専門学校の学費（分納）の入金を学生ごとの請求と突き合わせ、名義の違う振込と過不足の理由を見分けて、未納と督促の候補を毎月出す

処理の起点を決める

Apps Script の時間主導型トリガーで、毎月3日の9時台に動かします。 公式ページでは、時間主導型トリガーは1分ごとから月1回まで設定でき、毎日9時のように決めた場合、実際の時刻は9時から10時の間で決まり、その後は同じ時刻に動くとされています。

月初の3日にしているのは、月末の入金を取り込むためです。 月末が土日に当たると、振込の記帳が翌月にずれることがあります。経理の担当が先月分のCSVをフォルダに置いたのを確かめてから動くよう、CSVが無ければ何もせずに担当者に知らせて終わる作りにします。

手動でも動かせるようにします。 期日の直後に未納を早めに確かめたい月や、CSVを置き直した月は、担当者がメニューから実行します。同時に2つ動くと台帳の確認用シートが二重に書かれるため、LockService のスクリプトロックで、同時に1つしか動かないようにします。公式ページでは、getScriptLock() はどのユーザーからもコードの区間を同時に実行させないロックを返すとされています。

入力データを集める

質を決めるのは、振込人の届けの列です。 1人の学生に、本人・保護者・祖父母の名義を複数持たせておけば、規則で付く入金が増え、AIに回る入金が減ります。 AIで名義が判明した入金は、確かめた後に届けの列へ足していきます。

備考は、日付と書いた人を付けて書く決まりにします。 「9/25 担任〇〇：保護者より10月10日入金予定と連絡」のように書かれていれば、督促の保留の判定がその日付と比べられます。 日付の無い備考は、いつの話か分からないので、保留の根拠になりません。

データの取得方法を決める

CSVはフォルダから読み、文字コードを指定して文字列にします。 銀行の明細のCSVは Shift_JIS で書き出されることがあり、そのまま読むと名義のカナが文字化けします。公式ページでは、Blob の getDataAsString(charset) は指定した文字コードで中身を文字列として返すとされています。読んだ文字列は Utilities.parseCsv() で2次元の配列にします。

付かない入金の候補集めは、Apps Script で行います。 振込人のカナの姓が一致する学生、保護者のカナが一致する学生、入金額がその学生の未入金の回の請求額の合計や、手数料を引いた額に近い学生を、多くて5人まで集めます。AIに台帳全体を渡さず、候補だけを渡すための段です。

AIへ渡す前に整形する

1. カナをそろえる … 半角・全角、小さい文字（ャ・ュ・ョ）の表記、姓と名の間の空白を、届けの名義と明細でそろえます
2. 法人名などを外す … 奨学金の振込や、入金の区分で学費でないもの（返金の戻りなど）を、摘要と名義で先に分けます
3. 規則で付ける … 届けの名義が一致し、金額がその回の請求額と一致するものを先に付けます
4. 差額を計算する … 付かない入金について、候補の学生の未入金の回ごとの請求額との差を Apps Script で計算します
5. 候補を絞る … 1件の入金につき候補は5人まで、学生ごとの未入金の回まで含めて渡します
6. 督促の対象を拾う … 期日を過ぎて入金の無い回を規則で拾い、備考の付いているものだけをAIに回します

4番目の差額を、AIに計算させないのが要です。 「請求額との差」はAIに聞くと答えますが、桁の多い金額の引き算をAIに任せる理由はありません。 Apps Script で計算した差額を渡し、AIにはその差額が何の理由で生まれたかだけを判定させます。

6番目で、備考の無い未納はAIに回しません。 備考が無ければ保留の理由も無く、規則のまま督促の候補になります。

AIに処理させる

付かない入金と、備考の付いた未納について、判定をさせます。

2行目を守らせるのが、いちばん大事です。 候補に当てはまる学生がいないとき、AIは名義の似た「どこかの学生」を挙げがちです。候補の外を挙げることを禁じ、当てはまらなければ unmatched にさせます。 判定の後に、返ってきた学生番号が候補の中にあるかを Apps Script で検査します。

指示内容を固定する

あなたは専門学校の経理の担当として、学費の入金がどの学生のどの回のものかを判定します。

【入金】
日付：{date}　金額：{amount}円　振込人名義：{payer_kana}　摘要：{memo}

【候補の学生（最大5人）】
{candidates}
（学生番号、学生のカナ、保護者のカナ、届けの名義、
 未入金の回ごとの期日・請求額・入金額との差額）

【許す差額の範囲】振込手数料として {fee_min}〜{fee_max} 円の不足

【判定のしかた】
1. 候補の中から、この入金に当てはまる学生と回を選んでください。
   2回分のまとめ払い、兄弟の合算のように、複数の学生・回に当たることがあります。
2. 差額の理由を次から選んでください。
   fee_deducted / combined_installments / siblings_combined /
   paid_early / partial / unknown
3. 判定の根拠を、名義と金額のどこが一致したかで短く書いてください。

【厳守事項】
- 候補にない学生を選ばないでください。当てはまらなければ status を unmatched に
  してください。
- 差額を計算し直さないでください。示した差額をそのまま使ってください。
- 名義が似ているだけで金額の説明がつかないときは、選ばずに unmatched にしてください。
- 迷ったときに matched にしないでください。

督促の保留の見分けは、別の呼び出しにします。

次の学生は、学費の分納の期日を過ぎて入金がありません。
備考を読み、督促を保留すべき理由が書かれているかを判定してください。

【期日と未入金額】{due_date}　{unpaid}円
【備考】{notes}（日付と書いた人付き）
【今日の日付】{today}

- 理由を deferral_requested / payment_promised / scholarship_pending / other / none
  から選んでください。
- 入金予定の日付が書かれていれば、その文字列をそのまま写してください。
  計算や推測で日付を作らないでください。
- 入金予定の日付が今日より前なら、約束の日を過ぎていることを明記してください。
- 督促するべきかどうかは書かないでください。

「迷ったときに matched にしない」を書くのは、AIが選びたがるからです。 候補が並んでいると、どれかを選ぶのが求められている答えだと受け取ります。unmatched は失敗ではなく、人が見る入金だということを指示で伝えます。

督促の側で「督促するべきか書かない」を明記するのも同じ理由です。 備考に延納の相談が書かれていると、AIは「督促は控えるべき」と書きます。控えるかどうかは担任と経理が決めることで、AIが返すのは理由の種類と日付だけです。

出力形式を固定する

Claude API の構造化出力で、次の形の JSON を受け取ります。 公式ページでは、output_config.format に type: "json_schema" とスキーマを渡し、オブジェクトには additionalProperties: false が必要とされています。

{
  "deposit_id": "",
  "status": "matched | unmatched",
  "allocations": [
    { "student_no": "", "installment_no": 0 }
  ],
  "reason": "fee_deducted | combined_installments | siblings_combined | paid_early | partial | unknown",
  "basis": ""
}

{
  "student_no": "",
  "installment_no": 0,
  "hold_reason": "deferral_requested | payment_promised | scholarship_pending | other | none",
  "promised_date_text": "",
  "promise_passed": false,
  "basis_note": ""
}

1つ目の理由は、allocations を配列にして、まとめ払いと兄弟の合算を表せることです。 1件の入金を複数の学生・回に割り当てる形を、最初から持たせます。割り当てた回の請求額の合計と入金額の差は、Apps Script がもう一度計算して、reason と矛盾しないかを見ます。

2つ目は、Apps Script の検査を通しやすいことです。 公式ページでは、構造化出力のスキーマで数値の制約（minimum・maximum など）は使えないとされています。学生番号が候補の中にあるか、回の番号が未入金の回かは、スキーマではなく Apps Script で確かめます。

3つ目は、promised_date_text を文字列のまま持てることです。 日付として正規化させると、「月末」「来週中」がAIの解釈で日付に変わります。原文の書き方のまま経理の担当に見せます。

書き出すシートは次のとおりです。

システムへ連携する

Claude API の呼び出しは、UrlFetchApp の fetch で行います。 公式ページでは、method に post、payload に本文、headers に任意のヘッダーを渡せ、muteHttpExceptions を真にすると、失敗の応答でも例外を投げずに応答を返すとされています。応答のコードを見て、やり直すか人に回すかを決めます。

API キーは、スクリプトのプロパティに置きます。 公式ページでは、スクリプトのプロパティはスクリプトのすべての利用者で共有されるキーと値の保存先とされています。コードの中に書かないことと、スクリプトを編集できる人を経理の担当に限ることを合わせて守ります。

学費台帳への入金の書き込みは、確認の印が付いた行だけにします。 経理の担当が「照合の確認」で印を付けた行を、別のメニューから台帳に反映します。AIの判定がそのまま台帳に入る経路を作りません。

実行時間に気をつけます。 公式ページでは、スクリプトの実行は1回6分までです。付かない入金が多い月は、1回の実行で判定する件数を区切り、残りは続きとして次の実行に回します。 処理済みの入金は印を付けておきます。

人が確認する

経理の担当が見るのは、AIが判定した入金と、督促の候補です。 規則で付いた入金は、件数と合計額を見て流します。

1. unmatched を先に見る … 名簿を引いても分からなければ、振込人に問い合わせます。分かったら、その名義を届けの列に足します
2. AIが matched にした入金を確かめる … 根拠と差額を見て、学生と回が合っているかを確かめます。まとめ払いと兄弟の合算は、台帳の付け方を特に確かめます
3. 督促の候補を担任と確かめる … 保留の理由が付いた学生は、担任に状況を確かめます。約束の日を過ぎている学生は、保留ではなく連絡の対象です
4. 台帳に反映する … 確かめた行に印を付け、反映のメニューを実行します

2番目を省かないでください。 AIの判定が誤っていると、別の学生が未納のまま督促されます。 根拠の列で名義と金額のどこが一致したかを読めば、1件あたり1分前後で確かめられます。

目標は、600件をならして1件1分です。 AIに回る入金が1〜2割、督促の候補が月に数十件という想定で、それより多い月は、届けの名義の列が育っていないか、分納の期日が台帳に入っていません。

例外に対処する

上から4行目と5行目が、AIの判定の誤りを止める場所です。 どちらも規則で検査でき、AIの判定を信じるかどうかを、人の勘ではなく検査に任せられます。

記録を残す

• 読み込んだ明細のCSVと、読み込んだ日時
• 入金ごとの照合の方法（規則／AI）と、AIに渡した候補、AIの応答の全文
• 検査で弾いた判定と、弾いた理由
• 経理の担当が確かめた結果と、判定を直した記録（直す前と後）
• 督促の候補と、保留の理由、担任に確かめた結果、実際に連絡したかどうか
• 届けの列に足した名義と、足した日

4つ目を残すのは、学費の記録を後から説明するためです。 学生や保護者から「払ったはずだ」と言われたときに、どの入金をどの回に付けたか、誰が確かめたかを示せるようにします。

5つ目は、督促の運用を見直す材料になります。 保留した学生のうち、約束の日を過ぎても入金の無い学生が多ければ、保留の扱いを規程で決め直す時期です。