固定資産の現物確認をスマートフォンの撮影で行い、台帳との差異を洗い出す

処理の起点を決める

現場で写真が保存されたときを起点にします。撮影したその場で結果が返ることが、この構成の使い勝手を決めます。

現場の担当者が「撮る → 結果を見る → 次へ進む」を1点20秒ほどで回せる形にします。結果が翌日に返る構成だと、差異のある資産の前にもう一度行くことになり、効果が消えます。

通信の届かない工場内では、いったん端末に保存し、通信が回復してからまとめて送る形にします。その場合、判定結果は後から確認します。

入力データを集める

区画コードを撮影時に選ばせることが重要です。 設置場所の差異を判定するために必要で、後から写真だけを見ても分かりません。

データの取得方法を決める

コードの読み取り： 資産管理シールにバーコードまたはQRコードが印刷されていれば、そこから資産番号を取ります。印字が薄い、シールが汚れている、角度が浅いといった理由で読めないことがあるため、読み取りは3段構えにします。

1. バーコード・QRコードの読み取り
2. 読めなければ、シールの印字番号を文字として読み取る
3. それも読めなければ、機器の銘板から型式・製造番号を読み取り、台帳から候補を出す

台帳： 固定資産管理システムから、区画ごとの資産一覧を日次で書き出して参照します。リアルタイム連携は必要ありません。

確認結果の書き戻し： 固定資産管理システムに確認日・確認者の項目があればそこへ、なければ中間の台帳に記録し、月末にまとめて取り込みます。

AIへ渡す前に整形する

1. 画像の切り出し … 写真全体を渡すより、シールの部分を切り出したほうが読み取りの精度が上がります。シールの色や形が決まっていれば、位置の特定は機械的に行えます
2. 明るさの補正 … 工場内は照明の条件が悪いことがあります。暗い写真を補正します
3. 重複の除去 … 同じ資産を2回撮ることがあります。資産番号が同じなら1件にまとめます
4. 区画の突合 … 撮影時に選んだ区画と、台帳の設置場所を比べる準備をします
5. リース・賃借物件の除外 … 自社の資産でないものが現場にはあります。台帳にないからといって「登録漏れ」と判定しないよう、リース資産の一覧を別に持ちます

5番を飛ばすと、リース機器が毎回「台帳にない資産」として上がってきます。

AIに処理させる

読み取りと判断で役割を分けます。

読み取り（Document Intelligence）にさせること： バーコード・QRコードの抽出、シールの印字番号の読み取り、銘板の文字の読み取り。

生成AIにさせること：

生成AIに資産番号を「推測」させないでください。 候補を挙げるところまでです。台帳の行を確定させるのは人です。番号を取り違えると、別の資産が除却されます。

指示内容を固定する

あなたは固定資産の現物確認を補佐する担当者です。
読み取り結果と、その区画の台帳データを渡します。
どの資産に当たるかの候補と、差異の分類を出してください。

【厳守事項】
- 資産番号を推測で確定しないでください。
  コードまたは印字から読み取れた場合のみ asset_code に入れ、
  読み取れない場合は null にして candidates に候補を並べてください。
- 候補は、台帳データに実在する資産だけから選んでください。
  台帳にない資産番号を作らないでください。
- 型式や製造番号が一致しない候補を「たぶん同じ」としないでください。
  一致した項目名を matched_by に列挙してください。
- 取得価額、耐用年数、帳簿価額について書かないでください。
  現物からは分かりません。
- リース資産一覧に載っている機器は、判定を「対象外」にしてください。
- 判定できない場合は「判定できない」とし、理由を書いてください。
  無理に分類しないでください。

【読み取り結果】
{ocr_result}

【この区画の台帳データ】
{ledger_rows}

【リース資産一覧】
{leased_assets}

「資産番号を推測で確定しない」の1行が、この構成でもっとも重要です。 同じ型式の機器が10台並ぶ現場では、型式だけでは特定できません。推測で確定すると、現物のある資産を除却したことにしてしまいます。

出力形式を固定する

{
  "photo_id": "",
  "area_code": "",
  "taken_at": "",
  "asset_code": null,
  "read_by": "barcode | printed_text | nameplate | none",
  "candidates": [
    { "asset_code": "", "asset_name": "", "matched_by": [] }
  ],
  "judgement": "台帳どおり | 設置場所が違う | 台帳にない | 対象外 | 判定できない",
  "ledger_location": "",
  "reason": "",
  "note_draft": ""
}

read_by を持たせているのは、どの手段で読めたかを後から集計するためです。バーコードで読めた割合が低ければ、シールの貼り替えを検討します。読み取り手段の改善は、この業務でもっとも効く打ち手になります。

システムへ連携する

「未確認の一覧」が、この構成の成果物のうちもっとも重要です。 撮った資産の確認だけでは、「現物がない資産」は見つかりません。区画の確認が終わった時点で、台帳にあって撮影されなかった資産を出します。これが除却漏れの候補になります。

台帳の更新は自動化しません。 除却も設置場所の変更も、手続きを経てから反映します。

人が確認する

差異のあるものは全件、人が確認します。

最後の行が、この業務の本来の目的です。ここを省くと、現物確認をしても台帳は正確になりません。

例外に対処する

記録を残す

• 撮影した写真（資産番号・区画・撮影日時つき）
• 読み取り結果と、読めた手段
• 判定と、人が変更した内容
• 確認済み・未確認の一覧（区画ごと・月ごと）
• 除却・移動の手続きへ回した記録と、その結果

写真を残すことが、この構成の副次的な価値になります。 現物の状態が写真で残るため、後から「いつの時点でどこにあったか」を確認できます。償却資産の申告や、監査で確認を求められたときの資料になります。

保存期間は、自社の文書管理規程と、税務関係書類の保存期間に合わせて決めてください。