棚卸の差異を、入出庫の記録から原因別に切り分ける

処理の起点を決める

トリガーは2つです。

1つ目は、循環棚卸の確定時です。差異が確定した時点で、候補の抽出を走らせます。

2つ目は、毎日の深夜バッチです。期ズレの検出には、翌月以降の記録が要ります。 未解決の差異について、後から反対の記録が現れていないかを毎日確認します。

この2つ目が実務で効きます。 「先月の差異が、今月の入荷計上で相殺された」ことが自動で分かれば、減耗として処理したものを取り消せます。

入力データを集める

「原因区分の定義」を先に固めてください。

「数え間違い」を安易に使わせないことが重要です。 実務では、原因が分からないものを「数え間違い」に寄せがちです。そうすると、本当の原因（誤出荷、盗難、計上漏れ）が見えなくなります。

「原因不明」の区分を必ず用意してください。 「分からなかった」を記録できないと、すべてが「数え間違い」になります。

データの取得方法を決める

3系統の横断が、この構成の要です。

「在庫管理システムには計上されていないが、WMSには作業記録がある」という組み合わせが、計上漏れの典型です。 1つのシステムだけを見ていては見つかりません。

備考欄の取得を忘れないでください。 「破損のため別置き」「客先で数量違い」といったメモが、伝票の備考欄に書かれています。これが手がかりの中心です。

過去の差異履歴： 過去2年分の棚卸差異と、確定した原因を一覧にします。循環棚卸なら、同じ品目が2回は登場しています。

AIへ渡す前に整形する

1. 差異の正規化 … 数量の差異と金額の差異を分けます。単価の高い品目は少量でも金額が大きくなります
2. 対象期間の設定 … 前回の棚卸日から今回までを対象にします。循環棚卸なら1年前からになるため、直近60日と全期間の2段階で見ます
3. 3系統のデータの突合 … 品番とロケーションで名寄せします。ロケーションコードの表記が系統で違うことがあります
4. ケース入数の適用 … 品目マスタからケース入数を取り、差異数が倍数かを判定します
5. 類似品番の抽出 … 品番の体系から、1〜2文字違いの品番を抽出します
6. 過去履歴の引き当て … 同じ品目の過去の差異と確定原因を用意します

AIに処理させる

機械的な照合は、プログラムで行います。

これらはすべて計算で決まります。LLMを使う理由がありません。

LLMにさせること：

原因を確定させないでください。 出すのは「候補」です。確定は担当者が伝票を確認して行います。

「数え間違い」を候補として出させないでください。 これは他のすべてを否定した結果として人が選ぶ区分です。AIに選ばせると、手がかりが弱い差異がすべてそこに寄ります。

指示内容を固定する

あなたは、棚卸差異の原因を追う担当者を支援する担当者です。
入出庫の記録から、原因の手がかりになる記述を拾ってください。

【厳守事項】
- 原因を確定しないでください。
  「この差異の原因は出荷計上漏れです」と書かないでください。
  「〜の可能性がある」という候補として示し、根拠を必ず添えてください。
- 「数え間違い」を候補として挙げないでください。
  これは他のすべてを否定したときに人が選ぶ区分です。
  手がかりが見つからない場合は、cause_candidates を空にし、
  「記録から手がかりが見つかりません」と書いてください。
- 記録にないことを推測しないでください。
  「おそらく別の棚に置かれたと思われます」と書かないでください。
- 在庫数の修正を提案しないでください。
  「帳簿を◯個に修正してください」と書かないでください。
- 備考欄やメモを引用するときは、原文のまま quoted_text に入れてください。
  要約しないでください。
- 伝票を根拠として挙げるときは、伝票番号と日付を必ず記載してください。
  根拠のない候補を出さないでください。
- 作業者の氏名が記録に含まれていても、指摘文に転記しないでください。
  誰の作業かではなく、何が起きたかを扱ってください。
- 確認事項は、担当者が伝票やシステムで確かめられる形で書いてください。
  「原因を調査してください」ではなく
  「伝票 A-12345（9月3日）の備考に『破損』とあります。廃棄の計上を確認してください」
  のように書いてください。

【原因区分の定義】
{cause_categories}

【この差異】
品番: {item_code} / 品名: {item_name} / ロケーション: {location}
帳簿数量: {book_qty} / 実地数量: {actual_qty} / 差異: {variance}
ケース入数: {case_qty} / 単価: {unit_price}

【機械的に抽出された候補】
{mechanical_candidates}

【直近60日の入出庫記録（備考欄を含む）】
{transaction_history}

【WMSの作業記録（メモを含む）】
{wms_records}

【この品目の過去の差異履歴と確定原因】
{past_variances}

「数え間違いを候補として挙げない」の1行が、この構成でもっとも重要な指示です。 これを書かないと、手がかりの弱い差異の大半が「数え間違いの可能性」で埋まります。そして、それを見た担当者が「やはり数え間違いか」と納得して処理します。 本当の原因は見つかりません。

「在庫数の修正を提案しない」も必ず入れてください。 在庫の修正は、金額の確定と会計処理を伴います。AIが提案してよい範囲ではありません。

出力形式を固定する

機械的な照合（プログラム）の出力：

{
  "variance_id": "",
  "item_code": "",
  "location": "",
  "book_qty": 0,
  "actual_qty": 0,
  "variance_qty": 0,
  "variance_amount": 0,
  "mechanical_candidates": [
    {
      "type": "timing_offset | similar_item_swap | case_unit_mismatch | return_pending | location_transfer | other_location_match",
      "matched_record": { "voucher_no": "", "date": "", "qty": 0, "system": "" },
      "match_strength": "exact | partial"
    }
  ],
  "past_variance_count": 0,
  "past_causes": []
}

LLM部分の出力：

{
  "variance_id": "",
  "findings": [
    {
      "source": "transaction_note | wms_memo | past_variance",
      "quoted_text": "",
      "voucher_no": "",
      "date": "",
      "relevance": ""
    }
  ],
  "cause_candidates": [
    {
      "category": "",
      "basis": "",
      "supporting_records": [],
      "confidence": "high | medium | low"
    }
  ],
  "questions_to_check": [],
  "recurring_pattern": "",
  "needs_review": []
}

quoted_text（備考欄の原文）を必ず残します。 「破損の記載あり」と要約されると、どの程度の記述かが分かりません。

cause_candidates に「数え間違い」は現れません。 区分の一覧から除外しておきます。担当者が画面で選ぶときにだけ表示します。

recurring_pattern には、同じ品目で繰り返している傾向を入れます。 「過去2年で4回差異が発生し、うち3回がロケーション違い」といった記述です。これが、個別の差異の処理から、原因の除去へ進む手がかりになります。

なお、Claude API には出力をJSONスキーマに沿わせる構造化出力の機能があります（2026-09-17時点ではベータ機能として提供）。600件を機械処理するため、利用できると安全です。

システムへ連携する

在庫数の修正と伝票の訂正を自動化しないでください。 在庫の修正は、棚卸減耗として損益に計上されます。会計上の処理であり、経理の確認を経て行うものです。

確定した原因の記録は自動化してください。 担当者がスプレッドシートで区分を選べば、履歴に蓄積されます。これがないと、翌年の同じ品目の差異で同じ調査を繰り返します。

人が確認する

すべての差異について、原因の確定は人が行います。

見る優先順位は次のとおりです。

2番目を見落とさないでください。 類似品番で反対の差異が出ているということは、顧客に別の商品が届いている可能性があります。 在庫の問題であると同時に、顧客対応の問題です。

5番目の「原因不明」を、きちんと記録してください。 原因不明の件数と金額が集計できれば、「追えていない差異がどれだけあるか」が経営に説明できます。

例外に対処する

記録を残す

• 棚卸の差異（品番、ロケーション、数量、金額、棚卸日）
• 機械的に抽出された候補と、その根拠となる伝票
• LLMが拾った手がかりと、備考欄の原文
• 担当者が確定した原因と、その根拠
• 伝票の訂正の記録（誰が、いつ、何を）
• 期ズレとして保留し、後から相殺された記録
• 月次の集計（原因区分別の件数と金額、原因不明の件数と金額）

「担当者が確定した原因と根拠」が、この構成の資産です。 翌年に同じ品目で差異が出たとき、前回の原因がそのまま手がかりになります。

棚卸表は法人税法上の保存対象の書類に含まれます。 帳簿書類の保存期間は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から原則7年間です（欠損金が生じた事業年度は10年間）。保存の対象と期間は、自社の税務処理に合わせて確認してください。

月次の集計で「原因不明」の件数と金額を必ず出してください。 この数字が減っていくことが、この構成の成果です。