仕訳データから確認すべき伝票を分類して、月次の点検を毎日に分ける

処理の起点を決める

毎営業日の深夜2時を起点にします。

前日に計上された仕訳を対象にします。その日のうちに処理し、翌朝には一覧ができている状態にします。

日次にする理由は、月末の集中を崩すためです。 月次でまとめて処理すると、結局3営業日の作業が残ります。毎日30件ずつ見るほうが、月末に900件見るより確実に終わります。

土日祝の扱いを決めてください。 計上のない日は処理をせず、休み明けにまとめて処理します。「休日の日付で計上されている仕訳」はそれ自体が確認の対象なので、処理の日と計上日を混同しないよう注意が要ります。

月次の実行も別に置きます。 締めの後、その月の全仕訳について、日次では見えない観点を確認します。科目ごとの月次残高の推移、前年同月との比較といった、1日単位では判断できないものです。

手動での実行も用意してください。 監査の対応や、特定の期間を見直すときに使います。

入力データを集める

データの取得方法を決める

過去12か月分の仕訳が、この構成の土台になります。 「いつもと違う」を判断するには、「いつも」を知る必要があります。

次の集計を作ってください。

「金額の分布」は中央値と四分位で持ってください。 平均は、大きな取引1件で動きます。中央値の10倍を超える、四分位範囲から大きく外れる、といった見方のほうが安定します。

「拠点・部門ごとの科目の使用」が、この構成の精度を決めます。 全社共通で見ると、拠点ごとの業務の違いが異常として出てしまいます。製造拠点と営業拠点では、使う科目がまったく違います。

点検の観点： ベテラン担当者に聞き取って、文書にしてください。次の形で集めます。

「ルールで判定できるか」の列が重要です。 条件がはっきりしているものは、AIを使わずにルールで拾ってください。AIに回すのは、ルールにしづらい「形の違和感」だけです。

過去の確認結果： 運用を始めてからたまります。「この形は毎月出るが正常」という情報が積み上がると、一覧が絞り込まれます。 最初の2か月は件数が多く出ますが、それを記録していけば減ります。

観点の聞き取りには、具体的な仕訳を使ってください。 「何を見ていますか」と抽象的に聞いても、答えは出てきません。過去に抜き出した仕訳を10件持って行き、「これはなぜ気になったのか」を1件ずつ聞くほうが確実です。

聞き取りで出てくる言葉は、次のような形になるはずです。

右の列に落とせないものは、AIに回す観点になります。 「なんとなく流れが不自然」といった判断は、条件になりません。そこにこそ、ベテランの価値があります。 全部を条件にしようとせず、落とせる分だけルールにして、残りをAIと人で見るという切り分けが現実的です。

承認の権限の情報も、必ず入れてください。 「この金額はこの人の承認権限を超えている」という判定は、ルールで確実にできます。内部統制上、優先度の高い観点です。

AIへ渡す前に整形する

1. 仕訳の集約 … 1伝票が複数行にわたる場合、伝票単位にまとめます。行ごとに見ると、借方と貸方の対応が分かりません
2. 自動連携分の除外 … 販売管理・購買システムからそのまま流れた仕訳は、原則として対象外にします。ただし、後から調整や修正が入ったものは対象に戻します
3. 科目の組み合わせの照合 … 過去12か月の出現頻度と照らします
4. 金額の位置づけ … 科目の組み合わせごとの分布の、どこに位置するかを計算します
5. ルールによる抽出 … 承認者と起票者が同じ、摘要が空、休日の計上日、といった条件で先に拾います
6. AIへ回す件の絞り込み … ルールで拾えた分と、明らかに通常の形の分を除きます

6の段階で、日次30件のうちAIへ回るのは10〜15件程度です。 残りはルールで拾えるか、通常の形として通せます。

2の「自動連携分の除外」は慎重に決めてください。 自動連携だから正しいとは限りません。連携の設定が間違っていれば、大量の誤った仕訳が入ります。 月次の実行では、自動連携分も科目ごとの残高の推移で見てください。

AIに処理させる

分類をさせます。

そのうえで、なぜそう分類したのかを書かせます。

「似た過去の件」の出力が効きます。 「先月も同じ形が出て、正常と確認されている」と示せれば、担当者はすぐ判断できます。

不正の判定はさせません。 「不正の疑いがある」「意図的な操作の可能性」といった記述を禁じてください。この構成が出せるのは形の話であって、意図の話ではありません。

修正の指示もさせません。 「この仕訳は科目を変更すべき」と書かせないでください。正しい科目は、取引の実態を知る人が決めます。

金額の計算もさせません。 分布との比較、残高の集計は、Code ノードで行います。AIには計算済みの数値を渡し、判断だけをさせてください。

指示内容を固定する

あなたは経理部で月次決算の仕訳点検を担当する者です。
下の仕訳について、確認の要否を分類してください。

【厳守事項】
- 不正の判定をしないでください。
  「不正の疑い」「意図的な操作」「粉飾」と書かないでください。
  形がいつもと違うという事実までにとどめてください。
- 修正の指示をしないでください。
  「科目を変更すべき」「金額が誤っている」と書かないでください。
  正しい処理は、取引の実態を知る人が決めます。
- 計算をしないでください。
  出現頻度、金額の分布との比較はすでに済んでいます。
  与えられた数値をそのまま使ってください。
- 会計基準への当てはめをしないでください。
  「収益認識基準に照らして不適切」と書かないでください。
- 拠点・部門ごとの通常の形に照らして判定してください。
  全社共通の一般論で判定しないでください。
- 過去に「正常」と確認された形と一致する場合は「確認不要」または
  「確認推奨」としてください。
  **同じ形を毎月「要確認」に出さないでください。**
- 分類の理由には、必ず具体的な数値を入れてください。
  「珍しい組み合わせ」ではなく「この拠点で過去12か月に2件」と書いてください。
- 判断がつかない場合は「確認推奨」にしてください。
  「要確認」を増やしすぎると、一覧が読まれなくなります。

【仕訳】
{journal_entry}

【この科目の組み合わせの出現頻度（全社／この拠点／この部門）】
{combination_frequency}

【この科目の組み合わせの金額の分布と、この仕訳の位置】
{amount_distribution}

【この拠点・部門で通常使われる科目】
{typical_accounts}

【ルールによる判定の結果】
{rule_results}

【過去に確認され、正常とされた似た形の件】
{confirmed_normal_cases}

「同じ形を毎月『要確認』に出さない」の指示が、運用を続ける条件です。 一度確認して正常だった形が毎月上がってくると、担当者は一覧を信用しなくなります。過去の確認結果を必ず渡してください。

「分類の理由に具体的な数値を入れる」も外せません。 「珍しい組み合わせです」だけでは、担当者は判断できません。「過去12か月で2件」と書かれていれば、確認の優先度が自分で決められます。

「判断がつかない場合は確認推奨に」の指示は、一覧の質を守ります。 「要確認」を多く出すモデルの挙動を抑えます。要確認が日に20件出るなら、この構成は使われません。

「不正の判定をしない」の指示は、法務上も重要です。 「不正の疑いがある」という記述が記録に残ると、その仕訳を起こした人にとって不利な記録になります。事実としては「形がいつもと違う」だけであって、意図を推定した記述ではありません。 誤った疑いを記録に残さないために、この禁止は徹底してください。

「会計基準への当てはめをしない」も外せません。 「収益認識基準に照らして不適切」といった記述が出ると、それが経理部内で一人歩きします。会計基準の解釈は、経理部の判断と監査法人の見解で決まります。 この構成は、そこに踏み込みません。

プロンプトのテストでは、意図的に紛らわしい仕訳を混ぜてください。 期末に計上された大きな金額の仕訳、承認者と起票者が同じ仕訳。これらに対して、不正を示唆する表現が出ないかを確かめます。 1件でも出たら、禁止の書き方を強めてください。

出力形式を固定する

{
  "run_date": "",
  "entries": [
    {
      "voucher_no": "",
      "entry_date": "",
      "site": "",
      "department": "",
      "debit_account": "",
      "credit_account": "",
      "amount": 0,
      "description": "",
      "preparer": "",
      "approver": "",
      "classification": "no_review | review_suggested | review_required",
      "reasons": [
        { "type": "rare_combination | amount_outlier | missing_description | timing | approval | rule", "detail": "", "figure": "" }
      ],
      "check_points": [],
      "similar_confirmed_cases": [],
      "priority": 0
    }
  ],
  "summary": {
    "total": 0,
    "no_review": 0,
    "review_suggested": 0,
    "review_required": 0,
    "by_site": {},
    "by_reason_type": {}
  }
}

Claude API の structured outputs では、出力にスキーマを指定すると、そのスキーマに沿ったJSONが返ります。 分類の値が想定外の文字列になることを防げます。

reasons を配列にしている理由があります。 1つの仕訳に複数の理由が重なることがあります。「珍しい組み合わせ」かつ「金額が分布の外」なら、優先度は上がります。

figure の列が要ります。 理由ごとに、根拠となる数値を入れます。「過去12か月で2件」「中央値の12倍」といった数字が、担当者の判断を速くします。

summary.by_reason_type は、点検の観点そのものを見直す材料になります。 「摘要の記載不足」が毎月100件出るなら、個別に確認するより、起票の様式か教育を直すほうが早いと分かります。

システムへ連携する

結果は一覧として出すだけで、会計システムへの書き戻しは行いません。

会計システムへ書き戻さないでください。 仕訳に印を付ける機能があっても、自動で付けないでください。帳簿に触れる処理を自動化すると、監査での説明が難しくなります。

起票部門への問い合わせも自動化しないでください。 「この仕訳について説明してください」という連絡が自動で飛ぶと、現場は身構えます。経理担当者が内容を見て、必要な件だけ聞くほうが関係を壊しません。

通知の閾値は、実際の件数を見てから決めてください。 最初の1か月は件数が多く出ます。閾値を先に決めると、毎日通知が来ることになります。

人が確認する

経理担当者の確認は必ず残します。

確認を速くするための設計が効きます。

• 理由の数が多い順に並べる
• 同じ拠点・同じ部門の件をまとめる
• 過去に同じ形で正常とされた件を併記する
• 摘要の全文を一覧に出す（開かずに判断できる件が増えます）
• 確認の結果を、一覧の中で直接入力できるようにする

4つ目が効きます。 摘要を読めば理由が分かる件が半分近くあります。会計システムを開かずに済めば、1件あたりの時間が大きく減ります。

5つ目も重要です。 確認の結果を別の場所に記録する形にすると、記録されなくなります。一覧の右端に「確認結果」の列を置き、そこへ書けば記録される形にしてください。

「確認不要」とされた件を、抜き取りで見る運用を入れてください。 月に一度、確認不要の中から20件ほどを目で見ます。分類の精度を測る唯一の方法です。

この抜き取りは、無作為に選んでください。 金額の大きいものから選ぶと、従来の見方に戻ってしまいます。乱数で20件を選び、そのうち何件が本来「確認が要る」ものだったかを数えます。 0件なら順調、2件以上なら観点に漏れがあります。

確認の分担も決めておいてください。 5名で日次の一覧を見るとき、拠点ごとに分けるのか、日替わりで回すのか。拠点ごとに固定すると、その拠点の通常の形に詳しくなります。 一方、日替わりだと属人化しにくくなります。どちらにも利点があるので、方針として決めてください。 決めずに始めると、特定の1名に集まります。

例外に対処する

「新科目の除外期間」は忘れやすい点です。 新しい科目が追加されると、過去の頻度が0のため全件が「珍しい」と判定されます。追加から3か月は、その科目を含む仕訳を別扱いにしてください。

「期末用の観点」も必須です。 決算整理仕訳は、通常の月とは形が違います。通常の基準で見ると、期末は全件が要確認になります。

記録を残す

この記録は、内部統制の証跡になります。

• 実行日時と、対象とした仕訳の範囲
• 取得した件数と、分類ごとの件数
• ルールで拾った件と、AIが分類した件
• 分類の理由と、根拠となった数値
• 担当者の確認内容と、確認日
• 起票部門への問い合わせと、その回答
• 修正が行われた件と、修正の内容
• 分類が誤っていた事例（見落とし・拾いすぎ）

「分類が誤っていた事例」の記録が、この構成を育てます。 特に見落とし——監査や上位者の確認で見つかったのに、分類が「確認不要」だった件——は必ず記録してください。その件の特徴を観点に追加します。

仕訳データには、取引先名と金額が含まれます。 摘要には個人名が入ることもあります。外部のAIサービスへ渡す範囲を、経理部と情報管理の責任者で決めてください。

保存期間は、会計帳簿の保存期間に合わせてください。 点検の記録は、監査で求められることがあります。