商談後のフォローメール案を過去のやり取りから生成する

処理の起点を決める

商談メモが保存されたことを起点にします。

会議終了を自動トリガーにしない理由は、対面商談や電話商談が含まれるためです。オンライン会議に限定すると、対象の半分を取りこぼします。営業担当が「商談メモを所定の場所に貼る」という1つの動作を起点にすれば、商談形態を問わず動きます。

具体的には次のいずれかです。

• CRMの商談メモ欄が更新されたとき（HubSpotのワークフロー、またはWebhook）
• Slackの専用チャネルに投稿されたとき
• Google Docsの指定フォルダにファイルが作られたとき

入力データを集める

過去のメール履歴を渡すことが、この構成の中心です。 これがないと、生成されるのは一般的なお礼メールにしかなりません。過去のやり取りを渡すことで、相手の呼び方（「◯◯様」か「◯◯部長」か）、これまでの論点、前回約束したことが反映されます。

データの取得方法を決める

メール履歴： Gmail API の users.messages.list に q=from:{顧客ドメイン} OR to:{顧客ドメイン} を指定して検索し、直近5件のスレッドを取得します。全文ではなく、本文の先頭1,000字程度に切り詰めます。署名と引用部分（> から始まる行）は落とします。

案件情報： HubSpot の CRM API でコンタクトと関連するディールを取得します。商談メモがCRM内にある場合は、同じレコードから引けるため追加の呼び出しは不要です。

AIへ渡す前に整形する

1. 引用と署名の除去 … メールの引用部分は同じ内容が何重にも入るため、そのまま渡すとトークンの大半が引用で埋まります
2. 自動送信メールの除外 … 配信停止案内、資料ダウンロードの自動返信などを、送信元アドレスのパターンで落とします
3. 担当者名の確定 … 過去メールの署名から相手の氏名と役職を拾い、CRMの値と食い違う場合はCRM側を優先します

AIに処理させる

生成する文面に、次の4要素を必ず含めさせます。

指示内容を固定する

あなたは法人営業の担当者です。
以下の商談メモと過去のやり取りをもとに、商談後のフォローメール本文を作成してください。

【厳守事項】
- 商談メモに書かれていない約束、数字、日程を作らないでください。
  宿題や次回日程がメモにない場合は、その段落ごと省いてください。
- 過去のやり取りに合わせて、相手の敬称と呼び方を揃えてください。
- 「ぜひご検討ください」「よろしくお願いいたします」だけで終わる
  内容のない段落を作らないでください。
- 本文は400〜600字。挨拶文で字数を埋めないでください。
- 価格、納期、契約条件について、メモにない条件を提示しないでください。

【文面の構成】
1. お礼（1〜2文）
2. 本日の論点（箇条書き2〜4点）
3. 弊社の宿題と返答期限
4. 次回のご提案

【顧客情報】
会社名: {company} / 担当者: {contact_name} {title}
案件フェーズ: {stage} / 前回商談日: {last_meeting_date}

【過去のやり取り（直近5往復）】
{email_history}

【本日の商談メモ】
{meeting_notes}

「価格、納期、契約条件について、メモにない条件を提示しない」の1行が重要です。 これがないと、AIは商談の流れから「初期費用は無料でご提供できます」といった、誰も言っていない条件を書きます。顧客に送られた時点で、それは会社の意思表示になります。

出力形式を固定する

件名と本文を分けて返させます。件名はメールクライアントの別欄に入るためです。

{
  "subject": "",
  "body": "",
  "omitted_sections": [],
  "needs_check": []
}

• omitted_sections … メモに情報がなくて省いた段落の名前。「次回のご提案」が入っていれば、担当者は日程を自分で足す必要があると分かります
• needs_check … AIが判断に迷った箇所

JSON Schemaで形式を固定できるLLM APIを使うと、後段の処理が安定します。

システムへ連携する

生成された件名と本文を、Gmailの下書きとして保存します（Gmail API の users.drafts.create）。担当者は普段どおりGmailを開き、下書きを確認して送ります。

新しい画面を作らないことが、この構成では効きます。専用の承認画面を作ると、営業担当はそこを見に行かなくなります。既に毎日開いているGmailの下書きフォルダに入れておけば、運用に乗ります。

送信後、HubSpotの活動履歴へ記録します。Gmailとの標準連携がある場合は、それに任せて構いません。

人が確認する

全件、人が確認して送信します。段階的な自動化もしません。

理由は、顧客へ直接届く文面だからです。CRMへの登録なら誤りを後から直せますが、送信済みのメールは取り消せません。この構成で削減しているのは「書く時間」であって、「確認する責任」ではありません。

例外に対処する

記録を残す

• 生成した本文（送信前）
• 実際に送信された本文
• 両者の差分

差分は、そのままプロンプト改善の材料になります。「毎回、次回提案の段落が書き直されている」と分かれば、その部分の指示を見直せます。