設備投資の稟議に付ける投資回収の試算と、過去の投資実績との比較を作る

処理の起点を決める

投資稟議が財務部へ回付されたときを起点にします。稟議システムのワークフローで、財務部の承認ステップに入った時点です。

申請の登録時ではなく、回付時にしてください。 申請部門が作成中の段階では、資料が揃っていません。上長の承認を経て財務部へ回ってきたものだけを対象にします。

Power Automate では、これは自動のトリガーに当たります。イベントが発生した後にタスクを自動的に実行するクラウドフローの形です。稟議システムにコネクタがなければ、回付通知のメールをトリガーにします。

もう1つの起点として、投資の実行から1年後に、その投資の実績を確認する処理を置きます。これがBeforeの（f）への対処です。 承認時の見込みと、1年後の実績を並べる資料を自動で作り、担当者が確認します。振り返りの仕組みがないと、過去の投資との比較は永久に作れません。

入力データを集める

データの取得方法を決める

申請資料： 稟議システムから添付ファイルを取得します。PDF、Excel、Word が混在します。 Excel の効果試算表は、表として読み取れるかを確認してください。数式が入ったセルは、計算結果ではなく数式として取得されることがあります。

投資の判断基準： ここが、この構成の前提です。次の5点が文書で決まっている必要があります。

「決まっていない」ことが、この構成に着手して初めて分かることがあります。 その場合、規程を決めるのが先です。基準がなければ、AIが抽出した前提値をどう使うかも決まりません。

固定資産台帳と過去の稟議： 類似投資の検索に使います。設備の種類（分類コード）、金額帯、取得年月、部門で絞り込めるようにします。分類コードが細かすぎると似た投資が見つからず、粗すぎると関係ないものが並びます。

投資後の実績： 多くの企業に、この記録がありません。この構成を作るのと同時に、記録を始めてください。 1年たてば比較できる材料が1年分たまります。過去に遡って作る必要はありません。

AIへ渡す前に整形する

1. 添付資料の仕分け … 申請書、見積書、効果試算、その他（カタログ、図面）に分けます。カタログは判断に使わないため、渡しません
2. 見積書の複数社対応 … 相見積を取っている場合、採用予定の1社を特定します。申請書に書かれていなければ、最安値とは限らないため人へ回します
3. 金額の単位の統一 … 千円単位と円単位が混在します。取り込み時にそろえます
4. Excel の数式の展開 … 効果試算表の数式を値に展開してから渡します。数式のまま渡すと、計算の根拠が読み取れません
5. 過去稟議の検索キーの生成 … 設備の種類、金額帯、部門から、検索の条件を組み立てます

AIに処理させる

2つの工程に分けます。

前提値を抜き出す工程：

過去の投資と対比する工程：

「今回への示唆」は、事実の指摘までにとどめます。 「今回も稼働率を下げて見るべきです」とは書かせません。過去にこうだった、という事実を示すだけです。 判断は人が行います。

効果額の推定、回収年数の計算、投資の可否はさせません。 計算は表計算で行い、可否は人が決めます。

指示内容を固定する

前提値を抜き出す側の指示は次のようになります。

あなたは財務部の投資審査を支援する担当者です。
下の投資稟議の申請資料から、審査に必要な項目を抜き出してください。

【厳守事項】
- 資料に書かれている数値をそのまま抜き出してください。
  単位の換算、四捨五入、税込・税抜の変換をしないでください。
  金額は数値で返し、単位を別の項目で示してください。
- 書かれていない項目は null にし、missing_items に項目名を入れてください。
  **一般的な相場や、同種の設備の標準的な値で埋めないでください。**
  例：「この種の設備の耐用年数は通常10年」と補わないでください。
- 効果の算出根拠は、資料に書かれた計算の中身をそのまま写してください。
  「5名 × 2時間 × 250日 × 3,000円」のような式があれば、その式を写してください。
  式がなく結論だけの場合、basis を null にし、missing_items に「効果の算出根拠」を入れてください。
- 資料間で数値が食い違っている場合、inconsistencies に両方の値と出所を書いてください。
  どちらが正しいかを判断しないでください。
- 効果額を推定しないでください。回収年数を計算しないでください。
- 投資すべきかどうか、金額が妥当かどうかを書かないでください。

【申請書】
{application_document}

【見積書】
{quotation_document}

【効果の試算資料】
{effect_document}

【審査に必要な前提値の一覧】
投資額の内訳（本体 / 付帯工事 / 据付 / 初期費用）/ 補助金の有無と金額 /
耐用年数 / 想定稼働率 / 年間保守費用 / 効果の立ち上がり時期 /
既存設備の除却の有無と残存簿価 / 効果の算出根拠 / 効果が及ぶ期間

「一般的な相場で埋めない」の1行が、この構成でもっとも重要です。 これを書かないと、AIは耐用年数の欄に「10年（法定耐用年数）」と補います。その数字で回収年数を計算すると、誰も検証していない前提に基づく判断になります。 書かれていないことは、書かれていないと示すのが正しい動作です。

「どちらが正しいかを判断しない」も必要です。 申請書に「1,800万円」、見積書に「1,950万円」と書かれていることがあります。付帯工事を含むかどうかの違いかもしれませんし、見積が更新されたのかもしれません。 AIが片方を選ぶと、その判断が見えなくなります。

過去の投資と対比する側の指示は次のようになります。

下の今回の投資と、過去に承認した類似の投資を対比してください。

【厳守事項】
- 下に与えた過去の投資の記録に書かれていることだけを使ってください。
  記録にない事情を推測しないでください。
- 各過去投資について、今回とどう似ているかを1行で書いてください。
  似ていない場合は similarity を "low" にし、対比を書かないでください。
- 当時の見込み効果と、実際の実績が記録にある場合、その差を数値で示してください。
  実績の記録がない場合は actual を null にし、"実績の記録なし" と書いてください。
  **推測で実績を書かないでください。**
- 差が出た理由は、実績の記録に書かれている内容だけを写してください。
- 今回の投資への助言を書かないでください。
  「稼働率の見込みを下げるべき」といった提案をしないでください。
  過去にどうだったかという事実の提示までにとどめてください。

【今回の投資】
{current_investment}

【過去の類似投資（検索結果・上位5件）】
{past_investments}

出力形式を固定する

{
  "application_id": "",
  "investment": {
    "equipment_name": "",
    "category": "",
    "requesting_department": "",
    "amount_breakdown": {
      "main": 0, "installation": 0, "construction": 0, "initial_cost": 0, "unit": "円 | 千円"
    },
    "subsidy": { "exists": false, "amount": 0 },
    "total_amount": 0,
    "tax_basis": "税抜 | 税込 | 不明"
  },
  "assumptions": {
    "useful_life_years": 0,
    "utilization_rate": 0,
    "annual_maintenance_cost": 0,
    "effect_start_month": "",
    "existing_asset_disposal": { "exists": false, "book_value": 0 },
    "effect_duration_years": 0
  },
  "effects": [
    { "type": "", "annual_amount": 0, "basis": "", "unit": "" }
  ],
  "missing_items": [],
  "inconsistencies": [
    { "item": "", "value_a": "", "source_a": "", "value_b": "", "source_b": "" }
  ],
  "past_comparisons": [
    {
      "past_application_id": "",
      "equipment_name": "",
      "acquired_on": "",
      "amount": 0,
      "similarity": "high | medium | low",
      "similarity_note": "",
      "planned_effect": 0,
      "actual_effect": 0,
      "gap_reason": ""
    }
  ]
}

JSON Schema を指定して出力を固定します。Claude API では output_config.format にJSONスキーマを渡すことで、応答をスキーマに沿った形に制約できます。

missing_items が、この構成でもっとも役に立つ項目です。 従来は資料を読みながら「これも書いてない、あれも書いてない」と気づくたびに照会していました。最初にまとまって出れば、1回のメールで全部聞けます。 照会の往復が1回で済むだけで、審査の日数が数日縮みます。

tax_basis を持たせている理由があります。 見積書が税抜で、効果の試算が税込のことがあります。回収年数の計算でここを間違えると、1割近くずれます。 不明なら「不明」と返させ、人が確認します。

システムへ連携する

抽出結果と計算結果から、審査シートを作ります。

回収年数を「算出不可」と表示する設計が重要です。 前提が欠けているのに、既定値を入れて計算すると、その数字が独り歩きします。 投資委員会の資料に「回収3.2年」と書かれたら、誰もその前提を疑いません。欠けているなら、欠けていると示してください。

照会のメール文の下書きを添えると、往復が減ります。 「耐用年数、想定稼働率、年間保守費用について、資料からは読み取れませんでした。ご教示ください」という文を、missing_items から機械的に作れます。

稟議システムへの書き戻しは行いません。 審査の結果は、既存の承認フローに従います。

人が確認する

全件、財務部の担当が確認します。抽出結果をそのまま投資委員会へ出しません。

理由は3つあります。1つは、抽出の誤りが判断の誤りに直結するためです。投資額の桁を1つ読み違えれば、回収年数が10倍変わります。2つ目は、missing_items の妥当性を見る必要があるためで、実は資料の別の箇所に書かれていることがあります。3つ目は、過去の投資との類似性の判断に、当時の事情を知っている人の目が要るためです。

確認を速くするための設計が効きます。

• 抽出された値の横に、出所（資料名とページ）を表示する
• 申請資料のPDFを、確認画面の横で開けるようにする
• inconsistencies を最上部に出す（食い違いは必ず解消してから進む）
• missing_items をチェックリストの形で表示し、照会文の下書きを添える
• 過去の投資を、見込みと実績の差が大きい順に並べる
• 投資額の桁を、漢数字（「約1,800万円」）でも併記する（桁の読み違いに気づける）

最後の項目が効きます。 「18,000,000」と「180,000,000」は見間違えます。「約1,800万円」と併記されていれば、すぐ分かります。

例外に対処する

記録を残す

この記録は、投資判断の経緯を説明する資料になります。

• 申請資料の原本
• 抽出結果と、その出所（資料名・ページ）
• missing_items と、照会の内容・回答
• 計算した回収年数と、使った前提値
• 適用した計算ルールの版
• 過去投資との対比の内容
• 投資委員会での決定と、その理由
• 投資実行から1年後・3年後の実績確認の記録

最後の項目が、この構成を長期的に価値あるものにします。 実績の記録がたまって初めて、「過去の投資との比較」が意味を持ちます。記録がなければ、この構成の半分は機能しません。

「適用した計算ルールの版」も残してください。 計算ルールは見直されます。「3年前の投資は、当時のルールで4.2年と計算された」ことが分かれば、比較のときに補正できます。