サービス紹介資料を生成AIで作る事例｜伝わる資料を効率よく作る

「紹介の資料を作ったのに、商談の場で相手の反応が薄い」「機能を並べた頁が増えるばかりで、何を削ればよいのか分からない」——資料を作り直す段で、たびたび聞く声です。伝わらない原因は、情報が足りないことではありません。相手の課題から始まっていない資料は、どれだけ厚くしても自分の話のままです。この記事では、紹介の資料の並び順の決め方、生成AIに任せられる工程と人が決める工程、作り直しの判断までを整理します。

サービス紹介資料の役割

サービス紹介資料の役割は、サービスの価値を、相手に分かりやすく伝えることです。商談の場で使うだけでなく、商談後に相手が社内で検討するときの材料にもなります。つまり、自社の担当者がいない場面でも、資料が「もう一人の営業」として働いてくれるのです。だからこそ、資料だけで価値が伝わる作りが求められます。

ところが、多くの紹介資料は「機能の説明」に偏りがちです。作り手は自社のサービスに詳しいので、つい特徴や機能を並べたくなります。しかし、相手がまず知りたいのは「自分の課題が解決するのか」です。機能の前に、相手の課題と、それがどう解決するかを示すこと。この視点を持つだけで、資料の伝わり方は大きく変わります。役割を意識することが、良い資料づくりの出発点です。

生成AIで作るメリット

紹介資料づくりでつまずきやすいのが、「どんな構成にするか」と「各ページに何を書くか」です。白紙から考えると、なかなか筆が進みません。生成AIは、この最初の一歩を助けてくれます。サービスの概要と相手を伝えれば、構成案や各ページの文章のたたき台を素早く作ってくれます。

たたき台があると、ゼロから考えるより格段に進めやすくなります。「この構成でいいか」「この説明で伝わるか」を判断しながら、自社の情報で肉付けしていけばよいからです。また、相手に合わせて複数のパターンを作りたいときも、AIなら素早く調整できます。資料づくりの心理的なハードルを下げ、作業を加速してくれるのが、生成AIの大きなメリットです。

資料の基本構成

伝わる紹介資料には、定番の流れがあります。相手の課題から始め、解決へと導く構成です。次のステップを土台にすると、相手の納得を得やすくなります。

この流れの肝は、相手の課題を起点にすることです。いきなり機能や強みから入るのではなく、まず相手の課題に共感し、それが解決する道筋を見せる。すると、特徴や実績も「課題解決の根拠」として自然に受け止めてもらえます。自社の言いたいことではなく、相手の知りたいことの順に並べる——これが構成の基本です。

構成案をAIで作るプロンプト

構成案づくりをAIに頼むときは、サービスの概要・相手・資料の目的を伝えると、的を射た案が得られます。次のようなプロンプトが土台になります。

次のサービスの紹介資料の構成案を作ってください。
サービス概要：{何を提供するか}　相手：{業種・役職・課題}
資料の目的：{商談で使う／問い合わせ後に送る など}
「相手の課題→解決→特徴→事例→料金→次の一歩」の流れを基本に、
各ページのタイトルと、載せるべき要点を整理してください。

出てきた構成案は、そのまま使うのではなく、自社のサービスや相手に合わせて調整します。AIは一般的な構成は得意ですが、自社ならではの訴求ポイントや、特定の相手に響く順番までは分かりません。AIの案を土台に、「この相手なら、この順番のほうが響く」と判断を加えていくことで、実用的な構成になります。

各ページの文章を作る

構成が決まったら、各ページの文章を作ります。ここでもAIが下書きを手伝えますが、機能の説明ではなく、相手の得る価値を語ることを意識します。「この機能があります」ではなく「この機能で、こんな手間がなくなります」と、相手にとっての意味に翻訳するのです。

AIに文章を頼むときは、「機能ではなく、相手が得られる結果を中心に」「専門用語を使いすぎず」と伝えると、伝わりやすい文章が得られます。出てきた文章は、自社の正確な情報で整えます。特に、サービスの仕様や料金などは、AIの作文を鵜呑みにせず、事実と照らし合わせます。簡潔さも大切です。資料は読み物ではないので、要点を絞り、ひと目で伝わる分量に整えます。

相手に合わせて作り分ける

同じサービスでも、相手によって響くポイントは違います。現場の担当者と、予算を決める経営層とでは、知りたいことが異なります。相手に合わせて訴求を変えると、資料の説得力が増します。AIを使えば、ベースの資料を相手別に作り分けるのも、少ない手間でできます。

相手	響きやすいポイント
現場の担当者	使いやすさ・手間の削減・導入のしやすさ
管理職	チームの成果・業務の効率化・管理のしやすさ
経営層	費用対効果・事業へのインパクト・リスクの低さ

このように、相手の立場によって、強調すべき点は変わります。AIに「この資料を、経営層向けに、費用対効果を中心に書き直して」と頼めば、相手に合わせた版を素早く用意できます。一つの資料をすべての相手に使い回すより、相手に合わせて作り分けるほうが、はるかに伝わります。AIの効率を活かせば、この作り分けが現実的になります。

見やすさ・伝わりやすさの工夫

資料は、中身だけでなく見やすさも大切です。文字がびっしり詰まった資料は、それだけで読む気を失わせます。一つのページに一つのメッセージを基本に、要点を絞ります。図やグラフ、箇条書きを使い、ひと目で理解できるようにする工夫が効きます。

文章を考える段階で、AIに「この内容を、図解するならどんな見せ方があるか」と相談するのも有効です。表現のアイデアが得られます。ただし、見た目を凝りすぎて中身が薄くなっては本末転倒です。あくまで「伝わること」が目的で、装飾はそのための手段です。相手が知りたいことに、最短でたどり着ける資料を目指しましょう。

AIに任せない部分

特に事例や実績は、資料の信頼性を大きく左右します。これらをAIに作らせて、事実と異なる内容を載せるのは厳禁です。実際にあった事例、本当の実績を、人が責任を持って入れます。AIには構成や文章の効率化を任せ、自社の独自性と正確さは人が担う。この組み合わせが、効率と質を両立させた資料を生みます。

資料と商談・営業活動をつなげる

紹介資料は、それ単体で完結するものではなく、商談や営業活動の中で生きる道具です。商談の流れに沿って資料を構成しておけば、説明がスムーズになります。逆に、商談で話す内容と資料がちぐはぐだと、相手を混乱させます。資料は、営業活動全体の一部として設計することが大切です。

また、商談後に資料だけが相手の手元に残る場面も多くあります。その資料が、相手の社内で検討材料として回されることもあります。だからこそ、担当者がいなくても価値が伝わる作りが求められます。AIに「商談で使う版」と「送って読んでもらう版」の違いを相談し、それぞれに適した資料を用意すると、場面に応じて使い分けられます。

テンプレート化して横展開する

良い紹介資料ができたら、テンプレートとして横展開すると効率的です。構成や見せ方の型が固まれば、別のサービスや、新しい提案先向けの資料も、その型を土台に素早く作れます。毎回ゼロから作る無駄がなくなり、資料の品質も一定に保てます。組織として、資料づくりの力が積み上がっていきます。

テンプレート化の際も、AIが役立ちます。既存の良い資料を渡して「他のサービスにも応用できる構成の型」を抽出させ、それを新しい資料の出発点にできます。型を共有すれば、担当者によって資料の質がばらつくことも防げます。一人の工夫を、組織全体の財産に変える——テンプレート化は、その第一歩になります。

やりがちな失敗と回避

紹介資料づくりでつまずきやすいパターンです。先回りして避けましょう。

• 機能や特徴を並べるだけ：相手の課題とのつながりが見えず、響かない
• 文字を詰め込みすぎる：読む気を失わせ、要点が伝わらない
• AIの作った事例・実績をそのまま載せる：事実と異なり、信頼を損ねる
• 全相手に同じ資料を使う：それぞれの関心とずれ、説得力が落ちる

資料を使い回す・更新する

一度作った資料は、土台として使い回し、更新を続けると効率的です。基本構成ができていれば、相手別の作り分けや、サービス更新時の修正も、AIの助けで素早く行えます。毎回ゼロから作るのではなく、良い資料を育てていく発想が、長い目で見た手間を減らします。

また、サービスの内容や料金が変わったときは、速やかに資料を更新します。古い情報が載ったままの資料は、トラブルのもとです。更新箇所をAIに整理させたり、文章の書き直しを手伝わせたりすれば、メンテナンスの負担も軽くなります。資料を「作って終わり」にせず、常に最新で伝わる状態に保つことが、成果につながります。

事例と数字を資料に載せる前に通す確認

この記事では、事例と実績は人が責任を持って入れる、と書きました。実務で止まるのはその先で、本当のことだが証明できるか、という段です。景品表示法には不実証広告規制があり、効果や性能についての表示について、行政から裏づけとなる合理的な根拠を示す資料の提出を求められた場合、原則として15日以内に出せなければ、不当な表示とみなされます。同法の第7条第2項に基づく仕組みで、運用の指針は2003年10月に示されました。対象になるのは、売上が何割増えた、工数が何時間減った、といった効果や性能の表示です。導入した社数や、提供を始めた年といった事実の記載は、これとは別に扱われます。数字の種類ごとに、控える中身が変わります。

15日は、求められてから集め始めて間に合う長さではありません。書いてから根拠を探すのではなく、根拠を手元に置いてから書く順番になります。資料に数字を一つ載せるなら、いつの期間か、何社または何件を母数にしたか、誰が測ったか、この三点を必ず控えます。控える場所は資料の中ではなく、別に用意した根拠の台帳です。資料の側には、2025年4月から2026年3月、導入した12社の平均、といった条件を小さく添えます。条件を書けない数字は、載せません。台帳の列は、数字、条件、出どころ、測った人、控えた日の五つで足ります。出どころは、集計した表の名前と保管先まで書きます。資料の版と台帳の行は、番号でひもづけます。

ここで、根拠を書かせる、を具体的な作業にします。生成AIに事例の文章を書かせるとき、成果の数字そのものは渡しません。先に根拠の台帳から数字と条件を人が確定させ、その数字を含む一文を、こちらから与えます。AIに任せるのは、その一文の前後をつなぐ説明と、言い回しを整えるところだけです。加えて、出力した段落ごとに、この記述はどの入力の何行目に基づくかを併記させます。渡していない数字が紛れ込んだとき、併記の欄が空になるので、読み返さなくても気づけます。与える一文の形も決めておきます。期間、母数、指標、数値の四つを一文に入れる。この形なら、前後の説明が変わっても数字の部分は動かず、書き直すたびに数値が揺れる事故がなくなります。

掲載の許諾は、社名、ロゴ、担当者の氏名、写真で、それぞれ別に取ります。一度もらった許諾がいつまで有効か、資料だけか、サイトや展示会の配布物まで含むのかも、取るときに決めておきます。なお2023年10月1日から、広告であることが分かりにくい表示は、景品表示法の規制の対象になりました。この法律は一般の消費者に向けた表示を対象とするため、事業者だけに配る資料がそのまま対象になるとは限りません。ただし、同じ文面をサイトへ転載した時点で、一般の目に触れる表示になります。許諾の記録は、資料の版とは別に残します。資料は作り直されますが、許諾の範囲は前のままだからです。年に一度、掲載中の一覧を送って確認を取ります。

版が分かれた資料は、必ず古いほうが送られる

相手に合わせて作り分けるほど、版は増えます。立場別、業種別、商談で見せる版と、送って読んでもらう版。作り分けが効くのはこの記事で書いたとおりですが、増えた版の置き場所と、どれが最新かを決めていないと、半年後に古い料金の頁が商談の場に出ます。事故の形はほぼ同じで、担当者が過去のやり取りから自分の手元へ保存した添付が、そのまま次の相手へ送られます。増え方は速く、立場別に三つ、業種別に三つを掛け合わせるだけで九つになり、そこへ商談用と送付用が乗ります。最初に何版まで持つかを決めていない組織では、たいていこの掛け算が起きています。増やす前に、運用できる数で上限を決めます。上限は、更新の日に全部を直しきれる数です。

止め方は四つです。一つ、版の日付を最終頁ではなく表紙に入れる。送る側も受け取る側も、表紙しか見ません。二つ、配布は共有の置き場から取る形にして、個人の保存先からは送らない。三つ、料金や仕様が変わった当日に、旧版を共有の置き場から下げる。新しい版を隣に並べるだけでは、検索で先に出たほうが送られます。四つ、担当者に手元の保存を消すことまで求めない。守られないので、置き場を一つに絞るほうが確実です。置き場を絞れば、取り出した回数が記録に残ります。半年間、誰も取り出していない版は作り分けが効いていない証拠なので、その時点で畳みます。畳んだ版は消さずに保管先へ移します。戻すのは、商談の場から求められたときだけにします。

送ってしまった資料は回収できません。だからこそ、外へ出す資料には、数字の条件と、価格の有効期限を書いておきます。有効期限が書いてあれば、古い版が相手の社内で回っても、受け取った側が自分で気づけます。書いていないと、一年前の価格表を根拠に見積もりを求められたときに、断る根拠がこちらにありません。期限は日付で書きます。当面のあいだ、といった書き方は、期限が無いのと同じに読まれます。改定の予定が立っていない場合でも、半年先の日付を置きます。あわせて、資料の中で一番古い情報の日付も表紙へ入れます。事例の数字だけが二年前という資料は珍しくなく、表紙に出ていれば作り直しの合図になります。合図が無いと、古い事例はそのまま残り続けます。

更新をAIに任せる範囲も決めます。文言の書き換えと、変わった箇所の一覧づくりは、任せてよい工程です。任せてはいけないのは、どの頁を差し替えるかの決定と、差し替えた後の価格の確認です。AIは渡した新旧の資料の違いは拾いますが、渡していない契約書や料金表との食い違いは見ていません。人が確認する範囲を先に決めておきます。価格、契約の条件、対応する範囲、実績の数字。この四つは毎回、人が原典と突き合わせます。突き合わせる原典も指定しておきます。価格は料金表の最新版、契約の条件は雛形、対応する範囲は仕様の一覧、実績の数字は根拠の台帳。書いておかないと、確認する人ごとに見る先が変わります。見る先が違えば、出てくる結論も違います。

作り直しの工数は、文章を書く工程には無い

資料の作り直しで時間が消える場所を工程に分けて測ると、文章を書くところではないことが、すぐに分かります。実際に長いのは、どの数字を載せてよいかの確認待ち、社内の承認の往復、そして図の作り直しの三つです。生成AIが短くするのは文章の工程だけなので、そこだけ速くしても、着手から配布までの所要はほとんど変わりません。文章の工程は、もともと全体の二割から三割に収まっていることが多く、そこを半分にしても全体は一割ほどしか縮みません。それでも速くなった実感が出ないと、導入そのものが失敗だったと判断されます。測る単位を間違えると、効いている道具を捨てることになります。測る単位は、工程ごとの時間に取り直します。全体の所要は、そのあとで見ます。

測り方は難しくありません。一本の資料について、素材集め、文章、図、確認と承認、の四つに割り、それぞれの実所要を記録します。二本から三本ぶん貯めると、どこが長いかがはっきりします。多くの場合、確認と承認だけで全体の半分を超えます。この時点で、生成AIの導入で資料づくりが何割速くなったか、という問いの立て方が的を外していることが分かります。速くすべきなのは、文章ではなく確認の工程のほうです。記録は、開始と終了の時刻を手で書くだけで足り、専用の仕組みは要りません。三本ぶん貯まれば、平均ではなく幅で見られます。幅の広い工程が、詰まりの正体です。同じ工程でも、案件によって三倍ほど開くことがあります。開く理由は、たいてい確認する人の手の空き具合です。

確認の工程を短くする手は、順番を変えることです。文章と図がすべてできてから回すと、差し戻しのたびに図まで作り直しになります。先に、載せる数字とその条件の一覧だけを、価格の担当と法務へ回します。確認の済んだ数字だけを使って、文章と図を作ります。この順番にすると、差し戻しは言い回しの範囲に収まります。一覧の形は、数字、条件、載せる頁、確認する部署の四列です。これだけなら確認する側は十分ほどで見終わります。頁ごとの体裁を確かめる必要がないためです。一覧の段で落ちた数字は、その時点で資料から外します。生成AIを使うなら、頁に散らばった数字を拾い出して一覧にする工程に当てるほうが効きます。拾い漏れの点検は人が行い、一覧は根拠の台帳とも突き合わせます。

何版まで作るかの判断も、工数から決められます。作り分けは効きますが、版の数だけ更新の手間が増えます。更新のたびに全部の版を直す時間が、作り分けで増えた商談の価値を上回ったら、作りすぎです。扱いやすいのは、共通の本体を一つ置き、相手の立場別に差し替える頁を数枚だけ用意する形です。この形なら、価格が改定されたときに直すのは本体の一か所で済み、差し替えの頁は、相手ごとの訴求だけを持つ軽いものになります。差し替える頁は、事例と、費用の見方の二枚に収まることが多いところです。課題の提示と解決の道筋と料金の頁は、相手が変わっても中身は動きません。動かない頁を本体へ寄せるほど、更新の手間は軽くなります。版を増やす前に、この切り分けを先にやります。

よくある質問

デザインのスキルがなくても、伝わる資料は作れますか？

作れます。最も大切なのは、デザインの巧みさより「相手の課題から始める構成」と「伝わる文章」です。まずは中身を整え、見やすさは一つのページに一つのメッセージを基本にすれば十分です。構成と文章づくりは、AIが助けてくれます。

AIが作った文章は、そのまま資料に使ってよいですか？

下書きとして使い、事実確認と自社らしい表現への調整を人が行ってください。特に、サービスの仕様・料金・事例・実績は、AIの作文を鵜呑みにせず、正確な情報に置き換えます。AIは効率化の道具、最終的な責任は人が持つと考えてください。

資料は何ページくらいが適切ですか？

ページ数に正解はなく、目的によります。商談で使うなら要点を絞って簡潔に、検討材料として送るならやや詳しく、と使い分けます。大切なのは枚数より、相手が知りたいことに過不足なく答えることです。冗長にならないよう、要点を絞りましょう。

紹介資料は、スライドと文書のどちらで作るべきですか？

形式は目的に合わせて選べば問題ありません。スライド形式は商談での説明に向き、文書形式はじっくり読み込んでもらう資料に向きます。大切なのは形式そのものより、相手の課題から始まる構成と、伝わる中身です。

生成AIは、形式を問わず、構成案や各ページの文章づくりを助けてくれます。まず中身を固め、それを使う場面に合った形式に落とし込む、という順番がおすすめです。見た目を整えるのは最後で十分です。中身が伴っていれば、凝ったデザインでなくても、しっかり伝わります。

まとめ

サービス紹介資料を生成AIで作る要点は、相手の課題を起点にした構成をAIで素早く組み、自社の強みと実績は人が入れることです。機能の羅列ではなく、課題から解決への流れで見せる。相手に合わせて作り分け、見やすく、最新に保つ。AIは構成と文章づくりを効率化し、資料づくりのハードルを下げてくれます。まずは、相手の課題を一つ書き出し、そこからの構成案をAIに作らせるところから始めてみてください。

※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。