職務発明の実績報奨の申請を、職務発明規程の算定式と事業部から出た実施の実績に照らして判定し、算定の誤りと根拠の不足を知財の担当へ返す

処理の起点を決める

事業部の窓口が、申請書と実績の報告をフォルダに保存したことを起点にします。 フォルダは事業部ごとに分け、ファイル名に特許の番号と実績期間を付ける取り決めにします。保存のたびに1件ずつ動かします。

これとは別に、毎月1日に「今月に実績期間が満了する特許」の一覧を作ります。 知財管理システムの登録日から機械的に出せるので、申請が届いていない特許を事業部の窓口に知らせられます。 申請を待つだけだと、実施が止まった特許と申請を忘れた特許の区別がつきません。

処理が終わった申請は「確認済み」へ移し、移すのは成功したときだけにします。同じ特許の申請が直して出し直されたときは、前回の指摘一覧と並べて判定します。

入力データを集める

質を決めるのは、4行目の細則の「寄与度の考え方と例」です。 寄与度の理由が足りているかを判定するには、何が書かれていれば足りるとするかの物差しが要ります。経験の長い担当者が過去の申請で認めた例と認めなかった例を、細則の付録として書き出します。

5行目のこれまでの申請は、重なりを見つけるために使います。 製品の型番と期間で引き、同じ製品に寄与度を主張している特許がほかにあれば、寄与度の合計を出します。 製品の名前の揺れを吸収するため、事業部ごとの製品の型番と商品名の対応表も用意します。

データの取得方法を決める

実績の報告の表は、「シート名・行・列」の位置を付けて書き出します。 AIが取り出した売上高が、報告のどのセルから来たかを機械で確かめるためです。位置が付いていないと、AIが別の製品の行や、税込の列を拾っても気づけません。

知財管理システムから API で引けない場合は、毎日1回、特許の一覧を書き出す運用でも足ります。 発明者と持分は頻繁には変わらないためです。ただし、権利の状態（消滅したか）は実績期間に関わるので、書き出しの日付を指摘一覧に表示します。

AIへ渡す前に整形する

1. ファイルの確認 … 申請書と実績の報告の両方がそろっているかを見ます。片方だけなら事業部の窓口に戻します
2. パスワードの確認 … パスワードのかかった PDF は扱えないため、外して保存し直してもらいます
3. 表の書き出し … 表計算のシートを位置付きのテキストにします。隠しシートと非表示の列も書き出し、その旨を付けます
4. 特許の記録の付与 … ファイル名の特許番号で知財管理システムの記録を引き、登録日から実績期間を出します
5. 細則の版の選択 … 実績期間の始まりの日に有効だった細則の版を選びます
6. 製品の名寄せ … 型番と商品名の対応表で、申請と報告の製品の名前をそろえます
7. 同じ製品の申請の抽出 … 名寄せした製品と期間で、ほかの特許の申請を引きます

3番目の「隠しシートと非表示の列」を軽く見ないでください。 実績の報告には、税込と税抜の列、予算と実績の列が並んでいて、使わない列を非表示にしていることがあります。 書き出さないと、AIが表示されている列だけを見て別の数字を拾います。書き出したうえで、どの列を使うかを細則で決めておきます。

5番目は、規則で決めます。 細則は改訂されるため、どの版で算定するかを間違えると、実施料率の表そのものが違います。 申請書に版の記載が無くても、実績期間から機械的に選べます。

AIに処理させる

AIの仕事は2回に分かれます。 1回目は値と根拠の記述の取り出し、2回目は根拠の判定です。間にプログラムの照合と検算を挟みます。

1回目：取り出し

2回目：根拠の判定

寄与度の数字が妥当かは判定させません。 判定するのは、理由として書くべき要素がそろっているかだけです。「30％は高すぎる」はAIの仕事ではなく、審査の会議の仕事です。

4行目がいちばん起きやすい失敗です。 申請書の売上高と実績の報告が違うと、AIは親切に報告の値で「正しい売上高」を返します。それでは、事業部の窓口が何を誤ったのかが記録に残りません。 両方の値を並べて返させ、食い違いとして差し戻します。

指示内容を固定する

あなたは知財部で、職務発明の実績報奨の申請を確認する担当です。
渡された申請書、実績の報告（位置付きのテキスト）、細則だけを見てください。
推測で埋めないでください。

【1回目：取り出し】
- 申請書と実績の報告のそれぞれから、次の値を取り出してください。
  売上高、実施料収入、実施料率、寄与度、発明者ごとの持分、申請の金額
- 各値に、原文の引用（quote）と位置（loc）を付けてください。
  実績の報告の位置は「シート名!行!列」で書いてください。
- 単位（円・千円・百万円）と、税込・税抜の別を分けて返してください。分からなければ unknown。
- 申請書と実績の報告で値が違っても、どちらかに合わせないでください。両方を返してください。
- 計算をしないでください。合計や掛け算の結果を値として返さないでください。

【2回目：根拠の判定】
次の4つについて、sufficient / insufficient / not_applicable を付けてください。
  ① 寄与度の理由   ② 実施の説明（製品のどの部分が、どの請求項に当たるか）
  ③ 同じ製品のほかの特許との分け方   ④ 退職・異動した発明者の扱い
- 物差しは【細則の考え方と例】です。そこに無い基準を持ち込まないでください。
- insufficient のときは、細則のどの要素が書かれていないかを missing_elements に挙げてください。
- 寄与度や実施料率の数字が高い・低いと書かないでください。妥当な値を示さないでください。
- 相当の利益として適切かどうかを書かないでください。
- evidence には根拠にした原文をそのまま写してください。

【細則の版】{rule_version}
【細則の考え方と例】{rule_text}
【特許の記録】{patent_record}
【同じ製品のほかの申請】{related_claims}
【申請書】{application}
【実績の報告（位置付き）】{report_text}

「計算をしない」と「どちらかに合わせない」を1回目に書くのは、どちらもAIが自然にやってしまうからです。 売上高と実施料率が並んでいれば掛けたくなり、2つの数字が違えば正しそうなほうを選びたくなります。計算は規則の仕事、食い違いは人の判断の材料と分けます。

「数字が高い・低いと書かない」も明記します。 何も言わなければ、AIは過去の一般論で「寄与度30％はやや高い」と書きます。それが指摘一覧に載ると、審査の会議の前に額が決まったかのように受け取られます。

出力形式を固定する

1回目は次の形のJSONで受け取ります。

{
  "patent_no": "",
  "period": { "from": "", "to": "" },
  "values": [
    {
      "item": "sales | royalty_income | royalty_rate | contribution | share | amount",
      "inventor": "",
      "source": "application | report",
      "value": 0, "unit": "yen | thousand_yen | million_yen | percent",
      "tax": "excluded | included | unknown",
      "quote": "", "loc": ""
    }
  ],
  "products": [ { "name": "", "claims_mapping_quote": "" } ],
  "contribution_reason_quote": "",
  "inventor_notes_quote": ""
}

2回目は、4つの項目ごとに status・missing_elements・evidence を返します。

1つ目の理由は、source で申請と報告を並べられることです。 同じ item に application と report の2つの値があれば、プログラムが単位をそろえて比べ、違えば食い違いとして指摘します。

2つ目は、検算を規則で行えることです。 プログラムは取り出した値で次の照合と計算をします。

3つ目は、quote と loc で原文に戻れることです。 プログラムは loc の位置に quote があるかを照合し、無ければ「引用不一致」として担当者に回します。 金額に関わる数字なので、出どころを確かめられない値は検算に使いません。

システムへ連携する

知財管理システムと算定表には書き込みません。 発明者や持分の食い違いが見つかっても、記録を直すのは担当者で、発明者と事業部に確かめてからです。

差し戻しの文は下書きにとどめます。 事業部の窓口への連絡は担当者の名前で送ります。発明者への通知は、審査の会議で額が決まった後に、知財部の手続きとして行います。

人が確認する

知財の担当者が、指摘一覧の全件と、寄与度の理由の原文を見ます。

1. 規則の指摘を先に見る … 売上高の食い違い、持分の合計、発明者の不一致、実施料率、金額の検算。loc の原文で、取り出しが正しかったかを確かめます
2. 重なりの指摘を見る … 同じ製品のほかの特許との寄与度の合計。前の月に別の担当者が見た申請と重なっていないか
3. 根拠の insufficient を見る … 細則のどの要素が書かれていないかを確かめ、差し戻すかを決めます
4. 寄与度の理由は、指摘が無くても読む … 審査の会議で説明するのは担当者です
5. 差し戻しの文の下書きを直して送る

審査の会議に回すときは、検算の結果と指摘一覧を資料に付けます。 会議で額を決めるのは人ですが、どの数字がどこから来たかが資料に残っていれば、決め方の説明ができます。

額が決まったら、発明者に知らせて意見を受け付けます。 特許法第35条第6項の指針では、意見の聴取について、一旦決定した相当の利益を与えた後に意見を求める場合や、一定期間意見を受け付ける制度が周知されている場合も、意見の聴取がなされたと評価されるとされています。意見が届いたときに答えられるよう、この構成のログを使います。

例外に対処する

7行目の「保留」は、重なりを見落とさないための扱いです。 同じ製品の別の特許の申請が翌月に届くことがあります。そのときに前の月の申請も一緒に見直せるよう、保留の印を残します。

記録を残す

• 申請書と実績の報告の版ごとのファイルと、受け取った日時
• 書き出した位置付きのテキストと、知財管理システムから引いた記録とその日付
• Claude API の応答の JSON の全文と、使ったプロンプトの版
• 検算に使った値、細則の版、算定式の版と、計算の結果
• 担当者が差し戻した理由と、直って戻ってきた版
• 審査の会議で決まった額と、その資料
• 発明者への通知の日と、届いた意見とその答え

4つ目の「検算に使った値と版」が、この構成でいちばん大事な記録です。 報奨の額について発明者から質問や不服が届いたとき、どの数字に、どの版の算定式を当てたかを、その日のまま示せることが要ります。指針では、意見の聴取の対象となる意見に質問や不服等を含むとされています。

保存の期間は、知財部の文書の規程に合わせて決めてください。 実績報奨は特許の存続期間にわたって続くため、同じ特許の過去の算定と並べて見られる形で残します。