取締役会の録音から法定の記載事項を満たす議事録の下書きを作る

処理の起点を決める

録音ファイルがストレージのコンテナーに追加されたことを起点にします。Power Automate の Azure Blob Storage コネクタには「When a blob is added or modified（BLOBが追加または変更されたとき）」トリガーがあります。会議の終了は起点にしません。ICレコーダーからの取り込みには人の操作が入るためです。

会社ごとにフォルダーを分けてください。 12社の録音が混ざると、どの会社の取締役会かをAIに判定させることになります。

入力データを集める

議案名と議案番号は、録音からではなく議案書から取ります。 会議中の呼び方は「例の件」など揺れます。正式な議案名が書かれた事前資料を正本とします。

データの取得方法を決める

文字起こし： Azure AI Speech のバッチ文字起こしに、ストレージ上の録音ファイルを渡します。話者分離は既定では無効で、リクエストの properties で diarizationEnabled を true にすると有効になります。話者が3人以上いる場合は diarization プロパティで最小・最大の人数を指定し、最大の人数は36未満（つまり35人まで）と公式ドキュメントに記載があります。話者分離を有効にすると、1ファイルの音声の長さは240分を超えられません。 結果には、フレーズごとに speaker のエントリが付きます。

議案書： SharePointのPDFから本文テキストを取得します。画像PDFの場合は読み取りの工程が別に必要で、この部分は利用環境に応じた個別確認が必要です。

AIへ渡す前に整形する

1. 議案ごとの分割 … 全文を一度に渡さず、議案書の議案名をもとに区切ります。入力が短くなり、別の議案の発言が混ざりにくくなります
2. 話者ラベルの保持 … Guest1 Guest2 のまま保持します。この段階で氏名に置き換えません
3. 専門用語の補正 … 製品名、子会社名、役職名の誤変換を辞書で置換します。開会前の雑談も落とします

AIに処理させる

要約の対象を、議案ごとに限定します。

AIにさせないことを先に決めています。 決議の結果、賛成・反対の数、出席者の氏名、特別の利害関係の有無。この4つは判断させません。

指示内容を固定する

あなたは取締役会の事務局を支援する担当者です。
文字起こしと議案書から、議事録の下書きの材料を整理してください。

【厳守事項】
- 決議の結果（可決・否決）を書かないでください。
  議長が結果を宣言した発言がある場合のみ、その発言を
  resolution_basis_quote に原文のまま入れ、
  resolution_result は "記録なし" のままにしてください。
- 賛成・反対の数を数えないでください。
  「異議なし」という声の数から人数を推測しないでください。
- 話者ラベル（Guest1 等）を氏名に置き換えないでください。
  speaker_name は必ず空文字にしてください。
- 意見の要約には、根拠になった発言の原文を quote に併記してください。
  quote は文字起こしからそのまま引用し、言い換えないでください。
- 議案名・議案番号は、議案書の表記をそのまま使ってください。
- 特別の利害関係について、あなたが判断しないでください。
  関係を示唆する発言があれば special_interest_basis に引用を入れ、
  special_interest_directors は空のままにしてください。
- 日時・場所・出席の方法が確認できない場合は unclear_points に
  列挙してください。一般的な記載例で補わないでください。

【議案書（議案番号・議案名・区分）】{agenda}
【文字起こし（話者ラベル付き）】{transcript}

「異議なし」の数を数えさせない、という制約が効きます。 議長が「ご異議ございませんか」と問い、声が上がらなければ可決とする進行が広く行われています。録音に残るのは数人の「異議なし」という声だけで、誰が賛成したかは音声からは分かりません。

出力形式を固定する

{
  "meeting": {
    "company": "", "date": "", "place": "",
    "remote_attendance_method": "", "chair_label": ""
  },
  "agenda_items": [
    {
      "no": "",
      "title": "",
      "type": "決議事項 | 報告事項 | 不明",
      "proceedings_summary": "",
      "opinions": [
        { "speaker_label": "", "speaker_name": "", "summary": "", "quote": "" }
      ],
      "special_interest_directors": [],
      "special_interest_basis": "",
      "resolution_result": "記録なし",
      "resolution_basis_quote": "",
      "votes": { "for": null, "against": null, "recorded": false }
    }
  ],
  "unclear_points": []
}

speaker_name と special_interest_directors は空で返させ、人が埋めます。空欄を返させることが目的の項目も、スキーマに置いておきます。 項目自体がないと、事務局がどこを埋めるべきか分かりません。なお Claude API には、出力を指定したJSONスキーマに適合させる Structured Outputs の機能があります。項目の型と必須項目が保証されるので、様式への流し込みが安定します。

システムへ連携する

議事録の様式： 自社のひな形に、上のJSONの項目を差し込みます。決議の結果・賛否・出席者の氏名の欄は、空欄のまま色を変えて出力し、埋まっていない箇所がひと目で分かる状態にします。

保存： 確定した議事録はSharePointへ保存します。会社法第371条第1項は、取締役会設置会社が取締役会の日から十年間、議事録等をその本店に備え置かなければならないと定めています。クラウド上の保管が備置きの要件を満たすかは、顧問弁護士に確認してください。

署名・押印： 会社法第369条第3項は、議事録が書面のときは、出席した取締役および監査役が署名または記名押印しなければならないと定めています。電磁的記録の場合は同条第4項により、法務省令で定める署名等に代わる措置をとることとされています。どの措置をとるかは個別の確認が必要です。

人が確認する

全件、事務局が確認します。段階的な自動化もしません。 確認の順序を決めておきます。

1. 話者ラベルに氏名を割り当てる … 公式のTransparency Noteには、話者分離は話者の認識（speaker recognition）を提供するものではなく、個人を特定するために使うことはできないこと、Guest1 などのラベルの割り当ては会議ごとにランダムであることが明記されています。氏名は人が割り当てます
2. 意見の要約を引用と照合する … quote を読み、発言の趣旨とずれていないかを見ます
3. 決議の結果と賛否を埋める … 事務局の手元の記録から書きます
4. 特別の利害関係を有する取締役の欄を埋める … 会社法第369条第2項により、特別の利害関係を有する取締役は議決に加わることができません。誰が該当するかは、議案の内容と取締役の立場から人が判断します

3を人が埋める理由は、会社法第369条第5項にあります。 同項は、決議に参加した取締役であって議事録に異議をとどめないものは、その決議に賛成したものと推定すると定めています。記載がそのまま賛否の推定につながります。推測で書いてよい欄ではありません。

例外に対処する

記録を残す

• 録音ファイル（保存期間を決める）
• 文字起こしの結果（話者ラベル付き）
• AIの出力（JSON）
• 事務局が確定させた議事録
• AIの出力と確定版の差分

差分が精度の実測値になります。「意見の要約はそのまま通るが、議案の区分は3件に1件直している」と分かれば、次に手を入れる場所が決まります。録音と文字起こしの保存期間は、議事録の備置き期間とは別に決めてください（第13章）。