専門学校の教職員から出る学則・規程・教務会議の決定に関する質問に、いま有効な文書を根拠に答えて該当箇所を示す

処理の起点を決める

処理の起点は2つあります。 教職員が問い合わせ画面で質問を送ったとき（回答の処理）と、事務局が決定事項の台帳か規程を更新したとき（取り込みの処理）です。

回答は質問のたびに動かします。 まとめて処理する理由が無く、待たせないことが目的の1つだからです。取り込みは、台帳の更新を事務局が「確定」したときにだけ動かします。 書きかけの決定が検索に出ると、会議で決まっていない扱いを案内してしまいます。

取り込みの処理では、上書きされた決定の状態も同時に変えます。 新しい決定が古い決定を上書きするなら、古い決定の状態を superseded にする操作と、新しい決定の取り込みを1回の確定で行います。 片方だけが反映された時間に、両方が「有効」として引かれないようにするためです。

入力データを集める

質を決めるのは、決定事項の台帳です。 議事録から決定を書き出すとき、1行に1つの決定だけを書き、議論の経過は書きません。 「〜とする」「〜は認めない」の形で書くと、検索で引かれたときにそのまま答えの根拠になります。

学則の記載事項は、法令で決まっています。 学校教育法施行規則第4条第1項は、学則に少なくとも、修業年限・学年・学期・休業日、教育課程と授業日時数、学習の評価と課程修了の認定、入学・退学・転学・休学・卒業、授業料・入学料その他の費用徴収、賞罰などに関する事項を記載するとしています。専修学校の設置の認可の申請には第187条でこの規定が準用され、学則の変更の届出には第189条で第5条の規定が準用されます。 第5条では、届出書に変更の事由と時期を記載した書類を添えるとされています。

この関係が、決定と学則を分けて扱う理由です。 教務会議の決定は、学則と規程の範囲の中での運用や解釈です。学則に書かれた事項を変えるには学則の変更の手続きが要り、会議の決定だけでは変わりません。

データの取得方法を決める

規程と決定は、Cloud Storage からメタデータ付きで取り込みます。 公式ページでは、メタデータ付きで取り込むときは、JSON Lines か NDJSON のファイルに1行ずつ、文書の id、structData（または jsonData）、content の mimeType と uri を書く形が示されています。

決定事項は、台帳の1行を1つの文書にします。

{"id": "kyomu-2026-07-03", "structData": {"doc_type": "decision", "decision_no": "教務2026-07-03", "meeting_date": "2026-07-15", "status": "effective", "supersedes": "教務2023-04-02", "departments": ["all"], "related_rule": "試験・成績評価規程 第8条"}, "content": {"mimeType": "text/html", "uri": "gs://<bucket>/decisions/kyomu-2026-07-03.html"}}

規程は、規程ごとに1文書にし、doc_type を rule、版と施行日、状態（現行か旧版か）を持たせます。

検索のときの絞り込みは filter で書きます。 公式ページでは、索引可能にした項目について ANY() での一致、数値・日付の比較（<= < >= > =）、AND・OR・NOT の組み合わせが使えるとされています。絞り込みに使う項目は、スキーマで索引可能にしておく必要があります。

status: ANY("effective") AND departments: ANY("all", "看護学科")

分割は、データストアを作る前に決めます。 公式ページでは、レイアウトパーサーが段落・表・見出しなどを検出し、分割の大きさは100〜500トークン（既定500）、各分割に見出しを含める includeAncestorHeadings は既定で無効とされています。そして、分割の設定はデータストアの作成後に変えられません。 規程は「第○条」の見出しの下の項が切り出されるので、見出しを含める設定を有効にし、どの条の項かが分割の中に残るようにします。

AIへ渡す前に整形する

1. 規程のPDFを現行の版にそろえる … 共有ドライブに旧版と現行版が混ざっていれば、旧版は status を superseded にするか、取り込みから外します
2. 決定事項を書き出す … 議事録から決定だけを1件ずつ台帳に書きます。過去10年分を一度に書き出す必要はなく、まずは現行の運用に効いている直近3年分から始めます
3. 上書きの関係を付ける … 同じ論点の決定が複数あれば、新しい決定の supersedes に古い決定の番号を書き、古い決定を superseded にします
4. 学科の対象を付ける … 学科ごとの決定は departments に学科名、全学科なら all を入れます
5. 質問から個人情報らしい文字列を除く … 学籍番号の形の数字列、「〇〇さん」の形の氏名を中継プログラムで伏せます
6. 用語を足す … 「追試」のような学内の呼び方に、規程の用語を足して検索します

3番目がいちばん効きます。 上書きの関係が付いていないと、新旧の決定が両方とも effective のまま残り、検索はどちらも引きます。 回答が2つの決定を混ぜて作られると、どちらの扱いとも違う答えになります。

附則の経過措置にも注意します。 規程を改正したとき、附則で「改正前に入学した学生には従前の例による」と定めることがあります。附則は条文の末尾にあり、分割で本則と離れます。 改正の附則を持つ規程は、doc_type とは別に has_transition の印を付け、回答の画面に「附則の経過措置を確かめてください」と添えます。

5番目は、規程の質問に学生の名前は要らないからです。 「Aさんの欠席が多いが受験できるか」は、「欠席が授業時数の一定の割合を超えた学生の受験資格」という質問に置き換えられます。

AIに処理させる

させるのは、引いた規程と決定から、質問に関係する箇所を示して答えることだけです。

4行目を、プロンプトではなく filter で守っているのが要です。 「古い決定は使わないでください」と指示しても、検索で引かれた文書は回答の材料になります。 引かれないようにするのは、検索の段の仕事です。

指示内容を固定する

answer メソッドのプリアンブルに、次のように書きます。

あなたは専門学校の教務・総務の事務局の担当として、教職員からの質問に答えます。

【答え方】
- 検索で示された学則・規程・細則と、教務会議の決定事項だけを根拠に答えてください。
- 根拠ごとに、規程なら「規程名 第○条第○項」、決定なら「決定番号と会議の日付」を書いてください。
- 学則・規程に書かれていることと、教務会議の決定で決めた運用を分けて書いてください。
  決定は「教務会議の決定（○年○月○日）による運用」と明記してください。
- 学科ごとの決定であれば、どの学科の決定かを書いてください。

【答えないこと】
- 個々の学生を進級・卒業させてよいか、試験を受けさせてよいか、処分するかなどの
  可否は答えないでください。「教務主任へ確認してください」とだけ書いてください。
- 検索で示された文書に答えが無いときは、推測で補わず、
  「規程・決定に該当する記載が見つかりません」と書いてください。
- 学則・規程の記載と教務会議の決定が食い違って見えるときは、
  どちらが正しいとも書かず、両方の記載を示して「事務局が確認します」と書いてください。
- 一般的な専門学校の慣行や、ほかの学校の例で答えないでください。

「一般的な慣行で答えない」を明記しないと、規程に無い質問にもそれらしい答えが出ます。 生成AIは「多くの学校では」と補って答えを作りがちで、教職員はそれを自校の決まりとして受け取ります。 関連の薄い結果しか無いときに回答を作らせない設定と、二重にふさぎます。

食い違いを「両方示して止める」にしているのは、第7章の入力データで見た届出の手続きのためです。 どちらに寄せても、学校として正式に決めていない扱いを案内することになります。

出力形式を固定する

answer メソッドの応答から、中継プログラムが次の形に組み直して画面に返します。

{
  "question_id": "",
  "status": "answered | skipped | needs_staff",
  "answer_text": "",
  "basis": [
    {
      "kind": "rule | decision",
      "title": "試験・成績評価規程",
      "ref": "第8条第2項",
      "decision_no": "",
      "meeting_date": "",
      "quote": ""
    }
  ],
  "conflict": false,
  "skipped_reason": "",
  "routed_to": ""
}

1つ目の理由は、kind で根拠の重みを見せられることです。 規程の条項と会議の決定が同じ見た目で並ぶと、教職員は区別せずに受け取ります。画面では rule と decision を色で分けます。

2つ目は、引用の位置の変換をここで行えることです。 公式ページでは、引用の startIndex と endIndex は文字数ではなく UTF-8 のバイト数で返るとされています。日本語は1文字が複数バイトなので、そのまま文字の位置として使うと、ずれた箇所を強調します。 中継プログラムで文字の位置に直してから quote を切り出します。

3つ目は、status で振り分けを機械的に決められることです。

システムへ連携する

学務の記録にはつなぎません。 つなげば「この学生は受験できるか」に答えられそうに見えますが、それは規程を引く仕組みではなく、可否を判断する仕組みになります。 範囲を広げないことが、この構成の安全の前提です。

続けて聞かれる質問は、同じ会話として扱います。 公式ページでは、answer メソッドは文脈を保ったまま追加の質問を受ける複数回のやり取りに対応するとされ、前の質問の会話の ID を渡して続けます。「では、実習の場合は？」のような短い追加の質問は、前の質問とつなげないと何の話か分かりません。 会話の ID は中継プログラムが持ち、画面を閉じたら捨てます。

関連する質問の候補は出しません。 公式ページでは、answer メソッドは併せて聞かれそうな質問を返せるとされていますが、事務局が決めていない論点の質問を誘うことになるため、使いません。

人が確認する

人が見るのは、確認待ちに入った質問と、週1回の抜き取りです。 answered の回答は、教職員に直接返します。

1. 確認待ちの needs_staff を先に見る … 学生ごとの可否の質問は、教務主任に回します。事務局がその場で答えないことを徹底します
2. conflict の質問を見る … 規程と決定のどちらが正しいかを、教務主任と確かめます。学則に関わるなら、学則の変更の要否まで話を上げます
3. skipped の質問に答える … 規程にも決定にも無い質問です。答えた内容が新しい運用になるなら、次の教務会議の議題にします
4. 週1回、answered から20件を読む … 根拠の条項と決定が質問に合っているか、上書きされた決定が引かれていないかを見ます

3番目が、この構成を育てる工程です。 規程に無い質問に事務局が答えた内容は、会議で決めないかぎり、また同じ質問が届きます。 議題にして決定にすれば、次からは検索で答えられます。

目標は、300件をならして1件4分です。 確認待ちに入るのが2割前後という想定で、それより多い月は、台帳の書き出しが追いついていないか、用語の対応が足りません。

例外に対処する

上から2行目が、運用を始めてから最も多く起きます。 原因はいつも台帳の側で、会議の決定を書き出すときに、何を上書きしたかを議事録から読み取れないことが多いからです。会議の議事録の書き方に「〇年〇月の決定を改める」と書く欄を作ると減ります。

記録を残す

• 質問の原文（個人情報らしい文字列を伏せた後のもの）と、学科
• 検索に使った filter と、answer メソッドの応答の全文
• 返した回答、根拠の一覧、status
• 回答したときの決定事項の台帳の状態（どの決定が有効だったか）
• 確認待ちに入った質問への事務局の回答と、教務主任への相談の結果
• 週1回の抜き取りで見つかった誤りと、直した箇所（台帳・規程・用語）

4つ目を残すのは、後から決定が上書きされるためです。 「先月はこう案内された」と言われたときに、そのときに有効だった決定を示せないと、案内が誤りだったのか、その後に変わったのかを説明できません。

5つ目は、次の教務会議の議題の候補になります。 確認待ちに入った質問のうち、同じ論点のものが続けば、それは決めておくべき運用が決まっていないというしるしです。