人材派遣会社の営業が派遣先へ毎月送る稼働の報告を勤怠の集計とフォローの記録から下書きし、増員や条件の相談の手がかりを営業担当に示す

処理の起点を決める

派遣先の一覧の「勤怠の締め」の欄が「締め済み」に変わったことを起点にします。 欄は勤怠の担当が、締めの作業の最後に変えます。毎月決まった日に一斉に動かす設計にはしません。 派遣先ごとに勤怠の承認の速さが違い、締めは月初の数日に分かれて済むからです。決まった日に動かすと、締めの済んでいない派遣先の、途中の数字で報告ができます。

欄の更新で動くので、1社ごとに1回動きます。 150社を1回の実行で回す必要がなく、繰り返しの仕組みを Zap に持たせずに済みます。

月が替わったら、欄を「未締め」に戻します。 戻すのは、Zapier Tables のレコードを更新する別の小さな Zap で、毎月1日に行います。戻した変更でも欄の更新のトリガーが動くので、Zap の最初で「締め済み」のときだけ続ける条件を置きます。

入力データを集める

質を決めるのは、フォローの記録の2つの欄です。 「派遣先に伝えてよいか（本人の同意）」と「派遣先に伝える要約」の欄を足し、コーディネーターがフォローのときに本人に確かめて書きます。営業にだけ話された内容は、元の記録の欄に残り、この Zap からは引かれません。

手がかりの条件は、営業の8名で決めます。 「時間外が増えたら増員の提案」は分かりやすい例ですが、派遣先の繁忙期の時間外を増員の手がかりにすると、季節のたびに同じ提案をすることになります。条件には「前年の同じ月と比べる」なども入れられます。

データの取得方法を決める

検索は1つの列と1つの値で行うので、引くための列を作っておきます。 「派遣先コード」と「対象月」をつないだ列を集計のシートに置き、今月と前月で2回引きます。前月の行が無い派遣先（今月から始まった派遣先）は、比べる値を空にします。

スタッフの声は、同意ありの行だけを並べたシートから引きます。 元のフォローの記録のシートに、同意が「あり」で対象月が今月の行だけを並べる式のシートを作ります。Zap に渡る前に、同意の無い行が物理的に除かれている形にしておきます。

AIへ渡す前に整形する

1. スタッフ名の表記をそろえる … 勤怠の管理システムとフォローの記録で、姓と名の間の空白、旧姓をそろえます
2. 計算の列を用意する … 前月との差、3か月の時間外の推移、契約の終了日までの日数は、シートの式で計算しておきます
3. 0と空欄を分ける … 時間外が0時間のスタッフと、集計が出ていないスタッフを区別します。空欄は「集計なし」と書いた値にします
4. 月の途中で入った人と抜けた人に印を付ける … 出勤の日数が少ないのが欠勤のせいなのか、途中の入退のせいなのかを、AIが取り違えないようにします
5. 派遣先に出す表の列を決める … 深夜・休日の時間を報告に載せるかは派遣先ごとの希望で決め、一覧の「報告の形式の希望」から渡します

4番目を省くと、報告で誤った指摘をします。 月の半ばに入ったスタッフの出勤が10日なのを、AIが「出勤の日数が少ない」と書くことがあります。 印があれば、「今月の15日から就業」と書けます。

AIに処理させる

させるのは2つです。 1つは、派遣先へ送る報告の件名と本文を、渡した数字とスタッフの声から書くこと。もう1つは、決めた条件に当たる相談の手がかりを、根拠の数字と一緒に営業向けに書くことです。

3行目がいちばん起きやすい失敗です。 時間外が増えていると、報告の本文に「人員の増強をご検討いただければ」と書きがちです。手がかりの項目があるのに、本文にも同じことを書きます。 指示で禁じたうえで、営業の確かめでも見ます。

5行目も外せません。 欠勤が続いたスタッフについて、AIは「体調不良のため」と理由を付けたがります。理由は記録に無く、書けば派遣先がそのスタッフをそう見ます。

指示内容を固定する

あなたは人材派遣会社の営業担当の補助です。
派遣先へ送る月次の稼働の報告メールの下書きと、営業担当だけが読む
相談の手がかりを、別々の項目に書いてください。
下の【データ】に書かれていることだけを使い、推測しないでください。

【報告（report_subject / report_body）の決まり】
- 宛先は {client_contact} 様。差出人の署名は書かない。
- 構成：①今月の稼働の概要（人数・出勤の日数の合計・時間外の合計）
  ②スタッフごとの表 ③スタッフの様子 ④来月の予定
- 数字は【集計】の値をそのまま写してください。計算・合計・丸めを
  しないでください。値が「集計なし」のときは「集計なし」と書いてください。
- ③には【スタッフの声】の要約だけを、言い換えずに使ってください。
  無ければ③の見出しごと省いてください。
- 欠勤・遅刻の理由を書かないでください。スタッフを評価する言葉
  （真面目、勤務態度が悪い、など）を書かないでください。
- 増員・追加の派遣・条件の見直し・単価についての提案を、
  報告には一切書かないでください。

【相談の手がかり（hints）の決まり】
- 【手がかりの条件】に当たるものだけを書いてください。
  当たらなければ空の配列にしてください。
- 1件ごとに、条件の名前、当たったスタッフ、根拠の数字（【集計】の
  値をそのまま）、話を切り出すときの一言の案を書いてください。
- 派遣先の事情（繁忙期、予算など）を推測して書かないでください。

【派遣先】{client_name} / 契約の終了日: {contract_end} /
  終了日までの日数: {days_to_end} / 報告の形式の希望: {format_pref}
【集計】{this_month_rows}
【前月との差・3か月の推移】{comparison_rows}
【スタッフの声（本人の同意あり）】{staff_voice}
【手がかりの条件】{hint_rules}

「計算・合計・丸めをしない」を書かないと、合計の行を足します。 AIの足し算は確かめられず、請求の数字と1時間ずれただけで、派遣先は報告全体を疑います。 合計が要るなら、シートの式で計算した合計の列を渡します。

提案の禁止を報告の決まりの側に書き、手がかりの決まりと並べているのは、書く場所を分けるためです。 「書くな」とだけ言うと手がかりも出なくなり、「ここに書け」と「ここには書くな」を対にして渡します。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力の項目として、次の形で受け取ります。

{
  "report_subject": "",
  "report_body": "",
  "hints": [
    { "rule": "", "staff": "", "evidence": "", "opening_line": "" }
  ],
  "missing_data": [""],
  "needs_attention": "none | data_missing | voice_unclear"
}

1つ目の理由は、報告と手がかりが別の項目になることです。 Gmail の下書きにつなぐのは report_subject と report_body だけで、hints は派遣先の一覧と営業への知らせにだけつなぎます。項目のつなぎ方で、手がかりが派遣先に届く経路を無くします。

2つ目は、evidence に根拠の数字が残ることです。 営業は「時間外が3か月続けて増えた」を、数字で確かめてから派遣先に話せます。

3つ目は、missing_data と needs_attention で、下書きを人に回す理由が分かることです。

システムへ連携する

Gmail へは下書きを置くだけで、送りません。 送信の操作は使わず、数字を確かめた営業が送ります。

担当の営業ごとの分岐には Paths を使います。 1つのグループに最大10本の分岐を置けるので、8名の営業はそれぞれ1本に収まります。どの条件にも当たらないときに動くフォールバックを1本置き、担当が空欄の派遣先は営業部長の Gmail に下書きを置きます。

勤怠の管理システムには書き込みません。 報告の数字が間違っていたら、直すのは勤怠の集計の側で、下書きの数字を手で直して送る運用にはしません。 直したら、欄を一度戻して Zap を動かし直します。

人が確認する

下書きは全件、担当の営業が開いて確かめてから送ります。 目標は1件あたり8分です。

1. 数字を見比べる … スタッフごとの表を、勤怠の集計のシートと見比べます。合計の行や、書かれていない数字が足されていないかを見ます
2. スタッフの様子を読む … 同意のある要約だけが、言い換えずに使われているかを見ます
3. 提案が混ざっていないかを見る … 増員・単価・条件の言葉が本文に無いかを確かめます
4. 送る … 文面を直して送ります
5. 手がかりを読む … 根拠の数字を確かめ、次の訪問や電話で話すかを決めます。話さないと決めたものも、理由を一言残します

1番目を省かないでください。 報告の数字は、派遣先が請求書と見比べる数字です。1か所の違いで、請求まで疑われます。

例外に対処する

1行目がいちばん起きる例外です。 締めの後に派遣先から打刻の修正が届くことは珍しくありません。古い下書きが営業の Gmail に残ったまま新しい下書きができるので、件名に対象月と作った日時を入れ、新しいほうを送る決まりにします。

記録を残す

• 派遣先ごとの、締め済みにした日時と、それをした人
• 下書きを作った日時と、そのとき引いた集計の行（対象月・行の数）
• AIの出力の全項目（report_body、hints、missing_data、needs_attention）
• 営業が送った日時と、下書きから直した箇所の有無
• 手がかりを話したか、話さなかった理由
• スタッフの声として使った要約と、その同意を確かめた日

5つ目は、手がかりの条件を見直す材料です。 話さなかった理由が「繁忙期だけの時間外」ばかりなら、条件に前年の同じ月との比較を足します。6つ目は、同意を確かめた日と使った要約を結び付けて残し、後から説明できるようにします。