MAがなくてもメール運用は回る｜道具の前に整えること

道具を入れれば、メールの成果が出ると思われがちです。実際には、そうならない例が多くあります。解説では、はっきりした表現で指摘されています。課題を明確にせずに導入すると、高級な配信の道具として終わってしまうとされています。先に整えるべきことが、いくつもあります。

道具を入れても回らない理由

最初に、うまくいかない構造を整理します。解説では、9つの失敗の型が挙げられています。その多くが、道具の外側にある問題です。リストの件数、内容の在庫、営業との連携です。道具を変えても、これらは解決しません。

最も多いのは、目的が曖昧なままの導入です。効果がありそうだから、という理由で始めます。解決したい課題が決まっていないと、使い道も決まりません。結果として、配信の道具として使われます。費用の割に、得られるものが少なくなります。

運用の開始までの時間も、想定以上にかかります。調査では、契約から運用の開始まで、約6割の会社が4か月以上を要しているとされています。その間、費用は発生し続けます。この期間も、判断の材料に入れます。

使いこなせない問題も、指摘されています。専任の担当が限られる会社では、高機能の道具が負荷になります。覚えることが多く、設定にも時間がかかります。担当が替わると、また学び直しになります。規模に合った道具を選ぶ必要があります。

この記事の立場も、先に示します。道具を否定するものではありません。条件がそろえば、効果があります。その条件を明確にし、そろってから導入する話です。順序の問題として扱います。

構成も、示しておきます。整えるべきこと、道具なしでできる範囲、判断の条件の順です。最後に、段階的な進め方を扱います。すでに導入している場合の立て直しにも、触れます。順に見ていきます。

件数が足りているかを先に見る

最初に確かめるのは、配信できる件数です。ここが最も見落とされます。解説では、500件のリストでも読まれるのは100件程度と例示されています。開封の割合が2割の場合の計算です。この数で、何ができるかを考えます。

実際には、さらに減ります。精査すると、配信できる企業がほとんどなかったという例も挙げられています。同意の確認が取れていない、既存の顧客と重複している、退職した担当者のものが混ざっている、といった理由です。

名刺の回収の問題も、指摘されています。営業が持っている名刺が、共有されていない状態です。手元には数千件あるはずが、使えるのは数百件になります。この差が、導入の後に判明します。先に、確かめます。

確認の方法も、単純です。現在の名簿を集め、重複と無効を除きます。同意の取れている件数を、数えます。1日あれば、おおよその数が出ます。この数字が、判断の土台になります。

目安も、持っておきます。数百件の段階では、道具の効果は限定的です。手作業でも、対応できる規模だからです。数千件を超えると、手作業が難しくなります。その段階で、道具の価値が出ます。

件数が足りない場合の優先順位も、示されています。顧客のデータの統合や、新規の獲得の施策を優先すべきとされています。道具の導入より先に、母数を作ります。順序を、逆にしません。この判断が、費用を無駄にしないための分かれ目です。

送る内容の在庫があるか

次に確かめるのは、配信する内容です。解説でも、内容の不足が失敗の原因として挙げられています。検討の段階に応じた、多様な内容が必要とされています。自動で送る仕組みがあっても、送るものがなければ動きません。この在庫を、先に作ります。

必要な量も、見積もれます。月に2回配信するなら、年に24本の内容が要ります。検討の段階ごとに分けるなら、その3倍になります。この量を、今から作れるかを考えます。作れないなら、頻度を下げます。

既存の資料を、使う方法もあります。記事、事例、資料、催しの記録が該当します。新しく作らなくても、既存のものを案内できます。在庫を数えるところから、始めます。意外に、多く残っています。

段階ごとの内容も、整理します。情報を集めている段階、比較している段階、決裁を待つ段階です。それぞれに、適した内容があります。すべての段階に、内容がそろっている必要はありません。1つの段階から、始めます。

内容がなければ、道具は無駄になります。自動化しても、送るものがないためです。この点は、導入の前に確かめられます。在庫の一覧を、作ります。半日で終わります。

作る体制も、確かめます。誰が、どのくらいの頻度で作れるかです。外部に依頼するなら、費用も計算します。道具の費用に、この費用を足します。総額で、判断します。

道具なしでどこまでできるか

道具がなくても、できることは多くあります。実際の範囲を、整理します。配信、簡単な分類、開封の確認までは、安価な道具で足ります。この範囲で、多くの成果は出せます。先に、ここを回します。

やりたいこと	道具なしでの実現	MAが必要になる場面
一斉の配信	配信の道具で可能	件数が万を超える場合
相手による出し分け	名簿を分けて配信	条件が複雑になる場合
開封と押下の確認	多くの配信の道具に機能あり	個人単位で追う場合
行動に応じた配信	手作業では困難	この用途で価値が出る
営業への通知	手作業で共有	件数が多い場合

表の上位3つは、道具なしで足ります。安価な配信の道具でも、この範囲は対応できます。費用は、月に数千円から数万円です。まず、この範囲で運用を確立します。続けられるかを、そこで確かめます。

4行目が、道具の本領です。サイトでの行動に応じて、配信を変える機能です。手作業では、実現できません。この用途が必要になった時点で、導入を検討します。そこまでは、必要ありません。

ただし、この機能にも前提があります。解説では、サイトの整備が必要とされています。関心を測りやすい形に、整えておく必要があります。内容が少ないと、行動から関心を読み取れません。サイトの整備が、先になります。

条件に応じた配信にも、前提があります。そもそも、条件となるデータを持っている必要があります。業種、規模、役職、検討の段階などです。取得していなければ、条件にできません。取得の仕組みも、先に作ります。

この整理から、判断が見えてきます。件数、内容、サイト、データの4つがそろってから導入します。そろっていなければ、道具は活きません。そろえる作業を、先に行います。順序を、守ります。

営業との合意を先に作る

見落とされやすい前提が、もう1つあります。営業との連携です。解説では、点数の基準で渡しても営業から早すぎると言われる例が挙げられています。基準が合意されていないためです。この合意を、先に作ります。

合意する内容も、具体的です。どの状態の相手を、いつ、どう渡すかです。資料を2回請求した相手を渡すのか、価格のページを見た相手を渡すのかを決めます。決めなければ、渡しても動きません。

渡した後の対応も、決めます。何日以内に連絡するか、連絡の結果をどう戻すかです。戻ってこなければ、基準を検証できません。この経路を、作っておきます。道具の有無に関わらず、必要な取り決めです。

この合意は、道具なしでも作れます。手作業で渡す段階から、基準を試せます。実際に渡してみて、基準を調整します。調整が済んでから、自動化します。順序が、逆になっている例が多くあります。

営業の側の受け入れも、確かめます。渡された相手に、実際に連絡する体制があるかです。手が回らなければ、渡しても放置されます。件数の上限も、あわせて決めます。現実的な数から、始めます。

定期の確認も、決めます。月に1回、渡した件数と結果を突き合わせます。基準が合っているかを、そこで見ます。合っていなければ、調整します。この循環が、質を上げます。

導入を判断する条件

導入の判断も、条件で決めます。感覚で決めると、後で後悔します。4つの条件がそろっているかを、確かめます。件数、内容、体制、合意です。1つでも欠けていれば、先にそれを整えます。

• 配信できる件数が、数千件を超えているか
• 月に2回の配信を、1年続けられる内容の在庫があるか
• 運用を担当する人と、確保できる時間が決まっているか
• 営業に渡す基準と、渡した後の対応が合意されているか
• サイトに、関心を測れるだけの内容がそろっているか
• 条件として使うデータを、取得する仕組みがあるか

この6項目のうち、上の4つは必須です。下の2つは、行動に応じた配信を行う場合に必要になります。その用途がなければ、なくても構いません。自社が何をしたいかで、必要な条件が変わります。目的から、逆算します。

解説でも、整えるべき点が5つ挙げられています。課題と目的の明確化、必要な機能を備えた道具の選定、運用の体制の確保、改善の循環の高速化、支援の体制の確認です。この5つと、先ほどの条件は重なります。同じことを、別の角度から言っています。

道具の選び方にも、助言があります。多機能だから安心、という選び方は避けるべきとされています。必要な機能を整理してから、複数を比較します。余計な手間と費用を、避けられます。機能の数で選びません。

支援の体制も、確認します。説明の資料だけの道具もあれば、対話や電話や操作の説明を含む手厚い支援もあります。自社の技能の水準に、合わせて選びます。支援が薄いと、立ち上がりません。

費用の総額も、計算します。道具の利用料だけでなく、設定の作業、内容の制作、運用の工数を含めます。利用料だけを見ると、判断を誤ります。総額で、比べます。

段階的に進める

導入すると決めた場合も、進め方があります。解説では、段階的な進め方がすすめられています。完璧を目指さず、基本の機能から試すという形です。メールの配信から始め、段階的に広げます。この順序が、定着につながります。

第1段階を、飛ばさないことが重要です。配信を続けられない会社は、自動化しても続きません。内容を作る負担は、変わらないためです。3か月続けば、体制があると判断できます。続かなければ、そこに原因があります。

第3段階も、手作業で行います。件数が少なければ、それで足ります。手作業で回してみると、基準の妥当性が分かります。自動化してから調整すると、手間がかかります。先に、手で試します。

自動化するのは、最後です。手作業で回っている工程だけを、置き換えます。回っていない工程を自動化しても、結果は同じです。この順序が、失敗を減らします。急ぎません。

すでに導入している場合の立て直し

導入済みで、活用できていない場合もあります。その場合の立て直しも、扱います。最初に行うのは、使っている機能の棚卸しです。実際に使っている機能を、書き出します。多くの場合、配信だけになっています。

次に、使えていない理由を分けます。件数の不足、内容の不足、体制の不足のどれかです。道具の問題であることは、多くありません。原因を特定してから、対処します。道具を変えても、同じ結果になります。

件数が原因なら、獲得の施策に戻ります。名刺の回収、フォームの改善、催しの実施です。道具の運用より、こちらを優先します。母数がなければ、何をしても動きません。順序を、戻します。

内容が原因なら、制作の体制を作ります。月に2本を、確実に作れる形にします。外部に依頼する方法も、検討します。道具の費用と合わせて、判断します。内容の費用を、削らないようにします。

体制が原因なら、範囲を狭めます。使う機能を、配信と出し分けに絞ります。他の機能は、使わないと決めます。覚えることが減り、運用が回り始めます。全部を使う必要はありません。

契約の見直しも、選択肢です。使っていない機能に、費用を払っている場合があります。簡素な道具に変えれば、費用が下がります。その分を、内容の制作に回せます。総額の配分を、見直します。

効果が出るまでの期間

期間の見込みも、持っておきます。解説では、明確に示されています。短期的に売上を伸ばすのではなく、中長期的に顧客を育てる仕組みとされています。数か月で成果を求めると、途中で諦めます。この誤解が、失敗の型の1つに挙げられています。

見るべき指標も、段階で変わります。最初の3か月は、配信が続いているかだけを見ます。次の3か月は、開封と押下の割合を見ます。その次の3か月で、商談への影響を見ます。順番を、飛ばしません。

最初から商談の数を見ると、判断を誤ります。配信の対象が、まだ育っていないためです。検討の期間が長い商材では、特にそうなります。1年は、続ける前提で始めます。社内にも、この期間を伝えます。

途中の報告も、工夫します。商談の数が出ない期間も、報告は必要です。配信の件数、開封の割合、反応した相手の数を報告します。積み上がっていることを、示します。何もしていないと見られないためです。

諦める基準も、決めておきます。1年続けて、開封の割合が上がらない場合です。内容が合っていない可能性があります。対象か、内容かを見直します。道具の問題ではありません。

成功の兆しも、把握しておきます。解説では、運用の開始後に営業との連携が徐々に円滑になるとされています。この変化が、最初の兆しになります。数字より先に、現れます。現場の感覚を、聞いておきます。

よくある質問

導入の判断でよく出る疑問を扱います。迷いやすい点を選びました。いずれも、目的から逆算すると答えが出ます。機能の比較から始めると、判断できません。順に見ます。

件数が少なくても、先に入れておくべきですか

すすめられません。件数が増えるまで、費用だけが発生します。その費用を、獲得の施策に回すほうが効果的です。件数が増えてから、導入します。道具は、いつでも入れられます。

無料の配信の道具では足りませんか

最初は、足ります。一斉の配信と、簡単な分類までは対応できます。件数の上限に達したら、有料に切り替えます。その段階で、機能も比べます。最初から高機能を選ぶ必要はありません。

導入すれば、担当者の負担は減りますか

最初は、増えます。設定と、内容の準備が必要になるためです。解説でも、運用の開始まで4か月以上かかる例が示されています。負担が減るのは、軌道に乗ってからです。その期間を、見込んでおきます。

営業に渡す基準は、どう決めればよいですか

手作業で試してから決めます。候補となる基準で相手を抽出し、営業に渡します。反応を聞き、基準を調整します。この往復を、3回ほど行います。そこで固まった基準を、自動化します。

配信の道具を選ぶときの観点

配信の道具を選ぶ観点も、整理します。高機能である必要はありません。操作が分かりやすく、基本の機能に絞った道具から始めます。解説でも、この点がすすめられています。段階的に、活用の幅を広げます。

確かめる機能も、限られます。一斉の配信、名簿の分割、開封と押下の確認の3つです。この3つがあれば、最初の運用は回せます。他の機能は、必要になってから考えます。比較の対象を、絞ります。

到達の実績も、確かめます。迷惑の扱いになりにくいかどうかです。この点は、機能の一覧には表れません。実際に使っている会社に、聞くのが確実です。試用の期間で、確かめる方法もあります。

解除の仕組みも、確認します。法令で求められる形に、対応しているかです。対応していない道具は、使えません。この点は、必ず確認します。後から気づくと、対応が大変になります。

支援の範囲も、確かめます。設定の支援があるか、質問に答えてもらえるかです。初めて運用する場合は、この差が大きくなります。費用が多少高くても、支援のあるほうが速く立ち上がります。総額で、判断します。

移行のしやすさも、見ておきます。名簿を取り出せるかどうかです。取り出せない道具は、後で乗り換えられません。契約の前に、確認します。長く使う前提で、選びます。

道具より先に効く3つの打ち手

道具を検討する前に、効く施策があります。費用も、ほとんどかかりません。名刺の回収、配信の頻度の固定、内容の在庫の把握です。この3つで、多くの会社は成果が変わります。順に扱います。

名刺の回収は、最も効きます。営業の手元に、使われていない名刺が眠っています。解説でも、回収できていない例が挙げられています。回収の仕組みを作れば、母数が一気に増えます。道具を入れるより、先に行います。

回収の方法も、決めます。月に1回、営業から受け取る形にします。データ化の作業も、あわせて決めます。外部に依頼する方法も、あります。手作業で溜め込むと、続きません。

配信の頻度の固定も、効きます。月の第2週と第4週、といった形で決めます。決めると、作る側の予定も立ちます。思いついたときに送る形では、続きません。頻度を、先に決めます。

内容の在庫の把握も、効きます。既存の記事、資料、事例を一覧にします。案内できるものが、想像より多く見つかります。新しく作らなくても、数か月分は埋まります。始める敷居が、下がります。

この3つは、1か月で着手できます。費用も、ほとんどかかりません。実行すれば、道具の必要性も見えてきます。本当に必要なのか、判断できるようになります。先に、こちらを行います。

社内への説明の仕方

導入を見送る判断も、説明が要ります。経営から、導入を求められる場合があるためです。競合が使っているから、という理由が多くなります。この理由には、条件で答えます。感覚では、説得できません。

説明の材料も、決まっています。現在の配信できる件数と、内容の在庫の数です。この2つを示せば、時期尚早であることが伝わります。数字で示すことが、重要です。根拠なく反対すると、通りません。

代わりの案も、必ず示します。件数を増やす施策と、その費用です。何もしないという答えでは、納得されません。先に整えることを、提案の形にします。時期も、あわせて示します。

導入の時期も、条件で示します。件数が何件を超えたら、という形です。条件が満たされたら、そのときに導入します。先送りではなく、条件付きの合意になります。この形なら、双方が納得できます。

導入する場合も、説明が要ります。効果が出るまでの期間を、先に伝えます。運用の開始まで数か月かかることも、伝えます。後から伝えると、遅いと言われます。先に、期待を調整します。

報告の形も、決めておきます。何を、いつ報告するかです。商談の数が出ない期間の報告の内容も、決めます。積み上がっていることを、示し続けます。沈黙が、最も不利に働きます。

小さい会社の現実的な形

最後に、規模の小さい会社の形を整理します。担当が1人か、兼任の場合です。この規模では、道具を入れないほうが速く回ります。覚える手間が、成果を上回るためです。現実的な形を、示します。

配信の道具は、安価なもので足ります。月に数千円の道具でも、一斉の配信と分割はできます。開封の確認も、多くの道具に備わっています。この範囲で、1年運用します。続けられるかを、確かめます。

名簿の管理も、表計算で足ります。件数が数千件までなら、扱えます。業種と、検討の段階の列を足します。この2列で、出し分けができます。専用の仕組みは、要りません。

営業への引き渡しも、手作業で足ります。反応のあった相手を、月に1回抽出します。一覧にして、営業に渡します。件数が少なければ、これで回ります。自動化の必要が、ありません。

内容も、既存のものを使い回します。記事の案内、事例の紹介、催しの案内です。新しく書くのは、月に1本で足ります。残りは、既存の内容の案内にします。続けられる形を、優先します。

• 件数を数えないまま、道具の比較から検討を始める
• 配信する内容の在庫を確かめずに、自動化の設定を作り込む
• 営業と基準を合意しないまま、点数で機械的に引き渡す
• 数か月で商談の数が出ないことを理由に、途中でやめる

• 件数が足りないうちは、獲得の施策に費用を回すほうが効果的
• 手作業で回っていない工程は、自動化しても動かない
• 最初の3か月は、配信が続いているかだけを指標にする

この形で、成果は出ます。道具の有無より、続いているかが結果を分けます。止まっている高機能より、動いている手作業のほうが強いものです。規模が大きくなってから、道具を考えます。順序を、間違えないようにします。

まとめ

道具を入れれば回る、という前提を外します。課題を明確にせずに導入すると、配信の道具として終わります。件数が少なければ、施策そのものが機能しません。500件のリストでも、実際に読まれるのは100件程度です。まず、配信できる件数を数えます。

整えるべきは4つです。件数、内容の在庫、運用の体制、営業との合意です。行動に応じた配信を行うなら、サイトの整備と、条件となるデータの取得も必要になります。そろっていなければ、先にそれを整えます。

進め方は、段階的にします。配信だけを3か月続け、名簿を分け、手作業で抽出します。基準を営業と合意してから、自動化します。手作業で回っていない工程は、自動化しても動きません。止まっている高機能より、動いている手作業のほうが強いものです。

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