d × g_b,d
品目の構成の要因 ＝ S_a × Σ（s_a,d − s_b,d）× g_b,d
部門の粗利率の要因 ＝ S_a × Σ s_a,d ×（g_a,d − g_b,d）
検算：客数 ＋ 客単価 ＝ S_a − S_b
      売上の量 ＋ 品目の構成 ＋ 部門の粗利率 ＝ 粗利_a − 粗利_b

出力形式を固定する

次の形のJSONを、構造化出力で受け取ります。

{
  "store_id": "",
  "month": "",
  "sales_text": "",
  "gp_text": "",
  "reasons": [
    { "text": "", "record_ids": ["P1"] }
  ],
  "no_reason_found": false,
  "questions_for_manager": [""]
}

1つ目の理由は、reasons ごとに record_ids を持てることです。 Python は、record_ids が空の理由と、渡していない番号を指す理由を外します。記録に無い理由が資料に載る経路を、形の上で塞ぎます。

2つ目は、no_reason_found で「分からない」を明示できることです。 理由が見つからなかった店は、地区の担当が店長に聞く店として一覧で先に並べます。分からない店を分からないまま会議に出すほうが、もっともらしい理由で埋めるより会議の役に立ちます。

3つ目は、sales_text と gp_text を分けて持てることです。 差し込みの印の入った文を受け取り、Python が計算の結果を差し込んでから資料のひな形に入れます。差し込んだ後の文の長さを数え、120字を超えたものには印を付けます。

差し込んだ後の資料の説明文は、たとえば次の形になります（数字は形を示すための例です）。

【売上】予算に対して −1,840千円。客数の要因が −2,310千円、客単価の要因が +470千円で、
        客数の不足が差のほとんどを占める。
【粗利】予算に対して −910千円。品目の構成の要因が −520千円で最も大きく、
        惣菜の構成比が予算を下回った影響が大きい。
【理由の候補】第2週に近隣で競合店が開店した（E1）。惣菜の売場改装で4日間縮小した（E2）。
【店長に確かめたい点】第4週も客数が戻っていない理由。

金額の単位と丸め方も Python の側で決めます。 千円単位に丸め、符号を必ず付けて差し込みます。丸めた後の要因の和が、丸めた差と1千円ずれることがありますが、検算は丸める前の値で済ませているので、資料の表に「千円未満を四捨五入」と注記します。

システムへ連携する

POSの集計と予算の表には書き込みません。 この構成が作るのは資料の下書きだけで、予算の見直しや実績の訂正は、それぞれの持ち主が行います。

Claude API に渡すのは、1店分の要因の数字と記録だけです。 120店の一覧や、他の店の数字は渡しません。店舗どうしの比べ方は人が決めることで、生成AIに並べさせません。

人が確認する

地区の担当が、全店の説明文を読みます。 説明文は店長会議でそのまま読まれるので、確認を省く店は作りません。 そのかわり、1店40分の作業が、下書きを読んで直す10分に変わります。

1. 検算が合わなかった店を先に見る … 説明文は作られていません。数字の欠けを直して動かし直します
2. no_reason_found の店を見る … 店舗運営部か店長に、記録に無い事情を聞きます。分かったことはメモに足してから、説明文を直します
3. 理由と記録を照らす … record_ids の記録を開き、理由が記録の内容と合っているかを見ます
4. 店長に確かめたい点を絞る … 会議で聞く点が1〜2点に絞れているかを見ます
5. 直したら記録する … どの文を、どう直したかを残します

3番目を省かないでください。 記録の番号が付いていても、記録の中身と違う読み方をしていることがあります。 「改装のため3日休業」のメモから「改装で客数が増えた」と書く、といった誤りです。

確認の順番は、店長会議の日程に合わせます。 地区ごとに会議の日が違うので、会議の早い地区の店から一覧に並べ、no_reason_found の店には会議の3日前までに店長へ問い合わせます。 問い合わせて分かったことは、出来事のメモに足してから、その店だけ説明文を作り直します。

5番目の記録は、プロンプトを直す材料になります。 同じ種類の直しが続くなら、指示の書き方で直せることが多いからです。

例外に対処する

上から3行目までが大半を占めます。 どれも生成AIの問題ではなく、予算と実績の持ち方と、出来事の記録の問題です。 直すほうが、指示を工夫するより効きます。

下の2行は、生成AIの出力を Python で確かめる仕組みです。 sales_text と gp_text の数字は、全角・半角の数字の並びを探して見つけ、差し込みの印から入った数字以外があれば外します。 reasons の文に出てくる日数や週は、指している記録の本文に同じ数字があるときだけ残します。

記録を残す

• 要因の計算の結果（店舗・部門ごと）と、検算の結果
• 生成AIに渡した数字と記録、返ってきた JSON の全文
• 差し込み後の説明文と、確認で外した理由の一覧
• 人が直した後の説明文と、直した箇所
• 使ったプロンプトの版
• 計算に使った POS の集計と予算の表の版（取り込んだ日時）

最後の行は、締めの後の訂正に備えるものです。 数字の訂正が入ったとき、どの版の数字で説明文を書いたかが分からないと、資料のどこを直すかが決まりません。

4つ目は、店長会議で使われた説明文そのものです。 翌月の説明文を書くときに、前の月に何と説明したかを並べて読めるよう、店舗と月で引ける形で残します。