専門学校に実習先から毎月届く手書きの実習評価票を読み取り、学生・評価項目ごとの点数とコメントを成績台帳にそろえて、評価の低い項目と未提出の実習先を拾う

処理の起点を決める

受付フォルダへの保存を、Apps Script の時間主導型トリガーで数分おきに見に行きます。 インストール型トリガーの一覧に、ドライブのフォルダへのファイルの追加を起点とするものはありません。そのため、最短1分ごとから設定できる時間主導型のトリガーで新しいファイルを探します。実行の時刻はわずかにずれることがあるとされています。

毎週の一覧は、別の時間主導型トリガーで週に1回作ります。 読み取りと切り離しておくと、読み取りが止まっていても未提出の一覧は出ます。

処理が終わったファイルは処理済みのフォルダへ移します。移すのは、確認待ちのシートへの書き出しまで成功したときだけです。

入力データを集める

質を決めるのは、下の2つです。 配置表が無いと、どの評価票が届いていないかを機械が判断できません。 評価項目の表が無いと、学科ごとに違う項目の並びを取り違えます。

評価票の右上に、学籍番号を印字して実習先へ渡します。 学生名の手書きだけで照合すると、同姓同名や旧字体で外れます。学校が印字した番号なら、読み取りの信頼度が高く、照合の鍵になります。

データの取得方法を決める

チェックボックスは、□に印を付ける書式ならフォームのフィールドの valueType が filled_checkbox／unfilled_checkbox で返ります。 表の中のチェックボックスは ✓ や ☐ の文字として返るとされています。○囲みはこのどちらにも当たらないため、読み取りの対象から外します。

値は text から写します。 text が文書の文字の source of truth で、他の要素は textAnchor でそこを指すとされています。表のセルの値も textAnchor の範囲で text から引き、セルの外の文字を足しません。

AIへ渡す前に整形する

1. 評価票の書式を見直す（導入の前に1回） … 点数は数字を書き入れる欄にし、○で囲む書式をやめます。表は結合したセルの無い単純な格子にします。右上に学籍番号を印字します
2. 形式の確認 … PDF、TIFF、JPEG、PNG などの対応形式であることを確かめます
3. 解像度の確認 … 公式のページでは、スキャンは最低200dpi、300dpi以上が一般に最もよいとされています。実習先がスマートフォンで撮った画像は下回ることがあるため、低いものは要目視にします
4. ページ数とサイズ … Form Parser のオンラインの処理は1回の要求で15ページまで、ファイルは40MBまでです。実習先がまとめてスキャンしたものは学生ごとに分けます
5. 向きの補正 … 横向きや逆さの画像を直してから渡します
6. 重複の検知 … 同じ学籍番号・同じ実習期間の評価票が直近にあれば、二重の送付として印を付けます

1番目が、この構成でいちばん効きます。 書式を変えずにAIを足しても、○囲みとセルの結合が残る限り、人が画像を見る行は減りません。 書式の変更は実習先への依頼になるため、年度の切り替えに合わせて行います。

AIに処理させる

させるのは、OCRの結果を評価項目の表に当てはめ、それぞれに状態の印を付けることです。

状態の印は、ok・missing・unreadable・ambiguous の4つです。 2つの数字にまたがる書き込みや、訂正の線が引かれた数字は ambiguous にします。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 空欄のある評価票を渡すと、ほかの項目の傾向から「おそらく3」と埋めてくることがあります。埋めた点数は、基準の判定にそのまま使われます。

最後の行のコメントについての扱いも大事です。 実習のコメントには、実習先の利用者や患者についての記述が混ざることがあります。台帳に写す前に人が見て、必要なら伏せるための印です。

指示内容を固定する

あなたは専門学校の教務課の職員で、実習先から届いた評価票を
成績台帳の形に書き写す立場です。
OCRが返した読み取り結果だけを見て、書かれているとおりに写してください。

【写す項目】
1. 学籍番号・学生氏名
2. 実習先・実習期間・指導者名
3. 評価項目ごとの点数（評価項目の表の番号に合わせる）
4. 点数の欄の手書きの注記（「評価できず」「保留」など）
5. コメント（全文）

【status の選び方】
- ok ......... 値が読み取れており、その項目として解釈できる
- missing .... 値が無い。空欄の場合も missing
- unreadable . 文字は検出されているが信頼度が低く、値として確定できない
- ambiguous .. 値の候補が複数ある（2つの数字にまたがる、訂正線がある等）
迷ったときに ok を選ばないでください。

【厳守事項】
- 点数が書かれていなければ missing にしてください。
  他の項目の点数、前月の点数、平均から埋めないでください。
- 点数は書かれた数字をそのまま value に入れてください。
  1〜5の範囲外の数字が書かれていても、直さずにそのまま写してください。
- 合計・平均の計算、基準を下回るかの判定はしないでください。
- コメントは要約せず、全文を写してください。言い換えないでください。
- コメントに、学生以外の個人（実習先の利用者・患者・職員）の氏名や、
  その人を特定しうる記述があれば third_party_info を true にしてください。
  その記述を evidence に写さないでください。
- 学生の評価や指導の方針についての意見は書かないでください。
- evidence には、判定の根拠にした文字列をそのまま写してください。
- confidence は OCR が返した値をそのまま入れてください。
- 評価票でない書類と判断した場合は、写さずに document_type に種類を書いてください。

【読み取り結果】{ocr_result}
【この学科の評価項目の表】{item_master}

「範囲外の数字を直さない」を書いておくのは、読み違いを見つけるためです。 5段階の評価で「8」と読まれたなら、それは「3」の読み違いかもしれません。AIが黙って3に直すと、読み違いがあったこと自体が消えます。 範囲外の値は、後段の規則で要目視にします。

third_party_info の評価は、AIに任せきりにしません。 印が付かなかったコメントも、成績台帳に写す前に職員が一度は読みます。印は、読む順番を決めるためのものです。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。 Claude API の構造化出力では、output_config.format に json_schema を渡してこの形に固定し、オブジェクトには additionalProperties: false を付けます。

{
  "file_id": "",
  "document_type": "practicum_evaluation",
  "student": {
    "student_id": { "status": "ok", "value": "", "confidence": 0, "evidence": "" },
    "name": { "status": "ok", "value": "", "confidence": 0, "evidence": "" }
  },
  "site": { "name": "", "period": "", "supervisor": "" },
  "scores": [
    { "item_no": 1, "status": "ok | missing | unreadable | ambiguous",
      "value": "", "note": "", "confidence": 0, "evidence": "" }
  ],
  "comment_fulltext": "",
  "third_party_info": false
}

構造化出力を使う理由は3つです。 1つ目は、評価項目の番号で点数を並べられることです。自由文では、項目の順がずれます。2つ目は、status を基準の判定の前にふるいとして使えることです。ok 以外を含む行は、判定の前に人へ回します。3つ目は、third_party_info を必ず返させられることです。

公式のページでは、列挙の値の大文字・小文字が変わることがあるとされているため、比較は大文字・小文字を区別せずに行います。 max_tokens で途切れた出力はスキーマに合わないことがあるため、検証に通らないものは要目視で載せます。

Apps Script が付ける印は次のとおりです。

システムへ連携する

成績台帳へは、職員が確かめた行しか反映しません。 確認待ちのシートと台帳を分けるのは、未確認の点数が評定の計算に入らないようにするためです。

学生名簿と配置表はAIに渡しません。 照合は Apps Script の側で行います。AIに渡すのは、1枚の評価票の読み取り結果と、その学科の評価項目の表だけです。

人が確認する

1. 要目視と照合できない行を先に見る … 画像の該当箇所と見比べ、点数と学籍番号を直します
2. 保留・空欄の行を見る … 注記を読み、実習先に確かめるかを決めます
3. コメントを読む … third_party_info の印の有無にかかわらず、台帳に写す前に読み、学生以外の個人の記述があれば伏せます
4. 印の無い行を流し見る … 点数の並びに違和感が無いかを見て、台帳へ反映します
5. 基準を下回る学生の一覧を教員に渡す … 面談をするかは教員が決めます

3番目を省かないでください。 成績台帳は複数の教員が見るもので、実習先の利用者の記述がそのまま残ると、見る必要のない人の目に触れます。

4番目で「違和感」を見るのは、AIの読み取りの誤りが点数の並びに出やすいからです。 全項目が同じ点数、1項目だけが極端に低い、前月から急に下がった、といった並びは、読み取りの誤りか、本当に伝えるべき変化のどちらかです。どちらであっても教員に知らせる価値があるため、画像で確かめてから台帳へ反映します。

目標は、180枚をならして1枚3分です。 印の無い行は1分ほどで済み、時間を使うのは要目視とコメントの伏せ字が要る行です。

例外に対処する

上の2行は、書式の切り替えの時期にまとまって起きます。 切り替えの前後の数か月は、旧書式の評価票が混ざるものと見込んでおきます。

未提出の催促は、自動で送りません。 毎週の一覧で未提出と出ても、実習先の指導者が多忙な時期であったり、実習が延長になって評価の時期がずれていたりします。催促するかどうか、誰から連絡するかは、実習先との関係を持っている担当教員が決めます。 一覧には、実習期間の終了日から何日たっているかを並べ、判断の材料にします。

記録を残す

• 評価票の画像と、届いた日・経路（郵送／メール）
• OCRが返したJSONの全文
• AIの出力（scores、status、evidence、confidence、third_party_info）
• 職員が直した点数の記録 … どの項目を、何から何に直したか
• コメントの伏せ字の記録（伏せた箇所と理由。伏せた文字そのものは残さない）
• 毎週の一覧と、教員が行った面談・実習先への確認の記録

4つ目は、書式の見直しの材料になります。 特定の項目で直しが続くなら、その欄の大きさや位置に原因があります。

原本は、これまでどおり学生ごとのファイルに綴じます。 画像や台帳を原本の代わりにするかは、この構成とは別に学校が決めることです。