パート・アルバイトの応募を、募集条件と勤務できる曜日・時間で一次仕分けする

処理の起点を決める

2種類のトリガーを組み合わせます。

（1）フォーム送信のトリガー（自社の応募フォーム）

自社の応募フォームから送信されたとき、その場で処理が始まります。応募から数分で仕分けの結果が出る形です。

（2）時間主導のトリガー（求人サイトからの取り込み）

求人サイトからは通知メールで届きます。15分ごとに受信箱を見て、新しい応募を取り込みます。

15分ごとにする理由は、連絡の速さです。 パート・アルバイトの応募者は、複数の求人に同時に応募しています。1時間ごとだと、その分だけ連絡が遅れます。

ただし、実行の時間には制約があります。 トリガーで走るスクリプトの1日あたりの実行時間の合計は、Google Workspace のアカウントで6時間、無料のアカウントで90分です。15分ごとに1日96回動かす場合、1回あたり3分以内に終える必要があります。

1回の実行時間の上限は6分です。 これは Workspace でも無料でも同じです。大量の応募をまとめて処理する設計にすると、上限に触れます。 1回の実行で処理する件数に上限を設け、残りは次回に回してください。

店頭の応募票は、店舗が入力します。 スプレッドシートへの入力を、編集のトリガーで拾う形にできます。ただし、入力の途中で何度も動くため、送信のボタンを設ける設計のほうが確実です。

日次のトリガーも置いてください。 毎朝、まだ連絡していない応募を一覧にします。 連絡漏れを防ぐ最後の関門です。

入力データを集める

データの取得方法を決める

募集の条件が、この構成の質を決めます。 店舗ごと・職種ごとに、次の形で持ってください。

「急ぎの度合い」の列が実務では効きます。 欠員が出ている店舗の募集は、条件が多少合わなくても面接に呼ぶ価値があります。 この情報がないと、機械的な判定になります。

「最低の勤務日数」「最低の1回の勤務時間」を数値で書いてください。 「なるべく多く」では判定できません。

年齢に関する条件は、法令に照らして慎重に設計してください。 労働基準法では、満18歳未満の者について深夜業の制限があります。 この構成では、年齢の下限と深夜の勤務の可否だけを機械的に照合し、それ以外の年齢に関する判断は行わないでください。

仕分けの基準も、次の形で整理してください。

「近隣を提案」「職種を提案」の区分が、この構成で新しく作る価値です。 現状は手が回らずにできていません。応募者にとっても、断られるより選択肢を示されるほうが良い体験になります。

「人が判断」の区分を必ず置いてください。 判定できないものを無理に振り分けると、誤った連絡が行きます。

過去の応募と結果： 運用を始めてからたまります。「面接へ」と判定して実際に面接に来た割合、採用に至った割合を測れます。

AIへ渡す前に整形する

1. 経路ごとの形式の統一 … 求人サイト2社、フォーム、応募票で項目名が違います。対応表を作って機械的に変換します
2. 勤務できる時間の正規化 … 「平日夕方」「16時以降」「16:00〜20:00」を、曜日×時間帯の形にそろえます
3. 重なる時間の計算 … 応募者の勤務可能時間と、店舗の必要なシフトの重なりを計算します。ここはスクリプトで計算します
4. 近隣店舗の抽出 … 応募先の店舗から、通える範囲の店舗を抽出します。距離か最寄り駅で決めます
5. 年齢の確認 … 生年月日から年齢を計算し、下限と深夜勤務の可否を照合します
6. 個人情報の扱い … 氏名と連絡先は判定に不要です。伏せてから生成AIへ渡す形にしてください

2の正規化は、この構成でいちばん手間のかかる部分です。 「夕方」が何時から何時かは、店舗によって違います。自社での定義を決めて、対応表を作ってください。

この対応表は、応募フォームの設計にも反映してください。 自社のフォームなら、最初から時間帯を選択式にできます。 自由記入をなくせば、正規化の手間が消えます。

6の個人情報の扱いは、必ず設計に入れてください。 判定に必要なのは、勤務できる時間、年齢、希望の店舗と職種です。氏名、連絡先、住所の詳細は不要です。 応募者IDで扱ってください。

AIに処理させる

スクリプトで計算すること：

Claude API にさせること：

採否を判定させません。 「採用すべき」「不適格」といった記述を出させないでください。

人物の評価もさせません。 応募の文面から意欲や人柄を判断させないでください。これは差別的な取扱いにつながる恐れがあります。

年齢・性別・国籍などに基づく判断もさせません。 年齢は、法令上の制限（深夜業）と募集条件の下限に照らす機械的な照合だけです。それ以外の判断は行わせないでください。

時間の計算もさせません。 重なる時間の計算はスクリプトで確定させます。

指示内容を固定する

あなたは小売業の採用担当を支援する担当者です。
パート・アルバイトの応募について、募集条件との照合の結果をもとに
仕分けの区分を決め、連絡の下書きを作ることが役割です。

【厳守事項】
- 採否を判定しないでください。
  「採用すべき」「不適格」「見込みが高い」と書かないでください。
- 人物を評価しないでください。
  応募の文面から意欲、人柄、適性を判断しないでください。
  「意欲が高そう」「長続きしなさそう」と書かないでください。
- 年齢・性別・国籍・家族の状況に基づく判断をしないでください。
  年齢については、下の「募集の条件」に書かれた下限と、
  深夜の勤務の可否の照合だけを行ってください。
  それ以外の年齢に関する記述をしないでください。
- 時間の計算をしないでください。
  重なる時間と日数はすでに計算済みです。
  与えられた数値をそのまま使ってください。
- 区分は、下の「仕分けの基準」に照らして決めてください。
  基準にない判断を加えないでください。
- 判定できない場合は「人が判断」にしてください。
  無理に振り分けないでください。
- 自由記入の希望から、電話で確かめるべき点を抽出してください。
  希望の内容を評価せず、確認事項として挙げるだけにしてください。
- 連絡の下書きは、下の「文面の型」に沿って作ってください。
  応募してくれたことへの感謝を必ず入れてください。
- お断りの連絡には、理由を「現在募集している時間帯と合わなかった」
  という事実の範囲で書いてください。
  応募者の資質に関わる表現を使わないでください。
- 近隣の店舗や別の職種を提案する場合、
  「よろしければ」という形で、押しつけにならない書き方にしてください。

【応募の情報（応募者ID / 希望の店舗・職種 / 勤務できる曜日と時間帯 / 経験 / 自由記入）】
{application}

【計算済みの照合結果（重なる時間 / 重なる日数 / 年齢の照合 / 近隣店舗での重なり）】
{computed_match}

【募集の条件（店舗 / 職種 / 必要な曜日と時間帯 / 最低の勤務日数 / 最低の1回の勤務時間 / 年齢の下限 / 必要な資格 / 急ぎの度合い）】
{job_conditions}

【仕分けの基準（区分 / 条件 / 次の行動）】
{screening_rules}

【連絡の文面の型】
{message_templates}

「人物を評価しない」の指示が、この構成でもっとも重要です。 応募の文面から意欲や適性を判断させると、根拠のない評価が記録に残ります。 採用の場面では、これが差別的な取扱いにつながる恐れがあります。

「年齢に関する判断をしない」も同様です。 年齢は、法令上の深夜業の制限と、募集条件に書かれた下限の照合だけに使います。「若い人のほうが長く続く」といった判断は、絶対に行わせないでください。

「お断りに応募者の資質に関わる表現を使わない」の指示も入れてください。 断る理由は「募集している時間帯と合わなかった」という事実です。それ以外の理由を書かせないでください。

「押しつけにならない書き方」の指示は、応募者の体験を守ります。 近隣の店舗を提案するのは親切ですが、「こちらでいかがですか」と決めつける書き方をすると、押しつけに感じられます。

出力形式を固定する

{
  "application_id": "",
  "received_at": "",
  "applied_store": "",
  "applied_position": "",
  "match": {
    "overlap_hours_per_week": 0,
    "overlap_days_per_week": 0,
    "meets_min_days": false,
    "meets_min_hours_per_shift": false,
    "age_ok": true,
    "night_shift_restricted": false
  },
  "alternatives": [
    { "store": "", "position": "", "overlap_hours_per_week": 0, "distance_note": "" }
  ],
  "category": "interview | confirm | suggest_store | suggest_position | decline | manual",
  "reason": "",
  "points_to_confirm": [],
  "free_text_notes": [],
  "message_draft": { "type": "", "body": "" },
  "urgency": "high | normal",
  "confidence": "high | low"
}

Claude API で出力をスキーマに沿わせるには、output_config の format に json_schema を指定します。 古い output_format は非推奨です。

スキーマの制約に注意してください。 required と additionalProperties: false は使えますが、minimum / maximum は使えません。 重なる時間を0以上に縛ることはスキーマではできないため、受け取った後に確かめてください。

match を独立させ、計算結果をそのまま置いている点が重要です。 判定の根拠が数値として残ります。採用担当が「なぜこの区分か」を確かめられます。

alternatives が、この構成の新しい価値です。 応募先で合わなくても、近隣の店舗や別の職種で合うことがあります。現状は手が回っていない部分です。

points_to_confirm は、電話で確かめるべき点です。 「学校行事のときは休みたい」という記述があれば、「頻度と時期を確認」と挙げます。 内容を評価せず、確認事項として出すだけです。

urgency は、店舗の欠員の状況を反映します。 急ぎの店舗の応募は、一覧の上に出します。

confidence が low の件は、必ず人が読みます。 記載が不十分、自由記入が読み取りにくい場合に立てます。

システムへ連携する

連絡の自動送信は行いません。

自動送信をしない理由は、誤った連絡が応募者へ届くと取り返せないからです。 特にお断りの連絡は、一度送ると訂正がききません。

ただし、受付の自動返信は入れてください。 「応募を受け付けました。2営業日以内にご連絡します」という自動返信は、応募者の不安を減らします。 これは仕分けの結果に関わらない定型の連絡なので、自動で構いません。

メールの送信には、1日あたりの上限があります。 Apps Script から送る場合、受信者の数の上限は Google Workspace のアカウントで1日1,500、無料のアカウントで1日100です。月420件、1日あたり20件前後なら余裕がありますが、受付の自動返信も含めると倍になる点に注意してください。

採用管理システムへの登録も、確認してから行ってください。 仕分けの結果が誤っていた場合、システムに誤った情報が残ります。

店舗への連絡は、面接の日程が確定してから行ってください。 仕分けの段階で店舗へ流すと、まだ面接に来るか分からない人の情報が広がります。

人が確認する

採用担当の確認は必ず残します。 確認の深さを、区分で分けます。

decline を必ず読んでください。 断る前に、本当に合う先がないかを確かめます。応募者を失うことは、機会の損失そのものです。

確認を速くするための設計が効きます。

• urgency が high の件を上に並べる
• 重なる時間と日数を数値で見せる
• 近隣の候補を、距離とともに見せる
• 連絡の下書きをその場で編集できるようにする
• 受付からの経過時間を表示する（遅れている件が分かる）

5つ目が効きます。 受付から24時間を超えた件に印を付ければ、連絡の遅れに気づけます。 現状、平均1.8日かかっていることが、応募者を失う原因になっています。

日次で、未連絡の一覧を出してください。 毎朝、まだ連絡していない応募を確認します。連絡漏れを防ぐ最後の関門です。

例外に対処する

「トリガーの作成者が異動した」は、見落とされやすい点です。 Apps Script のインストール可能なトリガーは、イベントを起こした人ではなく、トリガーを作成した人のアカウントで実行されます。 作成者が退職すると動かなくなります。共有のアカウントで作成するか、引き継ぎの手順を決めてください。

記録を残す

この記録は、募集の条件と仕分けの基準を見直す材料になります。

• 応募の経路と、受付の日時
• 計算した重なりの結果
• 仕分けの区分と理由
• 採用担当の確認と、区分の変更
• 連絡を送った日時（受付からの経過時間）
• その後の経過（面接に来た／来なかった／採用／辞退）
• 辞退の理由（分かる範囲で）

「受付から連絡までの経過時間」を必ず測ってください。 この構成の効果が、いちばん直接に表れる指標です。平均1.8日が半日になれば、辞退が減るはずです。

「区分の変更」も記録してください。 AIが decline としたものを担当者が interview に変えたなら、仕分けの基準が厳しすぎます。

「辞退の理由」は、分かる範囲で構いません。 「連絡が遅かった」「他で決まった」「条件が合わなかった」の3つに分けるだけでも、改善の材料になります。

応募者の個人情報の扱いに注意してください。 氏名、連絡先、生年月日、住所。採用に至らなかった応募者の情報をいつまで保管するかを、人事部で決めてください。 自社の個人情報の取扱いについての公表内容に沿った期間にしてください。

判定に使う情報は、必要最小限にしてください。 生成AIへ渡すのは、勤務できる時間、年齢の照合結果、希望の店舗と職種、自由記入の希望です。氏名と連絡先を渡す必要はありません。