Geminiの外部接続は既定で開いている｜HubSpotを読ませる線

「ドキュメントの横のGeminiに、HubSpotの名前が出てきた。いつから使えるようになったのか」「営業の顧客の記録を、マーケの担当者がAIに要約させてよいのか、誰に聞けばいいのか分からない」。2026年9月の中ごろから、情シスとマーケの両方でこの2つの声が上がり始めています。気づいたときにはもう使える状態だった、という戸惑いはもっともです。外部の接続は、管理者が開けるまで閉じている機能ではありません。本当は、何もしなければ開いたままで届き、どこまで残すかを後から決める機能です。この記事では、公式の告知とヘルプで確かめた仕様をもとに、HubSpotを読ませる場面ごとに線を引く考え方を整理します。

2026年9月15日、Geminiに外部のツールの接続が加わった

グーグルのワークスペースの更新情報のブログは、2026年9月15日付けで、Geminiから外部のツールに直接はたらきかけられるようになったと告知しました。接続先として挙げられているのは、アサナ、アトラシアンのロボ、HubSpot、メールチンプ、クイックブックス、マンデー、セールスフォースの7つです。アプリを切り替えずに、外のツールの情報を扱えることが狙いだと説明されています。

告知は、この接続が外部のツールとつなぐための共通の規格を使った連携であることにも触れています。規格そのものや、接続の申請をどう審査するかという一般論は、外とつなぐ前の確認項目を扱った別の記事にまとめています。ここでは、ワークスペースの利用者の手元に届いたこの機能を、部署ごとにどう扱うかに絞ります。

マーケの部門に関係が深いのは、HubSpotとメールチンプです。顧客の記録や商談の状況、メールの配信の結果といった、マーケと営業が日々見ている情報が、ドキュメントやスプレッドシートの横から呼び出せるようになります。便利さと、顧客のデータが文書の近くに出てくる怖さが、同じ日に届いたと受け止めておきます。

なお、告知は提供の速さについて、即時に反映する設定の組織と、予定に沿って反映する設定の組織の両方で、すぐに使えるとしています。段階的に届くのを待って準備する、という余裕はありません。気づいた時点で、すでに社員の画面に入っている前提で動きます。

既定でオンになる対象と、使える場所

告知によると、この接続は、ワークスペースでGeminiを使える利用者に対して既定でオンです。対象の契約として、ビジネス系とエンタープライズ系の各プラン、エンタープライズ・エッセンシャル・プラス、教育向けの一部の契約、個人向けの有料のAIプランが挙げられています。自社の契約が一覧に入っているかを、まず告知の本文で確かめます。

使える場所について、利用者向けのヘルプは、チャット、ドキュメント、ドライブ、メール、スプレッドシート、スライドを挙げています。各アプリのGeminiに尋ねる入口で、アットマークに続けて連携の名前を入れると、その外部のツールの情報を使って答えます。告知の本文は、ドキュメントとスプレッドシートとスライドの横の窓とチャットを挙げており、告知とヘルプで挙げている場所が少し違うので、自社の画面でどこに出ているかを確かめます。

もう1つ押さえておきたいのは、接続を使うには、外部のツールの側の契約も要ることです。ヘルプには、連携によっては、その外部のサービスの契約が無いと使えないと書かれています。HubSpotを契約していない社員の画面に入口が出ても、それだけでHubSpotのデータが読めるわけではありません。

つまり、実際に顧客のデータに届くのは、ワークスペースのGeminiを使えて、かつHubSpotにもアカウントを持っている社員です。影響を受ける人の数は、この2つの条件が重なる範囲で数えます。営業とマーケの部署の名簿と、HubSpotの利用者の一覧を並べるところから始めます。

誤解：「管理者が開けていないから、まだ使われていない」

情シスでよくある誤解は、新しい機能は管理者が設定で開けるまで閉じている、というものです。今回の告知ははっきり既定でオンと書いています。何もしなければ、条件に合う社員はすでに接続を使える状態だと考えます。止めていないことは、許可したことと同じ結果になります。

反対側の誤解もあります。既定でオンと聞いて、社員全員がHubSpotの全データを読める状態になったと考えることです。ヘルプによれば、接続は利用者がマーケットプレイスで連携を選び、画面の案内に沿ってつなぐことで使えるようになります。つながっていない社員が、いきなり顧客の記録を読めるようになるわけではありません。

正しい捉え方は、社員が自分でつなげる状態が、既定で用意されているです。つなぐかどうかの判断が、社員ひとりひとりに渡っているとも言えます。部署の決まりが無いまま渡っていることが、今回の本当の問題です。

このため、最初にやるのは止めることではなく、すでに誰がつないでいるかを知ることです。HubSpotの側で、グーグルの連携の補助アプリが入っているかを確かめられる場合もあります。見える範囲で現状を確かめてから、次の節で見る設定を使うかどうかを決めます。

いまの接続は読むだけ。書き換えはできない

利用者向けのヘルプは、いまの連携が対応しているのは、情報を探したり見つけたりする読み取りの操作だけで、連携を使って外部のアプリに変更を加えることはできない、と書いています。HubSpotの顧客の記録を書き換えたり、配信を送ったりはできない仕様です。

これは線を引くうえで大事な手がかりです。書き換えができないので、誤った更新で顧客の記録が壊れる心配は、いまのところ考えなくて済みます。考えるべきなのは、読んだ情報がどこに出ていくか、つまり答えの画面や、その答えを貼り付けた文書から、誰の目に届くかです。

ただし、「いまは」という前提は忘れないようにします。機能は予告どおりに増えるとは限らず、ある日から書き込みの操作が加わる可能性もあります。読むだけという前提で決めた線は、仕様が変わったら引き直すと、決まりの文書に一行書いておきます。

更新情報のブログとヘルプを、月に一度は見に行く担当を決めておくと安心です。今回のように既定でオンの機能が加わる場合、気づくのが遅れるほど、決まりの無い期間が長くなります。確かめた日付と、読んだページの名前を記録しておくと、次に見るときの比較が楽になります。

止め方は、告知とヘルプの2か所を確かめる

告知は、管理者が管理コンソールの「アプリ」から「グーグル・ワークスペース」「ワークスペース向けのGemini」とたどった先の、外部のコネクタの設定で、ドメイン全体、組織部門、グループの単位で使える人を管理できると書いています。部署ごとに開けたり閉じたりできると読める書きぶりです。

一方、管理者向けのヘルプ（2026年9月24日更新）は、生成AIの項目の中のプライバシーとコンプライアンスにある、ワークスペースの連携への対応の設定を案内しています。そのうえで、マーケットプレイスのアプリを許可リストで管理していれば、連携を使える人を絞れる、と書いています。

同じヘルプには、見落としやすい一文があります。外部のアプリの接続を管理する設定（アプリのアクセス制御）では連携の利用を制限できず、アプリの扱いを「信頼できる」から「ブロック」に変えても、利用者は連携を使えてしまう、という注意です。いつもの止め方が効かない場合があるので、設定を変えたら、試しの社員の画面で本当に入口が消えたかを確かめます。

• 告知の設定の場所と、ヘルプの設定の名前は書きぶりが違う。どちらが自社の管理コンソールに出ているかを確かめる
• マーケットプレイスの許可リストを使っていない組織は、許可リストでは絞れない
• 外部のツールの側でアプリを許可リストで管理している場合、補助アプリの許可が要る連携がある

設定の確かめ方の順番は、試しの組織部門を1つ作り、そこに情シスの担当者を2人入れるところから始めます。1人は止める側、もう1人は開ける側に置き、2人の画面で入口の出方を見比べます。告知の設定とヘルプの設定のどちらが効いたのかを、この段階で記録しておくと、全社に広げるときに迷いません。

導入前に確かめる項目：誰の権限でHubSpotを読むのか

線を引くうえで一番知りたいのは、Geminiが顧客の記録を読むときに、誰の権限で読むのかです。社員ひとりひとりのHubSpotのアカウントでつなぎ、その社員がHubSpotで見られる範囲だけを読むのか。それとも別の形なのか。この点は、確かめた範囲の公式の告知とヘルプには書かれていませんでした（2026年9月時点）。

ヘルプから分かるのは、利用者がマーケットプレイスで連携を選び、画面の案内に沿ってアクセスを許可してつなぐこと、つないだ連携はグーグルのアカウントの「外部のアプリとサービスへの接続」から切れることです。利用者ごとにつなぐ流れなので、社員個人の許可で動く形だと推測はできますが、断定はできません。

そこで、試しの環境で次の3つを確かめてから、部署に開けるかどうかを決めます。確かめられるまでは、全員が全部を読める前提で最も狭く扱うのが安全です。

• HubSpotで閲覧の範囲を絞った試しのアカウントでつなぎ、見えないはずの記録が答えに出てこないか
• HubSpotの側で、接続の許可がどの利用者の名前で記録されるか
• 社員がつないだ連携を、管理者の側からまとめて切る手段があるか

確かめた結果は、HubSpotの管理を担うマーケや営業の担当者にも見せます。外部のツールの側の記録の残り方は、ワークスペースの管理者よりも、その道具を普段から運用している人の方がよく知っています。確かめる作業そのものを、両者の最初の共同作業にしておくと、後の決め方も進めやすくなります。

決め方は3択：開ける・部署で絞る・止める

ここから、具体的な場面ごとに線を引いていきます。選ぶのは、全社に開ける、部署やグループで絞る、止める、の3つです。判断の軸は、読む情報の中身と、答えがどこに出ていくかの2つにします。同じHubSpotでも、商談の金額と、公開済みのメールの開封の率では、重さが違うからです。

場面	読む情報	答えの出る先	目安の扱い
営業が担当の顧客の記録を要約する	商談の状況・連絡の履歴	本人の画面	営業の部署で絞る
マーケが配信の結果を文書にまとめる	配信の件数・開封・クリック	共有の文書	マーケの部署で絞る
共有の文書に顧客の情報を貼る	個人の名前・連絡先	文書を見られる全員	貼らない決まりを置く
チャットのスペースで尋ねる	顧客の記録の一部	スペースの参加者	止めるか、参加者を限る

表の右の列は、あくまで考え方の出発点です。自社の顧客の記録にどんな情報が入っているか、どの部署がHubSpotを使っているかで、答えは変わります。たとえば、営業とマーケが同じHubSpotを使い、閲覧の範囲を分けていない会社では、営業の部署で絞っても、読める範囲は広いままです。

3択のどれを選んでも、選んだ理由を一行で残します。「読むのは本人が担当する顧客だけ」「答えを共有の文書に貼らない」のように、理由がそのまま社員への案内の文になる書き方にしておくと、後の手間が減ります。

3択は、一度決めたら固定するものではありません。試しの部署で1か月ほど使い、要約の誤りや、共有の文書への貼り付けの実例が出てきたら、そのたびに扱いを見直します。見直しの場を月に一度置き、開けた部署を閉じ直す条件も、開ける日に一緒に書いておくと、迷わずに戻せます。

シナリオ1：営業が、担当の顧客の記録を要約させる

一番分かりやすい使い方は、営業の担当者が、商談の前にドキュメントの横のGeminiに尋ね、HubSpotにある担当の顧客の連絡の履歴や商談の状況を要約させる場面です。読むのは本人が普段からHubSpotで見ている情報で、答えは本人の画面に出るので、情報の行き先は本人の手元に閉じています。

この場面は、営業の部署に絞って開ける候補になります。ただし条件があります。前の節で見た、誰の権限で読むのかを試しの環境で確かめ、本人の見られる範囲を超えないことが分かってからです。確かめられないうちは、試しの数人に限ります。

気をつけたいのは、要約の中身の正しさです。AIは、履歴の中の古い連絡と新しい連絡を取り違えたり、担当の違う顧客の話を混ぜたりすることがあります。要約に、どの記録から書いたのか根拠を書かせると決めておけば、商談の前に元の記録を開いて確かめられます。

もう1つの注意は、要約をそのまま顧客への連絡に使わないことです。要約は社内の準備の材料で、顧客に送る文面は本人が元の記録を見て書きます。要約の文章を社外に出す前に人が確かめる、という一行を営業の部署の案内に入れておきます。

シナリオ2：マーケが、メールの配信の結果を文書にまとめさせる

マーケの担当者が、月の報告のドキュメントを作るときに、HubSpotやメールチンプの配信の結果を読ませ、件数や開封の傾向をまとめさせる場面です。読む情報の多くは集計の数字で、個人の名前は出てこないことが多いため、営業の場面より扱いやすく見えます。

ただし、答えを貼る先が共有の文書だという点が違います。報告の文書は部署の外にも配られます。まとめの中に、特定の顧客の会社名や、配信を止めた人の名前が混ざると、それが文書を見られる全員に届きます。数字だけを載せる、という決まりを先に置いておきます。

数字の正しさも、人が確かめます。AIが読んだ数字と、HubSpotの画面の数字が、集計の期間や条件の違いでずれることがあります。報告に載せる数字は、元の画面で1つずつ照らし合わせるところまでを担当者の作業にします。AIに任せるのは、傾向の文章の下書きまでです。

この場面は、マーケの部署に絞って開ける候補です。報告の書式に「顧客の名前を載せない」「数字は元の画面と照らし合わせた」の2つの確認の欄を足しておくと、決まりが書式の中で守られます。

シナリオ3：共有の文書に、顧客の情報が貼られる

注意が要るのは、Geminiの答えの中身が、共有の文書やスプレッドシートに貼り付けられる場面です。接続を使った本人は、自分の権限で顧客の情報を読んでいます。それを共有の文書に貼った時点で、HubSpotを使えない人にも、その情報が見えるようになります。

さらに、ワークスペースのGeminiは、利用者が見られる文書をもとに答えます。貼られた顧客の情報は、その文書を見られる別の社員がGeminiに何かを尋ねたとき、答えの材料になり得ます。顧客の記録を直接読む権限が無い人の答えに、顧客のデータが混ざる、という経路がここで生まれます。

この経路は、接続の設定では止められません。止めるのは、貼り方の決まりです。個人の名前や連絡先を含む答えは、共有の文書に貼らないを、接続を開ける部署すべての共通の決まりにします。どうしても載せる必要があるときは、閲覧の範囲を絞った文書に限ります。

すでに貼られてしまった文書を見つけるのは難しい作業です。だからこそ、開ける前の案内で最初に伝える項目にします。ワークスペースのAIが今の共有の状態をそのまま答えに使うという一般論は、ワークスペースに入るAIの開ける範囲を扱った別の記事で整理しています。

シナリオ4：チャットのスペースで、顧客のことを尋ねる

ヘルプは、チャットでも連携を使えると書いています。部署や案件のスペースで、誰かがGeminiにHubSpotの顧客のことを尋ねると、その答えはスペースの参加者の目に入ります。参加者の中に、HubSpotを使わない人や社外の人がいれば、情報の行き先は一気に広がります。

チャットのスペースは、参加者が後から増えたり、過去のやり取りを新しい参加者が読めたりします。文書に比べて、どこまで情報が届くかを見通しにくい場所です。そのため、この場面は、止めるか、使えるスペースを限るのが目安になります。

止める場合は、チャットだけを止める設定が自社の管理コンソールにあるかを確かめます。見当たらなければ、接続そのものを部署で絞ったうえで、顧客の名前が出る問いは、チャットのスペースでは尋ねないという決まりを案内で伝えます。決まりで守る部分が残ることは、正直に社員に伝えておきます。

社外の人が入るスペースでは、特に厳しく扱います。取引先と共同で使うスペースで、別の顧客の情報が答えに出てしまうと、取り返しがつきません。社外の人が入るスペースの一覧を情シスが持っているなら、その一覧を案内に添えます。

どの部署に開けるかは、データの持ち主と情シスが決める

線を引く作業を、情シスだけで進めるのは無理があります。情シスが分かるのは設定と権限の仕組みで、顧客の記録にどんな情報がどの粒度で入っているか、どの情報が社外に出ると困るかは、HubSpotを運用しているマーケや営業の側が知っています。決める場には、データの持ち主を必ず入れます。

分担はこう分けると進めやすくなります。情シスは、既定の状態と止め方を確かめ、試しの環境で権限の引き継ぎを確かめます。データの持ち主は、場面ごとの表を見て、読ませてよい情報と答えの行き先を決めます。そのうえで両者の合意として、部署ごとの扱いを決めます。

HubSpotの側で、閲覧の範囲をチームごとに分けているかどうかも、持ち主が確かめる項目です。分けていない会社では、Geminiの接続の線を細かく引いても、元のHubSpotの側の権限が広いままなら、読める範囲も広いままです。接続を開ける前に、元の権限の見直しが先になることもあります。

決めた内容は、情シスの管理の文書と、マーケの運用の文書の両方に同じ形で残します。片方にしか無いと、担当者が変わったときに、なぜその部署だけ開いているのかが分からなくなります。

AIに任せる範囲と、人が確認する範囲を先に決める

接続を開ける部署でも、AIに任せる仕事は要約と下書きまでに限ります。顧客の記録の要約、配信の結果の傾向の文章、報告の文書の下書きです。顧客にどう対応するか、どの顧客を優先するかは、AIに判断させないと、部署の案内に書きます。

人が確認する範囲も、開ける前に決めておきます。社外に出る文章、共有の文書に載せる数字、顧客の名前を含む答えの3つは、必ず人が元の記録と照らし合わせます。確認の範囲が先に決まっていれば、社員は「どこまで確かめればよいか」で迷いません。

情シスの側でも、AIを下書きに使えます。社員への案内の文や、利用の決まりに足す一節の下書きを作らせ、告知とヘルプのどの一文をもとに書いたのか、根拠を書かせる形にします。根拠の無い説明が案内に混ざると、仕様の誤解がそのまま社内に広がります。

開けるまでの流れは、次の5つにまとめられます。どの段でも、確かめた日付と読んだページの名前を記録しておきます。

外部の接続でやりがちな失敗

ここまで見てきた場面の中で、運用を始めた会社がつまずきやすい形を並べておきます。どれも、既定でオンの状態を知らないまま、あるいは一律の判断で済ませたことで起きる失敗です。

• 既定でオンだと気づかず、決まりの無いまま社員が自分でつなぎ始める
• 告知の設定だけを変え、試しの社員の画面で入口が消えたかを確かめない
• 全社で一律に止めてしまい、要約の手間を減らしたい営業の現場が別の道具に流れる
• HubSpotの側の閲覧の範囲を見直さないまま、接続の線だけを細かく引く
• 答えを共有の文書やチャットに貼り、顧客の記録を読めない人の目に触れさせる

3つ目の失敗は見落とされがちです。一律に止めると、情シスの管理の外で、社員が個人の判断で別のAIの道具に顧客の情報を貼り付ける、という別の危うさが生まれます。止める場合でも、代わりにどの道具をどう使えばよいかを、同じ案内の中で示しておきます。

失敗の多くは、決める人がはっきりしていないことから起きます。情シスが設定を持ち、データの持ち主が中身を持つ、という分担を先に決めておけば、どの失敗も早い段階で誰かが気づけます。気づいた人が誰に知らせればよいかも、案内の最後に一行添えておきます。

よくある質問

Geminiの接続で、HubSpotの記録が書き換えられることはありますか

利用者向けのヘルプによると、いまの連携は情報を探したり見つけたりする読み取りの操作だけに対応していて、外部のアプリに変更を加えることはできません。ただし仕様は変わることがあるので、更新情報を定期的に確かめ、書き込みが加わったら線を引き直す前提で運用します。

管理コンソールで止めれば、社員は使えなくなりますか

告知は、管理コンソールで組織部門やグループの単位で管理できると書いています。一方、管理者向けのヘルプは、アプリのアクセス制御では連携を止められず、アプリをブロックにしても使えてしまうと注意しています。設定を変えた後は、試しの社員の画面で入口が消えたかを必ず確かめます。

HubSpotを契約していない社員にも影響はありますか

ヘルプには、連携によっては外部のサービスの契約が無いと使えないと書かれています。HubSpotのアカウントを持たない社員が、接続で直接顧客の記録を読むことは考えにくいです。ただし、誰かが共有の文書に貼った顧客の情報は、文書を見られる人の目に入り、答えの材料にもなり得ます。

社員がつないだ接続は、どうやって切れますか

ヘルプによると、利用者は自分のグーグルのアカウントのセキュリティの設定にある、外部のアプリとサービスへの接続の一覧から削除できます。部署の扱いを「止める」に変えたときは、設定の変更に加えて、社員に自分で切る手順も案内しておくと確実です。

まとめ

2026年9月15日、ワークスペースのGeminiに、HubSpotやメールチンプを含む7つの外部ツールとの接続が加わり、Geminiを使える利用者には既定でオンで届きました。いまの接続は読むだけで、書き換えはできません。止め方は告知とヘルプで書きぶりが違い、いつもの止め方が効かない場合もあるので、自社の画面で確かめます。誰の権限で顧客の記録を読むのかは、試しの環境で確かめるまで最も狭く扱います。営業の要約、配信の結果のまとめ、共有の文書、チャットの場面ごとに、データの持ち主と情シスが一緒に、開ける・部署で絞る・止めるを決めていきましょう。

※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。