製造現場で手書きされる設備の日常点検チェックシートを読み取り、点検結果と測定値を保全の台帳にそろえて、「否」のままの設備と記入漏れを保全担当へ出す

処理の起点を決める

班長が毎日の終業時に、その週のシートをスキャンして取込フォルダに保存することを起点にします。 シートは設備の横に掛けたまま使うので、スキャンしたら元の場所に戻します。 ファイル名には、スキャンした日付とラインの記号を入れる設定にします。

Python のスクリプトを、社内のサーバーで1時間ごとに定時実行します。 取込フォルダの新しいPDFを順に処理し、台帳への書き込みまで成功したものだけを処理済みのフォルダへ移します。 失敗したものは取込フォルダに残り、次の実行で拾い直されます。

毎朝の一覧は、別のスクリプトで7時に作ります。 2交替の朝番が始まる前に、前日までの「依頼の無い×」が保全課と班長の手元にあるようにします。読み取りと一覧を分けておくと、読み取りが止まっていても、前日までの分の一覧は出続けます。

同じシートは月曜から土曜まで毎日スキャンされるので、1枚のシートが週に最大6回読まれます。 第2章の600件は「週の終わりに確定したシート」の枚数で数え、途中のスキャンは同じ件の更新として扱います。

入力データを集める

質を決めるのは、設備マスタの「法定の点検項目かどうか」の列です。 労働安全衛生規則では、プレス等についてクラッチ及びブレーキの機能、一行程一停止機構・急停止機構及び非常停止装置の機能など、フォークリフトについて制動装置及び操縦装置の機能、荷役装置及び油圧装置の機能などを、その日の作業を開始する前に点検しなければならないとされています。これらの項目の空欄は、ほかの空欄より先に出します。

稼働の予定は、空欄を正しく数えるために使います。 停止していた日の列が空いているのは当然です。予定表で停止日と分かっている列は、空欄として数えません。

データの取得方法を決める

読み取りは、Python から Document AI の処理の API を呼ぶだけです。公式のページには Python のクライアントライブラリで応答を扱う例が載っています。返ってきた Document から次のものを取ります。

設備番号は、台帳の行を探す鍵です。 読み取った番号で設備マスタを引き、完全に一致する設備が1台だけあるときだけ結び付けます。 似た番号の設備に寄せることはしません。一致しなければ no_master として班長に確かめます。

表は、見出しの行で曜日の列を決めます。 headerRows に「月」「火」…「土」の見出しがあれば、その列の位置で曜日を決めます。見出しが読めないときに、列の並び順で曜日を推すことはしません。 1列ずれると、月曜の「×」が火曜の記録になり、保全依頼との照合が外れます。

AIへ渡す前に整形する

1. 書式の見直し（導入時に1回） … 点検部位を縦に結合したセルをなくし、1行に1項目、1列に1日の単純な格子にします。Form Parser の表の抽出は、行や列をまたぐセルの無い表が対象です
2. 設備番号の欄を独立させる … シートの上部に「設備番号：」の欄を1つだけ置き、手書きではなく印字した番号にします
3. 形式の確認 … Document AI の対象は PDF、GIF、TIFF、JPEG、PNG、BMP、WebP などです。複合機のPDFはそのまま入れられます
4. 画質の確認 … 公式には、スキャンは最低200dpiが望ましく、300dpi以上が一般に最もよい結果になるとされています。油の付いたシートのために、複合機の設定を300dpi以上に固定します
5. 1枚1ファイル … まとめてスキャンしたPDFはページごとに分けます。オンラインの処理は1回の要求で最大15ページです
6. 同じ週の重複の検知 … 同じ設備番号・同じ週のものが届いたら、新しいほうを正とし、古いほうと列ごとに比べます

1番目がいちばん効きます。 結合セルのあるシートは、人には見やすくても、表として読むと行の数がそろいません。書式を直すのは一度だけで、その後は毎日効きます。

6番目は、毎日スキャンする運用だからこそ要ります。 火曜に読んだ月曜の列と、水曜に読んだ月曜の列が違えば、誰かが後から書き足したか、読み取りが揺れたかのどちらかです。 どちらかは人が見るまで分からないので、changed の印を付けて一覧に出します。

AIに処理させる

させるのは、表のセルの文字を、点検項目ごとの判定と測定値にそろえることだけです。 基準との比較、受付簿との照合、空欄の数え上げは Python が行います。

Python が比べる規則は次のとおりです。

最後の行は、作業者の書き方の癖を拾います。 基準の範囲を知らない作業者は、値を書いて「○」を付けます。値は範囲の外なのに「○」が付いている行は、作業者への教え方を見直す材料になります。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 月曜から土曜まで「○」が並ぶ中に1つだけ空欄があると、AIは前後と同じ「○」として返そうとします。埋められた「○」は台帳の上では正しく見え、法定項目の空欄の一覧からその日が消えます。

指示内容を固定する

あなたは金属加工工場の保全課で、設備の日常点検チェックシートを
保全台帳に記録する担当です。
渡すのは、チェックシート1枚の読み取り結果（表と項目の値）です。
書かれている文字だけを使って、点検項目ごと・曜日ごとに値を並べてください。
推測で埋めないでください。

【やること】
1. machine_no：「設備番号」の欄の文字をそのまま写す
2. week_start：「週の開始日」の欄の日付をそのまま写す
3. 表の各行について item（点検項目名）を写し、
   月〜土の各セルを次のどれかにする
   ok（○・レ・良）／ng（×・否）／caution（△・要注意）／
   blank（セルに文字が無い）／unreadable（文字はあるが読めない）
4. セルに数字が書かれていれば value に数字、unit に単位をそのまま入れる
5. 備考欄や欄外の手書きの文は remarks にそのまま写す
6. 各セルの evidence に、根拠にした文字列をそのまま写す

【厳守事項】
- 空欄のセルを、前後の曜日の判定で埋めないでください。blank のままにします。
- かすれた数字を、前日の値や他の行の値から推さないでください。
- △ を ok や ng に置き換えないでください。caution のままにします。
- 曜日の見出しが読めない列は、並び順から曜日を推さず、
  day を unknown にしてください。
- 単位を換算しないでください。書かれた単位のまま返してください。
- 設備を止めるべきか、修理が要るかは書かないでください。
- 点検項目名が読み取り結果に見当たらない行は、item を空にし、
  note に「項目名なし」と書いてください。

【この設備の点検項目の一覧】{items}
【読み取り結果】{ocr_result}

点検項目の一覧を渡すのは、項目名の読み違いをそろえるためです。 「油圧」が「油庄」と読まれても、一覧に「油圧」があれば同じ行として扱えます。ただし、一覧に無い項目名を一覧のどれかに寄せることはさせず、見当たらなければ note に残します。

「△を置き換えない」を明記しないと、AIは ok か ng に寄せます。 判定は3値でも、後段の規則が2値に見えると、AIはそれに合わせようとします。△は保全課が「次に見に行くもの」として使う印なので、寄せた時点で意味がなくなります。

出力形式を固定する

Claude API の構造化出力を使い、次の形のJSONで受け取ります。 output_config.format に JSON スキーマを渡すと、応答がそのスキーマに沿った形になります。

{
  "file": "20261008_L2_0451.pdf",
  "machine_no": "P-12",
  "week_start": "2026-10-05",
  "rows": [
    { "item": "クラッチ及びブレーキの機能",
      "cells": [
        { "day": "mon", "status": "ok", "value": "", "unit": "",
          "confidence": 0.95, "evidence": "○" },
        { "day": "tue", "status": "ng", "value": "", "unit": "",
          "confidence": 0.91, "evidence": "×" },
        { "day": "wed", "status": "blank", "value": "", "unit": "",
          "confidence": 0.0, "evidence": "" }
      ], "note": "" },
    { "item": "油圧",
      "cells": [
        { "day": "mon", "status": "ok", "value": "6.8", "unit": "MPa",
          "confidence": 0.88, "evidence": "6.8" }
      ], "note": "" }
  ],
  "remarks": "火曜 ブレーキ効き遅い 班長へ"
}

1つ目の理由は、照合と比較をAIの外に出せることです。 AIが返すのはシート1枚の値までで、基準との比較と受付簿との照合は Python が行います。基準の範囲を直しても、受付簿の形が変わっても、AIを呼び直さずにやり直せます。

2つ目は、status で「保全が見るもの」と「読み直すもの」を分けられることです。 ng と caution は設備を見る候補、blank は点検の記録の不足、unreadable は画像を見直す候補です。blank と unreadable を混ぜると、かすれて読めなかっただけのセルを点検漏れとして班長に戻してしまいます。

3つ目は、remarks に備考が残ることです。 上の例のように、「×」の理由は備考に書かれていることが多く、一覧に備考がそのまま載っていれば、保全課は設備を見に行く前に当たりを付けられます。

公式のページでは、列挙の値の大文字・小文字までは保証されないとされているので、status と day は Python で正規化してから使います。stop_reason が max_tokens のときは出力が途中で切れているので、台帳に書かずに呼び直します。

システムへ連携する

受付簿には書き込みません。 「依頼の無い×」が見つかっても、保全依頼を自動で起票することはしません。 班長がすでに口頭で保全課に伝えていて、受付簿への記入だけが漏れていることもあるからです。起票するかは保全課が確かめてから決めます。

保全台帳への書き込みは、判定・測定値・印の列だけにします。 設備マスタの基準の値は保全課の技術者が決めたもので、読み取った値で上書きしません。

人が確認する

1. 毎朝、「依頼の無い×」を見る … 保全課が設備を見に行くか、班長に電話で確かめます。1件ずつ、受付簿に記入するか「対応不要」とするかを決めて記録します
2. 基準外の値を見る … 範囲の外れ方と備考を見て、設備を見に行くかを決めます。単位の違う unit_mismatch は、書き方の問題として班長に戻します
3. 法定項目の空欄を見る … その日の点検が本当に無かったのかを班長に確かめます。点検していなかったなら、作業開始前の点検の運用そのものを見直します
4. unreadable と changed を見る … 画像を見て値を直します。直した記録は台帳の別の列に残します

1番目を毎朝にするのは、異常のある設備が動き続ける時間を短くするためです。 これまでは週明けまで分からなかったものが、翌朝には一覧に載ります。それでも一晩は空くので、異常を見つけた作業者が班長に伝える運用は、今までどおり続けます。 この構成は、その連絡が途切れたときの網です。

目標は、600枚をならして1枚1.5分です。 印の付くシートが2割前後という想定で、それより多い月は、書式か、特定のラインの書き方を疑います。

例外に対処する

2行目は、書式の見直しが済んでいないラインで集中して起きます。 崩れの多いラインから書式を直すと、例外はまとまって減ります。

記録を残す

• スキャンしたPDFと、スキャンした日付（紙の原本は、社内の規程で決めた期間、今までどおり保管する）
• Document AI が返したJSONの全文
• Claude API に渡した入力と、返ってきたJSON
• 保全台帳に書き込んだ値、付けた印、人が直した記録
• 毎朝の一覧の控えと、そのときの設備マスタの基準の版
• 「依頼の無い×」ごとに、保全課が確かめた結果（記入した・対応不要・設備を止めた）

毎朝の一覧の控えを残すのは、いつ気づけたかを後から示せるようにするためです。 設備の故障や災害が起きたとき、その前の点検で「×」があったのか、それを保全課がいつ知ったのかを説明できるようにします。基準の版を残すのは、基準を直したときに過去の印の意味が変わるからです。