月次数値の異常値を検出して説明文の下書きを作る

処理の起点を決める

月次締め完了を起点にします。会計システムに締めフラグがあればそれを、なければ毎月第5営業日の時刻起動にします。

締める前に動かすと、未計上の仕訳が反映されず、誤った差異を検出します。締め完了を確実に判定できる仕組みを先に決めてください。

入力データを集める

データの取得方法を決める

試算表と仕訳明細： 会計システムのAPI、またはCSVエクスポートで取得します。多くの国産ERPではCSV出力が確実です。この部分は利用環境に応じた個別確認が必要です。

予算データ： スプレッドシートで管理している場合は、そのAPIで読みます。

定型差異マスタ： これは手作業で整備します。

{
  "pattern_id": "P-003",
  "account": "賞与引当金繰入",
  "department": "全社",
  "recurrence": "毎月",
  "explanation_template": "賞与引当金の月次按分計上。年間見込額{annual}円の12分の1。",
  "suppress_from_report": true
}

suppress_from_report を立てた差異は、報告から除外します。毎月同じ理由の差異を毎月説明する無駄を、ここで消します。 これだけで報告対象が35件から25件程度に減ります。

AIへ渡す前に整形する

1. 差異計算 … 前月比・前年同月比・予算比を、金額と率の両方で計算します。ここはプログラムで行います。AIに計算させないでください
2. しきい値判定 … 「金額で50万円以上、かつ率で10%以上」といった条件で抽出します。金額だけ、率だけの条件にしないでください。 金額だけだと大きい科目ばかり、率だけだと小さい科目のノイズが並びます
3. 定型差異の分離 … マスタと照合し、suppress_from_report のものを除外します
4. 仕訳明細の絞り込み … 該当科目の仕訳を金額の大きい順に並べ、累計で差異額の8割を説明できるところまでを抽出します。全明細を渡すとトークンが膨らみ、AIも重要な取引を見失います
5. 摘要の整形 … 仕訳の摘要は略記が多いため（「9月分 展示会 前払」）、取引先マスタと突き合わせて社名を補完します

AIに処理させる

計算はさせません。事実の記述だけをさせます。

指示内容を固定する

あなたは月次決算の増減分析を支援する担当者です。
以下の科目の差異について、仕訳明細を根拠に説明文の下書きを作成してください。

【厳守事項】
- 金額は提示された数値をそのまま使ってください。計算し直さないでください。
- 明細に現れていない理由を推測しないでください。
  明細から理由が読み取れない場合は、needs_inquiry に
  「関係部門への確認が必要」と記載してください。
- 「好調」「悪化」「順調」といった評価を書かないでください。
  事実の記述のみとし、良し悪しの判断は書かないでください。
- 施策の効果や因果関係を断定しないでください。
  （例：「広告費増加により売上が伸びた」ではなく
    「広告費が◯円増加した。同月の売上は◯円増加した」）
- 説明文は1〜3文。前置きや結びの挨拶を書かないでください。
- 差異額の8割以上を説明できる明細が特定できない場合は、
  その旨を明記してください。

【対象科目】
部門: {department} / 勘定科目: {account}
当月: {current} / 前月: {prev_month} / 前年同月: {prev_year} / 予算: {budget}
前月比: {mom_diff}（{mom_rate}%）
予算比: {budget_diff}（{budget_rate}%）

【当月の主な仕訳明細（金額上位）】
{journal_entries}

【前月の説明文】
{last_month_explanation}

「好調」「悪化」といった評価を書かせない制約が重要です。 経営会議の資料にAIが書いた評価が載り、それが独り歩きすると問題になります。事実の記述はAI、評価は人という分担を、プロンプトの段階で固定します。

「施策の効果を断定しない」も同様です。広告費と売上の両方が増えたことは事実ですが、因果関係はデータからは言えません。

出力形式を固定する

{
  "department": "",
  "account": "",
  "explanation": "",
  "main_factors": [
    { "description": "", "amount": 0, "share_of_diff": 0 }
  ],
  "coverage_rate": 0,
  "is_recurring": false,
  "continues_from_last_month": false,
  "needs_inquiry": "",
  "confidence": "high | medium | low"
}

• coverage_rate … 特定した明細が差異額の何割を説明できているか。8割を下回るものは人が確認します
• needs_inquiry … 関係部門に聞くべきこと。これがあることで、経理担当は「誰に何を聞けばよいか」がすぐ分かります

システムへ連携する

生成された説明文を、スプレッドシートの分析シートへ書き込みます。列は「部門／科目／当月／前月比／予算比／説明文（下書き）／確認事項／担当者記入欄」とします。

経理担当が上書きする欄を別に設けます。 AIの下書きを直接編集させると、元の下書きと最終版の差分が取れなくなります。差分は、翌月以降のプロンプト改善に使います。

会計システムへの書き戻しは行いません。

人が確認する

全件、人が確認します。

この構成の出力は経営会議の資料になります。誤った説明が経営判断に使われるリスクがあるため、自動化の対象外です。

ただし、確認の重さは分けます。

例外に対処する

記録を残す

• 入力した試算表・仕訳明細
• AIの下書き
• 経理担当が確定させた最終版
• 下書きと最終版の差分

差分が、この構成の改善材料です。「毎回『好調』という表現を人が削っている」と分かればプロンプトを直せますし、「特定の科目だけ毎回書き直されている」と分かれば、その科目の明細の渡し方を見直せます。