記事の企画会議で決める項目一覧｜ネタ出しが続く場に

「企画会議を毎月開いているが、案が出ないまま時間だけが過ぎる」「結局は担当者が用意した候補で決まってしまう」——企画の場を持つ部門で繰り返される光景です。案が出ないのは、参加者の発想力の問題ではありません。1つの会議に、案を出す作業と選ぶ作業を同居させていることが原因です。この記事では、会議で決める項目と、案の出どころの持ち方を整理します。

案が出ない会議になっている

まず、状況を整理します。

企画会議を定期で開いている会社は多くあります。ところが、案が出ないまま終わる回が目立ちます。

その場で考えさせる形になっているためです。

会議が始まってから、案を出すよう求めます。

参加者は、その場で考え始めます。

考える時間は、数分しかありません。

結果として、無難な案しか出ません。

あるいは、何も出ません。

沈黙が続くと、担当者が用意した候補で決まります。

それであれば、会議の意味が薄れます。

もう一つの問題は、決める内容が定まっていないことです。

テーマだけ決めて終わる回があります。

担当と締め切りが決まっていないため、着手されません。

次の会議で、同じテーマが再び議題になります。

この繰り返しが、会議への期待を下げます。

期待が下がると、参加率も落ちます。

落ちた参加率は、戻りません。

そのため、会議の設計を変える必要があります。

変えるのは、時期と、決める項目です。

以降で、順に整理します。

最後に、決める項目を一覧にまとめます。

発散と収束を分ける

設計の要点から入ります。

案を出す作業と、決める作業は性質が違います。同じ場で行うと、どちらも進みません。

案を出す場では、否定を挟まないことが条件になります。

否定が入ると、発言が止まります。

一方、決める場では判断が必要です。

却下しなければ、決まりません。

この2つを、別の時間に分けます。

案を出す場は、会議の前に置きます。

共有の文書に書き込む形で足ります。

集まる必要はありません。

集まる場は、決めるための場にします。

並んだ案から、採るものを選びます。

この形にすると、会議の時間が短くなります。

30分で決まる回が増えます。

案を出す場では、量を求めます。

質は、決める場で判断します。

最初から質を求めると、量が出ません。

量が出なければ、選ぶ余地もありません。

目安は、決める本数の3倍です。

5本決めるなら、15の案を集めます。

この比率が、選択の質を支えます。

会議で決める6項目

決める内容を確定させます。

会議で決めるのは、6つの項目です。1つでも欠けると、着手されない記事が生まれます。

テーマ、読者、狙う語、担当、締め切り、掲載の時期です。

項目	決める内容	決めないと起きること
テーマ	何について書くか	似た記事が重複して生まれる
読者	誰に向けて書くか	内容の水準が定まらない
狙う語	検索で拾う語	誰にも届かない記事になる
担当	書く人と確認する人	着手されないまま放置される
締め切り	初稿と公開の日	他の業務に押されて遅れる
掲載の時期	公開する月または週	季節や催事と合わなくなる

表のとおり、どの項目も抜けると影響が出ます。

特に抜けやすいのが、読者と狙う語です。

テーマだけ決めて、書き始める形が多く見られます。

読者が決まっていないと、水準が定まりません。

入門の説明を入れるかどうかが判断できません。

結果として、誰にも合わない記事になります。

狙う語も、会議で決めておきます。

後から調べる形では、テーマと合わない場合があります。

その時点で、企画のやり直しになります。

担当と締め切りは、その場で決めます。

後で決めるとした案は、進みません。

6項目を決めた記録は、1行で残します。

表の形にすると、進み具合も追えます。

この記録が、次の会議の材料にもなります。

事前に配る資料

準備の話に入ります。

会議の成果は、準備で決まります。その場で資料を配ると、読む時間で会議が終わります。

配るのは、案の一覧、前回の記事の数字、決まった項目の進み具合です。

案の一覧は、事前に集めた候補です。

誰が出したかも書いておきます。

補足の説明を求められる場合があります。

前回の記事の数字は、判断の材料になります。

伸びたテーマの周辺に、次の案を置けます。

伸びなかったテーマは、扱い方を変えます。

進み具合の一覧も配ります。

前回に決めた記事が、どこまで進んだかです。

遅れている案件があれば、原因を確認します。

配る時期は、会議の3営業日前です。

読む時間が必要なためです。

直前に配ると、読まれません。

分量も抑えます。

A4で2枚に収める形が現実的です。

それ以上あると、読まれない資料になります。

読まれない資料を作る時間は、無駄になります。

配った後の質問も受け付けます。

会議の前に解消できる疑問があります。

アジェンダを先に出す

案内の作り方です。

会議の案内には、進め方を書きます。何を決める場かが分かれば、準備ができます。

案内は1週間前に出し、考えてきてほしいことを明記します。

直前の案内では、準備の時間が取れません。

書く内容は3つです。

この回で決めること、参加者に求めること、時間の配分です。

参加者に求めることは、具体的に書きます。

案を1つ持ってくる、という形にします。

人数分の案が集まれば、選ぶ余地が生まれます。

案の形式も指定します。

テーマと、想定する読者の2行で足ります。

長い企画書を求めると、出す人が減ります。

時間の配分も書いておきます。

案の確認に何分、判断に何分かを決めます。

配分がないと、前半で時間を使い切ります。

案内の宛先も絞ります。

決める人と、案を出す人だけにします。

関係のない人が多いと、発言が減ります。

報告だけが必要な人には、記録を送ります。

この分け方で、会議の人数を抑えられます。

ネタの出どころを5つ持つ

案が枯れない仕組みです。

案が出ない原因は、出どころを決めていないことです。その場の思いつきに頼ると、必ず枯れます。

出どころを5つ用意し、順に当たる形にします。

1つ目は、検索された語の一覧です。

自社のサイトに、どの語で来ているかを見ます。

答えていない語が、次の案になります。

2つ目は、営業と問い合わせの記録です。

実際に聞かれた質問が並んでいます。

聞かれる質問は、検索もされています。

3つ目は、既存の記事への追記です。

公開済みの記事で、触れきれなかった論点があります。

それを1本にする形です。

4つ目は、業界の変更点です。

法令や、媒体の仕様の変わり目が該当します。

時期が決まっているため、計画に組み込めます。

5つ目は、社内の他の部署の知見です。

現場が持っている手順や、判断の基準です。

外には出ていない情報が含まれます。

この5つを、順に当たります。

毎回同じ出どころだと、内容が偏ります。

会議ごとに、どこから拾ったかを記録します。

偏りが見えれば、次の回で調整できます。

採否の基準を先に置く

判断の仕組みです。

案を選ぶ基準を、会議の前に決めておきます。基準がないと、声の大きい人の案が通ります。

基準は3つで足ります。読者に合うか、答えられるか、他と重ならないかです。

読者に合うかは、想定する読者の課題に沿うかです。

沿わない案は、面白くても外します。

答えられるかは、自社に知見があるかです。

調べただけで書ける記事は、他社と同じ内容になります。

自社の経験が入る案を優先します。

他と重ならないかは、既存の記事との比較です。

似た記事があると、どちらも順位が上がりません。

公開済みの一覧と照らして確認します。

この3つで、機械的に判断できます。

判断が機械的であることに意味があります。

人の好みで決まると、納得が得られません。

基準を満たす案が多い場合は、優先順位を付けます。

使うのは、公開までの手間です。

取材が必要な案は、時間がかかります。

すぐ書ける案と混ぜて、進み方を平準化します。

すべて重い案にすると、公開が止まります。

軽い案だけでは、媒体の価値が上がりません。

却下の伝え方

運営を続けるための配慮です。

案を却下する場面は、必ず出ます。伝え方によって、次に案が出るかが変わります。

却下の理由は、基準のどれに当たらなかったかで説明します。

読者に合わない、既存の記事と重なる、という言い方です。

案そのものの評価には触れません。

人の判断力への評価だと受け取られると、次から出なくなります。

基準で説明すれば、個人への評価に見えません。

また、保留の扱いも決めておきます。

時期が合わない案は、却下ではありません。

後で使う案として、別の場所に置きます。

この置き場があると、案が無駄になりません。

出した人にも、保留であることを伝えます。

却下と保留の区別は、記録に残します。

記録がないと、同じ案が再び出ます。

却下した理由も1行で書いておきます。

半年後には、状況が変わっている場合があります。

その時に、判断を見直せます。

伝える相手は、出した本人に限ります。

全員の前で却下すると、心理的な負担が大きくなります。

会議では基準の確認だけを行い、個別の説明は後にします。

担当と締め切りをその場で決める

着手を確実にします。

採用が決まった案は、その場で担当を決めます。後で決めるとした案は、進みません。

決めるのは、書く人と、確認する人の2つです。

確認する人まで決めておくのが要点です。

書き終えた後に探すと、そこで止まります。

締め切りも、2つ決めます。

初稿の日と、公開の日です。

初稿の日を決めないと、公開の直前に慌てます。

確認と修正の時間を、間に確保します。

目安は、初稿から公開まで1週間です。

取材が必要な案は、さらに前に置きます。

相手の都合があるためです。

担当の割り当てには、量の配慮も必要です。

同じ人に3本が集まると、どれも遅れます。

現在の担当の本数を、会議の資料に入れます。

見えていれば、偏りを防げます。

外部の書き手に出す案も、その場で決めます。

依頼の手続きに時間がかかるためです。

決めた内容は、その場で記録に書き込みます。

後から書くと、内容が変わります。

画面を共有しながら書く形が確実です。

時間の配分と人数

会議の形を決めます。

企画会議は、長くする必要がありません。案が事前に集まっていれば、30分で決まります。

配分は、進み具合の確認10分、案の判断15分、記録5分が目安です。

進み具合の確認を先に置きます。

遅れている案件があれば、新しい案を減らします。

抱える本数を、処理できる範囲に収めます。

人数は、5人までが判断しやすい規模です。

それを超えると、発言しない人が出ます。

必要なのは、決める人と、案を出す人です。

報告を受けたい人には、記録を送ります。

頻度は、月に1度か2週に1度です。

公開の本数によって決めます。

月に4本なら、月に1度で足ります。

週に2本以上なら、2週に1度にします。

頻度を上げると、準備の負担が増えます。

負担が増えると、準備が省かれます。

省かれた回は、案が出ない回になります。

そのため、続けられる頻度にします。

回数より、決まる項目の数が重要です。

30分で6項目が決まる形を目指します。

会議に出られない人の扱いも決めます。

案だけを事前に出せる形にしておきます。

出席が条件になると、案の数が減ります。

代わりに、決定への異論は期限までに受け付けます。

この受け付けがあると、後からの巻き戻しが減ります。

決まった後に反対が出ると、制作が止まります。

記録の残し方

次につなげる作業です。

会議の記録は、決まったことだけを書きます。議論の経過を書くと、長くなって読まれません。

1つの案につき1行、6項目を並べる形にします。

この形なら、進み具合も同じ表で追えます。

状態の欄を足せば、着手や公開が分かります。

却下した案も、別の表に残します。

理由を1行書いておきます。

同じ案が再び出たときに、判断を繰り返さずに済みます。

記録を置く場所も決めます。

会議の資料と同じ場所に並べます。

探す手間があると、参照されません。

書く担当も決めておきます。

会議の中で書く形が確実です。

後から書くと、内容が抜けます。

記録を読む時期も決めます。

次の会議の前に、全員が見る形にします。

案内に、記録への案内を含めます。

これがあると、同じ議論が減ります。

記録は、四半期ごとに振り返ります。

採用した案の結果を並べると、基準の精度が上がります。

没案の置き場を作る

案を無駄にしない方法です。

採用されなかった案は、消さずに残します。時期が合わなかっただけの案が多くあります。

置き場を1つ作り、理由の区分を付けて並べます。

区分は3つで足ります。

時期が合わない、材料が足りない、読者に合わないです。

時期が合わない案は、該当の時期に見返します。

材料が足りない案は、取材の予定と結び付けます。

誰に聞けば書けるかを書いておきます。

読者に合わない案は、対象を変えると使える場合があります。

別の媒体で使う選択もあります。

この置き場は、案が枯れたときに効きます。

新しく考えるより、見返すほうが早いです。

見返す時期も決めておきます。

四半期に1度、置き場を確認します。

確認しなければ、置き場は溜まるだけになります。

溜まった案は、状況が変わっている場合があります。

その時点で、採用できる案が出ます。

置き場の管理は、記録と同じ場所にします。

別の場所にすると、忘れられます。

件数が増えたら、区分ごとに分けます。

AIの使いどころ

省力化の範囲を決めます。

企画の作業には、AIで下準備できる部分があります。ただし、判断は人が行います。

使えるのは、案の広げ方と、重複の確認の下準備です。

1つの案から、周辺の切り口を出させる使い方があります。

出た候補から、人が選びます。

候補が多いほど、選ぶ材料が増えます。

既存の記事との重複の確認にも使えます。

公開済みの見出しの一覧を渡し、近い記事を挙げさせます。

最終の判断は、記事を読んで確認します。

見出しだけでは、中身の重複は分かりません。

一方、使わない部分もあります。

読者の課題の判断です。

自社の顧客の状況は、社内にしかない情報です。

問い合わせの記録や、営業の話が材料になります。

これを渡さずに案を出させると、一般論になります。

どのメディアにも書ける案が並びます。

採否の判断も、人が行います。

基準に照らす作業には、事業の文脈が必要です。

使う範囲を決めておけば、会議の時間が短くなります。

決めていないと、出力の確認に時間を取られます。

渡す材料の形も決めておきます。

問い合わせの記録は、そのままでは渡せません。

顧客の名前や連絡先が含まれています。

質問の部分だけを抜き出して渡します。

この加工の手順を、先に決めておきます。

決めていないと、その場の判断で貼り付けてしまいます。

社内の規程に沿った扱いが必要です。

使う道具も、会社の方針に沿ったものにします。

個人の判断で選ぶと、情報の管理が揺れます。

会議を開かない選択

別の形も検討します。

集まらずに決める形もあります。案が事前に集まっていれば、文書だけで決まる回があります。

判断が分かれない案は、会議を開かずに採用してよいです。

共有の文書に並べ、期限までに異論がなければ決定にします。

この形は、参加者の時間を節約します。

集まる回は、判断が分かれる案に絞ります。

議論が必要な案だけを、議題にします。

ただし、まったく集まらない運用は続きません。

文書だけでは、案を出す動きが弱まります。

顔を合わせる回が、案の量を支えます。

目安は、四半期に1度は集まる形です。

その回では、方向性の確認も行います。

個別の記事より、媒体全体の話をします。

読者の課題が変わっていないかを確認します。

この確認がないと、企画が古い前提のまま進みます。

集まる回の議題は、事前に絞ります。

2つか3つに限ります。

多いと、どれも浅い議論になります。

集まらない回と、集まる回を組み合わせます。

この組み合わせが、負担と質の両方を満たします。

決めておく項目と進め方

運用として固めます。

企画会議の設計は、項目を決めれば安定します。その場の運営に頼りません。

• 案を出す場（事前・文書）と決める場（会議）を分けているか
• 会議で決める6項目（テーマ・読者・狙う語・担当・締め切り・掲載の時期）
• 採否の基準3つ（読者に合うか・自社で答えられるか・既存と重ならないか）
• 案の出どころ5つ（検索語・問い合わせ・既存記事の追記・業界の変更点・他部署の知見）
• 没案の置き場と、四半期ごとに見返す時期

この5つを決めれば、会議は30分で終わります。

決まる項目が増えるため、着手も進みます。

• 案を出す場では否定を挟まない。否定が入ると発言が止まり、量が集まらなくなる
• 集める案は決める本数の3倍が目安（5本決めるなら15案）
• 却下は基準のどれに当たらなかったかで説明し、個別に伝える（全員の前では行わない）

この形にすると、会議が決定の場になります。

案を考える場ではなくなるため、時間が短くなります。

やりがちな失敗

最後に、避けたい形を挙げます。

企画会議でつまずく箇所は、いくつかに集まります。どれも設計で防げます。

• 会議の場で案を出させる（考える時間がなく、無難な案しか出ない）
• テーマだけ決めて、担当と締め切りを後回しにする（着手されないまま次回の議題になる）
• 採否の基準を決めずに判断する（声の大きい人の案が通り、納得が残らない）
• 全員の前で案を却下する（次回から案が出なくなる）
• 没案を消してしまう（時期が合わなかっただけの案を、また考え直すことになる）

特に多いのが、1つ目と2つ目です。

どちらも、会議の役割が定まっていない状態です。

3つ目は、基準を作る手間を避けた結果です。

基準は3つで足るため、作る負担は小さいです。

4つ目と5つ目は、次の回に影響します。

案の量が減ると、選ぶ余地も消えます。

まとめ

企画会議で案が出ない原因は、案を出す場と決める場を分けていないことです。案はその場で考えるものではなく、事前に集めるものです。共有の文書に書き込む形にすれば、集まる必要もありません。会議は、並んだ案から選ぶ場にします。

会議で決めるのは6項目です。テーマ、読者、狙う語、担当、締め切り、掲載の時期を、その場で1行に記録します。特に抜けやすいのが読者と狙う語で、決めていないと内容の水準が定まりません。担当と締め切りを後回しにすると、着手されません。

案が枯れないようにするには、出どころを5つ持ちます。検索された語、問い合わせの記録、既存の記事の追記、業界の変更点、他の部署の知見です。採否は3つの基準で機械的に判断し、却下は基準で説明します。没案は置き場に残し、四半期ごとに見返します。

※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。