歯科技工所に歯科医院から届く手書きの技工指示書を読み取り、補綴物の種類・部位・材料・色・納期を受注台帳に転記して、指示の書き漏れを医院への確認に回す

処理の起点を決める

受付の担当が指示書をスキャンし、受付フォルダに保存したことを起点にします。 集配の箱は午前と午後に分かれて届くので、届いた箱から順にスキャンし、1日の終わりにまとめる形にはしません。 書き漏れを医院の診療時間のうちに確かめるには、届いた時点で読み取っておく必要があります。

スキャンは1枚ずつではなく、集配1回分の指示書をまとめて複合機の自動給紙で読み込みます。ファイル名には日付と集配の回（午前・午後）を入れます。 箱と指示書の対応は、箱に付けた受付の番号を指示書の余白にも書いておき、読み取った番号で結びます。

Python のスクリプトは受付フォルダを数分おきに見に行き、新しいファイルを処理します。処理が終わったファイルは処理済みのフォルダへ移し、移すのは成功したときだけにします。

入力データを集める

質を決めるのは、書式の対応表です。 医院の書式ごとに、どの欄名が部位で、どの欄名が色かを並べておきます。「シェード」「色調」「色」のように、同じ項目が書式ごとに違う名前で書かれているからです。 医院の一覧に「使っている書式」の列を持たせ、書式の対応表を引けるようにします。

材料と補綴物の一覧には、略称も入れます。 指示書では「Cr」「Br」「In」「CAD」のような略称がよく使われます。一覧に無い略称は、推測で当てずに印を付けます。

データの取得方法を決める

読み取りは、Python から Form Parser のプロセッサを呼んで行います。返ってくる Document から、見出しの欄・チェック欄・表・信頼度を取り出します。

技工所の書式では、歯式を□の図にしておきます。 上下左右の象限ごとに歯の番号を並べ、指示する歯の□にチェックを付ける形です。Form Parser はチェックボックスを filled_checkbox ／ unfilled_checkbox として返すので、どの□に印が付いたかで部位を読めます。 文字で書かれた部位より、取り違えが起きにくくなります。

医院の独自の書式で、象限の線と番号で部位を書いたものは、文字だけが返ってきます。 象限を示す縦線と横線は OCR のテキストに残らないので、「6」だけが読み取られ、右上か左下かが分かりません。 この形の部位は、読み取ったテキストを生成AIに渡しても決めきれないので、最初から人の確認に回します。

Form Parser の説明では、ラジオボタンは読まず、見つかったチェックボックスに対応するキーが無いこともあるとされています。 歯式の□は番号の文字とセットで読ませるために、□のすぐ横に番号を印刷しておきます。

医院の一覧と受注台帳は、毎朝書き出したものを読みます。医院の照合は、受付の番号と集配の回から先に決め、指示書の医院名はその確認に使います。 医院名の手書きの字から医院を決めると、似た名前の医院を取り違えます。

AIへ渡す前に整形する

1. 1枚1ファイルに分ける … 集配1回分のPDFを、指示書1枚ずつに分けます。同期の要求のページ数の上限は15です
2. 向きと傾き … 自動給紙で斜めに入ったものの傾きを直します
3. 解像度 … 歯式の□とシェードの記号は小さいので、複合機の既定より高い解像度でスキャンします
4. 書式の判定 … 受付の番号から医院を決め、医院の一覧から書式を引いて、書式の対応表を選びます
5. 裏面と添付の除去 … 指示書の裏の白紙や、同封された写真・メモのページを分けます
6. 重複の検知 … 同じ受付の番号で二度スキャンされたものに印を付けて止めます

3番目を軽く見ないでください。 シェードの記号の「3」と「3.5」、歯式の□のチェックは、解像度が足りないと潰れます。潰れた記号は、書かれていないのか読めなかったのかの区別がつきません。

AIに処理させる

生成AIにさせるのは、読み取った欄を受注台帳の項目にそろえることと、書き漏れの確認の下書きを作ることです。

納期を日付に直させないのは、「来週火曜」「○日セット」のような書き方が多いからです。 日付への換算は、発行の年月日と照らして Python の側で行い、換算できないものは印を付けて人に回します。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 「Cr 6」とだけ書かれた指示書を渡すと、生成AIは同じ医院の過去の受注や一般的な例から、ありそうな象限を選んで返すことがあります。部位は、読み取った根拠が無ければ空にさせ、空の部位には必ず印を付けます。

指示内容を固定する

あなたは歯科技工所の受付で、技工指示書の読み取り結果を受注台帳の形にそろえる担当です。
OCRが返した欄だけを見てください。推測で埋めないでください。

【受注台帳の項目】
clinic_name（医院名）、dentist_name（歯科医師）、patient_name（患者の氏名）、
issue_date（発行の年月日）、prosthesis（補綴物の種類）、material（材料）、
insurance（保険／自費）、teeth（部位）、shade（色）、due_text（納期の書き方）、
design_note（設計・作成の方法の記載）、remarks（備考）

【厳守事項】
- 書式の対応表に従って、各欄を項目に当ててください。当てられない欄は unknown_fields に入れてください。
- 補綴物の種類と材料は、チェックの付いた欄（filled_checkbox）と、
  【材料と補綴物の一覧】にある略称だけから決めてください。
  一覧に無い略称は、書かれたまま unmapped に入れてください。
- 部位は、歯式の□のチェックがあれば、その□の歯の番号を teeth に入れてください。
  文字で書かれた部位は、書かれた形のまま teeth_text に写してください。
  象限が分からない番号を、補綴物や過去の受注から推測して決めないでください。
  決められなければ teeth を空にし、flags に tooth_unresolved を入れてください。
- 色は書かれた記号をそのまま写してください。前回の色や一般的な色で埋めないでください。
- 納期は書かれた文字のまま due_text に写してください。日付に直さないでください。
- 読めない字は空にし、その項目を unreadable_fields に入れてください。
- 書き漏れや読めない欄があれば、clinic_query に医院への確認の文を作ってください。
  確認する項目だけを箇条書きにし、材料や部位の候補を挙げないでください。
- 設計や材料が適切かどうかの意見は書かないでください。

【書式の対応表】{form_map}
【OCRの見出しの欄】{form_fields}
【OCRのチェック欄】{checkboxes}
【OCRの表】{tables}
【材料と補綴物の一覧】{catalog}
【シェードの記号の一覧】{shade_list}

「象限が分からない番号を推測しない」を、理由の分かる形で明記します。 単に「推測しない」と書くだけだと、過去の受注から選んだものを「推測ではなく根拠がある」として返すことがあります。補綴物と過去の受注を名指しして禁じます。

医院への確認の文で候補を挙げさせないのも、同じ理由です。 「右上6番でよろしいでしょうか」と書いた確認は、医院が忙しいと「はい」で返ってきます。何が書かれていないかだけを伝え、答えは医院に書いてもらいます。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "receipt_no": "",
  "clinic_name": "",
  "dentist_name": "",
  "patient_name": "",
  "issue_date": "",
  "prosthesis": [""],
  "material": [""],
  "insurance": "insurance | private | unknown",
  "teeth": [""],
  "teeth_text": "",
  "shade": "",
  "due_text": "",
  "design_note": "",
  "remarks": "",
  "unmapped": [""],
  "unreadable_fields": [""],
  "unknown_fields": [""],
  "flags": ["tooth_unresolved | shade_unlisted | material_missing"],
  "clinic_query": ""
}

Claude の構造化出力では、オブジェクトに additionalProperties: false を設定する必要があり、数値の minimum・maximum や文字列の長さの制約は使えないとされています。 歯の番号が範囲内かどうかは Python で確かめます。

後段の確認は、この出力に対して規則で行います。 法令で定められた記載事項と、製作に要る項目を分けて持ちます。

医院の所在地と技工所の名称は、指示書から読めなくても一覧で補えますが、記載の有無は別に記録します。 補えることと、書かれていることは別の事実です。

システムへ連携する

医院への確認は、下書きまでです。 電話で聞くか、FAX で送るかは医院ごとの取り決めに従い、送るのは受付の担当です。 答えが返ってきたら、確認の一覧の該当の欄に書き、台帳に移します。

人が確認する

人が見るのは、部位の欄と、印の付いた指示書です。

1. 部位の欄を全件見る … 読み取った部位と指示書の画像の部位の欄を並べ、1件数秒で見ます
2. legal_item_missing と tooth_unresolved を先に医院へ確認する … 診療時間のうちに電話できるよう、午前の集配の分は昼までに確認を出します
3. 色・材料・納期の印を確かめる … 一覧に無い記号や略称は、医院の癖なら一覧に足し、分からなければ医院に聞きます
4. possible_remake を確かめる … 再製作か新規かを、箱の中の模型と以前の記録で確かめます
5. 台帳に移す … 確かめた行を受注台帳に移し、製作の担当と納期を決めます

1番目は省かないでください。 部位は、印が付かなくても誤りうる唯一の項目です。□のチェックが隣の□にはみ出していても、読み取りの結果としては正しく見えるからです。

目標は、900件をならして1件1.2分です。 印の無い指示書は部位を見て台帳に移すので数十秒、印の付いた指示書は医院への確認があるので数分かかります。

例外に対処する

6行目は、この構成の外の話に見えて重要です。 歯科技工士法の第18条は、歯科医師の指示書によらなければ業として歯科技工を行ってはならないとしています（病院・診療所内で歯科医師の直接の指示に基づく場合を除く）。指示書が届いていない箱は、読み取る以前に製作に回しません。

記録を残す

• 指示書の画像と、日付・集配の回・受付の番号
• OCR が返した Document の全文（text、formFields、tables、信頼度）
• 生成AIの出力（台帳の項目、flags、clinic_query）と、規則の確認の結果
• 人が直した欄の記録 … どの指示書の、どの欄を、何から何に直したか。直した担当と日時
• 医院への確認の内容と、返ってきた答え、答えを受けた日時

医院への確認と答えの記録は、作り直しの原因を追うときの材料になります。 装着のときに合わなかった補綴物について、指示書に何が書かれていて、何を医院に確かめ、何と答えが返ってきたかが1か所でつながります。